Cual es la diferencia entre costos fijos y variables?
Los costos fijos se mantienen relativamente estables mes a mes. Los costos variables aumentan y disminuyen con las ventas, como los de alimentos, bebidas, tarjetas de credito y la mayoria de la mano de obra por hora.
Cuales son los costos fijos tipicos de un restaurante?
Que significan los costos fijos en un restaurante
En un restaurante, los costos fijos son gastos que te comprometes a pagar incluso si las ventas suben o bajan. No se mueven mucho a corto plazo en funcion de lo ocupado que estes. Si se produce una tormenta, se cancela un gran evento o el trafico del fin de semana se reduce durante un mes, los costos fijos siguen apareciendo como un reloj. Por eso son tan importantes- crean tu obligacion mensual basica.
Dicho esto, fijo no significa que el costo nunca pueda cambiar. Por lo general, significa que no cambiara rapidamente solo porque tuviste una semana lenta. El alquiler es el ejemplo clasico. El pago del arrendamiento sigue siendo el mismo tanto si vendes 200 hamburguesas como si vendes 2000. Las primas del seguro no bajan porque el martes haya terminado. Por lo general, las suscripciones y los contratos de servicio se renuevan en terminos establecidos. Incluso una parte de la mano de obra puede parecer fija, como la de un gerente general o un chef asalariado, porque ese costo lo soportas sin importar el volumen diario.
Una forma sencilla de verlo es la siguiente- los costos fijos son los costos de mantener las puertas abiertas, mientras que los costos variables son los costos de atender al huesped. Los costos variables varian en funcion de las ventas- los gastos de alimentos, bebidas, tarjetas de credito, mano de obra por hora y articulos desechables suelen subir y bajar en funcion de la cantidad que vendas. La mayoria de los costos fijos no lo hacen.
Por que importa esto? Porque los costos fijos determinan su punto de equilibrio. Si tus costos fijos son de 60 000$ al mes, tu restaurante debe generar suficientes beneficios brutos para cubrir esos 60 000$ antes de que obtengas un dolar de beneficios. Cuando los propietarios sienten que siempre estan ocupados, pero siguen sin ganar dinero, es porque los costes fijos son demasiado altos para el volumen de ventas, o son mas altos de lo que el propietario cree porque no se hace un seguimiento claro de las categorias.
Costos fijos frente a costos variables frente a costos semivariables
Para controlar los costos en un restaurante, se necesita mas que una etiqueta que diga fijo o variable. En realidad, la mayoria de los operadores administran tres categorias- costos fijos, costos variables y costos semivariables (mixtos). Hacerlos bien es importante porque cada segmento responde a decisiones diferentes.
Los costos fijos son los mas predecibles. Se mantienen relativamente estables mes a mes, independientemente de lo ocupado que este. Piense en el alquiler, las primas de seguro, ciertas licencias, el monitoreo de alarmas o un pago fijo por arrendamiento de equipos. Estos costos suelen estar vinculados a un contrato, a un ciclo de renovacion o a una obligacion basica. No programas tu salida del alquiler.
Los costos variables se mueven directamente con las ventas o el volumen. Cuanto mas vendes, mas gastas. La comida y la bebida son las mas obvias. Los empaques desechables, algunos productos de limpieza y las tarifas de procesamiento de tarjetas de credito tambien tienden a aumentar con los ingresos. La mano de obra por hora a menudo se considera variable porque se pueden reducir las horas cuando el trafico se ralentiza, al menos en teoria.
Luego esta el segmento que causa mas confusion- los costos semivariables. Estos incluyen los gastos con una base fija mas un componente variable. Los servicios publicos son un ejemplo perfecto. Usted paga un cargo basico de conexion/disponibilidad y, a continuacion, por el uso. El mantenimiento es otra. Es posible que tenga un programa de mantenimiento preventivo regular (semifijo), pero las reparaciones aumentan con la antigueedad del equipo, el mal uso o el mayor rendimiento. La mano de obra tambien puede ser variada- es posible que pueda cortar los servidores, pero aun asi necesitara un abrelatas, un cierre y una cobertura minima de cocina para funcionar.
He aqui una practica prueba de propietario para clasificar un coste-
si las ventas caen un 30% el mes que viene, este coste se reduce automaticamente?
- Si no, es probable que este arreglado.
- En caso afirmativo, es probable que sea variable.
