Que es un plan de cuentas para un restaurante?
Un plan de cuentas es una lista de todas las categorias que utilizas para registrar el dinero que entra y sale de tu restaurante. Organiza las ventas, el COGS, la mano de obra y los gastos para que tus informes sean claros y coherentes.
Como crear un plan de cuentas para restaurantes
Por que todos los restaurantes necesitan un plan de cuentas claro
Abrir un restaurante ya es bastante dificil sin sentirse perdido en los numeros.
Tal vez haya mirado su informe de perdidas y ganancias, haya visto una larga lista de lineas y haya pensado- Que es lo que estoy viendo realmente? Por lo general, esa confusion comienza con el plan de cuentas.
Su plan de cuentas es simplemente una lista organizada de todos los grupos por los que entra y sale su dinero- ventas, alimentos, mano de obra, alquileres, suministros, etc. Es la columna vertebral de su contabilidad. Cuando esta bien configurado, puede responder rapidamente a preguntas basicas-
- Estan aumentando los costos de los alimentos?
- La mano de obra esta en linea con las ventas?
- Cuales son las fuentes de ingresos que realmente pagan las cuentas?
Cuando todo es desordenado o aleatorio, todo se vuelve mas dificil- cerrar los libros, trabajar con tu contador, declarar impuestos y tomar decisiones diarias.
Como se organiza un plan de cuentas
Para usar su plan de cuentas con confianza, es util entender como esta organizado. La buena noticia es que la estructura es la misma para casi todos los negocios, incluidos los restaurantes.
La mayoria de los planes de cuentas siguen cinco grupos principales-
1. Activos- lo que posee el restaurante.
- Efectivo en el banco
- Inventario (alimentos, bebidas, articulos de papel)
- Equipo y mobiliario
- Articulos prepagados, como un seguro
2. Pasivos- lo que debe el restaurante.
- Saldos de tarjetas de credito
- Facturas de vendedores que aun no has pagado
- Impuesto sobre las ventas a pagar
- Prestamos
3. Capital- inversion del propietario y beneficio retenido.
- Dinero que invierte en la empresa
- Beneficios mantenidos en la empresa a lo largo del tiempo
4. Ingresos (ventas)- dinero que ingresa.
- Ventas de alimentos
- Venta de bebidas
- Entrega y comida para llevar
- Ingresos de catering u otros
5. Gastos- dinero que sale.
- Costo de los bienes vendidos (COGS) para alimentos y bebidas
- Costos laborales
- Alquiler, servicios publicos, marketing, reparaciones, software y otros gastos generales
Su balance general proviene de los activos, pasivos y capital. Muestra lo que usted posee y lo que debe en un momento determinado. Sus ganancias y perdidas (P&L) provienen de los ingresos y los gastos. Muestra si ganaste dinero durante un periodo, como un mes.
Cuando sabes a que grupo pertenece una cuenta, leer los informes es mas facil. Puedes ver patrones- por ejemplo, el inventario de alimentos es un activo, las compras de alimentos pasan al COGS y las ventas de alimentos se convierten en ingresos. Esta estructura simple es la que convierte los numeros aleatorios en una imagen clara de la situacion financiera de tu restaurante.
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Cuentas de ingresos principales
Sus cuentas de ingresos muestran de donde provienen sus ventas. Si todo se agrupa en una linea de Ventas, pierdes la oportunidad de detectar problemas o crecer. El objetivo es dividir las ventas en unos cuantos grupos distintos sin que el plan contable sea demasiado largo.
Para la mayoria de los restaurantes, un punto de partida simple es el siguiente-
1.
Food Sales Dine-In 2.
Venta de comida para llevar/entregar 3.
Venta de bebidas sin alcohol 4. Venta de bebidas Alcohol (o dividirlo en cerveza, vino o licor si el alcohol es una parte importante de su negocio)
5. Ingresos por catering o eventos (si los ofreces)
6. Otros ingresos (como productos o comisiones)
Separar la comida en el restaurante de la comida para llevar o la entrega a domicilio te ayuda a ver el rendimiento de cada canal. La entrega suele conllevar costes de embalaje mas altos y comisiones de terceros. Si las ventas se mezclan, no puedes ver si la entrega es realmente rentable.
Dividir las bebidas alcoholicas de las no alcoholicas es importante porque los costos y los margenes de venta son muy diferentes. El alcohol suele tener mejores margenes que los alimentos. Cuando haces un seguimiento de estas ventas por separado, puedes observar si tu combinacion esta cambiando y como eso afecta a las ganancias.
