Que herramientas tecnologicas ayudan a agilizar los flujos de trabajo de pedidos de restaurantes?
Los sistemas de pedidos digitales, las pantallas de visualizacion de la cocina y las herramientas automatizadas de seguimiento de pedidos ayudan a agilizar los flujos de trabajo y reducir la falta de comunicacion manual.
Como optimizar el cumplimiento de los pedidos en su restaurante
La importancia del cumplimiento de los pedidos
El cumplimiento de los pedidos significa hacer llegar los alimentos correctos al cliente correcto, de la manera mas rapida y precisa posible. Ya sea que alguien este comiendo en tu restaurante, recogiendo un pedido de comida para llevar o recibiendo la entrega, esperan que su comida sea correcta y puntual. Si se producen retrasos o errores, es posible que los clientes no regresen y, en el competitivo mercado actual, ese es un riesgo que no puedes permitirte.
Segun una encuesta reciente del sector, mas del 60% de los clientes de restaurantes afirman que no volveran despues de recibir un pedido incorrecto o retrasado. Por eso es tan importante tener un proceso de gestion logistica fluido. Afecta a todo, desde las opiniones de los clientes hasta la forma en que trabaja tu equipo en las horas punta.
Muchos restaurantes tienen problemas con los pedidos debido a la falta de claridad de los pasos a seguir, a la mala comunicacion o a la falta de organizacion entre la parte de arriba y la de atras de la casa. La buena noticia es que estos problemas se pueden solucionar. Si observas mas de cerca como se distribuyen los pedidos en tu restaurante y haces algunos cambios inteligentes, puedes reducir los errores y atender a los clientes mas rapido.
Planifique su flujo de trabajo de cumplimiento actual
Antes de que puedas mejorar tu proceso de pedido, debes entender como funciona hoy en dia. Da un paso atras y analiza cada parte del proceso de gestion logistica de tus pedidos, desde el momento en que un cliente hace un pedido hasta que la comida llega a su mesa, la recoge o se entrega.
Empieza por analizar algunos pedidos reales realizados en diferentes momentos del dia. Observa como tu equipo toma el pedido, lo pasa a la cocina, prepara la comida y la prepara para entregarla. Presta atencion a los lugares en los que las cosas se ralentizan o se confunden. Estos momentos suelen provocar retrasos o errores.
Divida el proceso en pasos sencillos
1. Entrada de pedidos- como se reciben los pedidos (punto de venta, en linea, por telefono)?
2. Ruta de entradas- como llegan esos pedidos a la cocina?
3. Preparacion- hay alguna confusion acerca de los articulos o las solicitudes especiales?
4. Embalaje o chapado- esta todo completo, revisado y etiquetado?
5. Entrega- como llega la comida al mesero, al huesped o al conductor?
En muchos restaurantes, los problemas ocurren con mas frecuencia durante la entrega- se pierden articulos, la comida se enfria o se envia un pedido incorrecto.
Para ayudarte a tener una idea mas clara, dibuja un diagrama de flujo simple o haz una lista de cada paso. Preguntale a tu equipo donde creen que las cosas podrian ir mejor- a menudo conocen los puntos problematicos mejor que nadie. Tambien puedes hacer un seguimiento de algunos pedidos de muestra y cronometrar cada etapa para ver cuanto tiempo lleva en promedio.
Al mapear tu proceso actual, veras que cambios son necesarios y que es lo que ya funciona bien. Esto le brinda un punto de partida solido para realizar mejoras sin tener que adivinar ni revisar todo de una vez.
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Estandarice los procesos en todos los canales de pedidos
Un problema comun en los restaurantes es que los pedidos vienen de diferentes lugares, pero no se gestionan de la misma manera. Es posible que recibas pedidos de personas que cenan en restaurantes, llaman por telefono, utilizan tu sitio web o utilizan aplicaciones de entrega. Si tu equipo sigue diferentes pasos para cada tipo, es mas probable que se produzcan errores y retrasos.
Para solucionar este problema, empieza por crear un proceso claro para gestionar todos los pedidos, sin importar de donde vengan. El objetivo es asegurarse de que su personal siempre sepa que hacer a continuacion. Por ejemplo, todos los pedidos deben seguir los mismos pasos- ingresarlos en el sistema, enviarlos a la cocina, verificarlos dos veces y luego prepararlos para su entrega.
