Que tecnologia basica necesita un restaurante pequeno?
Como minimo, debes tener un POS con informes, un reloj y una herramienta de programacion, y alguna forma de rastrear el inventario y los numeros clave. Estas herramientas te ayudan a ver con claridad las ventas, la mano de obra y el costo de los alimentos en lugar de tener que hacer conjeturas de memoria.
Gestion de operaciones de restaurantes simplificada
Vision general
Dirigir un restaurante es mas que cocinar buena comida y ser amable con los huespedes. En el dia a dia, te enfrentas a los horarios, a las entregas tardias, a la falta de articulos, a las llamadas del personal y a los aumentos de costos. Es facil sentir que solo estas apagando incendios.
Aqui es donde entra en juego la gestion de operaciones de restaurantes. En pocas palabras, se trata de como se lleva a cabo el trabajo entre bastidores para que el restaurante pueda abrir a tiempo, atender a los huespedes de forma segura y obtener ganancias. Abarca como contratas y programas al personal, como haces los pedidos y rastreas el inventario, como ofreces el servicio y como controlas los costos de comida y mano de obra.
Para los propietarios primerizos, esto no tiene por que ser complejo. Necesitas unos pocos sistemas basicos, funciones claras para tu equipo y un habito constante de revisar tus numeros cada semana.
Los pilares fundamentales de la gestion de operaciones de restaurantes
Cuando escuchas administracion de operaciones, puede sonar exagerado y confuso. En realidad, todo se reduce a unos pocos pilares simples en los que se trabaja todos los dias- la dotacion de personal, el inventario, el servicio y el control de costos. Si te concentras en estas cuatro areas, el restaurante sera mas facil de administrar y mas rentable.
1. La contratacion de personal consiste en tener a las personas adecuadas, en los roles correctos, en los momentos correctos. Esto incluye la forma en que contratas, capacitas, programas y entrenas a tu equipo. Cuando no hay personal, se observa un servicio lento, una moral baja y una alta rotacion. Cuando es correcto, los turnos son mas tranquilos y los huespedes reciben un mejor servicio.
2. El inventario es todo lo que compras para vender- alimentos, bebidas, articulos de papel y productos de limpieza. Debes tener a mano lo suficiente para servir a los invitados, pero no tanto como para que se estropee o quede en las estanterias. Los buenos habitos de inventario evitan el desperdicio, la falta de articulos y los costos inesperados.
3. La ejecucion del servicio es la forma en que el huesped experimenta tu restaurante. Esto incluye la velocidad, la precision, la amabilidad y el buen funcionamiento conjunto de la cocina y el frente de la casa. Una ejecucion solida del servicio se traduce en mejores criticas, mas visitas repetidas y mayores ventas por huesped.
4. El control de costos consiste en controlar las cifras clave, especialmente el% de costo de los alimentos y el% de mano de obra. Estas cifras muestran que tan bien funcionan sus sistemas. Incluso las pequenas mejoras pueden proteger miles de dolares al ano.
El denominador comun de los cuatro pilares son los sistemas, no la memoria. Las listas de verificacion sencillas, los pasos claros y los informes basicos convierten el caos diario en una rutina repetible. En lugar de solucionar los mismos problemas una y otra vez, construyes una forma de trabajar que todo tu equipo pueda seguir.
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Dotacion de personal y programacion
Las operaciones solidas comienzan con un equipo fuerte. Si tienes a las personas adecuadas en los lugares correctos, todo lo demas sera mas facil. Si la dotacion de personal es debil, ningun sistema puede salvar completamente el turno.
En primer lugar, tenga en claro los roles. En el servicio de recepcion (FOH), es posible que tengas anfitriones, camareros, camareros, cajeros y camareros. En la parte trasera de la casa (BOH), hay cocineros de linea, cocineros preparados, lavaplatos y, posiblemente, un jefe de cocina. Anota de que es responsable cada rol. Por ejemplo, quien controla el trabajo paralelo, quien se encarga de las compensaciones o quien esta a cargo cuando no estas en el sitio. Los roles claros reducen las acusaciones con el dedo y la confusion.
Luego, haz coincidir tu agenda con tus ventas, no con conjeturas. Revisa los datos de tu punto de venta o los simples registros de ventas durante unas semanas. Anota que dias y horas son ajetreados y cuales son lentos. Programe mas personal durante las horas pico y menos durante las horas lentas. Evite el habito del exceso de personal por si acaso. Las personas adicionales en la planta aumentan el costo de la mano de obra sin aumentar las ventas.
Utilice reglas de programacion sencillas para proteger tanto a la empresa como al personal. Ejemplos-
- Publique el cronograma a la misma hora cada semana.
- Establezca horarios claros para que las personas sepan cuando las pueden enviar a casa.
- Evita dar a tus mejores empleados los turnos dificiles mientras que otros se quedan con los mas faciles.