- Si cae un poco pero no proporcionalmente, es probable que sea semivariable.
Por que es importante esta distincion- los costos fijos se gestionan principalmente mediante la negociacion, los contratos y la planificacion a largo plazo (condiciones de arrendamiento, compra de seguros, racionalizacion de las suscripciones). Los costos variables se gestionan mediante la ejecucion diaria (reparto de porciones, control de residuos, disciplina en los pedidos, programacion de la mano de obra). Los costos semivariables se gestionan mediante una combinacion de ambos- procesos estrictos y una presupuestacion intencionada.
Cuando tus perdidas y ganancias parecen misteriosas, a menudo se debe a que los costos semivariables se tratan como fijos (por lo que nadie intenta gestionarlos) o como variables (por lo que se pronostican incorrectamente).
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Alquiler, condiciones de arrendamiento y tarifas relacionadas con la propiedad
Para la mayoria de los restaurantes, los costos de ocupacion son la categoria de costo fijo mas importante (y la mas implacable). Es el precio de tener un local y, por lo general, se paga sin importar lo que haya pasado con las rebajas de ese mes. Lo dificil es que muchos propietarios piensan que el alquiler es un numero, cuando en realidad los costos de ocupacion pueden incluir varias partidas que se acumulan rapidamente.
Empieza con el alquiler base. Esta es la cantidad basica indicada en su arrendamiento. Puede ser fijo por un periodo, incrementarse anualmente o aumentar a intervalos establecidos. Incluso si el pago se mantiene estable en la actualidad, es posible que se programe para que aumente automaticamente mas adelante, por lo que sigue siendo un costo fijo que debes pronosticar.
Los siguientes son los complementos que suelen sorprender a los operadores-
1. Cargos CAM (mantenimiento de areas comunes)- tu parte del mantenimiento de espacios compartidos, como estacionamientos, jardines, iluminacion y seguridad.
2. Costos NNN (triple neto)- por lo general, los impuestos a la propiedad, el seguro del edificio y el mantenimiento son pagados por el propietario.
3. Impuestos a la propiedad (si se transfieren)- a veces se agrupan en NNN o se facturan por separado.
4. Cuotas asociativas o distritales- en algunas areas, es posible que se impongan cuotas distritales para la mejora empresarial o cargos recurrentes similares.
Aunque estas tarifas varien ligeramente, suelen ser fijas desde el punto de vista funcional, ya que estan vinculadas a la propiedad y se facturan independientemente de si estas ocupado o no.
No olvide las obligaciones especificas del espacio, que actuan como los costos de ocupacion-
- Contratos de transporte de basura y grasa (a menudo exigidos por la propiedad o las normas locales)
- Programas de limpieza de capos y conductos (necesarios para garantizar la seguridad contra incendios y cumplir con los seguros)
- Contratos de control de plagas (muchos propietarios los exigen)
- Sistemas de monitoreo de seguridad o acceso a los edificios
Por que merece especial atencion esta categoria? Porque los costes de ocupacion no solo repercuten en los beneficios, sino que tambien establecen los requisitos minimos de venta. Si tus costes de ocupacion son demasiado altos para tu concepto y tus patrones de trafico, te sentiras presionado todos los meses, incluso cuando las operaciones sean solidas.
Una medida practica consiste en tratar los costos de ocupacion como un unico numero con todo incluido, no solo como el alquiler base. Combine el alquiler base, el CAM, el NNN y los servicios inmobiliarios requeridos y haga un seguimiento del total mensual completo. Cuando sepas cual es tu verdadero costo de ocupacion, puedes fijar precios mas inteligentes, planificar promociones de manera mas estrategica durante los periodos de baja ocupacion y evaluar si una ubicacion es financieramente sostenible antes de comprometerte a renovar el arrendamiento.
Seguros y licencias
El seguro y las licencias son los costos que hacen que su restaurante sea legal y este protegido financieramente si algo sale mal. Puede que no pienses en ellos todos los dias, pero son costos fijos clasicos porque estan vinculados a las politicas, las fechas de renovacion y los requisitos de cumplimiento, no al numero de huespedes que entran por la puerta.
