Que causa las ineficiencias de la cadena de suministro en los restaurantes?
Las ineficiencias de la cadena de suministro en los restaurantes suelen deberse a una mala gestion del inventario, una prevision de la demanda inexacta, una comunicacion incoherente con los proveedores, el exceso de pedidos y la falta de datos en tiempo real. Estos problemas provocan el desperdicio de alimentos, la falta de existencias, el aumento de los costos y las interrupciones operativas que afectan al rendimiento general.
Como optimizar la cadena de suministro de sus restaurantes
Vision general
La gestion de un restaurante implica muchas partes moviles, y una de las mas importantes es la cadena de suministro- la forma en que los alimentos y los suministros llegan de los vendedores a la cocina. Cuando ese sistema no funciona correctamente, puede generar costos mas altos, desperdiciar alimentos y clientes insatisfechos. Por ejemplo, si tus pedidos llegan tarde, faltan articulos o se estropean antes de que puedas usarlos, pierdes tiempo y dinero intentando solucionar el problema.
Segun estimaciones del gobierno, los restaurantes estadounidenses desperdician miles de millones de libras de comida cada ano. Una gran parte de ese desperdicio se debe a una mala planificacion, a los pedidos excesivos o a la falta de seguimiento de lo que ya esta en stock. La buena noticia es que los pequenos cambios pueden marcar una gran diferencia. No es necesario que cambies por completo la forma en que funciona tu restaurante. Con solo vigilar mas de cerca tu inventario, planificar mejor tus pedidos y hablar mas claramente con tus proveedores, puedes evitar muchos de estos problemas comunes.
Analice su cadena de suministro actual
Antes de poder realizar mejoras, debe comprender como funciona su cadena de suministro en este momento. Esto significa analizar detenidamente la forma en que pides, recibes, almacenas y utilizas tus ingredientes y suministros. Al principio puede parecer un trabajo extra, pero te ayudara a detectar los problemas que te estan costando dinero.
Empieza por hacer un seguimiento de lo que pides y cuanto se desperdicia. Esta pidiendo ciertos ingredientes en exceso? Algunos articulos se estropean antes de usarlos? Lleve un registro simple de lo que tira a la basura cada dia y por que; esto puede mostrar rapidamente los patrones que requieren atencion.
A continuacion, revisa tu calendario de entregas. Llegan las entregas a tiempo? Coinciden con lo que pediste? Las entregas tardias o imprecisas pueden alterar el ritmo de su cocina y generar desperdicios. Toma nota de que proveedores son confiables y cuales suelen causar problemas.
Tambien es importante comprobar tus rutinas de almacenamiento e inventario. Estas rotando las existencias correctamente (primero en entrar, primero en salir)? Sabes que cantidad de cada articulo tienes a mano en un momento dado? De lo contrario, es facil tener un exceso de existencias o quedarse sin ingredientes clave.
Para facilitar este proceso, elige unos pocos numeros sencillos para registrarlos con regularidad. Estos pueden incluir el porcentaje del costo de los alimentos, el desperdicio semanal en dolares o libras o el numero de veces que te has quedado sin un articulo importante. No necesitas un software complejo, solo una libreta o una hoja de calculo pueden funcionar bien.
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Estandarice los procesos de pedidos e inventario
Crear sistemas consistentes para los pedidos y el inventario es una de las maneras mas faciles de reducir el desperdicio y evitar la escasez en su restaurante. A continuacion, te explicamos como hacerlo paso a paso-
1. Establece niveles de par claros
Los niveles de par son las cantidades minimas de cada objeto que necesitas tener a mano para funcionar sin problemas. Por ejemplo, si usas 10 libras de pollo por semana, tu nivel nominal podria estar establecido en esa cantidad. Cuando las existencias caen por debajo de ese nivel, es el momento de hacer un nuevo pedido. Ajusta los niveles de par segun la temporada o a medida que cambie tu menu.
2. Utilice un cronograma de pedidos uniforme.
Elija dias regulares para verificar el inventario y realizar pedidos. Tener una rutina ayuda a evitar decisiones apresuradas y articulos perdidos. Asigne al mismo miembro del equipo la gestion de los pedidos para que se convierta en algo natural. Esto tambien facilita el seguimiento de los problemas si algo sale mal.
