كيف تتأكد من أن مشاريعك التكنولوجية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية

لماذا تحتاج إلى اتباع النهج الصحيح لمشاريعك التقنية

لنبدأ بدراسة حالة.

في عام 1999، كانت ماكدونالدز، وهي لاعب عملاق بالفعل في صناعة الوجبات السريعة، طموحة. لقد حاولت إحداث تحول في إدارة أعمالها العالمية من خلال حل مبتكر لتكنولوجيا المعلومات. حاولت مجموعة المواد الغذائية إنشاء شبكة عالمية في الوقت الفعلي لربط متاجرها بالمقر الرئيسي.

كان «Innovate» مشروعًا بقيمة مليار دولار لربط 31,000 متجر في 121 دولة بالمقر الرئيسي عن طريق الإنترانت. ستقوم بجمع المعلومات في الوقت الفعلي من كل متجر ثم تسليمها إلى المديرين التنفيذيين في المقر الرئيسي لتمكينهم من إدارة وتشغيل متاجرهم بشكل فعال ومستمر لحظة بلحظة. بدأ المشروع في عام 1999 وكان لديه خطة خمسية. لسوء الحظ، في أواخر عام 2002، ألغت ماكدونالدز Innovate وخسرت الأموال التي أنفقتها بالفعل على المشروع؛ تم فصل أو إعادة تعيين ما بين 100 و 200 مقاول وموظفي ماكدونالدز العاملين في المشروع.

أين حدث خطأ؟ مثل معظم المشاريع الفاشلة، حتى هذا كان له نقاط ألم متعددة.

نطاق المشروع- لم تأخذ الشركة الوقت الكافي للنظر فيما إذا كانت أهدافها ممكنة. أظهرت سنوات من البحث في هذا المشروع الضخم أنه لم يتم اتخاذ الاحتياطات الكافية أثناء تحليله. فعلى سبيل المثال، من المستحيل إنشاء شبكة عالمية في الوقت الحقيقي لأن فرادى البلدان لديها بنى تحتية مختلفة لتكنولوجيا المعلومات. بالإضافة إلى ذلك، كان يجب على الشركة تحديد نطاق المشروع بعناية أكبر لتحديد صلاحيته.

مدير مشروع كفء- يمكن أن يكون مدير المشروع عديم الخبرة هو سقوط مشروع واسع النطاق مثل هذا. إذا كان للمشروع مدير مختص، لكانوا قد أخبروا المديرين التنفيذيين أن مشروع Innovate كان مستحيلاً، مما يوضح الحاجة إلى فحص جدواه بدقة.

التعاون مع أصحاب المصلحة- يجب أن يكون فريق المشروع قد جمع معلومات كافية من مديري المتاجر على مستوى العالم لتحديد جدوى المشروع وتحديد نطاقه. لو سأل الفريق عما إذا كان بإمكانهم مواجهة التحديات الحالية من خلال هذا الحل أم لا، لكانوا قد اكتشفوا الثغرات في البداية.

الفهم العام للهدف- أدرك المسؤولون التنفيذيون أهمية مشروع Innovate لتحسين العمليات اليومية، لكنهم لم يفهموا أنه يجب أن يديره أشخاص يتمتعون بخبرة تقنية عالية. كانت لديهم أيضًا توقعات غير واقعية حول السرعة التي سيحقق بها المشروع نتائج، مما يؤدي في النهاية إلى خسارة المال عليه.

لقد مر أكثر من عقدين، وفي الوقت نفسه، أصبحت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات حاجة أساسية للمنظمات لضمان أن لديها أنظمة وممارسات كافية يمكنها تمكينها من فهم أعمالها الخاصة، مما يسمح لها بمراقبة أداء الأفراد والفروع والمراقبة المستمرة للنظامكل منها يساعد في الإدارة الفعالة للعمليات.


تصدرت العديد من التقارير الإخبارية حول الاستثمارات الضخمة من قبل المؤسسات في أنظمة أتمتة العمليات، والاستثمارات في أنظمة تطبيقات المؤسسات وبنية نظام المعلومات، وغيرها من الوظائف الهامة مثل العناوين الرئيسية. كان لدى الناجحين نهج نقدي وتحليلي في مرحلة التخطيط. وكانت ماكدونالدز في طليعة بعض هذه الابتكارات. لكن لسوء الحظ، تلك التي فشلتكان لديها نقص في النهج أو الهيكل. ومثل هذه الحالات، أيضًا، كانت كثيرة.