En cuanto a los seguros, la mayoria de los restaurantes tienen una combinacion de polizas, que incluyen
- - Responsabilidad general (resbalones, caidas, reclamaciones de clientes),
cobertura de propiedad (mejoras en edificios, equipos, inventario, segun la poliza),
compensacion laboral (requerida en la mayoria de los lugares; el costo puede cambiar segun la nomina y el historial de reclamaciones),
automovil comercial (si entregas o utilizas vehiculos de la empresa),
responsabilidad por bebidas alcoholicas (si sirves alcohol; a menudo separada de la responsabilidad general) )
- Cobertura suplementaria (proteccion adicional mas alla de los limites estandar
de la poliza) Algunas de estas primas se facturan mensualmente y otras anualmente, pero de cualquier manera se comportan como costos fijos, ya que no puedes cancelarlas sin exponer a la empresa. La compensacion laboral es la que puede parecer menos fija porque esta vinculada a la nomina, pero desde el punto de vista del propietario, sigue perteneciendo a esta categoria porque es un gasto operativo obligatorio que no desaparece en temporadas bajas.
Luego estan las licencias y permisos, otro conjunto de gastos de pago para operar
- Licencia comercial (ciudad/condado/estado, segun el lugar en el que opere)
- Permisos e inspecciones de salud (a menudo tarifas anuales o
semestrales) - Certificaciones de manipulador o gerente de alimentos (a veces pagadas por la empresa) - Renovaciones de licencias de bebidas alcoholicas (pueden ser importantes y altamente reguladas)
- Firmar permisos (recurrentes en algunas jurisdicciones, unicas en otras)
- Licencias de musica (si reproduces musica de forma publica, lo que puede requerir ciertas licencias)
El riesgo operativo en este caso no es solo el costo, sino tambien el tiempo y las sorpresas. Estos gastos suelen consistir en sumas globales. Si no los planificas, parecen facturas aleatorias atrapadas que arruinan un mes que, por lo demas, seria bueno.
Una forma practica de gestionar esta categoria es crear un calendario de renovacion sencillo. Enumere cada poliza y licencia, el mes de renovacion, el monto esperado y si se paga mensual o anualmente. Luego divide los costos anuales entre 12 y reserva esa cantidad mensualmente para que las renovaciones no sean una sorpresa.
Ademas, no asumas que el seguro es inalterable. Con frecuencia, puedes reducir las primas actualizando los procedimientos de seguridad, mejorando la documentacion, reduciendo las reclamaciones y contratando polizas al momento de la renovacion. La clave es la visibilidad- cuando haces un seguimiento de los seguros y las licencias como una categoria especifica de costo fijo, es menos probable que no renueves y es mas probable que controles los costos con el tiempo.
Trabajo asalariado y trabajo fijo
La mano de obra a menudo se trata como un costo variable, pero en muchos restaurantes una parte significativa de la nomina se comporta como un costo fijo. Esto es lo que quieren decir los operadores cuando hablan de mano de obra fija, es decir, los gastos de personal que se generan incluso cuando las ventas caen, porque la empresa sigue necesitando liderazgo, supervision y una cobertura minima para funcionar.
La mano de obra fija mas evidente son los puestos asalariados. Los ejemplos mas comunes incluyen un puesto de gerente general, gerente de cocina, chef ejecutivo, subgerente o administrador o contable. A estos miembros del equipo se les paga para que gestionen la operacion, no para que cada hora coincida directamente con el numero de huespedes. Si tienes un lunes lento, no reduces el salario de tu gerente general. Esa estabilidad es valiosa, pero tambien aumenta tu punto de equilibrio mensual.
Incluso si no tiene muchos puestos asalariados, aun puede tener mano de obra fija mediante requisitos minimos de personal. Por lo general, los restaurantes necesitan abrir y cerrar, cubrir las filas para preparar el menu de forma segura y contar con un numero determinado de personas en el lugar para cumplir con los estandares de servicio y cumplir con los estandares de servicio. Esto crea un cronograma de referencia que no se reduce demasiado cuando el trafico es menor de lo esperado. Por ejemplo-
- Es posible que una cocina aun necesite una persona que prepare las cosas y un cocinero, incluso si las entradas cuestan poco.
- Es posible que un comedor siga necesitando al menos un servidor y una funcion de soporte.
- Es posible que aun sea necesario que un gerente este presente en el lugar para gestionar el efectivo, los controles de seguridad y los problemas con los clientes.
