10 نصائح لمراقبة المخزون لإدارة المخزون لعملك

إعداد نظام جرد

هل تعلم أن إدارة المخزون الفعالة يمكن أن تساهم في جزء كبير من أرباح عملك؟
يمكن أن يساعد تتبع المخزون في الوقت الفعلي وإدارة المستودعات، مما يؤدي إلى إدارة سلسة لسلسلة التوريد، الشركات الصغيرة على توفير الوقت والمال. ومع ذلك، يُرى أن الشركات الصغيرة غير رسمية تمامًا بشأن إدارة المخزون، والتي يمكن أن تضر بصحة أعمالها على المدى الطويل.

يمكن أن يوفر استخدام برنامج إدارة المخزون مزيدًا من التحكم في المخزون لأصحاب الأعمال الصغيرة. يعزز أفضل الممارسات بين مديري المخزون للحفاظ على الحد الأدنى من مستويات المخزون وحساب كمية الطلب المطلوبة.

بعض الأشياء التي يجب تذكرها عند إعداد نظام جرد-

1. ليس لديك أكثر من شخص أو شخصين مسؤولين عن المخزون. بهذه الطريقة سيكون من السهل الاحتفاظ بالسجلات والمساءلة.

2. احصل على برنامج إدارة المخزون للتتبع في الوقت الفعلي.

3. يمكن أن تساعد نقطة البيع (نظام نقاط البيع) في تتبع المبيعات تلقائيًا.

4. احصل دائمًا على نهاية خلفية. لن ترغب في فقدان جميع بياناتك القيمة في حالة وجود خلل.

5. قم بتعيين تنبيهات المخزون المنخفض في برنامج إدارة المخزون. سيساعدك هذا على تجنب المواقف خارج المخزون.

تأكد من أنه يمكنك تتبع التغييرات

تتبع المخزون يتابع كل مرحلة من مراحل سلسلة التوريد الخاصة بك مباشرة من طلب المواد الخام إلى الاستلام ثم تنفيذ الطلب.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المخزون في ميزات التتبع المتعمق للبضائع.

1. يمكن أن يستغرق تتبع البضائع يدويًا من خلال جداول البيانات وقتًا طويلاً. إلى جانب ذلك، سيكون من الصعب على المديرين تسجيل عوائد العملاء والبضائع التالفة يدويًا.

2. يمنحك نظام التحكم في إدارة المخزون عند دمجه مع نظام المحاسبة نظرة يومية لمستويات المخزون.

3. وبالمثل، عند استخدام نظام جرد دائم، يمكن لنقاط البيع التحديث التلقائي لمستويات المخزون. يساعد على تتبع معدل دوران المخزون والعوائد والمزيد.

تتبع كل شيء من الوافدين الجدد إلى المخزون القديم

• تتبع المخزون في الوقت الفعلي هو الغرض الأساسي من أي برنامج لإدارة المخزون. يتيح تتبع مستويات المخزون للمديرين فكرة عن كمية البضائع المتبقية. نتيجة لذلك، يمكن للمديرين تقديم أوامر الشراء في وقت مبكر. يساعدهم على الحفاظ على مخزون الأمان.

• يساعد ماسح الباركود المرتبط بنظام نقاط البيع على تتبع البضائع من لحظة الوصول. عند الدمج، يقوم تلقائيًا بتحديث مستويات المخزون في برنامج إدارة المخزون.

• تقوم أنظمة إدارة المخزون المتكاملة بتتبع المبيعات، وما هي العناصر التي يتم بيعها أكثر وأقل. وهذا يمنح مديري المخزون إعداد أوامر الشراء وفقًا للاتجاه، مما يضمن إدارة الطلبات وإدارة المستودعات بشكل فعال.

تتبع متى يتم طلب العناصر وشحنها

• تشمل إدارة المخزون طلب البضائع، سواء المواد الخام والمنتجات النهائية، ومبيعاتها وتخزينها.

• إذا كانت شركة تجارة إلكترونية، تصبح إدارة الطلبات ذات أهمية كبيرة هنا. يمكن أن يساعد حل إدارة الطلبات الشركات على مراقبة حركة الحزمة الخاصة بهم والحفاظ على تحديث العملاء.

• تساعد ميزات مثل إسقاط الشحن والطلب الخلفي على إنشاء أمر شراء مباشرة من المبيعات. حتى أنها تمكن الشركات المصنعة من شحن البضائع مباشرة إلى العملاء لضمان تلبية الطلب في الوقت المناسب.

