ما هي جداول الموظفين؟
جدول الموظفين هو أداة تسمح للمديرين بتخطيط وتتبع نوبات الموظفين. يمكن استخدامه لإنشاء مجموعة متنوعة من الجداول الزمنية، بما في ذلك بدوام كامل وبدوام جزئي وعند الطلب. يمكن إنشاء جداول الموظفين يدويًا أو باستخدام برنامج الجدولة.
الطريقة السهلة لكتابة جداول الموظفين الرائعة
الشروع في العمل
إن وضع جدول عمل مثالي ليس لعبة أطفال. بدون جدول زمني, لن يكون هناك تخصيص مناسب للوظائف للموظفين, لن يتمكن المديرون من تتبع من يفعل ماذا, لن تكتمل المهام في الوقت المناسب, لا يمكن التحكم في تكاليف العمالة, والموارد البشرية إما أن تترك إراحة ومهدرة أو مرهقة ومحروقة. لا
تعتبر أي من هذه النتائج مواتية للمؤسسة وآفاق أعمالها. ما هو أكثر من ذلك، مجرد وجود جدول زمني للموظفين لا يكفي. يجب أن تكون جيدة الصنع لتحقيق توازن معقول بين متطلبات كل من الموظفين والمنظمة. أفضل جدول الموظفين، أفضل فرصة لنجاح الأعمال.
المشاكل التي يواجهها المديرون
تخيل هذا- يقضي مدير المطعم ساعات في محاولة كتابة جداول الموظفين للأسبوع القادم. يكتب. إلغاء. يكتب مرة أخرى. ومع ذلك، يبقى الجدول المثالي بعيد المنال. إما أنه يفشل في استيعاب الإجازة الأسبوعية لبعض الموظفين أو يعطي بعض الآخرين الكثير من فترات الراحة. كل هذا التقطيع وتغيير الجدول يدويًا يجعل المدير مرهقًا. ثم أخيرا، بعد صراع طويل، عندما يكون قادرا على الحصول على القليل من السيطرة على الجدول الزمني، تزحف بعض المشاكل الجديدة المنهكة.
اتصل اثنان من الموظفين ليقولوا إنه سيكون لديهم عمل عائلي عاجل للحضور إليه في منتصف الأسبوع، ولن يتمكنوا من تقديم تقرير إلى المكتب ليوم واحد. لذلك، سيتم استبدالها في تلك الأيام بموظفين آخرين، والذين سيحتاجون بعد ذلك إلى الحصول على إجازات تعويضية في وقت لاحق.
إضافة إلى مشاكل المدير، اليوم الذي طلب فيه الموظفان إجازة، هو أيضًا موعد نهائي حدث رياضي كبير. سيتم عرض الحدث في المطعم ومن المتوقع أن يرتفع الطلب. كان المدير يتطلع إلى الاقتراب من اليوم بمجموعة كاملة من الموظفين، وهنا موظفان يطلبان إجازة. أي مدير يجب أن يواجه مثل هذه القضايا سيكون في نهاية ذكائه. ومع ذلك، هناك طرق أسهل لبناء جداول الموظفين التي من شأنها أن تجعل جميع أصحاب المصلحة سعداء.
مزايا جداول الموظفين
يحدد الجدول الزمني أيام الأسبوع التي من المفترض أن يعمل فيها الموظفون وكذلك عدد الساعات التي يجب أن يعملوا فيها كل يوم. يحدد الجدول أيضًا بعبارات لا لبس فيها الواجبات التي يجب على الموظفين إكمالها في الوقت المخصص. هذا يضمن أن يعرف الجميع متى يعمل الآخرون أو يذهبون في إجازة، وبالتالي، يمكن للجميع التخطيط لبرامجهم مسبقًا. لذلك، قد يرغب قائد الفريق الذي يعرف مسبقًا أن بعض أعضاء فريقه الرئيسيين لن يكونوا متاحين خلال اليومين المقبلين في إكمال بعض المهام الحساسة للغاية قبل أن يذهب هؤلاء الموظفون في إجازة. إن إعطاء الأولوية للوظائف الأكثر حساسية للوقت وإكمالها بسرعة من شأنه أن يجعل المنظمة فعالة ويضمن الوفاء بالمواعيد النهائية دائمًا. إن
فكرة واضحة عن حجم وطبيعة العمل الذي يتعين القيام به ستسمح أيضًا للموظفين بإدارة التوازن بين العمل والحياة بشكل أفضل. على سبيل المثال، إذا علم الموظف في بداية الأسبوع أنه سيحصل على يوم عطلة يوم الخميس، فيمكنه أن يخطط لحسن الحظ لرحلة طويلة مع زوجته، التي، على سبيل الصدفة، تقدمت بطلب للحصول على إجازة من عملها يوم الخميس أيضًا. الموظف الذي يمكنه تحقيق التوازن بين عمله وحياته هو موظف راضٍ. وقال انه يقدم تقريرا الى المكتب طازجة كل صباح، ويمكن إدارة مستويات التوتر لديه، وسوف تكون ملتزمة منظمته.
