Como puede la administracion del inventario reducir los costos?
La administracion del inventario reduce los costos al minimizar el desperdicio mediante metodos como FIFO, identificar los articulos que se mueven lentamente y mantener niveles de existencias precisos mediante auditorias periodicas. Esto evita el exceso de existencias y el deterioro, mejora el flujo de caja y garantiza que solo compres lo que tu restaurante realmente necesita.
La guia del propietario de restaurantes para racionalizar los procesos de la cadena de suministro
Comprension del panorama actual de su cadena de suministro
Antes de que puedas mejorar la cadena de suministro de tu restaurante, primero debes entender como funciona actualmente. Muchos propietarios de restaurantes se sienten abrumados por la complejidad de tratar con multiples proveedores, entregas y sistemas de inventario, y eso es completamente comprensible. Sin embargo, la claridad es el primer paso hacia el control.
Comience por mapear cada etapa de su cadena de suministro, desde el pedido inicial del producto hasta el momento en que los ingredientes llegan a la puerta de su cocina. Identifique a cada una de las partes interesadas involucradas- los proveedores de alimentos y bebidas, los distribuidores, los encargados del almacenamiento, el personal de cocina e incluso las plataformas tecnologicas en las que confia para el seguimiento de los pedidos y el inventario.
A continuacion, recopile datos concretos. Revisa las facturas, los cronogramas de entrega, los historiales de pedidos y los informes de inventario de los ultimos tres a seis meses. Busca patrones como el desabastecimiento frecuente, las entregas tardias o el exceso de existencias de ciertos articulos. Se trata de posibles ineficiencias que cuestan tiempo, dinero y, lo que es igual de importante, tranquilidad.
Se honesto acerca de lo que funciona y lo que no. Tal vez un proveedor siempre entregue tarde o su capacidad de almacenamiento limite la cantidad de productos frescos que puede conservar. Reconocer estos puntos problematicos le permite establecer objetivos de mejora realistas en pasos posteriores.
Recuerde- ninguna cadena de suministro es perfecta, pero comprender la suya en detalle le permite tomar decisiones mas inteligentes y rentables.
Establecer objetivos y metricas claros
Una vez que tenga una comprension completa de su cadena de suministro actual, el siguiente paso crucial es establecer objetivos claros y factibles. Sin objetivos definidos, cualquier intento de mejorar sus procesos sera como perseguir un objetivo en movimiento, y los propietarios de restaurantes ya estan lo suficientemente ocupados como para no anadir confusion a la mezcla.
Empieza por preguntarte- que significa mejor para la cadena de suministro de tu restaurante? Para algunos, esto podria significar reducir los costos de los alimentos en un 10%. Para otros, podria consistir en reducir a la mitad los retrasos en las entregas o minimizar el desperdicio de ingredientes al mejorar la rotacion del inventario. Las necesidades y prioridades de cada restaurante son diferentes segun su tamano, la complejidad del menu y el estilo de servicio (comida rapida e informal o elegante). Sus objetivos deben reflejar estas realidades.
Tras definir tus objetivos, determina los indicadores clave de rendimiento (KPI) que haran un seguimiento de tu progreso. Los KPI convierten las ambiciones vagas en objetivos mensurables.
Para la optimizacion de la cadena de suministro, los KPI esenciales incluyen- 1. Tasa de precision de los pedidos- con que frecuencia entregan los proveedores exactamente lo que se ha pedido?
2. Plazo de entrega- cuantos dias pasan entre el pedido y la recepcion de los productos?
3. Ratio de rotacion de inventario- con que rapidez se utilizan y reemplazan los articulos en stock?
4. Frecuencia de desabastecimiento- con que frecuencia se queda sin ingredientes clave de forma inesperada?
5. Porcentaje de desperdicio- que parte de tu inventario se estropea o no se utiliza?
Recopila datos de referencia para estas metricas a partir de tus registros recientes. Estos puntos de referencia le ayudaran a realizar un seguimiento de las mejoras a lo largo del tiempo.
