عمليات الدمج
موارد

5 نصائح أساسية لإدارة المخزون يمكن أن توفر لك المال

inventory management
كاتب

مقدمة

بالنسبة للشركات الصغيرة التي تسعى إلى نمو ثابت، فإن كل دولار مهم. يتلخص نجاح الشركة أو فشلها في قدرتها على إيجاد تقنيات لتوفير التكاليف، دون المساومة على جودة منتجاتها أو خدماتها. إن القدرة على تقليل التكاليف الثابتة والمتغيرة تقطع شوطًا طويلاً في تحقيق هذا الهدف. هذا هو المكان الذي تلعب فيه إدارة المخزون دورًا.

إدارة المخزون هي عملية مراقبة وتتبع وصيانة
سلسلة التوريد الخاصة بالشركة من أجل العمل بكفاءة وفعالية.
تشمل الخطوات الأساسية لإدارة المخزون شراء المخزون وتخزين المخزون والاستفادة من المخزون.
في عالم اليوم شديد التنافسية، يساعد المخزون الشركات على تنظيم نفسها بشكل أفضل.

ومع ذلك، غالبًا ما تخسر الشركات الأموال بسبب سوء إدارة المخزون. حتى مع وجود أفضل استراتيجيات التسويق في متناول اليد, المواد الخام الخاضعة للرقابة الجودة, سلع تامة الصنع ذات نوعية جيدة, وأسعار معقولة, لن تتمكن الشركة من تحقيق ربح كافٍ إذا كان نظامها الأساسي لمراقبة المخزون معيبًا. لذلك يجب على الشركات اتخاذ الخطوات الصحيحة لضمان كفاءة إدارة المخزون الخاصة بها. تسرد هذه المقالة أهم خمسة منها.

تعرف على ما لديك

إدارة المخزون هي العمود الفقري لأعمال البيع بالتجزئة الناجحة. يتتبع نظام إدارة المخزون دورة حياة المخزون والمخزون أثناء انتقاله داخل وخارج عملك. إذا كنت لا تعرف مقدار المخزون الموجود لديك، يصبح اتخاذ قرارات ذكية بشأن الشراء والمبيعات أمرًا مستحيلًا.

أولاً، لن تتمكن من سرد منتجاتك بدقة لأنه سيكون لديك رؤية ضئيلة أو معدومة لمقدار المخزون لديك. سيكون تخصيص هذا المخزون لقنوات مختلفة، مثل التجارة الإلكترونية، أو متاجر الطوب وقذائف الهاون أمرًا صعبًا. ما هو أسوأ من ذلك، قد تكون عالقًا أيضًا مع الكثير من المخزون، أو منتج غير صحيح تمامًا.

لطالما جادل خبراء إدارة المخزون بأن أفضل طريقة لتصنيف المخزون هي تقسيمه إلى ثلاث مجموعات- A و B و C. العناصر الموجودة في المجموعة A هي عناصر عالية التذاكر تحتاج إلى عدد أقل منها . عناصر الفئة C هي عناصر منخفضة التكلفة وعالية الدوران. المجموعة B هي ما يوجد بين العناصر ذات الأسعار المعتدلة التي تتحرك ببطء أكثر من العناصر C ولكن بسرعة أكبر من العناصر A.

اعمل على كفاءة إدارة الطلبات

بالنسبة للشركات الصغيرة، عادة ما تكون إدارة الطلبات مباشرة. ومع ذلك، تحتاج الشركات الكبيرة عادةً إلى طبقات إضافية من الدعم لضمان التسليم الفعال وخدمة العملاء بعد البيع.

بالنسبة للشركات التي تتوسع، يمكن أن يعني المزيد من الطلبات المزيد من الارتباك والفوضى. في عصر يزداد فيه التسوق عبر الإنترنت، هناك طلب مستمر على زيادة المبيعات وتحسين مراقبة المخزون. تحتاج الشركات إلى الانتباه إلى المجالات الرئيسية من أجل تحسين عمليات إدارة الطلبات الخاصة بها- التسليم المبسط، وتقييمات خدمة العملاء، وتقليل الاختناقات أو الأخطاء البشرية.

على سبيل المثال، قد تعمل طريقة كمية الطلب الاقتصادي (EOQ) بشكل جيد لزيادة كفاءة إدارة الطلبات. EOQ هو مقدار المخزون الذي يتم طلبه في وقت واحد من أجل تعظيم الفوائد الصافية الإجمالية لطلب وحمل المخزون. تأخذ صيغة كمية الطلب الاقتصادي في الاعتبار تكاليف طلب وتخزين المخزون، ثم تحدد كمية الطلب حيث تكون كلتا التكاليف في أدنى مستوياتها.

هناك طريقة أخرى لتحسين إدارة الطلبات وهي النظر في استراتيجيات لتقليل المهلة الزمنية. تشير المهلة الزمنية إلى مقدار الوقت بين وقت تقديم أمر شراء لتجديد منتج، ووقت استلام الطلب في المستودع. عندما يكون هناك المزيد من الموردين المشاركين في سلسلة المخزون، تزداد المهلة.