يعمل الجدول أيضًا كحساب جاهز للمديرين, الذين يمكنهم اتخاذ ترتيبات بديلة عندما يأخذ العمال إجازة أو لا يظهرون نتيجة لمرض مفاجئ أو حالة طوارئ في الأسرة. سيكون المدير الماهر قادرًا على التوفيق بين العمال حول النوبات للتأكد من أن جميعهم لديهم إجازة ومع ذلك يستمر العرض.
تساعد جدولة الموظفين بشكل جيد على تقليل تكاليف العمالة. تشكل تكاليف العمالة معظم نفقات الأعمال. في حالة المطعم، عادة ما تصل تكاليف العمالة إلى 35٪ من الإيرادات.
ومع ذلك، قد لا يتطلب المطعم العديد من الموظفين في أيام عمل أكثر هدوءًا أو دعنا نقول بين وقت الغداء ووقت العشاء. خلال هذه الفترات من حركة المرور البطيئة، يمكن للمطعم العمل بسهولة مع طاقم أصغر، والقيام بذلك من خلال تدريب موظفيه. علاوة على ذلك، عندما يكون العمل بطيئًا، قد يقوم المطعم أيضًا بتعيين موظفين لتقسيم النوبات أو توظيف موظفين بدوام جزئي.
خلال ساعات الذروة، من ناحية أخرى، يجب إعادة الموظفين الذين تم تعيينهم خلال فترات المرور البطيئة. يمكن للمطعم القيام بأعمال سريعة خلال الغداء والعشاء، وليالي الجمعة، في المهرجانات، أو أثناء استضافة الحفلات الخاصة الفخمة. لذلك، يجب جدولة الموظفين مع مراعاة هذه المتطلبات.
نصائح لعمل أفضل الجداول
معدلات دوران المطاعم مرتفعة بالفعل، وهذا له العديد من العواقب السلبية على المطعم، بما في ذلك الوقت الضائع والمال. إن
استيعاب تفضيلات الموظفين قدر الإمكان في الجداول الأسبوعية سيقطع شوطًا طويلاً نحو زيادة رضا الموظفين وخفض معدلات دوران الموظفين. فمثلا, قد يشعر الموظف بأنه في المنزل يعمل في عطلات نهاية الأسبوع المزدحمة أو قد يفضل نوبة صباحية لأنه يتعين عليه حضور الدروس في المساء.
علاوة على ذلك, قد يضمن أصحاب المطاعم أن الموظفين قادرون على كسب مبلغ معقول في الإكراميات من خلال جدولتها في نوبات من ست إلى ثماني ساعات. سيسمح هذا النطاق للدخل الإضافي للموظفين برعاية تكاليف التنقل الخاصة بهم وهو طريقة أخرى يمكن من خلالها زيادة رضا الموظفين.
ومع ذلك، يجب على المدير أن يحذر من تغيير نوبات الموظفين بشكل متكرر. لن يسمح عدد كبير جدًا من تناوب المناوبات للموظفين بالاستقرار في إيقاع وسيؤذيهم جسديًا ونفسيًا. قد تعني التحولات غير المتوقعة أيضًا أن الموظفين لن يكونوا قادرين على تخطيط أنشطتهم والتزاماتهم خارج المكتب.