La empatia es clave en este sentido- no te abrumes a ti ni a tu equipo con demasiadas metricas a la vez. Elige dos o tres KPI para centrarte primero, quizas los que causan mas problemas en las operaciones diarias, como la escasez frecuente o las altas tasas de deterioro. A medida que avances, puedes ampliar tu enfoque a objetivos secundarios.
Por ultimo, comunique estos objetivos con claridad a su personal e incluso a sus proveedores, cuando proceda. Cuando todos los involucrados entiendan lo que se esta intentando mejorar (ya sea reducir los costos o garantizar entregas mas frescas), pueden contribuir a la solucion.
Establecer objetivos especificos y mensurables transforma la idea de racionalizar la cadena de suministro, que deja de ser un concepto abrumador para convertirse en un proceso practico y alcanzable.
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Optimizacion de la seleccion y las relaciones con los proveedores
Sus proveedores son la columna vertebral de la cadena de suministro de su restaurante. No importa que tan eficientes sean sus procesos internos, los proveedores poco confiables o inconsistentes pueden socavar toda su operacion. Por eso, seleccionar a los proveedores correctos (y gestionar esas relaciones con cuidado) es esencial para racionalizar la cadena de suministro.
Comience por evaluar objetivamente a sus proveedores actuales. No base su juicio unicamente en el precio; considere factores criticos como la calidad del producto, la confiabilidad, la puntualidad de la entrega, la flexibilidad y la capacidad de respuesta de la comunicacion. Un proveedor que ofrezca el precio mas bajo, pero con frecuencia envie con retraso los envios o sustituya los productos sin previo aviso puede acabar costandole mucho mas a tu restaurante en ventas perdidas o clientes insatisfechos.
Desarrolle un cuadro de mando sencillo para los proveedores para medir el rendimiento en estas areas clave. Realice un seguimiento de datos como-
- Tasa de entrega puntual
- Precision de los pedidos (Recibio exactamente lo que pidio?)
- Consistencia en la calidad del producto
- Capacidad de respuesta a problemas o cambios
- Estabilidad de los precios
Revise periodicamente estos datos para detectar tendencias o problemas recurrentes. Si un proveedor siempre tiene un rendimiento inferior en areas criticas, puede que sea el momento de renegociar las condiciones o, si es necesario, buscar proveedores alternativos.
Dicho esto, la relacion con los proveedores no es de sentido unico. La comunicacion abierta y el respeto mutuo son importantes. Cuando compartes los objetivos de tu cadena de suministro (como reducir los plazos de entrega u obtener ingredientes mas sostenibles), los buenos proveedores pueden ofrecerte soluciones o ajustes que no habias considerado. Las asociaciones solidas fomentan la colaboracion, no los conflictos.
Ademas, no pongas todos los huevos en una sola canasta. La diversificacion de su base de proveedores de articulos clave (como proteinas, productos agricolas o productos especiales) anade resiliencia a su cadena de suministro, especialmente en tiempos de disrupcion del mercado o escasez.
Simpatiza tambien con tus proveedores- ellos se enfrentan a sus propios desafios, como la escasez de mano de obra y los retrasos en los envios. El objetivo no es la perfeccion, sino la fiabilidad y la confianza de ambas partes.
Al utilizar los datos para impulsar las decisiones de los proveedores y fomentar relaciones positivas, los propietarios de restaurantes pueden garantizar una cadena de suministro que no solo sea eficiente, sino tambien adaptable y que apoye el exito empresarial a largo plazo.
Optimizacion de los procesos de pedidos y adquisiciones
La etapa de pedidos y compras es donde muchas ineficiencias de la cadena de suministro agotan silenciosamente los recursos de un restaurante. Los pedidos incumplidos, las llamadas telefonicas de ultima hora a los vendedores, los pedidos excesivos de productos perecederos o los tamanos inconsistentes de los pedidos contribuyen a generar costos innecesarios, al deterioro y al estres. La buena noticia? Estos problemas se pueden solucionar con ajustes minuciosos y procesos mas inteligentes.