Luego estan los costos relacionados con la mano de obra que no son salarios, pero que aun asi actuan como fijos
- Los impuestos sobre la nomina y las contribuciones del empleador
- Los beneficios (seguro medico, estipendios, contrapartida de jubilacion)
- Verificacion de antecedentes, plataformas de capacitacion y costos de incorporacion
- Servicios contratados como el apoyo de recursos humanos o el procesamiento de nominas (
a menudo tarifas mensuales) La clave no es etiquetar toda la mano de obra como fija, sino separar lo que es realmente controlable.
Un enfoque util es dividir la mano de obra en- 1. Liderazgo y cobertura de referencia (fija o semifija)
2. Mano de obra basada en el volumen (variable- turnos adicionales, mano de obra adicional, cobertura maxima)
Por que es importante esto? Porque si intentas mejorar la rentabilidad y solo te fijas en el porcentaje de mano de obra, puedes pasar por alto el verdadero problema. Puede que tengas el personal adecuado, pero tus ventas son demasiado bajas para soportar la mano de obra fija que estas contratando. O puede que tenga demasiados niveles asalariados en relacion con el tamano y la complejidad de la operacion.
Una vez que identifique su numero fijo de mano de obra, podra tomar mejores decisiones, como ajustar el horario de atencion, simplificar el menu para reducir la cobertura necesaria, realizar capacitaciones cruzadas para reducir la plantilla basica o reestructurar las funciones para que la nomina se adapte a la demanda.
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Equipo, deuda y depreciacion
El equipo es una de las categorias de costos fijos que mas se pasa por alto porque no siempre aparece como una simple factura mensual. Sin embargo, para muchos restaurantes, los equipos generan compromisos financieros a largo plazo que se comportan como costos fijos, ya sea que financien compras, arrienden equipos o paguen tarifas de servicio continuas para mantener en funcionamiento los sistemas criticos.
Comience con los arrendamientos de equipos y los pagos de financiacion. Si pagas mensualmente por hornos, refrigeradores, lavavajillas o incluso hardware para puntos de venta, esos pagos no importan lo ocupado que hayas estado esta semana. Lo mismo ocurre con los prestamos para obras de construccion, remodelaciones o compras grandes. Por lo general, aparecen- - Los pagos del capital y los intereses (obligaciones de prestamo mensuales), los pagos por arrendamiento de equipos (contratos a plazo fijo), los pagos por anticipado en efectivo del comerciante o los pagos de financiacion alternativa (a menudo fijos o basados en porcentajes, pero siguen siendo una perdida de flujo de caja no negociable), los siguientes son los contratos de servicio y los acuerdos de mantenimiento.
Muchos restaurantes tienen tarifas fijas mensuales o trimestrales para cosas como-
- el monitoreo o el mantenimiento preventivo de la refrigeracion, los
planes de servicio de las maquinas lavavajillas,
las inspecciones y el servicio de extincion de incendios,
los acuerdos de servicio de HVAC,
los sistemas de filtracion de agua
Incluso si el contrato no es enorme, estos costos recurrentes se acumulan y, a menudo, son necesarios para garantizar, cumplir con las normas de seguridad o las expectativas de seguro.
Luego esta la depreciacion. La depreciacion no es el efectivo que sale de su cuenta bancaria todos los meses, pero es importante porque refleja la realidad de que los equipos se desgastan y deben reemplazarse. Un restaurante que hace caso omiso de la depreciacion tiende a quedar sorprendido por los grandes gastos de reposicion- un compresor portatil falla, una freidora se estropea a mitad de semana o una unidad de climatizacion se derrumba durante una ola de calor. Ese costo sorpresivo suele ser el resultado de no planificar para lo inevitable.
Una forma practica en que los propietarios gestionan esto es con una reserva de reemplazo. Aunque no utilices formalmente la amortizacion, puedes reservar una cantidad mensual en funcion de la realidad de tu equipo, especialmente para articulos de alto riesgo, como equipos de refrigeracion, climatizacion y cocina. Piensa en ello como pagarte una futura factura de reparacion antes de que ocurra.
Para mantener esta categoria bajo control, rastrea tres numeros por separado-
1.
Pagos mensuales de equipos/prestamos (compromisos fijos reales) 2.
Contratos de servicio (gastos generales recurrentes) 3. Reparaciones y reemplazos (variables, pero predecibles a lo largo del tiempo)
Si los combina, puede tomar decisiones mas inteligentes- por ejemplo, si comprar es mas barato que arrendar a largo plazo, si los contratos de servicio valen la pena y si su flujo de caja puede gestionar un reemplazo planificado en lugar de una falla de emergencia.