عند العمل مع الأشخاص الذين لديهم مطالب وإكراهات متنوعة, قد يلزم إجراء تغييرات في الجدول الزمني حتى في الساعة الحادية عشرة, ويمكن للموظفين الاتصال لمبادلة نوباتهم مع الزملاء قبل الانتهاء من الجدول الزمني مباشرة.
يحاول المدير الجيد دمج طلبات إجازة الموظفين قدر الإمكان، مما يسمح للموظفين ببعض غرف الكوع وإن كان ذلك ضمن حدود قواعد وأنظمة المنظمة. يساعد القيام بذلك على زيادة إنتاجية الموظفين. لا
بد للمديرين الذين يكتبون الجداول يدويًا أو حتى بمساعدة برنامج جداول البيانات الأساسي من الشعور بالبرد عندما تبدأ طلبات الموظفين في اللحظة الأخيرة في التدفق. تكمن الإجابة على ذلك في حلول برامج جدولة الموظفين الذكية التي تسمح بإدارة الموظفين في الوقت الفعلي وتساعد في توفير الجداول الزمنية مسبقًا.
حيث تقصر جداول البيانات
وقد تم بالفعل التطرق إلى عيوب وضع الجدول اليدوي. تكمن مشكلة جداول البيانات البدائية مثل Microsoft Excel و Google Sheets في أن العروض التقديمية تتضمن فقط البيانات التي يختارها المستخدم مع استبعاد المعلومات الأخرى ذات الصلة. وبالتالي، لا يمكن الحصول على صورة كاملة للعملية التجارية. هذا يجعل صنع القرار صعبًا.
علاوة على ذلك، حتى عندما تكون محمية بكلمات مرور، تكون جداول البيانات عرضة لسوء التعامل مع المعلومات وتلف البيانات والقرصنة.
يتطلب إنشاء جداول الموظفين على جدول بيانات أيضًا الكثير من الجهد اليدوي، ويستغرق الكثير من وقت المدير.
جدولة البرامج برصاصة فضية
وبالتالي، فإن البرامج المخصصة وتطبيقات الأجهزة المحمولة هي الدواء الشافي لمعظم مشاكل الجدولة التي قد يواجهها المديرون. يستخدم برنامج الجدولة تقنية متطورة لتخصيص التحولات والواجبات للموظفين. هذه عملية أسرع بكثير من الأساليب اليدوية. كما أنه يزيل الأخطاء غير المقصودة مثل جدولة موظف لنوبتين في يوم واحد. عندما يستخدم المدير طرقًا يدوية بدائية ويتعين عليه إعداد جداول لعدد كبير من الموظفين، تكون الأخطاء شائعة.
على الرغم من القرار بشأن من يجب أن يعمل أي تحول لا يزال يتم يدويًا, تضمن البرامج الذكية أن عملية التحول الفعلية مؤتمتة إلى حد كبير, ومن الممكن للمديرين إنشاء نوبات تلقائية إذا كانوا يريدون وضع عدد معين من العمال في نوبات محددة لمدة معينة زمن. تستدعي ميزة الجدولة التلقائية لتطبيق جدولة الموظفين الجداول والحسابات السابقة لطلبات العمل الإضافي للموظفين والإجازات، مما يجعل من السهل للغاية على المديرين إدارة إجازة العمال. وبالتالي، فإن الجدولة التلقائية هي نعمة كبيرة للمديرين، الذين يمكنهم توفير الكثير من الجهد والوقت، وداعًا للقلق.
بفضل برنامج جدولة الموظفين، من الممكن تبسيط جميع الرسائل وإبقاء الجميع في المؤسسة، أينما كانوا، على اطلاع على جميع المعلومات ذات الصلة. يمكن للمديرين الاعتماد على مصدر واحد موحد للمعلومات، مما يقلل من عبء العمل ويسمح لهم بالتركيز على العمليات التجارية الرئيسية.
تتيح حلول الجدولة للمديرين عرض النطاق الترددي للاستجابة بثقة وسرعة لتحويل طلبات المقايضة والإجازة من الموظفين حتى لو وصلوا في وقت متأخر جدًا من اليوم. سيحدد البرنامج على الفور الموظفين الذين قد يملؤون الأفراد الذين يحتاجون إلى إجازة, وسيساعد المديرين والموظفين في اتخاذ ترتيبات بديلة.