Estas son algunas formas de estandarizar
- usa el mismo diseno de entradas para cada tipo de pedido, ya sea para el comedor o para el servicio de entrega. Esto facilita la lectura y el seguimiento del personal de cocina.
- Cree una lista de verificacion para el embalaje. Ya sea que se trate de un pedido para llevar o de una entrega, tu equipo debe verificar los articulos, incluir los utensilios si son necesarios y etiquetar la bolsa con el nombre del cliente.
- Establece reglas de etiquetado claras. Por ejemplo, todas las salsas van en un recipiente pequeno y se colocan en una bolsa aparte para evitar que se derramen. Estas pequenas reglas ayudan a reducir la confusion.
- Mantenga organizadas las areas de recogida. Tenga un lugar para la comida para llevar, otro para los repartidores y otro para el servicio de comida. De esta manera, todos sabran a donde ir.
La formacion tambien es clave. Asegurese de que todos, desde los nuevos empleados hasta los cocineros experimentados, entiendan el proceso y lo sigan siempre de la misma manera. Cuando el personal sabe exactamente que hacer, puede trabajar mas rapido y con menos errores.
Un proceso uniforme crea un servicio mas fluido y mejores resultados. Ahorra tiempo, reduce el estres y garantiza que los clientes reciban exactamente lo que han pedido, sin importar como lo hayan hecho.
Fortalezca la comunicacion entre el frente y la parte trasera de la casa
La buena comunicacion entre la parte delantera de la casa (camareros, cajeros) y la parte trasera de la casa (personal de cocina, cocineros) es esencial para tramitar los pedidos sin problemas. Cuando ambas partes se entienden claramente, los pedidos se preparan correctamente y se entregan a tiempo. Cuando la comunicacion se interrumpe, se producen errores- los pedidos se confunden, las solicitudes especiales no se cumplen y la comida puede llegar tarde o fria.
1. Una forma de mejorar la comunicacion es utilizar senales simples y claras. Por ejemplo, cuando un mesero recibe un pedido con instrucciones especiales, debe repetirselo al cliente y luego confirmarlo con la cocina. Este paso adicional puede detectar errores a tiempo.
2. Muchos restaurantes utilizan entradas impresas o pantallas de cocina para pasar los pedidos a la cocina. Independientemente del sistema que utilices, asegurate de que las entradas sean faciles de leer y muestren todos los detalles importantes, como las modificaciones, las alergias o las solicitudes de horario. Si el personal de la cocina no entiende un pedido, animelos a que hagan preguntas en lugar de adivinar.
3. Las reuniones previas al turno o las reuniones rapidas tambien pueden ayudar. Antes de las horas punta, reune a tu equipo para revisar los platos especiales del menu, las promociones o los problemas comunes de los turnos anteriores. Esto ayuda a que todos esten en sintonia.
4. Las senales visuales, como las entradas de colores o las pegatinas, tambien pueden resaltar los pedidos prioritarios o las solicitudes especiales. Por ejemplo, una pegatina roja puede indicar que un plato debe estar libre de gluten o lacteos. Estas pequenas senales ayudan al personal de cocina a prestar mas atencion a ciertos pedidos.
Por ultimo, fomente la comunicacion abierta durante el servicio. Los camareros deben sentirse comodos comunicando a la cocina si un cliente tiene alguna queja o si no es el momento oportuno. El personal de cocina debe actualizar la parte delantera de la casa si hay demoras o faltan ingredientes.
Optimice las estaciones de preparacion y empaque de cocinas
Organizar bien la cocina y las areas de empaque es clave para una tramitacion mas rapida y precisa de los pedidos. Estos son los pasos principales para mejorar estas estaciones-
1. Separe las areas por tipo de pedido
Cree diferentes zonas para los pedidos para cenar, para llevar y para entregar. Esto ayuda a tu equipo a centrarse en cada tipo sin mezclar las cosas.
2. Organice los ingredientes y las herramientas
Mantenga los ingredientes y herramientas de uso frecuente al alcance de la mano. Agrupe articulos similares y etiquete los estantes o recipientes para que el personal pueda encontrar rapidamente lo que necesita.