كيفية التأكد من أن مشاريعك التكنولوجية في الوقت المحدد وميزانية

وجد تقرير CHAOS لعام 2015 الصادر عن مجموعة ستانديش أنه من بين 50,000 مشروع قيد الدراسة، استوفى 3٪ فقط جميع المعايير الثلاثة في الوقت المحدد، وفي الميزانية، وبنتائج مرضية. كان معدل النجاح أقل بالنسبة للمشاريع الكبيرة- فشلت المشاريع المتوسطة بنسبة 91٪، والمشاريع الكبيرة بنسبة 94٪.

وجدت دراسات أخرى أجرتها شركات الاستشارات الإدارية مثل McKinsey & Company و Gallup و PMI معدلات نجاح مشاريع تقنية سيئة. على سبيل المثال، وجدت دراسة استقصائية أجرتها شركة McKinsey أن 17٪ من المشاريع التقنية تسير بشكل سيء للغاية لدرجة أنها تهدد وجود الشركة. وبالمثل، وجد استطلاع أجرته مؤسسة غالوب أن 2.5٪ فقط من الشركات تكمل 100٪ من مشاريعها.

قد تختلف الظروف، لكن أسباب الفشل تميل إلى الدوران حول عاملين فقط- الوقت والمال. يمكن لهذه العوامل أن تصنع أو تكسر أي مشروع. غالبًا ما يكون من المعضلة بالنسبة للشركات تقديم أموال إضافية أو تأخير المشروع حتى تتحسن الميزانية. إذا قمت بضخ أموال إضافية، فستكون هناك تجاوزات في التكاليف. إذا قمت بتأخير المشروع، فقد تفوتك الموعد النهائي. ماذا تفعل؟

قد تكون نتائج البحث صارخة، ولكن هناك أمل إذا تم اتباع نهج مناسب. فيما يلي الأساسيات-

تحديد نطاق المشروع وهدفه- يتضمن ذلك تخطيط المشروع لتحديد وتوثيق قائمة بأهداف المشروع المحددة, مهام, التسليمات, التكاليف والمواعيد النهائية. يوضح «بيان النطاق» أو «الاختصاصات» حدود المشروع ويحدد مسؤوليات كل عضو في الفريق. كما يضع إجراءات للتحقق والموافقة على العمل بعد الانتهاء من المشروع. الهدف الواضح يتيح للجميع معرفة ما يفترض أن يفعلوه ويساعدهم على معرفة متى ينتهون. بالإضافة إلى ذلك، تساعد هذه الوثائق فريق المشروع على الاستمرار في التركيز وتوفر إرشادات لاتخاذ القرارات بشأن طلبات التغيير أثناء المشروع.

التواصل والتعاون- التواصل هو مادة التشحيم التي تحافظ على سير المشروع بسلاسة. يساعد على تسوية أي اضطراب غير مرغوب فيه وصراعات داخلية ويضمن أن الجميع يعمل على أفضل حل ممكن للمشروع. لتجنب سوء التواصل والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة, تحتاج إلى عقد اجتماعات حالة متكررة مع فريقك وأصحاب المصلحة حول المعالم المهمة, المخاطر الاستباقية, وقت التسليم المقدر والميزانية المحدثة. إذا كانت أهداف مشروعك غامضة أو لم يتم توصيلها بشكل صحيح، فستكون النتيجة اختلالًا وفشلًا في أعين أصحاب المصلحة.


تقييم المخاطر- إدارة المخاطر هي النظر في أهداف مشروعك ومعرفة كيفية معالجة المخاطر لتلك الأهداف من البداية. الخطر هو حدث مستقبلي قد يحدث أو لا يحدث، ولكن إذا حدث ذلك، فسيؤثر ذلك على أهداف مشروعك. لذلك، في حين أن مديري المشاريع أو أولئك المكلفين بالإشراف على المشروع قد ينظرون إلى المخاطر على أنها تهديدات حصرية, يمكن أن تكون إيجابية - فرصة, أو تهديد سلبي.