تضمن تطبيقات الجدولة عدم اضطُر المديرين إلى قضاء بعض الوقت في مراجعة الجداول وإعادة مراجعتها باستمرار. أيضًا، تمرين صنع المناوبة بالكامل بدون ورق تمامًا وبالتالي فهو خالٍ من المتاعب.
تتيح تطبيقات جدولة الموظفين، والتي يمكن الوصول إليها من Apple Play أو Google Play أو موقع الويب الخاص بموفر التطبيق، للمديرين إعداد الجداول وتعديلها أثناء التنقل من أي مكان وفي أي وقت من اليوم. يمكن للموظفين التحقق من مواعيد نوباتهم بمجرد إصدار الجداول، بغض النظر عن مكان وجودهم أو ما يفعلونه. لذلك، تضع التكنولوجيا الحديثة الجداول الزمنية في متناول كل من أصحاب العمل والموظفين، الذين يحتاجون فقط إلى إلقاء نظرة على هواتفهم الذكية أو الأجهزة اللوحية لعرض الجداول الزمنية.
لا يحتاج المديرون إلى إعداد الجداول الزمنية من جديد في كل مرة، ولكن توفير الوقت ببساطة عن طريق ترتيب التحولات في فتحات الموظفين. عندما يتم تحديث المناوبات، ويتم تلبية الطلبات، يتم إخطار الموظفين من خلال إشعارات الدفع.
يمكن للأعمال أن تتنبأ بسهولة بعدد العمال الذين ستحتاجهم في المستقبل من خلال دمج برامج جدولة الموظفين مع أنظمة نقاط البيع وحلول التنبؤ بالمبيعات/الطلب. يضمن هذا الترتيب أن الشركة لا تعاني من نقص في الموظفين لإدارة الأحداث أو الفترات ذات الحركة المرورية العالية, ولا يعاني من زيادة عدد الموظفين لفترات الهدوء أو أيام المرور البطيئة.
علاوة على ذلك، يساعد برنامج جدولة الموظفين في تحسين التواصل داخل الفريق من خلال مشاركة الجداول الزمنية مع الموظفين بمجرد إعدادها، ودفع الإخطارات لتنبيه الموظفين على الفور عندما يقوم المديرون بتعديل الجداول الزمنية، ويتم إخطار الموظفين عند طلباتهم يتم الرد عليها.
تساعد حقيقة أن الموظفين يمكنهم تقديم طلبات إجازة أو تبديل تبديل بمجرد النقر على بضعة أزرار على هواتفهم المحمولة في جعل التواصل بين الموظفين وأصحاب العمل شفافًا، كما أنه يمنح الموظفين إحساسًا بالتمكين. يقلل التغيب أيضًا. يشعر الموظفون بالرضا الوظيفي، وهو أمر لا يمكن للمال شراؤه. أرباب العمل سعداء أيضًا لأن إدارة الموارد البشرية أصبحت سلسة بشكل كبير.
علاوة على ذلك، تضمن جدولة الموظفين الآلية امتثال المنظمات لقوانين العمل المحلية. كما أنها تسمح للشركات بتجنب الأخطاء البشرية، مثل تخصيص ساعات عمل للموظفين أكثر من اللازم، يمكن أن يؤدي إلى إرهاق الموظفين وحتى تعريض حياتهم للخطر. أخيرًا
وليس آخرًا، توفر العديد من منصات جدولة الموظفين تسهيلات الخدمة الذاتية للموظفين. باستخدام هذه الميزة، يكون الموظفون قادرين على إدارة نوباتهم بأنفسهم ويمكنهم فحص جداولهم، ومبادلة التحولات مع زملاء العمل، وكذلك المطالبة بتحول غير مأهول. هذه ميزة مفيدة للغاية، والتي تمنح الموظفين إحساسًا بالسيطرة على حياتهم العملية. من الممكن أن يكسب المديرون أيضًا لأنه يمكنهم الآن الاستعانة بمصادر خارجية لمهام بسيطة ودنيوية. إلى جانب التوليد التلقائي للنوبات، تتيح ميزة الخدمة الذاتية للمديرين التنفس بسهولة.