3. Articulos populares de preparacion por lotes
Prepare ingredientes comunes como salsas, acompanamientos o verduras picadas durante periodos lentos. Esto ahorra tiempo durante las horas punta y permite que los pedidos se procesen rapidamente.
4. Use las listas de verificacion en las estaciones
de empaque Antes de enviar un pedido, use una lista de verificacion para confirmar que todos los alimentos, condimentos y utensilios estan incluidos. Etiquete el pedido claramente con el nombre o el numero de pedido del cliente para evitar confusiones.
5. Mantenga las estaciones de empaque limpias y reabastecidas
Un area de empaque ordenada ayuda al personal a trabajar de manera eficiente. Limpie el espacio con regularidad y rellene los suministros, como bolsas, servilletas y recipientes.
Si sigues estos pasos, tu equipo de cocina puede trabajar sin problemas y reducir los errores. Las estaciones de preparacion y empaque organizadas permiten que los pedidos esten listos mas rapido y los clientes reciban exactamente lo que pidieron.
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Capacite al personal para que sea rapido y preciso
Formar adecuadamente a tu equipo es uno de los pasos mas importantes para mejorar la tramitacion de los pedidos. No importa lo bueno que sea tu proceso, si tu personal no tiene claras sus funciones o como gestionar los pedidos, es posible que se produzcan errores y retrasos.
Empieza por dar a los nuevos empleados instrucciones sencillas y faciles de seguir sobre como se hacen los pedidos en el restaurante. Muestrales como leer con atencion las entradas de los pedidos, prestando especial atencion a los condicionantes como sin cebolla o salsa extra. Los errores suelen ocurrir cuando se omiten o se ignoran estos detalles. El
entrenamiento cruzado tambien es util. Cuando los camareros, los cocineros y los empacadores comprenden las funciones de los demas, pueden ayudarse mutuamente en los momentos de mayor actividad. Por ejemplo, un mesero que conozca los aspectos basicos del empaque de los pedidos para llevar puede intervenir para ayudar en caso de que la estacion de empaque tenga problemas.
Utilice sesiones de formacion breves y especificas en lugar de abrumar al personal con demasiada informacion de una sola vez. Por ejemplo, dedica unos minutos a repasar como comprobar los pedidos antes de enviarlos o como comunicar con claridad las solicitudes especiales. Los
cursos de actualizacion periodicos tambien son importantes. Incluso el personal experimentado puede olvidar detalles o desarrollar malos habitos con el tiempo. Las reuniones rapidas antes de los turnos o los videos breves de capacitacion pueden ayudar a mantener a todos informados.
Alienta al personal a hacer preguntas y compartir comentarios. Si detectan problemas comunes en el proceso de pedido, sus opiniones pueden ayudarte a encontrar nuevas soluciones.
Por ultimo, reconoce y premia la precision y la velocidad cuando las veas. Los comentarios positivos motivan a tu equipo a mantener altos estandares.
Supervise las metricas clave de cumplimiento
Hacer un seguimiento del funcionamiento del proceso de gestion logistica de los pedidos es importante para detectar problemas y encontrar formas de mejorar. El uso de numeros o metricas claros te ayuda a entender donde se ralentizan las cosas, donde se producen errores y si tu equipo esta cumpliendo tus objetivos.
Algunas metricas clave a tener en cuenta incluyen
1. Tasa de precision de los pedidos- mide cuantos pedidos se completan sin errores. Un indice de precision bajo significa que es posible que los clientes se equivoquen o que les falten articulos, lo que genera insatisfaccion.
2. Tiempo medio de tramitacion de las entradas- muestra cuanto tiempo transcurre desde que se hace un pedido hasta que esta listo para su recogida o entrega. Cuanto mas rapido sea este tiempo, mas satisfechos suelen estar los clientes.
3. Tiempo de espera del pedido- registra cuanto tiempo esperan los clientes despues de que su pedido este listo antes de recibirlo, especialmente para la comida para llevar y la entrega. Los retrasos en este punto pueden provocar que la comida llegue fria o tarde.
4. Tipos de errores y frecuencia- llevar un registro de los tipos de errores que ocurren con mas frecuencia (articulos incorrectos, condimentos faltantes, pedidos atrasados) ayuda a solucionar problemas especificos.