أفضل طريقة لإدارة جدول مشروعك

جدول المشروع هو جدول زمني يوضح أنك جاد في إكمال مشروعك في الوقت المحدد. ينظم الموارد والمهام وتواريخ الاستحقاق في تسلسل مثالي لضمان الانتهاء من المشروع في الموعد النهائي. تم إنشاؤه أثناء مرحلة التخطيط, يتضمن جدول المشروع الفعال-

• أولاً, يجب إكمال العمل لإنشاء التسليمات التي تبحث عنها.

• التكاليف المرتبطة بكل عنصر من عناصر هذا العمل.

• أي من أعضاء الفريق سيكونون مسؤولين عن كل خطوة على طول الطريق.

يعد الجدول الزمني في جدول المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع. يجب جدولة المهام والموارد لإكمالها في الوقت المحدد وتسليمها عند الوعد. بالطبع، لن تبدأ جميع المهام أو تنتهي في وقت واحد؛ يجب مراعاة بعض الأشياء عند إنشاء جدول زمني. أولاً، حدد الجدول الزمني للمشروع من خلال تحديد تواريخ بدء ونهاية كل تسليم أو حدث رئيسي. يمكنك القيام بذلك عن طريق تحليل المشاريع المماثلة التي تم الانتهاء منها في الماضي. من خلال التعلم من الخبرة السابقة، يمكنك توقع العقبات المحتملة التي قد تنشأ خلال هذا المشروع وإنشاء جداول زمنية واقعية.

لنفترض أن شركتك جديدة في صناعة أو خدمة معينة. في هذه الحالة، قد تواجه صعوبة في تحديد جداول زمنية واقعية لكل مهمة لأنه لا توجد أي خبرة يمكن الاعتماد عليها للمقارنة. في هذه الحالة، قد ترغب في توظيف شخص لديه خبرة أكبر للمساعدة في إنشاء الجدول الزمني. بمجرد إنشاء المخطط الزمني، تأكد من أن لكل مهمة تاريخ بدء واحد على الأقل وتاريخ انتهاء واحد. يمكنك بعد ذلك البدء في تعيين الموارد والتكاليف والتبعيات وأعضاء الفريق المسؤولين عن إكمال كل مهمة.

يتم إنشاء جداول مشاريع فعالة وتتبعها وإدارتها باستخدام برنامج جدولة المشروع أو تطبيقات إدارة المهام. تحتوي هذه الأدوات على ميزات تسمح للمديرين بمراقبة تقدم المهام والموارد والتكاليف في الوقت الفعلي. يمكنهم تعيين العمل وربط المهام التابعة والسماح للمستخدم بعرض لوحات معلومات التقدم.

على سبيل المثال، تسهل قائمة التحقق من Zip من مجموعة Hubworks على المديرين تعيين المهام لأعضاء الفريق باستخدام تطبيق مدير المهام المتقدم. إنه يبسط عملية إدارة المهام من البداية إلى النهاية، ويتيح للأعضاء عرض المعلومات في الوقت الفعلي على أي قائمة مهام مشتركة. ونتيجة لذلك، فإنه يسهل على الأشخاص تتبع أداء عملهم ومتابعة المهام المتأخرة والحصول على رؤى حول تقدم المشروع. بالإضافة إلى ذلك، عندما يتم تطوير جدول المشروع بشكل صحيح، فإنه يحدد بوضوح الخطوات التي يجب على المرء اتخاذها في وقت معين لضمان وفاء المشروع بالموعد النهائي.

أفضل طريقة لإدارة ميزانية مشروعك

ميزانية المشروع هي رقم كبير لوظيفة كبيرة. يتضمن الأموال اللازمة لإكمال جميع المهام والأنشطة والإمدادات المتعلقة بمشروع واحد كبير. إنه رقم يوافق جميع المشاركين، بما في ذلك أصحاب المصلحة، على الالتزام به أثناء إكمال مخرجات المشروع. ميزانية المشروع هي أيضًا مستند يوضح كيفية استخدام الأموال. يمكن للمديرين تتبع التكاليف والتحكم فيها بشكل أفضل من خلال تحديد كيفية إنفاق الفريق للأموال على المهام والأنشطة. قبل البدء في المشروع، من الضروري أن يكون لديك ميزانية معتمدة حيث لا يوجد مجال كبير أو معدوم لزيادة ميزانية المشروع ما لم تتغير المتطلبات.