No necesita docenas de cuentas de ingresos. Busca entre 5 y 10 cuentas de ingresos principales que reflejen tu forma de vender realmente. Si anades una nueva fuente de ingresos, como un plan de comidas por suscripcion o un food truck, podras anadir una cuenta nueva mas adelante.
La clave es la coherencia. Una vez que haya elegido sus cuentas de ingresos, asegurese de que las categorias de su punto de venta se correspondan correctamente con ellas. Cuando consultes los informes cada mes, querras ver las mismas lineas en el mismo lugar. Esa estabilidad te permite comparar meses y ver rapidamente si las ventas por canal o categoria van en la direccion correcta.
Costo de los bienes vendidos (COGS)
El costo de los bienes vendidos (COGS) es una de las areas mas importantes de su plan de cuentas. En el caso de un restaurante, esto es lo que gastas en los articulos que vendes- alimentos, bebidas y suministros relacionados. Si el COGS no esta organizado, es muy dificil controlar el% del costo de los alimentos y el% del costo de las bebidas.
Una estructura COGS simple para la mayoria de los restaurantes es la siguiente
- compras de alimentos, compras de
bebidas sin alcohol, compras de
cerveza, compras de
vino, compras de
licores,
papel y empaques (recipientes para llevar, servilletas, vasos, etc.)
- Otros suministros directos (articulos que se utilizan para preparar o servir la comida, como guantes o brochetas) La clasificacion de
estas categorias le ayuda a ver a donde va a parar el dinero. Por ejemplo, si el porcentaje del costo de los alimentos aumenta repentinamente, puedes comprobar las compras de alimentos sin tener que analizar los costos de bebidas o papel. Si los margenes de las bebidas parecen bajos, puedes comparar las compras de cerveza con las de vino y las de bebidas alcoholicas y ver donde podria estar el problema.
Muchos propietarios intentan rastrear cada articulo pequeno con todo detalle, pero eso suele generar confusion. En su lugar, centrate en categorias claras. Puedes hacer un seguimiento de los productos individuales (como pechugas de pollo o patatas fritas) en el inventario o en las herramientas de recetas, mientras que tu plan de cuentas contiene los grupos principales.
Para usar bien estas cuentas, manten una rutina-
- Publica todas las facturas de los proveedores en la cuenta COGS correcta.
- Realice recuentos de inventario periodicos (como minimo una vez al mes).
- Usa la formula (Inventario inicial + Compras - Inventario final) /Ventas para obtener el% del costo de alimentos o bebidas.
Cuando sus cuentas de COGS estan configuradas de forma limpia, puede detectar con mayor rapidez el despilfarro, el exceso de porciones, los robos o los aumentos de precios. Esto convierte su plan de cuentas en una herramienta practica para el control diario de alimentos y bebidas, y no solo en un registro para su contador.
Gastos laborales y operativos
Despues del COGS, la mano de obra suele ser el mayor costo. La forma en que configuras las cuentas laborales en tu plan de cuentas tiene un gran impacto en la utilidad de tus informes.
Una estructura laboral simple es la siguiente-
- Salarios FOH (camareros, camareros, camareros)
- Salarios BOH (cocineros, lavaplatos, preparadores) - Salarios de
administracion - Impuestos sobre la nomina -
Beneficios para empleados (seguro medico, jubilacion, etc.)
Separar el FOH, el BOH y la gerencia hace que sea mas facil ver de donde proviene la presion laboral. Por ejemplo, si las ventas se mantienen estables pero los salarios de FOH estan aumentando, es posible que tengas que ajustar los horarios o revisar las propinas y el trabajo paralelo. Los impuestos y beneficios sobre la nomina deben registrarse segun sus propias lineas para que comprenda el verdadero costo de la mano de obra, no solo la tarifa por hora o el salario.
Luego estan los gastos operativos, que con frecuencia se denominan gastos generales. Estos son los costos diarios de mantener las puertas abiertas
- alquiler u ocupacion,
servicios publicos (electricidad, gas, agua, Internet),
reparaciones y mantenimiento,
servicios de limpieza y ropa de cama,
marketing y publicidad,
software y suscripciones (puntos de venta, programacion, contabilidad, plataformas de entrega)
, licencias, permisos y tarifas,
seguros,
suministros de oficina y equipos pequenos
Un buen La regla general es crear cuentas separadas para cualquier categoria que sea significativa y recurrente. Si analizas un costo cada mes y te preguntas- Es demasiado alto? , probablemente se merezca tener su propia cuenta. Los articulos unicos o muy pequenos se pueden agrupar en una cuenta miscelanea general.
