5 أدوات مجانية لإدارة المخزون للشركات الصغيرة

كيفية استخدام أداة إدارة المخزون وما هي

إدارة المخزون، أو مراقبة المخزون، هي وسيلة لتتبع تدفق وصيانة المخزون داخل الشركة. يعمل نظام إدارة المخزون الجيد لأي صناعة على تبسيط عملية التحكم في تدفق المخزون وصيانته من أجل ضمان توفر الكمية المناسبة على اليمين الوقت والجودة المطلوبة.

على الرغم من أن العديد من الأشخاص يربطون إدارة المخزون بتطبيقات البيع بالتجزئة، إلا أن العديد من الصناعات الأخرى تستخدم أنظمة إدارة المخزون لتبسيط عملياتها مثل التصنيع والمرافق والرعاية الصحية والتعليم والحكومة والمطاعم وغيرها الكثير.


هناك الكثير من برامج المخزون المجانية التي يمكن أن تساعدك في معرفة ما يتطلبه عملك. ولكن حتى بعض أفضل أنظمة إدارة المخزون يمكن أن يكون لها قيود معينة في الخطة المجانية. على سبيل المثال، تفرض Zoho Inventory قيودًا على أوامر المبيعات، حتى مع خططها المدفوعة. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى تتبع مستودعات متعددة، ودعم عملات متعددة، وإجراء طرق عرض مخصصة في مهام سير العمل الخاصة بك، فستكفي الترقية إلى أول مستوى مدفوع بقيمة 79 دولارًا في الشهر.

تبدأ الخطة الأساسية من 79 دولارًا شهريًا مع أمر شراء 1,500 وثلاثة مستخدمين. تبلغ تكلفة المستودعات الإضافية 10 دولارات شهريًا لكل مستودع، ويتم تسعير المستخدمين الإضافيين بـ 3 دولارات شهريًا. تتضمن المستويات الأعلى تتبع الدُفعات والرقم التسلسلي وسير العمل الآلي. بشكل عام، إنه الخيار الأفضل لرواد الأعمال الذين يريدون برامج جرد لأعمالهم المتنامية، وإذا كنت تكمل عددًا قليلاً من الطلبات شهريًا، فمن المحتمل ألا تجد طريقة أفضل لإدارة مخزونك مجانًا.

استخدم CRM

لأطول وقت، اعتادت الشركات على التعامل مع إدارة المخزون وبرامج إدارة علاقات العملاء (برنامج CRM) كنظامين منفصلين. بينما يقتصر نظام إدارة المخزون في الغالب على إدارة العمليات التجارية الخلفية الحاسمة مثل تفاصيل الفواتير والشحن وتاريخ الشراء والمعلومات المحاسبية والبيانات المالية وإدارة سلسلة التوريد، فإن برنامج CRM يدور حول التعامل مع العمليات التجارية الأمامية بما في ذلك تسجيل تفاصيل العملاء، وتفاعلات العملاء مع الشركة، وتتبع المبيعات، وإدارة المبيعات وإنشاء الحملات التسويقية.

يؤدي دمج نظام إدارة المخزون مع حل CRM إلى إنشاء وضع مربح للجانبين للشركات. يعمل على تبسيط العمليات التجارية المختلفة وتحسين الإنتاجية وزيادة الربحية لأن لديك رؤى تعتمد على البيانات حول تفضيلات العملاء.


دمج نظام إدارة المخزون مع حل CRM-

• يعطي نظرة عامة على العملاء بزاوية 360 درجة للشركات
• يوفر وصولاً سهلاً إلى معلومات العميل
• يقلل من الخطأ البشري في إدخال البيانات
• يبسط العمليات التجارية المختلفة

على سبيل المثال، يحتوي Zoho Inventory، وهو اختيار شائع للشركات الصغيرة التي لديها احتياجات بيع متعددة القنوات إلى جانب توفير تنبيهات منخفضة المخزون وخيارات التجهيز والتجميع، على تطبيق CRM متكامل وبوابات دفع.

يتيح لك ذلك مزامنة البيانات عبر قنوات المبيعات لتسهيل إدارة مستويات المخزون وتكاليف المخزون. وبالمثل، يوصى بخطة RightControl المجانية التي تسمح بعشرة عناصر فقط ولكنها تتضمن أحد أفضل أنظمة CRM، لصناعات الخدمات التي تحتاج إلى تتبع عدد قليل فقط من العناصر.