La formacion cruzada es de gran ayuda en la gestion de las operaciones. Un mesero que tambien pueda hospedar, o un cocinero que tambien se encargue de la preparacion, te brinda mas flexibilidad cuando alguien te llama. La capacitacion cruzada tambien ayuda al personal a entender como su trabajo afecta al resto del equipo.
Por ultimo, lleva un registro basico- quien suele llegar tarde, quien cambia de turno y quien intercambia turnos cuando hay mucha prisa. Utilizalo para decidir a quien entrenas, a quien asciendes y quien puede no ser adecuado a largo plazo. Un equipo estable y confiable es la base que respalda todas las demas partes de las operaciones de su restaurante.
Inventario y compras
El inventario es uno de los mayores costos de un restaurante y tambien es uno de los lugares donde es mas facil perder dinero. Si tienes muy poco inventario, tienes 86 platos en el menu y decepcionas a tus invitados. Si tienes demasiado inventario, tiraras los productos en mal estado o los dejaras en las estanterias durante semanas. Una buena gestion de las operaciones apunta a lo justo.
Comience con los niveles de par. Un par es la cantidad objetivo de cada objeto que quieres tener a mano. Por ejemplo, podrias decidir que necesitas 4 cajas de pollo, 3 cajas de papas fritas y 2 cajas de lechuga para una semana normal. Para establecer las tarifas, consulta tu historial de ventas y la frecuencia con la que recibes las entregas. Si recibes pollo dos veces por semana, no necesitas dos semanas de pollo en tu hielera.
Usa una guia de pedidos cuando realices pedidos. Esta es una lista sencilla de articulos, vendedores, tamanos de paquetes y niveles de par. Cada dia que hagas un pedido, recorres las areas de almacenamiento con la guia, cuentas cuanto tienes y pides la diferencia entre lo que tienes y lo que te queda. Esto hace que los pedidos sean consistentes, incluso si lo hace un gerente diferente.
Haga que el recuento del inventario sea un habito habitual, no algo que haga de vez en cuando. Un buen punto de partida es hacer un recuento semanal de los articulos clave (carne, mariscos, productos lacteos, productos de alto costo). Usa estos recuentos con tus numeros de compras y ventas para estimar el% del costo de los alimentos. Con el tiempo, podras ver si el costo de los alimentos esta aumentando debido al desperdicio, al exceso de porciones o al robo.
Este atento a las senales de advertencia mas comunes- las hieleras demasiado llenas, los almacenes secos llenos de articulos que se mueven lentamente, los pedidos frecuentes de emergencia de ultima hora y la gran cantidad de basura que se tira a la basura al cerrar la puerta. Cada una de estas senales indica una brecha en tu proceso de inventario. La
escasez de inventario y compras no significa reducir la calidad. Implican comprar la cantidad correcta, en el momento adecuado y utilizar rutinas claras para que todos los miembros de tu equipo puedan seguir el mismo proceso.
Ejecucion del servicio y experiencia del huesped
Los huespedes no ven tus horarios, facturas ni recuentos de inventario. Ven como los saludan, que tan rapido reciben su comida y como se resuelven los problemas. La ejecucion del servicio es la forma de convertir sus estandares en la misma buena experiencia en todo momento.
Comience por escribir pasos sencillos de servicio. Por ejemplo, en un restaurante de servicio completo, puedes establecer- saludar en 1 minuto, tomar algo en 3 minutos, tomar el aperitivo en 8 a 10 minutos, plato principal en 15 a 20 minutos y dejar caer el cheque cuando el huesped haya terminado aproximadamente el 75%. En un restaurante con servicio de mostrador o de comida rapida e informal, puedes centrarte en la precision de los pedidos, en la rapidez desde el pago hasta la recogida y en organizar la mesa en autobus. Escribe estos pasos por escrito y revisalos con el equipo.
A continuacion, analice su flujo de entradas o mesas. En la cocina, los boletos deben moverse en un orden que tenga sentido, no acumularse en una estacion mientras otra esta inactiva. Las herramientas sencillas, como una exposicion (una persona llama y comprueba las matriculas), los planos claros de las estaciones y la preparacion adecuada pueden reducir los tiempos de venta de billetes y los errores.
Aprovecha las reuniones previas al turno para mantener a todos alineados. En 5 a 10 minutos, cubre- las ventas previstas, las fiestas multitudinarias, los menus 86 y cualquier promocion o cambio. Este habito rapido ayuda al personal a sentirse preparado y reduce las sorpresas a mitad del turno.
La experiencia del huesped tambien tiene que ver con la limpieza y el ambiente. Las mesas, los banos, la entrada y las areas visibles de la cocina deben permanecer limpias. Los olores, el nivel de ruido y la iluminacion influyen en la opinion de los huespedes con respecto a su visita. Incluya estos elementos en sus listas de verificacion, no solo si tenemos tiempo.
