ما هي أفضل ممارسات إدارة المخزون؟
إدارة المخزون هي عملية تتبع ومراقبة مخزون مخزون الشركة للتأكد من أنه في الموقع الصحيح والجودة والكمية. إنه جزء مهم من إدارة أعمال أي شركة لأن المؤسسة التي نفد مخزونها غير قادرة على تلبية الطلبات والعملاء. إذا كنت تدير شركة صغيرة، فإن القدرة على إدارة المخزون بشكل جيد أمر ضروري. يجب أن يكون لديك صورة واضحة لما لديك حتى لا ينفد المخزون ويمكنك تلبية طلبات العملاء عند وصولهم. استمر في قراءة هذه المقالة لمعرفة ما تحتاج إلى معرفته حول إدارة المخزون.
أفضل ممارسات إدارة المخزون- دليل للتحكم في مخزونك
أساسيات إدارة المخزون
يمكن تعريف إدارة المخزون ببساطة على أنها امتلاك المخزون المناسب بالكمية المناسبة في الوقت المناسب بتكلفة مناسبة. يتتبع نظام إدارة المخزون الفعال حاجة المخزون من مرحلة أمر الشراء حتى بيع البضائع في سلسلة التوريد. تتضمن الإدارة الفعالة للمخزون جوانب مختلفة مثل عملية إدارة الطلبات وتخزين واستخدام المواد الخام للشركة والمنتجات النهائية.
تحدد أفضل ممارسات إدارة المخزون وتضمن الحصول على التنبؤ الصحيح بالطلب لمستويات المخزون لتلبية خدمة العملاء وأيضًا إصدار تحذير لنقص مستويات المخزون. قد يؤدي سوء إدارة المخزون إلى نفاد المخزون، أو مستويات الأسهم غير المباعة مما يقلل من التدفق النقدي للشركة.
5 مراحل رئيسية لإدارة المخزون-
الشراء- شراء المواد الخام لتحويلها إلى منتجات نهائية، أو شراء منتجات للبيع.
الإنتاج- إعداد المنتج النهائي من الأجزاء المكونة له.
Stock Holding- تخزين المواد الخام والمنتجات النهائية قبل البيع.
المبيعات- جعل منتجاتك تصل إلى العملاء، وأخذ
تقارير الدفع- يولد تقريرًا عن التدفق النقدي والربحية للشركات الصغيرة.
لماذا تعتبر إدارة المخزون مهمة؟
تساعد إدارة المخزون الشركات الصغيرة على التأكد من أنه نادرًا ما يكون هناك الكثير أو القليل جدًا من مستويات المخزون في متناول اليد. كما أنه يحد من مخاطر نفاد المخزون والسجلات غير الدقيقة والتدفق النقدي المقيد.
إدارة المخزون مفيدة من نواح كثيرة للشركة. إنه يضمن تلبية طلبات العملاء في الوقت المناسب مما يؤدي إلى تعزيز خدمة العملاء ورضاهم. إنه يرفع ربح المنظمة من خلال جعلك تستثمر في الكمية المناسبة من الأسهم والحفاظ على التدفق النقدي.
فوائد إدارة المخزون
توفر المال- فهم حاجة المخزون يجعلك تستثمر الأموال في مستويات الأسهم المناسبة في الوقت المناسب. توفر أفضل ممارسات إدارة المخزون المال بالإضافة إلى الحفاظ على التدفق النقدي للشركات الصغيرة. كما أنه يساعد في الإدارة داخل المتجر وإدارة المستودعات.
يحسن التدفق النقدي- تتيح لك إدارة المخزون إنفاق الأموال على الأسهم التي تبيع.
رضا العملاء- إدارة المخزون تعزز خدمة العملاء ورضا العملاء.
هناك تحديات مرتبطة بإدارة المخزون أيضًا. قد تمنحك إدارة المخزون مستويات مخزون دقيقة ولكن التحدي يزداد عندما يكون لديك الكثير من مستويات المخزون كمخزون ميت.
هناك تحديات أخرى مثل عدم وجود مخزون أمان لتلبية الطلبات. كما أن التحدي الأكبر هو عدم فهم التنبؤ بالطلب على المخزون. فيما يلي بعض التحديات الأخرى مع إدارة المخزون-
مستويات المخزون- يعد وجود مستويات مخزون دقيقة أمرًا حيويًا لمعرفة متى يجب إعادة ملء مستويات المخزون أو المخزون الجيد الذي يتحرك بشكل جيد.