تحليلات جوجل

نفاد المخزون مشكلة يمكن العثور عليها بسهولة بين تجار التجزئة عبر الإنترنت والشركات الصغيرة. على الرغم من سوء الحظ، يمكن أن يؤثر سلبًا على المبيعات وصورة العلامة التجارية. ولكن هناك حل لكل مشكلة. وفي هذه الحالة، يمكن أن يعمل Google Analytics أو تحليلات البيانات المدمجة مع برنامج إدارة المخزون الخاص بك عجائب. تتيح التحليلات وإعداد التقارير، وهي الميزة الموجودة في معظم أنظمة البرامج الجديدة والمتقدمة، اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات لتلبية طلب العملاء.

لا يسمح لك Google Analytics بتخزين المعلومات التي يمكنها تحديد هوية شخص ما. يمكن لأنظمة CRM عادةً تتبع بيانات النقرة الأخيرة باستخدام معلمات UTM (Universal Transverse Mercator) الخاصة بها. يتيح لك ذلك إخبار Google Analytics و CRM الخاص بك بالقناة التي تنسب إليها حركة المرور/التحويل.

يمكن أن يساعد ربط التحليلات وبيانات CRM في تتبع رحلة العميل بأكملها، مما يساعدك على دفع عملك إلى الأمام.

تتبع المخزون باستخدام ماسح الباركود

الباركود ليست مجرد تسمية لتضمينها على منتجات الشركات. تكتسب الشركات الكبيرة والصغيرة ميزة باستخدام الباركود لإدارة المخزون والطلبات. يسمح استخدام الباركود للأعمال التجارية بالاحتفاظ بحساب دقيق للمخزون.

العملية سريعة ولديها فرص ضئيلة للأخطاء البشرية. دائمًا ما يكون الرمز الشريطي فريدًا للمنتج. وبالتالي، لا يمكنك ارتكاب أي خطأ في المستند الخاص بك عن طريق مسح المنتج في يدك. استخدام الباركود لإدارة المخزون له الكثير من المزايا. يساعد في-

• تتبع المخزون بكفاءة ودقة.


• تجنب الأخطاء في مستندات المبيعات وتعديلات المخزون.


• توفير الوقت في إنشاء المستندات.


• تنفيذ الطلبات بشكل أسرع.

ربما، هذا هو السبب في أن معظم أنظمة إدارة المخزون لديها الآن مسح الباركود وتسجيله. على سبيل المثال، تدعي Sortly، وهي منصة لإدارة المخزون قائمة على السحابة، أن إحدى ميزاتها الجديرة بالملاحظة هي تطبيق الهاتف المحمول المدمج في ماسح الباركود. يسمح لمعالج الأعمال بمسح الباركود ورموز QR حتى في وضع عدم الاتصال. يتيح لك ذلك فحص المخزون الوارد والصادر حتى عندما لا يحتوي تطبيق الهاتف على إشارة.

تتم مزامنتها تلقائيًا مع حسابك بمجرد الاتصال بالإنترنت. يحتوي Zoho أيضًا على وضع غير متصل بالإنترنت لتطبيقه للجوّال، ولكن Sortly يقدم مخزونًا لمواقع متعددة. ثم، هناك ريغكونترول. مع ذلك، لا يمكنك فقط استخدام ماسح الباركود لتتبع المخزون وتخصيص المخزون ولكن أيضًا إنشاء رموز شريطية جديدة وتعيينها لعناصر فردية. وهذا يجعل من السهل على شركات التجارة الإلكترونية إضافة منتجات جديدة إلى كتالوجها والاحتفاظ بعلامات تبويب على كل عنصر في مخزونها.

استخدم نظام نقاط البيع

يمكن أن تساعدك أفضل أنظمة نقاط البيع (POS) في إدارة ساعاتك بشكل أكثر كفاءة وبالتالي يمكن أن توفر الكثير من الوقت. بدلاً من التسجيل والمحاسبة يدويًا لكل ما يحدث في منفذك, يمكن أن يساعدك نظام نقاط البيع الفعال مع إدارة المخزون في تتبع البيانات المهمة وتقليل عدد مهام حفظ السجلات أو مسك الدفاتر.

يساعدك برنامج نقاط البيع الذي تم تنفيذه جيدًا على تتبع مبيعاتك ومخزونك في الوقت الفعلي، وإدارة الفواتير، وتسهيل فواتير بطاقات الائتمان، وطلب إمدادات جديدة في الوقت المناسب، وإعداد السجلات الضريبية أسبوعيًا أو شهريًا.

عندما يتعلق الأمر بمتاجر البيع بالتجزئة أو الخدمات التجارية أو أعمال المطاعم، فإن مدى تعاملك مع أموالك والمخزون يمكن أن يكون له تأثير كبير على مستقبل عملك. هذه هي الأشياء التي ستحدد ربحيتك.

