Cuales son las metricas mas utiles para la gestion del inventario de restaurantes?
Las metricas clave incluyen la tasa de rotacion de inventario, el porcentaje de varianza y el uso ideal frente al real. Estas le ayudan a medir la eficiencia, detectar las mermas y mejorar la precision de los pedidos.
Cuales son los cuatro tipos de administracion de inventario para restaurantes?
Vision general
Dirigir un restaurante consiste tanto en administrar el inventario como en servir buena comida. Cada ingrediente, servilleta y producto de limpieza contribuye a tus ganancias, y cuando el inventario no se controla correctamente, los pequenos errores pueden convertirse rapidamente en perdidas costosas. Los estudios muestran que una mala gestion del inventario puede inflar los costos de los alimentos entre un 2 y un 6%, lo que se acumula rapidamente en un sector con margenes ya de por si ajustados.
Por eso es fundamental comprender los cuatro tipos de gestion del inventario. Cada categoria (materias primas, trabajos en curso (WIP), productos terminados e inventario de mantenimiento y mantenimiento (MRO)) desempena un papel unico a la hora de mantener sus operaciones fluidas y rentables. Cuando se administran correctamente, estas categorias ayudan a reducir el desperdicio, mejorar la precision de los pedidos y mantener una calidad constante.
Los cuatro tipos de gestion de inventario
La gestion del inventario en los restaurantes es mas que solo hacer un seguimiento de lo que hay en las estanterias. Se trata de entender que tipo de inventario administras y como cada uno de ellos influye en tus operaciones diarias, tu flujo de caja y la experiencia del cliente. En la industria de servicios de alimentos, el inventario generalmente se divide en cuatro categorias principales- materias primas, productos en proceso (WIP), productos terminados e inventario MRO (mantenimiento, reparacion y operaciones).
1. Las materias primas son la base de su cocina- ingredientes como carnes, verduras, productos lacteos, aceites y especias. Su seguimiento le ayuda a planificar los pedidos, controlar los costos de los alimentos y reducir el deterioro. Dado que las materias primas son perecederas, los recuentos de ciclos regulares y el metodo FIFO (primero en entrar, primero en salir) son fundamentales para evitar el desperdicio.
2. El trabajo en curso (WIP) se refiere a los productos que estan parcialmente preparados o preparados para su uso posterior, como el pollo marinado, la masa levantada o las salsas que se enfrian. Estos articulos se encuentran entre los productos crudos y los productos terminados. Supervisar el proceso de envejecimiento ayuda a las cocinas a equilibrar la eficiencia de la preparacion con la frescura, garantizando que los ingredientes se utilicen antes de que caduquen.
3. Los productos terminados son productos listos para el menu- comidas, productos horneados o alimentos preenvasados listos para la venta. Un seguimiento adecuado ayuda a mantener la frescura, pronosticar la demanda y alinearse con los datos de ventas para evitar la sobreproduccion.
4. El inventario de MRO incluye articulos no alimentarios esenciales para las operaciones, como productos de limpieza, utensilios, guantes y bombillas. Aunque a menudo se pasa por alto, la gestion del MRO evita la escasez de ultima hora que puede interrumpir el servicio.
Cuando estas cuatro categorias se definen claramente y se rastrean por separado, los propietarios de restaurantes obtienen una idea real de donde esta inmovilizado su dinero. Esta estructura permite realizar compras mas inteligentes, reduce el exceso de existencias y garantiza que cada dolar invertido en inventario contribuya a la eficiencia y la rentabilidad de su restaurante.
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Materias primas
Las materias primas son el corazon de las operaciones de los restaurantes- los ingredientes que componen cada plato que sirves. Desde productos y carnes hasta productos secos y lacteos, estos productos representan una gran parte del costo de los productos vendidos (COGS). Administrarlos bien puede marcar la diferencia entre obtener ganancias saludables y un desperdicio constante de alimentos.
Para empezar, cree un sistema de clasificacion claro para sus materias primas. Agrupe los articulos por categoria (proteinas, verduras, productos lacteos, cereales y condimentos) para simplificar los pedidos y el seguimiento. Cada articulo debe tener un nivel nominal establecido (la cantidad minima necesaria antes de volver a realizar un pedido) en funcion de los patrones de uso y los plazos de entrega de los proveedores. Cuando los niveles de par son demasiado altos, corres el riesgo de que se echen a perder; si son demasiado bajos, te arriesgas a quedarte sin el en caso de apuro.