La tecnologia desempena un papel importante a la hora de hacer que este seguimiento sea mas facil y preciso. Por ejemplo, muchos restaurantes utilizan sistemas digitales de gestion de pedidos que registran automaticamente las marcas de tiempo de cada paso de un pedido. Estos datos se pueden recopilar y revisar para ver exactamente donde se producen retrasos o errores.
El uso de la tecnologia para monitorear estas metricas le permite ver las tendencias reales a lo largo del tiempo, en lugar de hacer conjeturas basadas en la memoria o en incidentes aislados. Algunas herramientas incluso envian alertas cuando se sobrepasan ciertos umbrales, por ejemplo, si hay demasiados pedidos con errores o si el tiempo de preparacion es demasiado largo. Tambien es importante compartir estos datos con tu equipo. Las pantallas visuales sencillas, como graficos o pizarras que muestran la precision diaria o los tiempos promedio, mantienen a todos informados y motivados para mejorar.
Al medir con regularidad el rendimiento de la gestion logistica de tus pedidos, puedes tomar decisiones mas inteligentes, solucionar los problemas con mayor rapidez y hacer que los clientes vuelvan para disfrutar de un servicio rapido y fiable.
Reflexiones finales
Mejorar el cumplimiento de los pedidos en tu restaurante requiere tiempo y trabajo en equipo. Estos son los pasos principales que debes tener en cuenta mientras te esfuerzas por mejorar-
1. Comprenda y planifique su proceso actual
Comience por observar detenidamente como se procesan los pedidos en su restaurante en la actualidad. Conocer el proceso completo te ayuda a ver donde ocurren los problemas.
2. Estandarice la gestion de los pedidos
Asegurese de que todos los pedidos, ya sean para cenar, para llevar o para entregar, sigan los mismos pasos claros. Esto reduce la confusion y los errores.
3. Mejore la comunicacion entre los equipos
Mantenga a los miembros de la parte delantera y trasera de la casa hablando de forma clara y regular. Una buena comunicacion ayuda a que todos trabajen juntos sin problemas.
4. Organice su cocina y sus areas de empaque
Establezca zonas separadas para los diferentes tipos de pedidos y mantenga su espacio limpio y bien surtido. Esto hace que el trabajo sea mas rapido y preciso.
5. Capacite bien a su personal
Asegurese de que todos conozcan su funcion y entiendan como verificar la precision de los pedidos. La capacitacion reduce los errores y genera confianza.
6. Realice un seguimiento de las metricas clave con regularidad
Mida el desempeno de su equipo observando la precision de los pedidos, la velocidad y las tasas de error. Usa esta informacion para detectar donde se necesitan mejoras.
Comience con algo pequeno e involucre a su equipo
Realice primero cambios sencillos, como usar listas de verificacion o celebrar reuniones rapidas de equipo. Pide ideas a tu personal, ya que suelen conocer las mejores soluciones.
Recuerda que la tramitacion de los pedidos no es solo cuestion de rapidez. Se trata de ofrecer a tus clientes la comida adecuada en todo momento. Cuando te concentras en estos pasos, generas confianza y creas una mejor experiencia para tus huespedes.
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Preguntas frecuentes
Como puedo garantizar un servicio uniforme en varios turnos?
Utilice procedimientos e imagenes estandarizados (como guias impresas o diagramas de estaciones). Organice reuniones rapidas con cambios de turno y lleve un registro para guardar las notas del equipo o los recordatorios.
Como puedo saber si es necesario mejorar mi proceso de pedido?
Busca senales comunes, como pedidos erroneos frecuentes, tiempos de espera prolongados, personal confundido o quejas de los clientes. Planificar tu proceso actual puede ayudarte a detectar las areas problematicas.
Como puedo evitar errores con los pedidos para llevar y a domicilio?
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Cual es la causa de la mayoria de los errores de gestion de pedidos en los restaurantes?
Las causas mas comunes incluyen la mala comunicacion, la preparacion apresurada, las entradas poco claras, las areas de empaque desorganizadas y la falta de capacitacion. La reparacion de estas areas puede reducir en gran medida los errores.