جعل سجلات الأسهم

make stock records 1652432913 2436

تحسب العديد من الشركات مخزونها على أساس منتظم. تقوم بعض الشركات بحساب الأسهم مرة واحدة في السنة، والبعض الآخر على أساس شهري أو أسبوعي، وبعضها يقوم بكل ثلاثة. بغض النظر عن عدد المرات التي تحسبها، تأكد من مطابقة مخزونك فعليًا مع ما ينعكس على سجلاتك المالية.

يقدم سجل الأسهم رؤى حول المشكلات التي قد تؤثر على نظام المخزون الخاص بك. يمنحك صورة واضحة لأنواع المخزون لديك ويساعدك على إدارتها بكفاءة. إذا كان لديك مورد غير موثوق به، فقد يعاني مخزونك. يساعدك سجل المخزون في تحديد ما إذا كان البائع أو المورد التابع لجهة خارجية لا يقوم بالتوصيل كما ينبغي. إذا كان المورد يتخلف عادة في عمليات التسليم أو السفن القصيرة في كثير من الأحيان، فقد تحتاج إلى اتخاذ إجراء. في مثل هذا السيناريو، قد تحتاج إلى تغيير الموردين أو التعامل مع نقص المخزون نتيجة لمستويات المخزون غير المؤكدة.

يساعد سجل الأسهم الفعال أيضًا في بيع منتجك بسرعة وبهامش ربح صحي. يضمن أن العناصر الأولى التي تصل إلى متجرك أو مستودعك يجب أن تكون أول من يبيع. أول من يخرج أولاً (FIFO) هي قاعدة قديمة ولكنها فعالة لإدارة المستودعات. ولكن بعد ذلك، لماذا لا تبيع أحدث مخزون أولاً؟ في بعض الأحيان، لا يمكن الاعتماد على جودة المخزون القديم. في بعض الأحيان، تخرج بعض الأشياء أيضًا عن الموضة. كلما طالت مدة جلوسها، زادت احتمالية سقوطها من الموضة والشجار. قد يترك لك الكثير من المخزون الميت. لشحن المخزون القديم بكفاءة, تهدف إلى وضع العناصر في المستودع بترتيب الوصول, حيث تبقى العناصر القديمة في المقدمة, والعناصر الأحدث نسبيًا في الخلف.

إعداد الصيانة التنبؤية

إذا تم تطبيق الصيانة التنبؤية في جميع أنحاء المؤسسة، يمكن أن تساعد المؤسسات على تحسين الكفاءة وتجنب الأعطال غير المتوقعة. ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات لا تشير إلى نتائج تحليل البيانات الخاصة بها لتحسين عملياتها. لا يمكن المبالغة في أهمية إدارة المخزون.

لكي تتمكن الشركة من إدارة ومراقبة وتحسين وتكييف جميع العمليات المتعلقة بالمخزون والأوامر وتنفيذ الطلبات، تحتاج الإدارة إلى تحليل البيانات من وقت لآخر. يساعد على تلبية الطلبات بسرعة وإعطاء العملاء تحديثات في الوقت المناسب عند التسليم. هذا يضمن بقائهم مخلصين لعملك على المدى الطويل.

على سبيل المثال، يمكن لبرنامج إدارة الطلبات أو نظام إدارة النقل ضمان التسليم في الوقت المناسب. الفواق الوحيد هو أنه لكي يعمل أي نظام بدقة، تحتاج أولاً إلى تغذية بيانات دقيقة حول العمليات اللوجستية الأخرى. هناك حلول، مثل Zip Ordering أو Zoho Inventory أو QuickBooks، تعمل على دمج ودمج جميع معلومات سلسلة التوريد الخاصة بالأعمال وتقديمها بطريقة توفر رؤى واضحة حول المخزون الإدارة والمواقع وعمليات التنفيذ والعملاء. يمكن أن توجه الشركة لاتخاذ الإجراء التصحيحي الصحيح في الوقت المناسب.

تقنية الرافعة المالية

تعد القدرة على التكيف والانتقال إلى التقنيات الجديدة أمرًا ضروريًا لنجاح الشركات في سوق اليوم. تتيح الأتمتة للشركات زيادة الكفاءة والتكيف مع ظروف السوق المتغيرة والحصول على نظام مستدام.

مع برنامج المخزون الجيد، من الممكن إدارة مستويات المخزون بكفاءة، وحساب تكلفة البضائع المباعة وتتبع المخزون. يمكنك الحصول على تحديثات في الوقت الفعلي على المواد الخام والسلع التامة الصنع ودوران المخزون باستخدام برنامج إدارة المخزون الفعال.

قبل اختيار حل برمجي، تأكد من فهمك لاحتياجات عملك. اختر البرنامج الذي يوفر التحليلات المهمة لعملك. تأكد من أنه سهل الاستخدام وأنه يتكامل جيدًا مع برامج الإدارة الأخرى.