أفضل حل جدولة
ربما تكون جداول Zip الغنية بالميزات، والمتاحة في متجر تطبيقات Hubworks، وأيضًا على Google Play و Apple Play، أفضل برنامج لجدولة الموظفين في السوق.
توفر جداول Zip نظامًا يتم تنفيذه ذاتيًا. ميزات مثل الإعداد المبسط وتطبيق الهاتف المحمول المجاني والواجهة المباشرة تجعل البرنامج سهل التشغيل. يمكن أيضًا تخزين الجداول المفضلة كقوالب بحيث يمكن إنشاء جداول جديدة بسهولة وسرعة. يمكنك حتى تغيير مسار الأسبوع السابق لإنشاء مسار جديد للتكيف مع التغييرات. يمكن إسقاط التحولات في فتحات الموظفين مما يلغي الحاجة إلى إعداد الجداول الزمنية من البداية في كل مرة. هذا يوفر الكثير من الوقت والجهد للمديرين.
تساعد جداول Zip في جعل التواصل داخل الفريق وأيضًا بين المديرين والموظفين شفافًا وسلسًا. بمساعدة نظام الرسائل الداخلية في Zip Schedles، يمكن للمديرين إبلاغ الموظفين على الفور بالأخبار والأحداث المتعلقة بالمنظمة.
يتم إرسال الجداول إلى الموظفين لحظة نشرها، ويمكن للمديرين اتخاذ إجراءات سريعة بناءً على طلبات الموظفين للحصول على إجازة، أو قبولهم للنوبات التي يقدمها زملاؤهم. يمكن للمديرين الحصول على فكرة كاملة عن توفر الموظفين، وطلبات إجازاتهم ومبادلة المناوبات، وعندما يتم فتح التحول بمساعدة برنامج Zip Timeles.
كل هذه المعلومات الهامة متاحة بسهولة ويمكن للموظفين وأصحاب العمل مشاهدتها بمجرد إلقاء نظرة خاطفة على هواتفهم. يتيح تطبيق Zip Tedles للموظفين، الذين يحتاجون إلى إجازة، التعرف بسرعة على زملاء العمل لاستبدالهم. يستطيع المدير الذي يقوم بتشغيل تطبيق Zip Tedles للجوال قبول طلبات الموظفين أو رفضها في أي وقت وفي أي مكان وفي غضون ثوانٍ، بمجرد نقرة زر واحدة. يعد هذا تقدمًا كبيرًا عندما تفكر في أن التعامل مع طلبات الموظفين في الأوقات السابقة كان عملية طويلة الأمد.
وبالتالي، فإن جداول Zip تجعل العملية المنتظمة لإعداد وتحرير الجداول سهلة للغاية. ومع ذلك، ليس ذلك فحسب، بل يجعل كتابة الجدول أكثر ذكاءً. يحتوي على محرك تنبؤ مدمج يسمح لك بالتنبؤ بالمبيعات والمعاملات الخاصة بك، وجدولة موظفيك وفقًا لذلك لمنع نقص الموظفين أو زيادة عدد الموظفين. يتم إنشاء التوقعات اليومية على أساس بيانات المبيعات التاريخية.
يتم تسعير جداول Zip بسعر 19 دولارًا شهريًا لكل موقع للمؤسسات التي تضم 1 إلى 20 موظفًا و 39 دولارًا شهريًا لكل موقع للمؤسسات التي تضم 21 إلى 50 موظفًا. هناك أيضًا إصدار مخصص للشركات التي لديها أكثر من 50 موظفًا. توفر جميع المستويات الثلاثة تطبيقًا مجانيًا للجوّال ودعمًا مجانيًا. هناك بعض حلول جدولة الموظفين مع خطط مجانية قوية متوفرة في السوق أيضًا. وتشمل هذه أمثال هوم بيز، 7 شيفات، جداول الاجتماعية، فيندمي شيفت، و سلينغ. هذه مفيدة بشكل خاص للشركات الصغيرة والشركات الناشئة التي لا ترغب في إنفاق الكثير على التكنولوجيا وتريد فقط تلك الميزات التي لا يمكنهم الاستغناء عنها.