3. Revise cuidadosamente todas las entregas
Cuando lleguen los suministros, compare lo que recibio con lo que pidio. Busca articulos faltantes, cantidades incorrectas o productos estropeados. Si hay algun problema, registralo y ponte en contacto con tu proveedor. Hacerlo con regularidad mantiene sus registros limpios y su cocina funcionando sin problemas.
4. Capacite al personal sobre los aspectos basicos del inventario
Asegurese de que su equipo sepa como etiquetar y almacenar los articulos correctamente. Usa el metodo primero en entrar, primero en salir (FIFO)- utiliza las existencias mas antiguas antes que las nuevas. Las etiquetas claramente fechadas y los estantes de almacenamiento organizados ayudan a evitar el desperdicio y agilizan los controles de inventario.
5. Mantengalo simple y repetible
Ya sea que use una hoja de calculo, un portapapeles o una aplicacion, siga un sistema que sea facil de seguir para todos. La coherencia es mas importante que la complejidad.
La estandarizacion de estos pasos basicos puede reducir el desperdicio, los costos y reducir las sorpresas durante el servicio.
Prevea la demanda con mayor precision
Una de las principales razones por las que los restaurantes ordenan en exceso (o se quedan sin ingredientes clave) es la mala prevision de la demanda. Si no tienes una idea clara de la cantidad de comida que realmente vas a necesitar, es mas probable que te equivoques, lo que lleva al despilfarro, a la perdida de ventas o a pedidos apresurados de ultima hora.
La buena noticia es que ya tienes las herramientas para pronosticar mejor. Empieza por analizar tus datos de ventas anteriores. Es probable que su sistema de punto de venta (POS) registre la cantidad de comidas que vende cada dia, semana o mes. Usa esa informacion para detectar patrones. Los viernes estan siempre mas ocupados? Ciertos platos se venden mas durante el almuerzo que durante la cena? Estas tendencias lo ayudan a planificar de manera mas inteligente.
Luego, ten en cuenta los cambios estacionales y los eventos especiales. Un clima mas calido podria aumentar el trafico en el patio. Los dias festivos o los festivales locales pueden atraer una avalancha de invitados, o una ralentizacion si la gente esta fuera de la ciudad. Crea un calendario sencillo para anotar los eventos y ajustar tus pedidos en consecuencia.
Tambien puedes involucrar a tu equipo. Pide a los camareros y al personal de cocina que compartan que articulos parecen agotarse o desperdiciarse. Con frecuencia se dan cuenta de cosas que los gerentes pasan por alto.
Estos son algunos pasos practicos para mejorar la prevision
1. Revise las ventas de la misma semana del ano pasado. Utilizalo como base.
2. Haz un seguimiento de los ingredientes que mas utilizas. Observe que tan rapido se mueven cada semana.
3. Mantenga un registro de los articulos desperdiciados. Esto ayuda a ajustar los pedidos futuros.
4. Ajustelo en funcion del clima, los dias festivos y los eventos locales. Incluso los pequenos cambios en el trafico pueden afectar las necesidades de ingredientes. La
prevision precisa no tiene por que ser complicada. Solo se necesita una atencion regular y unas cuantas herramientas sencillas. Cuando consigas predecir mejor lo que necesitas, reduciras el desperdicio, ahorraras dinero y mantendras tu cocina mejor preparada para cualquier cosa que te depare la semana.
Reforzar la comunicacion y el rendimiento de los proveedores
La buena comunicacion con sus proveedores es tan importante como la forma en que administra su cocina. Si tus entregas se retrasan, faltan articulos o la calidad es inconsistente, esto afecta a toda tu operacion. Fortalecer la relacion con los proveedores ayuda a prevenir estos problemas y garantiza que obtendra la mejor relacion calidad-precio.
Empieza por ser claro y coherente en la forma en que haces los pedidos. Envia los pedidos el mismo dia de la semana y utiliza siempre el mismo formato, lo que reduce la confusion y los errores. Si tu proveedor sabe que esperar, es mas probable que entregue correctamente y a tiempo.
A continuacion, haz un seguimiento del rendimiento con regularidad. Lleve un registro sencillo de las entregas atrasadas, los articulos faltantes, los productos danados o los cambios de precio. Esto le ayuda a identificar patrones y a saber que proveedores son confiables y cuales pueden costarle tiempo y dinero. Comparta estos comentarios con ellos de una manera respetuosa y profesional. La mayoria de los proveedores quieren conservar tu negocio y trabajaran contigo para solucionar los problemas.