Para que esta estructura sea mas util, muchos operadores registran el porcentaje de mano de obra y el% de coste preferencial (COGS + mano de obra). Para muchos restaurantes de servicio completo, un objetivo comun es tener un costo preferencial que oscile entre el 55 y el 65% de las ventas. Cuando sus cuentas de gastos operativos y de mano de obra estan configuradas con claridad, estos porcentajes son faciles de calcular y supervisar, y puede ajustar la dotacion de personal o los gastos antes de que surjan problemas.
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Manteniendolo simple
Uno de los mayores problemas de un plan de cuentas es dejar que crezca sin control. Cada vez que alguien quiere mas detalles, se agrega una nueva cuenta. Despues de unos anos, puedes acabar teniendo cientos de cuentas que nadie entiende realmente.
No necesitas ese nivel de detalle para administrar bien un restaurante.
Para la mayoria de los restaurantes independientes, un plan de cuentas con alrededor de 60 a 100 cuentas es suficiente. Esto le brinda suficiente detalle para ver lo que esta sucediendo sin convertir sus perdidas y ganancias en una lista larga y confusa.
Estas son algunas pautas sencillas-
- Comience con categorias amplias y claras. Separe los ingresos, el COGS, la mano de obra y los gastos operativos como describimos anteriormente.
- Crea cuentas para los costos que revisas con frecuencia. Si analizas el alquiler, los servicios publicos, las categorias de COGS, la mano de obra FOH/BOH y la comercializacion todos los meses, cada uno de ellos merece su propia cuenta.
- Agrupe los gastos muy pequenos o poco frecuentes. Los articulos de bajo valor y poco frecuentes pueden depositarse en una cuenta denominada Otros o Otros, siempre y cuando no oculten gastos importantes.
- Evita crear una cuenta para cada producto. Haz un seguimiento detallado de los productos (como cada ingrediente del menu) en tu inventario o sistema de recetas, no en el plan de cuentas.
Cuando no estes seguro de si debes anadir una cuenta nueva, hazte dos preguntas-
1. Voy a revisar esta linea con regularidad para tomar una decision?
2. Es necesario separarlo por motivos fiscales o de presentacion de informes?
Si la respuesta es negativa a ambas, es probable que puedas agruparla con una cuenta existente.
Simplificar las cosas tiene dos grandes ventajas- los informes se leen mas rapido y es menos probable que tu equipo codifique mal las facturas o la nomina. Un plan de cuentas limpio y estable facilita el cierre de fin de mes y te permite comparar los resultados a lo largo del tiempo sin cambiar constantemente la estructura. El objetivo no son los detalles perfectos; el objetivo es la informacion utilizable.
Configuracion del plan de cuentas de su restaurante
Si esta empezando desde cero, crear un plan de cuentas puede parecer tecnico. No es necesario que lo sea. Puede configurar una estructura solida siguiendo una serie de pasos claros.
Paso 1. Enumere sus principales fuentes de ingresos
Escriba como gana realmente dinero- restaurantes, comida para llevar, entrega a domicilio, bar, catering, eventos, productos. Convierte cada una de ellas en una cuenta de ingresos (o en un pequeno grupo de cuentas). Intenta tener entre 5 y 10 cuentas en total.
Paso 2. Enumere sus principales grupos de costos
Agrupe sus costos en (
COGS)- alimentos, bebidas sin alcohol, cerveza, vino, licores, papel/empaques. Mano de
obra- salarios FOH, salarios BOH, administracion, impuestos sobre la nomina, beneficios.
Gastos operativos- alquiler, servicios publicos, marketing, reparaciones, software, seguros, licencias, limpieza, etc.
Paso 3. Asigne los puntos de venta y la nomina a estos grupos
Observe las categorias de sus puntos de venta y los articulos de nomina. Para cada uno de ellos, decide a que cuenta debe llegar. Por ejemplo, las
ventas de cerveza de barril en el punto de venta se corresponden con los ingresos de las ventas de cerveza. Los salarios de un cocinero de linea en la nomina se corresponden con los salarios de BOH. Este paso de mapeo es clave si desea obtener informes limpios y consistentes.
Paso 4. Cree las cuentas en su sistema
Introduzca las cuentas en su software de contabilidad u hoja de calculo. Agrupelas en las cinco secciones principales- activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. Asigne a cada cuenta un nombre claro y sencillo para que el personal y su contable puedan entenderlo.