يمكن لشركة صغيرة الاستفادة من الخطط المجانية المختلفة التي تقدم حلول جدولة الموظفين الأساسية. إذا كانت المؤسسة بحاجة إلى المزيد من الميزات، فستحتاج إلى الترحيل إلى مستوى اشتراك أعلى. تفرض
بعض الخدمات رسومًا لكل موظف. يتقاضى البعض الآخر رسومًا لكل موقع. يتم تقديم الخدمات القائمة على الموظف بتكلفة لكل موظف من 1.50 دولار إلى 4.50 دولار. يتراوح سعر خيارات الاشتراك لكل موقع من 14 دولارًا إلى 199 دولارًا.
قد تصاحب خدمات تتبع المتقدمين حلول جدولة الموظفين. قد تكلفك الخدمات الإضافية 50 دولارًا شهريًا. قد يتم تضمين خدمات الموارد البشرية الإضافية في الحزمة أو يمكن شراؤها بشكل منفصل.
الخاتمة
بمجرد وضع جدول فعال للموظفين، يجب التأكد من تنفيذ الجدول الزمني بشكل جيد وأن الموظفين يتبعونه بجد. وهذا ينطوي على إدارة فعالة للوقت والمهام.
من الممكن دمج حلول جدولة الموظفين مع برنامج تتبع وقت الموظفين للتأكد من أن الموظفين منتجين بشكل كافٍ. تساعد حلول تتبع الوقت في تجنب العمل الإضافي غير الضروري وتجعل إدارة الرواتب بلا احتكاك. تسمح البيانات المتعلقة بساعات العمل الإضافي والتغيب وأنماط الحضور لأصحاب العمل باتخاذ قرارات أقوى.
ما هي، إذن، إدارة الوقت الفعالة؟ يستلزم التخطيط والتحكم في الوقت المخصص لمهام محددة. ينصب التركيز هنا على العمل الذكي بدلاً من العمل الشاق فقط. تتيح الإدارة الأفضل للوقت للموظفين أن يكونوا أكثر كفاءة ويحققون توازنًا أفضل بين عملهم وحياتهم العائلية. أداة متطورة مثل برنامج تتبع الوقت Zip Clock، والذي يتوفر أيضًا على منصة Hubworks، يجعل إدارة الوقت أسهل في تحقيقه، ويتيح لقادة الفريق إدارة جداول الموظفين بشكل أفضل.
وفقًا لذلك، عندما يفشل الموظف في الحضور للعمل، تعرض شاشة إدارة التحول في Zip Clock جميع المعلومات اللازمة للعثور على بديل مناسب على الفور. عندما يقترب الموظف من انتهاك العمل الإضافي اليومي أو استراحة, يسمح لك Zip Clock باقتراح فترات راحة أو ساعات عمل حتى يمكن تجنب انتهاكات قانون العمل. من خلال نظرة واحدة على الهاتف، يمكن للمديرين رؤية ومراقبة لكمات وقت الموظفين في الوقت الفعلي. يتم تنبيه المديرين أيضًا عندما يفوت الموظف مناوبة. علاوة على ذلك، يسمح تقرير أداء الموظف المقدم من Zip Clock للمديرين بتتبع أداء الموظفين خلال فترة محددة من حيث قانون العمل وجدولة المخالفات.
يحتاج الموظفون إلى إدارة المهام المخصصة لهم بشكل جيد أيضًا حتى يتم تحقيق الغرض من وضع الجداول الزمنية. يسمح برنامج Zip Checklist، وهو حل تكنولوجي متطور آخر متاح في متجر تطبيقات Hubworks، بإعداد قوائم المهام للمديرين والمشرفين والموظفين على حد سواء. يضمن البرنامج تخصيص المهام بالتساوي. يمكن للمديرين أيضًا توزيع مهام قائمة المراجعة بسهولة بين الموظفين.
تضمن المنظمة، القادرة على إعداد جداول زمنية رائعة للموظفين باستمرار كل أسبوع، ويمكنها استكمال ذلك ببرنامج تتبع الوقت وإدارة المهام، أن الموظفين سعداء، وأن المديرين مرتاحون وواثقون. هذا يترجم إلى خدمة عملاء عالية الجودة، وإيرادات صحية، وهذا ما يهم في النهاية.