في عالم إدارة المشاريع الواعي بالميزانية، كانت تجاوزات الميزانية دائمًا اختبارًا أساسيًا لنجاح المشروع أو فشله. في عام 2020، جعل جائحة COVID-19 البقاء في حدود الميزانية تحديًا، لكن تلك الشركات ومديري المشاريع الذين أداروا مواردهم المالية بحكمة وسط حالة من عدم اليقين الهائل نجحوا في النهاية.

في هذا الوضع الطبيعي الجديد، ما هي الحيلة لإدارة ميزانيات المشاريع بكفاءة عندما يلوح عدم اليقين بشكل كبير؟ يمكن أن يساعد شيئين-

تقدير تكلفة مشروعك- يمكن تقدير الميزانية الإجمالية للمشروع بطريقتين- من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى. تحدد الطريقة من أعلى إلى أسفل مبلغًا إجماليًا لميزانية المشروع وتقسمها إلى مهام وأنشطة. تقوم الطريقة التصاعدية بتقدير التكاليف لكل مهمة مشروع وإضافتها للعثور على إجمالي ميزانية المشروع. ثم اختر أسلوب تقدير لكل مهمة. يمكنك استخدام نفس الأسلوب لكل مهمة مشروع أو أساليب مختلفة بناءً على نوع المهام التي تقوم بميزنتها. إذا كنت تستخدم أداة إدارة مشروع، فقم بإنشاء عمود ميزانية لتسجيل تقديرك لكل مهمة أو نشاط.

اعرف الحصة- في معظم الأوقات، قد تكون توقعات أصحاب المصلحة واضحة مثل الطين، مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى أهداف غير محددة بالكامل. تساعدك معرفة الحصة على فهم ما هو متوقع من المشروع. بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من تحديد كل شيء من خلال توقعات أصحاب المصلحة، بما في ذلك الميزانية.

تتبع ميزانية المشروع ومراقبتها- لمراقبة ميزانية مشروعك وإدارتها، قم بإنشاء متتبع للميزانية في نظام إدارة المشروع الخاص بك. على الرغم من أهمية تتبع الميزانية العادية، فإن العديد من مديري المشاريع (47 في المائة) ليس لديهم مؤشرات أداء رئيسية في متناول أيديهم. يقضي خمسون بالمائة أكثر من يوم في تجميع البيانات يدويًا للحصول على معلوماتهم. سيمنحك قياس التكاليف الفعلية مقابل التكاليف المقدرة نظرة ثاقبة لمشاكل مثل الإنفاق الزائد في وقت مبكر، مما يمنحك مساحة كافية لتغيير المسار دون انقطاع.

كن مرنًا واترك مساحة لما هو غير متوقع- ضع في اعتبارك الرياح والطقس عند اتخاذ قرار بشأن مسار العمل. عندما يحدث شيء غير متوقع، احصل على مدخلات من جميع أصحاب المصلحة المعنيين. وتذكر دائمًا أن تبني خطة طوارئ. هذه الخطوة ضرورية لتجنب الوقوع في فوضى الميزانية، كما فعلت العديد من الشركات أثناء الوباء. النظر في جميع العوامل، بما في ذلك أسعار الإمدادات والموارد والعمالة والتمويل.


إعادة النظر والمراجعة وإعادة المحاذاة- التغيير هو الثابت الوحيد في جميع المشاريع. يمكن للمشروع أن يخرج بسرعة عن القضبان عند تركه للتشغيل بدون إدارة الميزانية وإعادة التنبؤ. يعد الإشراف على الميزانية بانتظام أمرًا ضروريًا لمنعها من الخروج عن السيطرة. من الأسهل بكثير تصحيح تجاوزات الميزانية في المراحل الأولى من المشروع مما كانت عليه عندما تصبح كبيرة.

احصل على أكبر قيمة من فريق مشروعك

المنافسة العالمية تزداد سخونة، وبيئات التشغيل تزداد تعقيدًا. قادة المشاريع التكنولوجية مسؤولون عن ضمان توافق تطوير المشروع مع رؤية الشركة واستراتيجيتها. لضمان النجاح، يجب أن تتماشى المشاريع مع استراتيجية العمل. أفضل طريقة للتأكد من ذلك هي أن يكون لديك فريق مشروع قوي. إذا كنت ترغب في الفوز بالسباق، احصل على طاقم جيد، وحدد مسارًا واضحًا وابق على المسار الصحيح. فريق يتبع بعض القواعد الأساسية-

للنجاح, يجب أن يكون لدى المرء فريق مشروع قوي يتأكد من أن جميع القرارات تستند إلى معلومات مشتركة بشكل مفتوح وأن خبرة أي عضو في الفريق لا يتم التشكيك فيها.