En primer lugar, estandarice sus procedimientos de pedido. Cree directrices internas claras sobre quien es responsable de realizar los pedidos, cual es el proceso de aprobacion y que cantidades se basan en datos de ventas reales, no en conjeturas. Esto ayuda a evitar la falta de comunicacion entre el personal de cocina, los gerentes y los proveedores. Cuando varias personas hacen pedidos de manera informal, los errores y los pedidos dobles estan casi garantizados.
A continuacion, aproveche la tecnologia siempre que sea posible. Los sistemas de gestion de inventario, como Altametrics, incluso las hojas de calculo mas sencillas, pueden ayudar a controlar los niveles de existencias y sugerir automaticamente puntos de reposicion en funcion del uso historico. Estas herramientas tambien reducen la carga mental del personal, ya que indican que hay pocas existencias o predicen cuando se acabaran los articulos. La automatizacion garantiza que sus decisiones de adquisicion se basen en datos y no en decisiones precipitadas al final del turno.
Consolide o agrupe los pedidos para reducir las tarifas de entrega y minimizar las interrupciones. Los pedidos pequenos y frecuentes no solo aumentan los costos de transporte, sino que tambien aumentan las posibilidades de que se produzcan errores en la entrega y se produzca un caos en el inventario. Planificar los pedidos semanales o quincenales, basandose en previsiones precisas, ayuda a mantener la coherencia y a reducir el desperdicio.
Ten cuidado con la trampa de pedir en exceso por si acaso, especialmente si se trata de productos perecederos. Si bien puede parecer mas seguro tener existencias adicionales a mano, esta practica puede provocar el deterioro y el desperdicio de alimentos. Usa los datos historicos de ventas (ajustados para tener en cuenta las tendencias estacionales o los proximos eventos) para pedir las cantidades correctas.
Por ultimo, manten la flexibilidad para los articulos impredecibles o de alta rotacion. Cree un sistema de reserva para los ingredientes criticos sin limitar el flujo de caja debido a un inventario excesivo.
Mejora de las practicas de gestion de inventario
Una gestion solida del inventario es fundamental para mantener una cadena de suministro de restaurantes eficiente y rentable. Sin ella, los restaurantes se enfrentan al deterioro de los alimentos, a problemas de flujo de caja y al riesgo de decepcionar a los clientes debido a la falta de articulos en el menu.
A continuacion se detallan las medidas clave que todo restaurador debe tomar para mejorar el control del inventario- 1. Implemente el metodo FIFO (primero en entrar, primero en salir) El
FIFO es una practica simple pero esencial que garantiza que las existencias mas antiguas se utilicen antes de las entregas mas nuevas. Para que esto sea efectivo,
etiquete todos los productos con su fecha de llegada o caducidad.
- Organice las areas de almacenamiento de manera que los articulos mas antiguos esten siempre colocados en la parte delantera.
- Capacite al personal para que siga la FIFO de manera constante.
Al seguir la FIFO, reduce el deterioro y ahorra dinero en ingredientes desperdiciados, especialmente en productos perecederos como productos lacteos, carne y productos agricolas.
2. Realice recuentos de inventario regulares
Los registros de inventario precisos son imposibles sin controles de inventario de rutina. Segun su menu y su tasa de rotacion,
realice recuentos completos de inventario mensualmente.
- Realice recuentos ciclicos semanales o diarios para los productos de mayor uso, como proteinas, verduras frescas y productos lacteos.
Los recuentos frecuentes te permiten detectar las discrepancias de forma temprana, reducir los robos y ajustar en tiempo real las cantidades de los pedidos.