Paso 5. Prueba con un mes de datos
Publica un mes de ventas, facturas y nominas. Haga un calculo de perdidas y ganancias y compruebe si
todas las ventas van por buen camino.
- El COGS y la mano de obra aparecen en las secciones correctas?
- Hay lineas sin usar o duplicadas?
Ajusta los nombres o las asignaciones de las cuentas cuando sea necesario y, a continuacion, deja la estructura en su lugar. La uniformidad durante varios meses le permitira disponer de cifras mas precisas, contar con porcentajes de mano de obra y de coste de los alimentos mas fiables y tener una vision mas clara del rendimiento de su restaurante.
Mantener limpio su plan de cuentas a lo largo del tiempo
La configuracion de su plan de cuentas es solo el primer paso. El verdadero valor proviene de mantenerlo limpio y usarlo todos los meses.
Crea una rutina sencilla -
1. Revise sus perdidas y ganancias mensualmente. Analice las ventas por categoria, COGS, mano de obra y costo preferencial. Si una linea no tiene sentido, buscala hasta la cuenta.
2. Compruebe si hay gastos extraviados. Busca articulos descargados en la cuenta Miscelanea o en una cuenta equivocada. Corrija la codificacion y, si es necesario, actualice la cartografia de su factura o nomina para que no se repita.
3. Combina o desactiva el desorden. Si tienes cuentas que se utilizan con poca frecuencia o duplicas otras, combinalas o dejalas inactivas. Esto hace que los informes sean legibles.
4. Mantenga los nombres claros. Si tu o tu gerente teneis que adivinar que significa una cuenta, cambiadle el nombre con un lenguaje sencillo y directo.
Su plan de cuentas debe respaldar la toma de mejores decisiones, no solo satisfacer a su contador. Cuando esta limpio, puede ver rapidamente si el porcentaje del costo de los alimentos esta fuera de lo normal, si la mano de obra esta aumentando o si vale la pena buscar una nueva fuente de ingresos.
Utilice Altametrics para mantener sus numeros organizados
Un plan de cuentas limpio funciona mejor cuando sus sistemas se comunican entre si. Altametrics ayuda a conectar las partes clave de sus operaciones (ventas, mano de obra y administracion) para que sus datos fluyan en informes claros y utilizables.
Con Altametrics, puede-
- Extraer los datos de ventas de una manera estructurada que coincidan con sus cuentas de ingresos
- Hacer un seguimiento de la mano de obra por funcion y ubicacion para respaldar sus cuentas laborales
- Utilizar mejores datos para tomar decisiones sobre alimentos, mano de obra y costos principales
Si desea que su plan de cuentas genere un control real, no un trabajo adicional, explore como Altametrics puede ayudarlo haciendo clic en Programar una demostracion que aparece a continuacion.
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Preguntas frecuentes
Como debo desglosar la mano de obra en mi plan de cuentas?
Los costos principales son COGS + mano de obra. Para muchos restaurantes, un objetivo comun es un coste preferencial de entre el 55 y el 65% de las ventas. Su plan de cuentas permite medir este numero y controlarlo.
Que son los costos principales?
A la mayoria de los restaurantes independientes les va bien con entre 60 y 100 cuentas. Eso es suficiente detalle para administrar el negocio sin hacer que los informes sean largos y confusos.
Cuantas cuentas debe tener un restaurante pequeno?
Utilice cubos transparentes como- - Compras de
alimentos - Compras de
bebidas sin alcohol - Compras de
cerveza, vino o licores
- Papel y empaques.
Esto facilita el seguimiento del% del costo de los alimentos y bebidas y la deteccion de los residuos o los cambios de precio.
alimentos - Compras de
bebidas sin alcohol - Compras de
cerveza, vino o licores
- Papel y empaques.
Esto facilita el seguimiento del% del costo de los alimentos y bebidas y la deteccion de los residuos o los cambios de precio.
Como debo estructurar mis cuentas de COGS?
Separar
- salarios FOH, salarios
BOH, salarios
gerenciales,
impuestos sobre la nomina,
beneficios
Esto le ayuda a ver de donde proviene la presion laboral y a calcular un% laboral realista.
- salarios FOH, salarios
BOH, salarios
gerenciales,
impuestos sobre la nomina,
beneficios
Esto le ayuda a ver de donde proviene la presion laboral y a calcular un% laboral realista.