Ademas, no tengas miedo de hacer preguntas. Pueden sugerir productos mas rentables? Hay ofertas de temporada o mejores horarios de entrega que podrian beneficiar a tu restaurante? Las conversaciones abiertas y bidireccionales a menudo conducen a mejores precios o a un mejor servicio.
Estos son algunos pasos para mejorar la comunicacion con los proveedores
1. Utilice ordenes claras y escritas para evitar malentendidos.
2. Revise las entregas cuidadosamente e informe los problemas rapidamente.
3. Establezca una relacion de trabajo con su representante- no se limite a hablar cuando hay un problema.
4. Revise los contratos o acuerdos al menos una vez al ano. Asegurese de que los precios y las condiciones sigan satisfaciendo sus necesidades.
5. Tenga un proveedor de respaldo para los articulos clave en caso de que su proveedor principal tenga problemas. Una
comunicacion solida con los proveedores ayuda a reducir los errores, controlar los costos y mantener la cadena de suministro estable, incluso cuando las cosas se ponen dificiles.
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Consolide las entregas y negocie mejores condiciones
Realizar varias entregas pequenas a lo largo de la semana puede parecer conveniente, pero a menudo aumentan los costos y crean mas posibilidades de cometer errores. En cambio, consolidar tus entregas (obtener mas articulos en menos envios) puede simplificar tu cadena de suministro, reducir las tarifas de envio y ayudar a que tu cocina funcione mejor.
Empieza por revisar tu cronograma de entrega actual. Cuantos proveedores diferentes utilizas? Con que frecuencia llegan los articulos? Recibes pequenos envios del mismo proveedor varias veces a la semana? Si es asi, considera la posibilidad de ajustar tus pedidos para recibir entregas mas grandes una o dos veces por semana. Esto reduce las interrupciones, limita la tramitacion y da a tu equipo mas tiempo para centrarse en la preparacion y el servicio.
La consolidacion tambien le brinda mas poder de negociacion. Es posible que los proveedores esten mas dispuestos a ofrecer descuentos o mejores condiciones si haces un pedido en grandes cantidades o combinas articulos del mismo distribuidor. Preguntales si pueden combinar productos o marcas en un solo envio para ahorrar tiempo y dinero.
Estos son algunos consejos practicos para consolidar y negociar
1. Agrupe los articulos por proveedor para ver donde puede combinar los pedidos.
2. Controle los costos de envio- es posible que este pagando mas de lo que cree por las entregas frecuentes.
3. Hable con sus proveedores sobre los descuentos por volumen o los umbrales de entrega gratuita.
4. Negocie condiciones como descuentos por pago anticipado, plazos de pago mas largos o precios fijos para articulos clave.
5. Revisa los minimos de tus pedidos y asegurate de no pedir mas de lo necesario solo para cumplir con un requisito de entrega.
Si bien es importante no hacer pedidos en exceso, combinar las entregas y negociar condiciones inteligentes puede ahorrar cientos (o incluso miles) cada mes. Tambien crea una cadena de suministro mas predecible y menos estresante, lo que beneficia a tu equipo y a tus resultados.
Aproveche la tecnologia para obtener visibilidad en tiempo real
En el entorno actual de los restaurantes, confiar en los registros en papel o en la memoria para administrar la cadena de suministro puede provocar errores costosos. La tecnologia puede marcar una gran diferencia al proporcionarle visibilidad en tiempo real de su inventario, sus pedidos y el desempeno de los proveedores, lo que le ayuda a tomar decisiones mas rapidas e informadas.
Empieza con las herramientas de seguimiento del inventario. Muchas plataformas de restaurantes ahora ofrecen sistemas de inventario digital que se actualizan automaticamente cuando los articulos se reciben, se usan o se desperdician. Esto te ayuda a saber exactamente lo que tienes a mano en todo momento, para no tener que adivinar ni pedir en exceso. Incluso las aplicaciones u hojas de calculo mas sencillas pueden ayudar, siempre que se actualicen con regularidad y sean faciles de usar para tu equipo.