3. Utilice los datos para guiar las decisiones de inventario
Confiar en la intuicion o en las conjeturas a menudo conduce a un exceso de existencias o escasez. En su lugar,
revise los datos de ventas anteriores para identificar los articulos que se mueven con rapidez y lentitud.
- Ajuste las cantidades de los pedidos en funcion de las tendencias o promociones de temporada.
- Utilice un software de gestion de inventario para automatizar el seguimiento y la prevision.
Las decisiones basadas en datos garantizan que mantenga los articulos esenciales en stock sin acumular dinero innecesario en el inventario excedente.
4. Mantenga el equilibrio entre el inventario y el flujo de caja Un
control deficiente del inventario afecta directamente a su flujo de caja. El exceso de existencias inmoviliza el capital circulante que podria financiar la contratacion de personal o la comercializacion, mientras que la falta de existencias puede provocar la perdida de ventas. Esfuercese por lograr el equilibrio-
- Estableciendo niveles minimos y maximos de existencias.
- Ajustar las compras en funcion de la demanda real, no de suposiciones.
5. Capacite e involucre al personal en las practicas de
inventario El control del inventario es un esfuerzo de equipo. El personal de cocina, los gerentes e incluso los destinatarios de las entregas deben-
- comprender las reglas de almacenamiento y la FIFO.
- Registre con precision el uso y los residuos.
- Informe con prontitud sobre el bajo nivel de existencias o las discrepancias.
Un equipo bien informado reduce los errores y mantiene la precision del inventario.
Al seguir estas cinco practicas esenciales, los propietarios de restaurantes pueden crear un sistema de gestion de inventario disciplinado y eficiente que reduzca el desperdicio, controle los costos de los alimentos y garantice la disponibilidad de los ingredientes, todo lo cual es crucial para una cadena de suministro rentable y resiliente.
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Mejora de los procedimientos de entrega y recepcion
La etapa de entrega y recepcion es una parte fundamental, pero a menudo pasada por alto, de la cadena de suministro de los restaurantes. Incluso si sus procesos de pedido e inventario son impecables, una gestion deficiente de las entregas puede provocar existencias inexactas, desperdiciar alimentos y problemas de calidad que afecten a la satisfaccion del cliente. Reforzar este proceso puede evitar errores costosos y hacer que su cocina funcione sin problemas.
1. Establezca una lista de verificacion de recepcion clara
Cree una lista de verificacion estandarizada para que su personal de recepcion la siga cada vez que llegue una entrega. Esto debe incluir-
- Verificar la entrega comparandola con la orden de compra (PO) original para garantizar la precision, la cantidad y la calidad del articulo.
- Comprobar si hay danos, estropeamientos o problemas de temperatura, especialmente en el caso de productos perecederos como mariscos, carnes y productos lacteos.
- Inspeccionar las fechas de caducidad o caducidad para evitar recibir productos que esten a punto de caducar.
Tener un proceso claro y documentado ayuda a prevenir errores y responsabiliza a los proveedores por los errores o las inconsistencias.
2. Capacite al personal para que maneje las
entregas correctamente Los procedimientos de entrega no deben dejarse al azar ni apresurarse debido a la falta de tiempo. Capacite a todo el personal de recepcion para que
- - Siga la lista de verificacion con diligencia.
- Registre las discrepancias de inmediato en un registro de inventario o entrega.
- Comunica los problemas a los proveedores en tiempo real.
La formacion constante garantiza que cada entrega se inspeccione minuciosamente, incluso cuando la reciban diferentes miembros del equipo.
3. Optimice las practicas de almacenamiento despues de
recibirlos Una vez que se acepten los articulos, deben almacenarse correctamente para mantener la frescura y evitar que se estropeen. Las mejores practicas incluyen-
- Utilizar el metodo FIFO al almacenar nuevas existencias.
- Mantener los productos de alto riesgo (como carnes o productos lacteos) a temperaturas correctas y controladas.
- Organizar los estantes y las estanterias para facilitar el acceso y la visibilidad.