Presta atencion a los comentarios de los huespedes. Haz un seguimiento de las quejas mas comunes- largas esperas, comida fria, pedidos incorrectos o un servicio poco amable. Aunque solo unas pocas personas digan algo, por lo general hay mas personas que permanecen en silencio. Usa estos comentarios en las reuniones con tus gerentes para decidir que corregir primero.
Cuando los estandares de servicio son claros, bien formados y comprobados, te llevas menos sorpresas y mas huespedes que repiten. La buena ejecucion del servicio no se basa en la perfeccion. Se trata de que tu equipo gestione cada turno de forma sencilla y coherente.
Cree, implemente y ejecute varias listas de verificación diarias
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Conceptos basicos de control de costos
Si no hace un seguimiento de sus costos, las ganancias pueden desaparecer incluso cuando las ventas parezcan buenas. El control de costos no consiste en tomar atajos. Se trata de saber a donde va su dinero y solucionar los pequenos problemas antes de que se conviertan en grandes problemas.
Los tres numeros clave a tener en cuenta son el% de costo de los alimentos, el% de mano de obra y el costo preferencial.
El% de costo de los alimentos muestra cuanto gastas en alimentos en comparacion con las ventas de alimentos que generas. Una version sencilla es-
% de coste de los alimentos = (compras o ventas de alimentos) x 100
Si compras 8 000$ de comida y vendes 25 000$, tu% de coste de comida es (8 000/25 000) x 100 = 32%. Ver este numero semanalmente te ayuda a detectar problemas como el despilfarro, el exceso de porciones o el aumento de los precios. El
porcentaje de mano de obra es el costo laboral total (salarios, impuestos y, a veces, beneficios) dividido por el total de ventas-
% de mano de obra = (costo laboral total/ventas totales) x 100
Si pago 7 000$ en mano de obra y sus ventas fueron de 25 000$, el% de mano de obra es (7 000/ 25 000) x 100 = 28%. Un porcentaje de mano de obra elevado puede significar un exceso de personal, una mala programacion o un bajo nivel de ventas durante ciertos turnos.
El costo principal es el costo de los alimentos mas el costo de la mano de obra. Muchos restaurantes buscan mantener el costo preferencial dentro de un rango fijo (por ejemplo, entre el 55 y el 65% de las ventas, segun el concepto y la region). Cuando el costo principal esta bajo control, es mas facil pagar el alquiler, los servicios publicos y otros gastos.
Para administrar estos numeros, no necesita herramientas sofisticadas. Comience por-
- Revisar las compras y ventas de alimentos una vez por semana.
- Revisar los informes laborales por dia y por turno.
- Comparar cada semana con la anterior.
Cuando veas un pico, preguntate que ha cambiado? Cambio la mezcla de menus, un proveedor subio los precios, hubo exceso de personal o las ventas fueron mas bajas de lo normal? Los ajustes pequenos y constantes en la preparacion, el reparto de porciones y la programacion pueden proteger sus margenes desde el principio
Lista de verificacion de tecnologia para restaurantes
La tecnologia deberia hacer que tu dia sea mas facil, no mas dificil. Una configuracion simple puede brindarle un mejor control sobre las ventas, la mano de obra y el inventario sin agregar trabajo adicional. Piense en sus herramientas como parte de su plan de operaciones, al igual que en sus listas de verificacion y cronogramas.
Esta es una lista de verificacion tecnologica basica para propietarios de restaurantes por primera vez- 1. Sistema POS con informes
- rastrea las ventas por hora, articulo y categoria.
- Muestra descuentos, anulaciones y compensaciones.
- Exporta los datos para que puedas revisar los precios de los alimentos, la mano de obra y los precios preferenciales cada semana.
2. Herramienta de cronometraje y programacion
- permite al personal marcar la entrada y la salida con precision.
- Muestra el costo laboral en tiempo real como un% de las ventas.
- Le ayuda a planificar los cronogramas en funcion de las ventas previstas, no en conjeturas.
3. Herramienta de inventario y compra
- almacena las recetas y los costos de los ingredientes.
- Realiza un seguimiento del inventario disponible, los desperdicios y el costo teorico de los alimentos en comparacion con el costo real.
- Le ayuda a establecer los parametros y generar guias de pedidos para cada proveedor.
4. Informes o paneles basicos-
reune los numeros clave en una sola vista- ventas diarias,% de mano de obra,% de costo de los alimentos y costo preferencial.
- Le ayuda a comparar esta semana con la semana pasada y a detectar problemas con antelacion.
5. Gestion de tareas y listas de verificacion
- listas de verificacion digitales para abrir, cerrar y limpiar.
- Una forma sencilla de asignar tareas y confirmar que estan completas.