الهفوات الإجرائية- يمكن أن تؤدي العمليات القديمة أو اليدوية لتتبع المخزون إلى خطأ بشري في التقارير.
التنبؤ بالطلب- تتبع الاتجاهات مهم لخدمة العملاء. معرفة التفضيلات ستؤدي إلى رضا العملاء.
إدارة المستودعات- تتباطأ خدمة العملاء والعمليات إذا لم يكن تتبع الدُفعات واضحًا.
يمكن أن تساعد إدارة المخزون في القضاء على هذا التحدي.
العوامل الرئيسية لاختيار برامج إدارة المخزون
يعد برنامج إدارة المخزون مطلبًا ضروريًا بغض النظر عن حجم عملك. يساعدك نظام إدارة المخزون الفعال على تجنب مخاطر السجلات غير الدقيقة ومستويات المخزون المعيبة وانكماش المخزون وتأخير الشحن. إذا كنت تفكر في تنفيذ برنامج إدارة المخزون لعملك، فإليك بعض النقاط التي يجب مراعاتها.
- المتطلبات- فهم متطلباتك أولاً. سواء كنت بحاجة إلى برنامج فقط لاحتياجات المخزون الخاص بك أو برنامج بميزات متقدمة مثل إنشاء التقارير.
- التكلفة- تعتمد تكلفة برنامج إدارة المخزون على ميزاته. سواء كنت تحتاج إلى برامج سحابية أو في الموقع. نوع الميزات التي تحتاجها لشركتك الصغيرة.
- التخصيص- إذا كانت متطلباتك معقدة، فأنت بحاجة إلى تخصيص برنامجك حسب الحاجة.
- سهولة الاستخدام- أحد المتطلبات الأساسية للبرنامج هو تبسيط إدارة المخزون الخاص بك. اختر برنامجًا سهل الاستخدام وليس معقدًا.
- التكامل- مع نمو عملك، قد يحتاج برنامجك إلى التكامل مع برامج أخرى مثل إدارة المستودعات والتجارة الإلكترونية وأنظمة الشراء.
- التوافق- تحتاج إلى التحقق مما إذا كان البرنامج متوافقًا مع الأجهزة المحمولة، وعدد المستخدمين الذين يمكنهم استخدامه، والمستندة إلى السحابة أو المحلية، وغيرها. يساعدك على الوصول إلى البيانات من متاجر متعددة في مكان واحد.
- دعم العملاء- تحقق من دعم العملاء في حالة وجود أي صعوبة. يعد الضمان والمساعدة والتدريب على استخدام البرامج أمرًا حيويًا.
نظام الإدارة
عملية إدارة المخزون المكونة من 3 خطوات
عادةً ما تتمتع أي شركة ذات إدارة فعالة للمخزون بخدمة عملاء أفضل وربحية أعلى وتدفق نقدي محسن. فيما يلي عملية إدارة المخزون المكونة من 3 خطوات.
الخطوة 1- يجب أن يكون لديك نظام تتبع الدُفعات لتتبع المخزون. في حالة إدارة سلسلة التوريد غير المتعقبة وغير المنظمة، ستقضي المزيد من الوقت في استكشاف الأخطاء وإصلاحها. تأكد من أن سجلات المخزون دقيقة ومستويات المخزون كافية. ستوفر الإدارة الجيدة للمخزون الوقت والمال إلى جانب زيادة الكفاءة والإنتاجية.
الخطوة 2- توقعات الطلب لتنفيذ الطلب. استثمر أكثر في المخزون عالي الحركة لتحسين التدفق النقدي. تجنب أو تأخير شراء المنتجات بطيئة الحركة. يمكن أن تساعدك توقعات الطلب في الحصول على مستويات مخزون كافية لتلبية متطلبات العملاء.
الخطوة 3- من الضروري وجود إدارة مناسبة للمستودعات لتلقي وتخزين المنتجات أو المواد الخام لتتبع الدُفعات بشكل أفضل. سيؤدي ذلك إلى تقليل وقت التشغيل وزيادة الربحية من خلال إدارة المخزون المناسبة.