El almacenamiento adecuado inmediatamente despues de recibirlos evita el desperdicio y protege la calidad de los alimentos.
4. Utilice la tecnologia para el seguimiento de las entregas
Muchos sistemas de inventario y plataformas de proveedores ofrecen funciones de seguimiento de las entregas. Utilice estas herramientas para-
- Registrar las entregas automaticamente.
- Registre los tiempos de entrega, las discrepancias y los datos de desempeno de los proveedores.
- Genere informes que ayuden a identificar problemas o retrasos recurrentes en la entrega.
Estos datos pueden servir de base para futuras evaluaciones y negociaciones con los proveedores.
Al mejorar los procedimientos de entrega y recepcion, los propietarios de restaurantes se aseguran de que su cadena de suministro siga siendo confiable y de que el inventario se mantenga actualizado y preciso, sentando las bases para la eficiencia operativa y el control de costos.
Aprovechar la tecnologia para la visibilidad de la cadena de suministro
En el competitivo panorama actual de los restaurantes, ya no es sostenible confiar en el seguimiento manual, los registros en papel o las conjeturas. La tecnologia se ha vuelto esencial para brindar a los propietarios de restaurantes una visibilidad total de sus cadenas de suministro, lo que permite tomar decisiones mas inteligentes, rapidas e informadas. La implementacion de las herramientas digitales adecuadas no solo simplifica las operaciones, sino que tambien reduce los errores, ahorra tiempo y aumenta la rentabilidad.
1. Adopte el software de gestion de
inventario Los sistemas modernos de gestion de inventario como Altametrics pueden transformar la forma en que controla las existencias. Estas plataformas le permiten-
- Realizar un seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real.
- Establezca puntos de reordenamiento automaticos para evitar quedarse sin ingredientes clave.
- Analice los patrones de uso para pronosticar la demanda futura con precision.
Con datos en tiempo real, se reduce el riesgo de pedidos excesivos o de que se agoten las existencias, lo que mejora el flujo de caja y minimiza el desperdicio de alimentos.
2. Utilice plataformas de pedidos digitales
Muchos proveedores ahora ofrecen portales en linea o sistemas de pedidos integrados que se conectan directamente con su software de inventario. Los beneficios incluyen-
- Procesos de pedido mas rapidos y precisos.
- Seguimiento del historial de pedidos para facilitar la reorganizacion de los pedidos.
- Comunicacion instantanea con los proveedores para confirmar la disponibilidad de los productos o las sustituciones.
Estas plataformas reducen los errores humanos y agilizan las compras de principio a fin.
3. Implemente herramientas de seguimiento de proveedores y entregas
La tecnologia tambien puede monitorear el desempeno de los proveedores. Utilice plataformas que-
- Registren los tiempos de entrega y la precision de los pedidos.
- Marque automaticamente los problemas recurrentes de los proveedores.
- Genere informes de rendimiento para las evaluaciones de los proveedores.
Estos datos le permiten tomar decisiones basadas en la evidencia sobre los contratos o renegociaciones de los proveedores.
4. Integre los sistemas
para una visibilidad total Para obtener el maximo beneficio, integre sus plataformas de inventario, pedidos y proveedores en un solo ecosistema. Las soluciones basadas en la nube ofrecen paneles que proporcionan una vision integral de su cadena de suministro, lo que le avisa en tiempo real sobre la escasez de existencias, los retrasos en las entregas o los patrones inusuales de uso del inventario.
Al aprovechar la tecnologia en cada etapa de la cadena de suministro, los propietarios de restaurantes obtienen control, transparencia y tranquilidad, lo que les permite dedicar mas energia a la experiencia y el crecimiento del cliente, en lugar de a rastrear los envios o los niveles de existencias de forma manual.