Una formula sencilla puede ayudarte a tomar decisiones de compra-
punto de repedido = (uso diario promedio x tiempo de entrega) mas stock de seguridad.
Esto garantiza que pidas solo lo suficiente para satisfacer la demanda sin sobreexistencias. Los
recuentos regulares de inventario, idealmente semanales, le ayudan a detectar las discrepancias de manera temprana. Utilice el metodo FIFO (primero en entrar, primero en salir) para asegurarse de utilizar primero las existencias mas antiguas, lo que reduce el deterioro y mantiene la frescura. Etiquete cada entrega con la fecha de recepcion y altere las existencias durante la preparacion.
Tambien es importante analizar el porcentaje del costo de los alimentos, calculado como-
(costo de los alimentos usados/ventas de alimentos) x 100.
El seguimiento constante de este numero ayuda a identificar las tendencias y a identificar el desperdicio o el robo.
Al gestionar las materias primas con estructura y precision, los propietarios de restaurantes pueden mantener un control mas estricto de los gastos, garantizar la coherencia del menu y mantener estables las ganancias incluso cuando los costos de los ingredientes fluctuan.
Trabajo en curso (WIP)
El inventario Work in Progress (WIP) representa todo lo que hay en la cocina que esta parcialmente preparado pero que aun no esta listo para servir, como pollo marinado, verduras previamente picadas, masa de pizza levantada o sopa cocida a fuego lento. En muchos restaurantes, el WIP es el lugar donde con frecuencia se esconden los residuos. Sin un seguimiento claro, los ingredientes preparados pueden olvidarse, producirse en exceso o estropearse antes de usarlos.
Para gestionar el WIP de manera eficaz, comience por tratarlo como su propia categoria de inventario en lugar de mezclarlo con materias primas o productos terminados. Asigne un area de preparacion o estacion de preparacion especifica para el almacenamiento de WIP, con etiquetas en L transparentes que muestren el nombre del articulo, la fecha de preparacion y la hora de caducidad. Esto garantiza que todos en la cocina sepan lo que hay disponible y cuando se debe usar.
La actualizacion regular de las hojas de preparacion o el uso de herramientas de seguimiento digitales pueden marcar una gran diferencia. Una hoja de preparacion muestra la cantidad de cada articulo preparado que se necesita para un turno en funcion de las previsiones de ventas o los niveles nominales. Esto evita una preparacion excesiva y garantiza que su personal solo prepare lo necesario.
El control de la temperatura es otro factor fundamental en la gestion del WIP. Los productos preparados que no se almacenan correctamente segun las normas de seguridad alimentaria pueden estropearse o contaminarse. Mantenga registros de refrigeracion y realice comprobaciones puntuales durante las horas punta para mantener la consistencia.
Por ultimo, incluye los recuentos de WIP en tu auditoria de inventario semanal. Si bien estos articulos pueden ser temporales, siguen representando dinero inmovilizado en su cocina. Al mantener la visibilidad de sus existencias de productos WIP, puede minimizar el desperdicio, mejorar la eficiencia de la preparacion y garantizar que cada lote de ingredientes contribuya directamente a un plato apto para la venta, no a la papelera.
Productos terminados
El inventario de productos terminados incluye todos los articulos listos para el menu o empaquetados que estan completamente preparados y esperando ser servidos o vendidos. En un restaurante, esto puede ir desde platos calientes en bandejas calientes hasta salsas embotelladas, productos horneados o comidas para llevar. La gestion eficaz de los productos terminados es crucial, ya que afecta directamente a la frescura de los alimentos, la satisfaccion del cliente y la rentabilidad.
El objetivo principal de los productos terminados es equilibrar la disponibilidad con la frescura. Demasiada comida preparada conduce al desperdicio, mientras que una cantidad insuficiente puede provocar largos tiempos de espera o perdidas de ventas. Comience por alinear su programa de produccion con los datos de ventas en tiempo real. Revisar tus informes de punto de venta te ayuda a pronosticar la demanda con mayor precision y a ajustar las cantidades preparadas para que coincidan con las horas pico y los turnos mas lentos.
La implementacion de FIFO (primero en entrar, primero en salir) es igualmente importante para los productos terminados. Etiquete cada lote con la fecha y hora de preparacion, asegurandose de que los articulos mas antiguos se vendan primero. En el caso de los alimentos con un alto volumen de ventas, considera la posibilidad de utilizar un sistema de caducidad o descartar antes de para mantener la consistencia y la calidad.