ومع ذلك، اعلم أنه يمكنك إدارة مخزونك باستخدام أنواع أخرى من التكنولوجيا أيضًا، وليس فقط برامج إدارة المخزون. على سبيل المثال، يمكن لنظام نقاط البيع المساعدة في تتبع المخزون والتخطيط. ولكن إذا كنت حريصًا على كل من برنامج إدارة المخزون ونظام نقاط البيع، فتأكد من توافق هذه التقنيات مع بعضها البعض.

سيساعدك النظام المناسب أيضًا على البقاء على اطلاع دائم بإدارة المخزون. يسجل نظام الجرد الدائم بيع وشراء المخزون على الفور، من خلال استخدام أنظمة نقاط البيع المحوسبة. تلغي هذه الطريقة الحاجة إلى حساب المعاملات وتسجيلها فعليًا وتسمح بتحليل البيانات في الوقت الفعلي.

إنه يوفر المال عن طريق تقليل تكاليف العمالة المرتبطة بالعد اليدوي، ويسمح للشركات بالتكيف بسهولة مع التغيرات في الطلب أو العرض دون الحاجة إلى إعادة حساب عناصر المخزون فعليًا.

تقدم التكنولوجيا الفوائد الثلاث التالية-
1. إنه يحل المشاكل التي تحدث من خلال الخطأ البشري, خاصة في المجالات التي يكون فيها حفظ السجلات والتواصل أمرًا بالغ الأهمية.
2. إنه يزيل المخاطر وعدم الدقة الكامنة في السجلات الورقية.
3. يمكن لتطبيقات البرامج المخصصة مثل برامج إدارة المخزون الخاصة بالصناعة أتمتة العمليات الخاصة بعملك وزيادة الكفاءة. على سبيل المثال، تساعد أداة Zip Inventory، وهي أداة برمجية لإدارة المطاعم على تبسيط عمليات الأعمال الغذائية.

الخاتمة

التحدي الشائع الذي تواجهه معظم الشركات هو وجود الكثير من المخزون وعدم وجود عدد كافٍ من المشترين. ومع ذلك، في بعض الأحيان، يكون العكس هو عدم وجود مخزون كافٍ لتلبية الطلبات. بدلاً من ذلك، قد لا تكون الشركة على دراية بالعناصر الموجودة في مخزونها أو المواقع التي يتم تخزينها فيها. قد يكلف هذا وقت العمل والمال من حساب الدورة المفرط، والمخزون الزائد، والسلع التالفة، وفقدان المخزون بسبب الإدارة غير الفعالة وتخفيف الجودة.

تنتج إدارة المخزون غير الفعالة عن الشركات التي لديها سيطرة ضعيفة على حركة مخزونها; يحدث عندما يتأخرون في تتبع المخزون; وعندما يعتمدون على جداول بيانات قديمة لتتبع مخزونهم. في أفضل حالاتها، يمكن أن تؤدي إدارة المخزون السيئة إلى خسائر فادحة؛ في أسوأ حالاتها، يمكن أن يتسبب في فشل الأعمال التجارية.

يمكن أن يساعدك اتباع بعض الخطوات البسيطة لإدارة المخزون على توفير المال وزيادة أرباحك. تتضمن هذه الخطوات تحديث عملية إدارة الطلبات الخاصة بك، واستخدام أفضل طرق مراقبة المخزون، والتخفيف من مخاطر هدر المخزون، والاستفادة من التكنولوجيا.

أسئلة متكررة

LIFO، FIFO، متوسط التكلفة، والمتوسط المرجح ما الفرق بين LIFO و FIFO؟ LIFO - آخر في، أول خروج FIFO - أول من يدخل، أولاً يخرج ما الفرق بين متوسط التكلفة والمتوسط المرجح؟ المتوسط المرجح - متوسط التكلفة - يتم حساب متوسط تكلفة البضائع بضرب تكلفة الوحدات في المخزون بعدد الوحدات في المخزون.
هناك ثلاث طرق أساسية للتعامل مع المخزون في عملك. اعتمادًا على احتياجاتك وموقفك، قد تكون إحدى هذه التقنيات أفضل لك من غيرها. دعونا نلقي نظرة على ما تقدمه كل تقنية، وأيها قد يكون الخيار الأفضل لعملك.
يمكن أن يكون تتبع المخزون مشكلة كبيرة لأي عمل تجاري. بالنسبة للشركات الصغيرة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم الكفاءة وإضاعة الوقت الثمين. لكن إدارة المخزون هي أكثر من مجرد لعبة أرقام. إنها أيضًا فرصة لتبسيط العمليات وخفض التكاليف وزيادة الإنتاجية. إذا كنت تدير شركة صغيرة، فمن المحتمل أنك فكرت في كيفية إدارة المخزون على أفضل وجه. تعتمد أفضل طريقة للإجابة على هذا السؤال على حجم عملك واحتياجات إدارة المخزون الخاصة بك. استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول الطرق المختلفة المتاحة وأيها مناسب لعملك.
حضور برنامج تعليمي على الويب
جدولة عرض توضيحي
مبيعات الاتصال
جدولة عرض توضيحي