A continuacion, considera las herramientas que ayudan a gestionar los pedidos y los proveedores. Estos sistemas pueden almacenar tus pedidos anteriores, hacer un seguimiento de los cambios en los precios, detectar incoherencias y facilitar el repedido de articulos con unos pocos clics. Algunas plataformas incluso se conectan directamente con tus proveedores, lo que reduce la posibilidad de errores y retrasos. A
continuacion, te explicamos como empezar a usar la tecnologia
1. Elige herramientas faciles de usar que tu equipo pueda aprender y usar facilmente todos los dias.
2. Realice un seguimiento de los puntos de datos clave, como los niveles de inventario, las fechas de los pedidos, los tiempos de entrega y el desperdicio de alimentos.
3. Usa alertas o recordatorios para ayudarte a reordenar antes de que se agoten las existencias.
4. Revise los informes semanalmente o mensualmente para detectar tendencias y realizar mejoras.
5. Integre las herramientas con su sistema POS si es posible para una mejor prevision y planificacion.
El objetivo no es complicar demasiado su proceso, sino hacerlo mas facil y confiable. Con las herramientas adecuadas, dedicaras menos tiempo a preocuparte por lo que hay en tu nevera y mas tiempo a concentrarte en tus invitados. Con el tiempo, el uso de la tecnologia puede ahorrar dinero, reducir los residuos y hacer que tu cocina vaya un paso por delante.
Supervise, ajuste e involucre a su equipo
La racionalizacion de la cadena de suministro de su restaurante no es algo que se haga una vez, es un proceso continuo que requiere atencion regular y trabajo en equipo. Incluso los mejores sistemas deben revisarse y ajustarse para mantenerse al dia con los cambios en el menu, la demanda de los clientes o el desempeno de los proveedores.
Empieza por reservar tiempo cada semana o cada mes para revisar los numeros clave, como el porcentaje de costo de los alimentos, la rotacion del inventario y los niveles de desperdicio. Estos indicadores pueden ayudarte a detectar tendencias o areas en las que las cosas podrian estar empeorando. Es posible que un determinado articulo se este utilizando en exceso o que una entrega siga llegando tarde. Si detectas estos problemas a tiempo, puedes solucionarlos antes de que se conviertan en problemas mayores.
Tambien es importante que involucres a tu equipo. El personal de cocina, los camareros y los gerentes desempenan un papel importante para que la cadena de suministro funcione sin problemas. Capacite a su equipo para que siga practicas consistentes de recepcion y almacenamiento, informe los problemas relacionados con los ingredientes y se cina a las recetas y al tamano de las porciones. Fomente la comunicacion abierta para que todos se sientan responsables de reducir el desperdicio y mantener bajos los costos. A
continuacion se explica como hacer que las cosas funcionen sin problemas
1. Programe controles periodicos para revisar el rendimiento de la cadena de suministro.
2. Fomente la opinion del personal sobre el inventario, los residuos y la calidad de los proveedores.
3. Ajuste los sistemas a medida que su empresa crezca o cambie.
4. Celebre las mejoras e involucre al equipo en la resolucion de problemas.
5. Mantener la eficiencia de su cadena de suministro es un esfuerzo de equipo. Y con las herramientas adecuadas, es mas facil estar al tanto de todo.
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Preguntas frecuentes
Como puedo hacer un seguimiento eficaz de los articulos perecederos frente a los no perecederos?
Para hacer un seguimiento eficaz de los productos perecederos y los no perecederos, separe sus areas de almacenamiento, etiquete claramente todos los productos con fechas, utilice un sistema FIFO (primero en entrar, primero en salir) y supervise periodicamente el inventario para garantizar el uso oportuno y evitar el deterioro o el exceso de existencias.
Como empiezo a analizar mi cadena de suministro actual?
Comience por rastrear los pedidos, las entregas, los residuos y los niveles de inventario para identificar las areas problematicas y las ineficiencias.
Como puede la prevision de la demanda reducir el desperdicio de alimentos?
Al utilizar los datos de ventas anteriores y tener en cuenta los eventos o la estacionalidad, puede realizar pedidos mas cerca de la demanda real de los clientes.
Que herramientas tecnologicas ayudan con la gestion de la cadena de suministro?
El software de seguimiento de inventario, las plataformas de pedidos y las herramientas de administracion de proveedores proporcionan datos en tiempo real y reducen los errores.