Las condiciones de almacenamiento tambien son importantes. Mantenga los alimentos calientes por encima de los 60 C (140 F) y los alimentos frios por debajo de los 41 F (5 C) para cumplir con las normas de seguridad alimentaria. Invertir en dispositivos de control de temperatura o sistemas integrados de gestion de la cocina ayuda a mantener el control y evitar que se estropeen.
Por ultimo, realice un recuento diario de los productos terminados al cierre para identificar las cantidades sobrantes y rastrear los patrones de sobreproduccion. Estos datos pueden revelar que platos del menu se estan elaborando en exceso y donde es necesario hacer ajustes.
Al mantener un seguimiento y una prevision disciplinados, los restaurantes pueden reducir el desperdicio, preservar la calidad y garantizar que cada producto terminado que se sirve cumple con los estandares de seguridad y sabor, lo que mantiene a los clientes satisfechos y los margenes saludables.
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Inventario de MRO
El inventario de MRO, abreviatura de Mantenimiento, Reparacion y Operaciones, a menudo pasa desapercibido en la administracion de restaurantes. A diferencia del inventario de alimentos, los articulos de MRO no generan ingresos directos, pero son esenciales para que su negocio funcione sin problemas. Esta categoria incluye productos de limpieza, desinfectantes, guantes, servilletas, utensilios, productos de papel, bombillas, delantales e incluso herramientas de mantenimiento o piezas de repuesto para equipos.
Debido a que los articulos de MRO son baratos por separado, muchos restaurantes pasan por alto su seguimiento. Sin embargo, si se suman a lo largo del tiempo, estos pequenos gastos pueden representar entre el 2 y el 5% de los costos operativos totales y, si se administran mal, reducen discretamente los margenes de beneficio. Sin la supervision adecuada, tu equipo puede pedir productos de limpieza en exceso, extraviar los suministros o quedarse sin ellos durante las horas punta, lo que interrumpe los estandares de servicio y limpieza.
Para controlar el inventario de mantenimiento y reparacion, comienza con una auditoria mensual. Cree una lista de verificacion que clasifique los articulos por departamento- cocina, comedor, limpieza y mantenimiento. Realice un seguimiento de los niveles actuales de existencias, las tasas de uso promedio y los puntos de repedido. Establezca una responsabilidad clara asignando a un miembro del equipo que supervise cada area.
Tambien es util hacer un seguimiento de los costos unitarios y la frecuencia de los proveedores. Si pides guantes o detergente semanalmente, considera la posibilidad de comprar al por mayor o de consolidar a los proveedores para reducir las tarifas de envio y mejorar la uniformidad. Las sencillas herramientas digitales u hojas de calculo pueden automatizar los pedidos una vez que las existencias alcancen un limite establecido.
Por ultimo, almacene los articulos de MRO en areas organizadas y etiquetadas, separadas del almacenamiento de alimentos para evitar la contaminacion cruzada y la confusion. Los sistemas de inventario limpios no solo evitan el desperdicio, sino que tambien respaldan el cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
Al tratar el MRO como una categoria de inventario gestionado, y no como una idea de ultimo momento, los propietarios de restaurantes pueden descubrir ahorros ocultos, reducir el desorden y mantener un funcionamiento diario mas fluido.
Creacion de un sistema de gestion de inventario que funcione
Una vez que comprenda los cuatro tipos de inventario (materias primas, WIP, productos terminados y MRO), el siguiente paso es integrarlos en un sistema de gestion de inventario coherente. Un sistema bien estructurado ayuda a los propietarios de restaurantes a conocer mejor los niveles de existencias, agilizar las compras e identificar los residuos antes de que afecten a los margenes de beneficio.
Comience por elegir un metodo de seguimiento centralizado. Los restaurantes pequenos pueden arreglarselas con hojas de calculo bien disenadas, pero a medida que aumentan las operaciones, los sistemas manuales se vuelven propensos a errores. El software de inventario digital disenado para restaurantes ofrece automatizacion, datos en tiempo real e informes detallados, todo lo cual es esencial para escalar de manera eficiente. Busque herramientas que se integren con sus sistemas de punto de venta y contabilidad para sincronizar automaticamente las alertas de ventas, uso de ingredientes y repedidos.