أودو، وهو نظام مفتوح المصدر لتتبع المخزون مزدوج القيد لإدارة المستودعات، على سبيل المثال، يتضمن الكثير من الوظائف المتطورة، بما في ذلك إدارة علاقات العملاء (CRM)، ونقاط البيع، والموارد البشرية، وإدارة المشاريع، وميزات إدارة الأعمال. حتى أنه يتضمن بوابة عملاء حيث يمكن لعملائك تسجيل الدخول وعرض حالة طلباتهم.

Square POS هي واحدة من أفضل خيارات برامج جرد نقاط البيع المجانية. يحصل مستخدمو الإصدار المجاني على ميزات التحليلات والمخزون وإدارة العملاء وقدرات الفواتير وخيار إرسال الإيصالات الرقمية ووضع عدم الاتصال. الواجهة سهلة الاستخدام نسبيًا. تقدم معظم هذه الخدمات ميزات مثيرة للاهتمام ومفيدة في خططها المدفوعة. اعتمادًا على حاجة العمل، يمكن للمرء اتخاذ الخيارات.

استخدم تحليلات الويب

تحليلات المخزون هي قياسات تركز على السلع الحالية أو الممتلكات أو المواد الخام. تراقب التحليلات مستويات المخزون، حتى في مواقع متعددة، وتساعد في تنفيذ الطلبات. غالبًا ما تؤثر مستويات المخزون على العمليات التجارية وتسلط الضوء على المجالات التي تحتاج إلى تحسين. يشمل المخزون المواد الخام والأعمال الجارية والسلع النهائية. يدرس مديرو المخزون كمية المخزون وجودته للتنبؤ بالطلب المستقبلي.

توفر بيانات تحليلات المخزون رؤى حول الاحتياجات الحالية والمستقبلية. تساعد تحليلات المخزون أيضًا في الفهم الدقيق للمخزون لتحسين أداء المخزون. يراقب مدير المخزون مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المخزون (KPIs) لتحديد المجالات التي تعمل بشكل جيد أو العمليات التي تتطلب الاهتمام.

يمكن عادةً العثور على البيانات اللازمة لإجراء دراسة شاملة لأداء المخزون في أفضل أنظمة إدارة المخزون. تقوم هذه الأنظمة، التي يتم دمجها عادةً في برامج إدارة المخزون، بتتبع المنتجات في سلسلة التوريد.

تساعد المراقبة في تجنب حالات الإفراط في المخزون أو نقصه. غالبًا ما تتوفر بيانات الوقت الفعلي والبيانات التاريخية وبيانات العملاء في حلول إدارة المخزون ويتم تحسين الوظيفة والأداء من خلال المراقبة المنتظمة لتحليلات المخزون.

الخط السفلي

لن تحاول بناء منزل بدون الأدوات المناسبة، أليس كذلك؟

لسبب ما، تعتقد العديد من الشركات أنها تستطيع تشغيل نظام إدارة المخزون الخاص بها بدون البرنامج المناسب. ومع ذلك، فإن الحقيقة هي أن برنامج إدارة المخزون ضروري لأي عمل لديه مخزون كبير والكثير من الأجزاء المتحركة. إنها العمود الفقري لأقوى أنظمة إدارة المخزون.

سواء كنت شركة صغيرة أو رائد أعمال منفرد، يجب أن تكون قادرًا على تتبع منتجاتك وأدواتك وأصولك لتنمو. تم تصميم برنامج إدارة المخزون لجعل ذلك سهلاً. بالإضافة إلى ذلك، مع الطلبات المتزايدة، هناك الكثير من أفضل أدوات المخزون والإضافات المجانية. تقدم بعض من أفضل برامج إدارة المخزون المجانية ميزات رئيسية مدمجة في نظامها، مثل نقاط البيع وتحليلات البيانات وما إلى ذلك،

وعادة ما يتم إجراء معظم نظام إدارة المخزون مع وضع منافذ محددة في الاعتبار. هذا يعني أن أفضل برنامج جرد لعملك يعتمد على احتياجات عملك الفريدة. تعمل معظم برامج إدارة المخزون من تلقاء نفسها، دون الحاجة إلى أنظمة أو برامج أخرى. عادة ما يكون سهل التثبيت والاستخدام. يمكنك أيضًا العثور على أنظمة تتكامل مع برنامج نقاط البيع (POS) أو أنظمة أخرى بحيث تتم مزامنة كل شيء في مكان واحد.