لضمان هذا التوافق، من المناسب تقديم أدوات برمجية عالية الجودة من بداية المشروع.

من المهم أيضًا تجنب فرض تسلسل هرمي اصطناعي على فريق مشروعك؛ تذكر أنه يمكنك التحرك بشكل أسرع خلال مشروعك إذا كان الجميع يعملون معًا على قدم المساواة.

الذكاء الاصطناعي لجعل نظام إدارة المشاريع الخاص بك أفضل

لم يعد الذكاء الاصطناعي ينزل إلى تطبيقات تكنولوجيا المعلومات والتكنولوجيا المتقدمة، فقد شق طريقه إلى إعدادات أكثر تقليدية. على سبيل المثال، يمكن للأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تولي المهام الإدارية لمديري المشاريع بكفاءة. يتم الآن التعامل مع وظائف مثل تخطيط الاجتماعات والتذكيرات والمهام الإدارية الأخرى التي كانت تصيب مديري المشاريع بواسطة التكنولوجيا. وهم يفعلون كل ذلك دون شكوى. إنه يمنح مديري المشاريع وأعضاء الفريق الوقت للتركيز على المهام ذات المستوى الأعلى التي تتطلب ذكاء بشري مثل التخطيط دون قضاء الوقت في المهام التي لا تتطلب ذلك.

ثلاث طرق يمكن للذكاء الاصطناعي من خلالها مساعدة فرق المشروع-

1. تحسين الإنتاجية- شهدت المؤسسات التي تستثمر وتنفذ الذكاء الاصطناعي، في المتوسط، تحسنًا بنسبة 15 في المائة في الإنتاجية وفقًا لتقرير بعنوان AI Transforming the Enterprise (KPMG). بالإضافة إلى ذلك، في تقرير AI @Work الصادر عن PMI، أفاد قادة المشاريع في طليعة الذكاء الاصطناعي والتقنيات الأخرى في كثير من الأحيان أن الذكاء الاصطناعي قد قلل من الوقت الذي يقضيه في مراقبة التقدم وإدارة الوثائق وتخطيط النشاط.

2. تحليل البيانات- تحليل البيانات، بالإضافة إلى تقدير التكاليف والجداول الزمنية، يمكن أن يساعد مديري المشاريع على توجيه المشاريع من خلال القرارات الصعبة والعقبات غير المتوقعة. بدلاً من الاعتماد على حكمهم، يمكن للمديرين استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي التي تعالج البيانات من المشاريع السابقة والحالية لتقديم رؤى. تكمن القيمة الحقيقية للذكاء الاصطناعي في الخوارزميات التي تدعم اتخاذ القرار وتقدم نتائج أفضل.


3. يضمن الاتساق- يساعد الذكاء الاصطناعي أيضًا في إنشاء نظام بيئي لإدارة المعرفة، مما يساعد على تخزين ما يعرفه العمال ويمكن استخدامه عند مغادرة وظائفهم أو تركها. بالإضافة إلى ذلك، يعزز الذكاء الاصطناعي الاتساق والجودة في إدارة المشاريع من خلال تركيز الأنماط السلوكية في مكان العمل.

الخاتمة

تتطلب المؤسسة نهجًا شاملاً مع المزامنة والمحاذاة الحقيقية. إدارة المشروع، على وجه التحديد، هو تحد متعدد الأبعاد. يتطلب من الفرق مواءمة أهدافها وجداولها وتنفيذها. يجب على الفرق والقادة تنسيق وتحديد النتيجة المرجوة من جانبهم وفهم نتائج العمل. هذا الكثير من الأجزاء المتحركة. تفشل الشركات في تنفيذ المشروع لأنها تهمل جزءًا أو أكثر من هذه الأجزاء.


إن المخاطر كبيرة بالنسبة لمشاريع التكنولوجيا، لأنها غالبًا ما تكون مساعي مكلفة. تأكد من أنك تستخدم الأساليب الصحيحة للتأكد من أن مشاريعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية من خلال مزامنة جميع الأطراف المشاركة في مشروعك.