• أفضل جزء في حل إدارة الطلبات هو أنه يمكنك دمجه مع جميع تطبيقات الجهات الخارجية. واحصل على جميع الطلبات على منصة واحدة.

تتبع وقت استلام العناصر وبيعها

تحتوي معظم المنتجات والحزم على رموز شريطية هذه الأيام. تتضمن هذه الرموز الشريطية تفاصيل البضائع مثل تاريخ التصنيع وأبعاد المنتج. يتم فحص هذه المنتجات عند الوصول ويتم حفظ التفاصيل في برنامج إدارة المخزون. عندما يتم بيع هذه المنتجات، يقوم برنامج pos تلقائيًا بتقليل الكمية من نظام مراقبة المخزون. يمنح تتبع المخزون في الوقت الفعلي المديرين لمحة عن دوران الأسهم.

تتبع رأس المال العامل

• للحفاظ على مخزون السلامة وإدارة البائعين والعملاء وسلسلة التوريد، فإن رأس المال العامل أمر لا بد منه. قم بدمج نظام إدارة المخزون الخاص بك مع برنامج المحاسبة لفهم المبلغ الذي تنفقه على السلع.

• تقصير النافذة المعلقة- قلل عدد الأيام التي يستغرقها العميل للدفع لك. سيؤدي ذلك إلى تحسين التدفق النقدي الخاص بك.

• استخدم نظام مراقبة المخزون للتنبؤ بالطلب والاستثمار في المنتجات المطلوبة.

تحسين إمكانية تتبع المخزون

• للتأكد من أن لديك الكمية المناسبة من المخزون، ضع مستويات المخزون الحالية واتجاهات الطلب وسعة التخزين في الاعتبار.

• نظام Pos، برنامج إدارة المخزون، إنشاء تقرير تحليلات المبيعات. هذه تساعد في تحديد المنتجات الأكثر مبيعًا. تساعد هذه مديري المخزون على التخطيط قبل موسم الأعياد. على سبيل المثال، أثناء وضع أوامر الشراء لعيد الميلاد، يمكن للمديرين تسجيل الدخول إلى نظام المخزون والاطلاع على تقارير المبيعات في عيد الميلاد السابق للحصول على فكرة عن أكثر الكتب مبيعًا!

تتبع التباين

• يساعد تتبع التباين في اكتشاف الفرق بين الأرقام المخططة والفعلية.

• قم بإعداد تقرير التباين الذي يوضح المخزون المستهدف والنتائج المالية مع النتائج الفعلية. وهذا يساعد الشركات الصغيرة في إعداد ميزانيات المخزون وتحديد مقدار الأموال التي سيتم تخصيص وعلى فئات السلع.

• يساعد برنامج إدارة المخزون على تسريع تحليل التباين وإثبات الأخطاء.

تتبع المخزون الفعلي

• يشير مخزون الأمان إلى شركات الأسهم الإضافية التي تحتفظ بها للتخفيف من حالات نفاد المخزون. برنامج إدارة المخزون يسهل التتبع في الوقت الفعلي. يسمح للمديرين بأحدث مستويات المخزون بعد كل معاملة عند دمجها مع نظام نقاط البيع. بهذه الطريقة، يمكن للمديرين ضمان الحفاظ على مخزون الأمان.

• أيضًا، يمكنك تعيين تنبيهات المخزون المنخفض. بمجرد أن تصل مستويات المخزون إلى ما دون المستوى المحدد، يمكنه إخطار المديرين ويمكن اتخاذ الخطوات المطلوبة،

تتبع المخزون المتوقع

عادة ما يتم دفع ثمن المخزون المتوقع من خلال أمر شراء. يمكن أن تساعدك حلول المخزون مثل نظام إدارة الطلبات على تتبع المخزون عند الطلب والمخزون المستلم. يسمح تتبع المخزون المتوقع للأعمال بقبول الطلبات من العملاء ومنحهم التواريخ المقدرة.

على سبيل المثال، إذا كانت شركة صغيرة تتوقع طلبًا كبيرًا من أكواب السيراميك بحلول الأسبوع المقبل، فيمكنها تحديثها على موقع الويب. الآن، يعرف العملاء أن أكواب السيراميك لن تكون متاحة إلا بعد 7 أيام وقد يستغرق تسليمها المقدر بضعة أيام أخرى. بهذه الطريقة يمكنهم تقديم طلبات مستنيرة.

استكشف أفضل حلول المخزون لممارسة رقابة أعلى على المخزون