Supervision continua y mejora de procesos
Incluso la cadena de suministro mejor disenada requiere atencion y ajustes continuos. La industria de los restaurantes esta en constante evolucion- los precios de los proveedores fluctuan, las preferencias de los clientes cambian y las interrupciones inesperadas, como el clima o la escasez de mano de obra, pueden afectar a los cronogramas de entrega. Para mantener una cadena de suministro optimizada y rentable, la supervision y la adaptacion continuas son esenciales.
Comience por revisar periodicamente sus indicadores clave de rendimiento (KPI). Ya sea mensual o trimestralmente, analiza metricas como la precision de los pedidos, los plazos de entrega, la rotacion del inventario y los porcentajes de desperdicio. Compara estas cifras con tus objetivos originales y tu rendimiento anterior para identificar las tendencias y las areas en las que las mejoras se estan afianzando o no. Una evaluacion honesta y basada en datos te ayuda a identificar los cuellos de botella o las ineficiencias antes de que se conviertan en problemas mayores.
Es igualmente importante recopilar los comentarios de tu equipo. Su personal de cocina y recepcion esta en primera linea y conoce de primera mano los exitos y desafios de su cadena de suministro. Los controles periodicos le permiten conocer la confiabilidad de los proveedores, la usabilidad de los sistemas de pedidos y si las practicas de inventario son realistas durante los turnos mas ocupados. Esta informacion garantiza que sus procesos sigan siendo practicos y esten alineados con las operaciones diarias, y no solo con los ideales teoricos.
La flexibilidad es clave. A medida que cambien las condiciones del mercado, preparate para ajustar tus estrategias, ya sea cambiando de proveedor que ya no cumpla tus estandares, modificar las cantidades de los pedidos para reflejar los cambios de menu de temporada o adoptar nuevas tecnologias que ofrezcan una mayor eficiencia. Mantenerse abierto a los cambios ayuda a tu restaurante a responder rapidamente a los desafios sin sacrificar la calidad ni el control de los costos.
Por ultimo, acostumbrese a documentar los procesos de su cadena de suministro y cualquier ajuste que implemente. Los registros claros respaldan la capacitacion constante del personal nuevo, brindan claridad durante las transiciones y sirven como una referencia valiosa a la hora de solucionar problemas. Con el tiempo, esta documentacion sienta las bases para el aprendizaje y la mejora continuos.
Al comprometerse con un monitoreo regular, una evaluacion honesta y una adaptacion cuidadosa, los propietarios de restaurantes pueden fomentar una cadena de suministro que se fortalezca, sea mas eficiente y mas resiliente a largo plazo.
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Preguntas frecuentes
Como puedo establecer objetivos efectivos para mejorar mi cadena de suministro?
Empieza con objetivos especificos y medibles basados en las necesidades unicas de tu restaurante, como reducir el desperdicio de alimentos en un porcentaje determinado o mejorar la precision de los pedidos. Usa los indicadores clave de rendimiento (KPI) para hacer un seguimiento del progreso y mantenerte concentrado.
Como puede la tecnologia mejorar mi gestion de pedidos e inventario?
Las herramientas digitales automatizan el seguimiento, pronostican la demanda, establecen alertas de reordenamiento y reducen los errores humanos. Estos sistemas le ayudan a realizar pedidos de forma mas inteligente, minimizar los residuos y mantener niveles de existencias precisos.
Cual es la mejor manera de gestionar el inventario de productos perecederos?
Utilice el metodo FIFO (primero en entrar, primero en salir) para garantizar que se utilicen las existencias mas antiguas antes de las entregas mas nuevas. Los recuentos periodicos del inventario y los pedidos basados en datos tambien ayudan a prevenir el deterioro y a reducir el desperdicio.
Que inversiones en tecnologia proporcionan el mejor ROI para la gestion de la cadena de suministro?
El software de gestion de inventario, las plataformas de pedidos digitales y las herramientas de seguimiento de proveedores suelen ofrecer devoluciones rapidas al reducir el desperdicio, los errores y el tiempo de mano de obra.