Luego, implementa un cronograma de conteo uniforme. Realice comprobaciones diarias en las lineas de produccion para detectar los articulos criticos (como proteinas y productos agricolas), realice un recuento ciclico semanal de las materias primas y el WIP, y recuentos mensuales completos de los suministros de mantenimiento y reparacion. Esta rotacion mantiene los registros actualizados y reduce la varianza, es decir, la diferencia entre el inventario real y el esperado.
Establezca metricas de rendimiento clave para monitorear el progreso-
1. La relacion de rotacion de inventario (costo de los bienes vendidos/valor promedio del inventario) muestra la rapidez con la que se mueven las existencias.
2. Porcentaje de varianza (real - teorico) /teorico x 100- identifica las perdidas por despilfarro o robo.
3. Uso ideal en comparacion con el uso real- hace un seguimiento del uso de los ingredientes en comparacion con los datos de ventas.
Por ultimo, cree un sistema de responsabilidad claro. Asigne empleados especificos para que se encarguen de la recepcion, la preparacion y el recuento, asegurandose de que ninguna persona controle todas las etapas. Esto reduce los errores y evita el uso indebido.
Convertir la informacion en accion
Dominar los cuatro tipos de gestion de inventario (materias primas, productos en curso, productos terminados y MRO) brinda a los propietarios de restaurantes una vision completa de donde se gasta el dinero, donde se desperdicia y como las operaciones pueden ejecutarse de manera mas eficiente. Cada categoria desempena un papel vital en el exito de su restaurante- las materias primas mantienen la cocina surtida, el WIP garantiza que la preparacion se mantenga al ritmo, los productos terminados mantienen la calidad y el MRO hace que las operaciones funcionen sin problemas entre bastidores.
La clave del exito no es solo conocer estas categorias, sino hacer un seguimiento de ellas y gestionarlas de forma coherente. Cuando los datos del inventario son precisos, las compras se vuelven mas inteligentes, el desperdicio de alimentos disminuye y las ganancias aumentan. Las auditorias periodicas, el etiquetado claro y los informes en tiempo real convierten lo que antes era una tarea manual y estresante en un proceso bien organizado que apoya tanto al personal como a los clientes.
Los restaurantes mas eficientes de la actualidad estan dejando atras los registros en papel y las hojas de calculo. Estan adoptando sistemas automatizados de gestion de inventario que conectan los datos de compras, ventas y uso en un solo lugar. Esta integracion no solo ahorra horas de trabajo manual, sino que tambien brinda a los propietarios informacion en tiempo real para tomar decisiones mas rapidas y seguras.
Si estas listo para simplificar tu proceso de inventario y tomar el control de los costos de tu restaurante, Altametrics puede ayudarte. El software de gestion de inventario para restaurantes de Altametrics agiliza cada paso, desde el seguimiento de las materias primas hasta la gestion de los niveles de preparacion y la reduccion de los residuos. Gracias a los informes automatizados, las previsiones inteligentes y la perfecta integracion de los puntos de venta, tendra una visibilidad total de sus operaciones y mas tiempo para centrarse en lo que mas importa- servir buena comida y hacer crecer su negocio.
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Preguntas frecuentes
Que herramientas pueden ayudar a automatizar el seguimiento del inventario?
Los sistemas basados en la nube, como Altametrics Inventory Management, automatizan el seguimiento de las existencias, el calculo de costos y la prevision. Se sincronizan con su punto de venta para proporcionar visibilidad en tiempo real y reducir los errores manuales.
Con que frecuencia debo hacer un inventario en mi restaurante?
La mayoria de los restaurantes se benefician de los recuentos de inventario semanales de materias primas, las comprobaciones diarias de las filas de los articulos clave y las auditorias mensuales del inventario de mantenimiento y reparacion. La coherencia garantiza datos precisos y menos sorpresas.
Como puedo gestionar las materias primas de forma mas eficaz?
Utilice los niveles de par, el metodo FIFO (primero en entrar, primero en salir) y los recuentos de ciclos regulares. Realice un seguimiento del porcentaje de costo de los alimentos y revise los plazos de entrega de los proveedores para equilibrar la frescura con la disponibilidad.
Por que es importante separar el inventario en diferentes categorias?
La categorizacion del inventario ayuda a los propietarios de restaurantes a ver donde esta inmovilizado su dinero. Tambien facilita el seguimiento de los residuos, el reordenamiento correcto y la prevencion del exceso de existencias o la escasez.