Cuando tus sistemas se comunican entre si, dedicas menos tiempo a escribir numeros dos veces y mas tiempo a liderar tu equipo.
Coloque sus operaciones en una sola plataforma con Altametrics
Si quiere tener estas herramientas en un solo lugar en lugar de tener que hacer malabares con aplicaciones y hojas de calculo independientes, plataformas como Altametrics pueden ayudarlo. Altametrics conecta la programacion, los relojes, el inventario y los informes para que puedas ver las ventas, la mano de obra y los costos de los alimentos en una sola vista. Esto facilita la creacion del tipo de rutina de administracion de operaciones simple y repetible que mantiene su restaurante estable y rentable desde el primer dia.
Un plan de accion de gestion de operaciones de 30 dias
La mejora de las operaciones no tiene por que ocurrir de una sola vez. Un plan simple de 30 dias te ayuda a progresar de manera constante sin agobiarte ni a ti ni a tu equipo. Utilizalo como punto de partida y ajustalo segun tu concepto y tu cronograma.
Semana 1. Aclare los roles y las rutinas
- anote cada rol en su restaurante (anfitrion, mesero, cocinero de linea, lavaplatos, supervisor, gerente).
- Enumera de 5 a 10 tareas clave para cada puesto para que todos sepan lo que significa ser bueno.
- Crea listas de verificacion diarias sencillas para la apertura, el cambio de turno y el cierre.
- Inicie una breve reunion antes del turno una vez al dia para revisar los objetivos de ventas, los 86 articulos y cualquier cambio.
Semana 2. Comience a realizar un seguimiento de los numeros basicos
- extraiga las ventas diarias de su punto de venta y registrelas en una hoja de calculo o panel de control simple.
- Realice un seguimiento de las horas de trabajo y calcule el porcentaje de mano de obra al menos dos veces por semana.
- Anota tus horas mas ocupadas y lentas cada dia.
- Ajusta ligeramente los horarios en funcion de lo que veas, anade ayuda cuando tengas poco trabajo y reduce cuando es constantemente lento.
Semana 3. Reduzca el inventario y los desperdicios
- equipare sus principales proteinas, productos agricolas y articulos de alto costo.
- Crea o actualiza tu guia de pedidos para que cualquier gerente pueda realizar un pedido uniforme.
- Haz un recuento semanal centrado de los articulos clave y comparalos con las compras y las ventas.
- Inicie un registro de residuos basico- que se tiro a la basura, por que y costo estimado.
Semana 4. Mejore los estandares de servicio y las resenas
- escriba o actualice sus pasos de servicio para su tipo de restaurante.
- Sigue el camino del huesped (puerta, anfitrion, mesa, bano, salida) y haz una lista de las pequenas soluciones para mejorar la limpieza o la fluidez.
- Revisa los comentarios recientes de los huespedes y elige primero uno o dos problemas para solucionarlos (servicio lento, errores en los pedidos, comida fria, etc.).
- Fija un tiempo semanal para revisar las operaciones para ver las ventas, el porcentaje de mano de obra, las senales del coste de los alimentos y los comentarios de los huespedes.
Al cabo de 30 dias, no tendras una operacion perfecta, pero tendras una estructura. Conocera sus numeros clave, tendra funciones mas claras y funcionara con sistemas simples en lugar de tener que hacer conjeturas diarias. A partir de ahi, seguiras mejorando paso a paso.
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Preguntas frecuentes
Como puedo asegurarme de que mi equipo siga las listas de verificacion todos los dias?
Mantenga las listas de verificacion breves, visibles y faciles de completar. Pidale a un gerente o a un jefe de turno que lo aprueben y haga comprobaciones puntuales rapidas. Reconozca al personal que sigue el proceso de manera constante y capacite a los que se saltan los pasos.
Cuales son los costos mas importantes de ver?
Concentrese en el% de costo de los alimentos, el% de mano de obra y el costo principal (alimentos mas mano de obra). Estas cifras son las que tienen el mayor impacto en sus ganancias. Las pequenas mejoras en estas areas pueden generar mucho dinero en un ano.
Que es un nivel par?
Un nivel nominal es la cantidad objetivo de un objeto que quieres tener a mano. Te ayuda a pedir lo justo en lugar de tener que adivinar. Los buenos pares reducen los 86 articulos, los pedidos de emergencia de ultima hora y los desperdicios derivados de los pedidos excesivos.
Como puedo reducir el desperdicio de comida en mi restaurante?
Establezca los precios en funcion de las ventas, mantenga el almacenamiento organizado y registre lo que desecha y por que. Comprueba el tamano de las porciones y los niveles de preparacion. Usa esta informacion para ajustar las recetas, las cantidades de preparacion y los pedidos, de modo que puedas dejar de comprar o preparar mas cantidad de la que necesitas.