أنواع مختلفة من إدارة المخزون
تعد إدارة المخزون عاملاً حيويًا في صحة الشركة. تضمن الإدارة الفعالة للمخزون بنجاح أنه لا يوجد مخزون كبير جدًا أو قليل جدًا في متناول اليد. كما أنه يحد من مخاطر نفاد المخزون أو السجلات غير الدقيقة. تستخدم إدارة المخزون تقنيات مختلفة للحفاظ على مخزون المنتجات. فيما يلي بعض أكثرها شيوعًا المستخدمة.
مراجعة المخزون- عادة ما تكون هذه الطريقة يدوية وتستخدم من قبل الشركات الصغيرة. تتضمن مراجعة الأسهم تحليلًا منتظمًا للأسهم الموجودة والاحتياجات المستقبلية المتوقعة. يمكن أن توفر هذه الطريقة التحكم في عملية إدارة المخزون، ومع ذلك، يمكن أن تكون كثيفة العمالة وأقل دقة.
في الوقت المناسب- JIT هي المنهجية التي تصل إليها المنتجات بعد الاستشهاد بطلب العملاء. واحدة من أكبر مزايا JIT هي تلبية متطلبات العميل دون الاحتفاظ بكميات كبيرة من المخزون في المستودع. ومع ذلك، هناك مخاطر سلسلة التوريد لإدارة المخزون المتضمن في هذه المنهجية.
تحليل ABC- ينشئ هذا التحليل ثلاث طبقات منفصلة للمخزون. تمثل الطبقة A سلعًا عالية القيمة ومنخفضة الكمية. تمثل الطبقة B سلعًا ذات قيمة متوسطة وكمية معتدلة. تمثل الطبقة C سلعًا منخفضة القيمة وعالية الكمية. يسهل الحصول على إدارة مخزون منفصلة لطبقات مختلفة. تعتبر عوامل مثل مراقبة المخزون ومخزون الأمان وإدارة التوريد مهمة في هذه المنهجية.
EOQ- يشير إلى مستوى المخزون المناسب فقط لتلبية طلبات العملاء دون نفاد المخزون أو تكديس مخزون منخفض الحركة. تقلل EOQ المخزون إلى الحد الأدنى وتتأكد من أن الاستثمار هو الأقل ممكنًا.
FIFO/LIFO- يشير FIFO إلى الأول من حيث يتم بيع العناصر الأقدم أولاً. يشير LIFO إلى الأخير في البداية حيث يتم بيع أحدث العناصر أولاً.
إدارة المخزون
عناصر إدارة المخزون في قاعدة بيانات
قاعدة بيانات المخزون هي مستودع للبيانات في الوقت الفعلي. يساعدك وجود تقارير مفصلة لإدارة المخزون في اكتشاف الاتجاهات والحفاظ على الإمدادات الكافية وتحديد المشكلات المستقبلية المحتملة. يُنصح دائمًا بالحصول على مجموعة متنوعة من المعلومات لمخزونك. هذه يمكن أن يكون تاريخ إنشاء أو شراء، الذين وضعوا النظام، وتكلفة المخزون، وموقع المستودع، وما إلى ذلك يمكن أن يكون هناك قاعدة بيانات مختلفة وفقا لاحتياجات الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك.
تتبع الوقت- يسمح لك بإنتاج المخزون في وقت مبكر أو لاحق بناءً على الحاجة. إنه يساعد في أقل استثمار وتدفق نقدي أفضل.
إدارة سلسلة التوريد- يساعد في التتبع السريع والمساعدة في توجيه مخزونك.
تحليل التكلفة- يساعدك على تحديد أفضل المنتجات المتحركة وهامش الربح معهم.
إدارة الإنتاج والطلبات- يساعد في إدارة الإنتاج بشكل أفضل من خلال وجود مواد وإمدادات كافية لتلبية متطلبات العملاء.
تقارير الخسارة- توفر لك معلومات عن المنتجات التالفة أو المفقودة أو المسروقة.
إدارة المخزون
استنتاج بشأن إدارة المخزون
تساعدك إدارة المخزون في الحصول على المخزون المناسب بالكمية المناسبة في الوقت المناسب بتكلفة مناسبة. يتتبع نظام إدارة المخزون الفعال حاجة المخزون من مرحلة أمر الشراء حتى بيع البضائع في سلسلة التوريد. بشكل عام، تلعب إدارة المخزون دورًا حيويًا في صحة الشركة. بغض النظر عن حجم عملك، فإن تنفيذ نظام إدارة المخزون هو في مصلحة الشركة.
إدارة المخزون