Utilidades, servicios y suscripciones
Esta es la categoria que crece silenciosamente mes tras mes porque se compone de muchos cargos mas pequenos. Por si sola, cada factura parece manejable. En conjunto, pueden convertirse en una importante carga de costos fijos, especialmente porque muchas de ellas se renuevan automaticamente, facturan automaticamente o permanecen activas incluso cuando se trata de reducir los costos.
Servicios publicos (a menudo semivariables, pero tratados como fijos)
La mayoria de los restaurantes tienen servicios que incluyen un cargo base mas el uso
- - Electricidad y gas (equipo de cocina, HVAC, refrigeracion)
- Agua y alcantarillado (lavavajillas, banos, preparacion)
- Internet (necesario para puntos de venta, tarjetas de credito, pedidos en linea)
- Lineas telefonicas (si todavia se utilizan para pedidos o reservas)
A pesar de que el uso cambia, los restaurantes suelen tener una base de referencia que no se mueve mucho porque la refrigeracion funciona las 24 horas del dia, los 7 dias de la semana y el HVAC debe mantener temperaturas seguras. Es por eso que muchos propietarios presupuestan los servicios publicos como un costo fijo, solo que con una linea de cambios estacionales.
Servicios recurrentes esenciales
Se trata de necesidades operativas y, a menudo, se basan en contratos
- Transporte y reciclaje de residuos - Limpieza y
eliminacion de trampas de grasa -
Servicio de ropa de cama (delantales, toallas, manteleria)
- Control de plagas -
Limpieza de capos e inspecciones de seguridad contra incendios
- Control de seguridad (alarmas, camaras)
- Servicios de limpieza (si se subcontratan)
Algunos de ellos pueden renegociarse o tener el tamano adecuado . Por ejemplo, la frecuencia de transporte, la recogida de ropa de cama y los horarios de limpieza a menudo aumentan con el tiempo y nunca se vuelven a revisar.
Suscripciones y tecnologia Los restaurantes modernos funcionan
con software. El problema es que el apilamiento es lento- agregas herramientas y luego te olvidas de eliminar las antiguas. Las suscripciones mensuales tipicas incluyen-
- las tarifas del software de punto de venta, la
programacion y el control del tiempo, el
procesamiento de nominas, las herramientas de
inventario o coste de los alimentos, las herramientas de
contabilidad, el
middleware de pedidos y entregas en linea, la
fidelizacion y el CRM, la
gestion de la reputacion y
las plataformas de formacion.
Cada una de ellas suena como solo 99 o 299 dolares al mes, hasta que pagues diez de ellas en varias ubicaciones.
La forma mas sencilla de controlar esta categoria es realizar una auditoria trimestral de los gastos generales- 1. Enumere todas las facturas recurrentes (servicios publicos, suscripciones)
2. Identifique al propietario por gasto (quien lo usa y por que?)
3. Duplicados de banderas, asientos no utilizados, caracteristicas superpuestas
4. Renegocie o cancele todo lo que no se gane el sustento
En esta categoria es donde a menudo puede encontrar ahorros rapidos sin afectar la calidad de los alimentos ni reducir la mano de obra de primera linea. La clave es la visibilidad- si no tienes todos los cargos recurrentes en una lista, no puedes gestionarlos, porque ni siquiera estas seguro de lo que estas pagando.
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Preguntas frecuentes
Que son los costos semivariables en los restaurantes?
Los costos semivariables (mixtos) tienen un monto base mas un componente de uso; los servicios publicos son el mejor ejemplo. No disminuyen proporcionalmente cuando bajan las ventas.
Cuales son las categorias de costo fijo tipicas de los restaurantes?
Las categorias mas comunes incluyen la ocupacion (alquiler/cam/NNN), los seguros y las licencias, la mano de obra asalariada, la financiacion y el arrendamiento de equipos, los contratos de servicio, la linea base de servicios publicos y las suscripciones.
La mano de obra es un costo fijo en un restaurante?
Parte de la mano de obra es fija o semifija, como los gerentes asalariados y el personal minimo necesario para abrir y operar, mientras que la mano de obra adicional por hora a menudo varia segun el volumen.
Como puedo reducir los costos fijos de los restaurantes?
Comience con las areas mas negociables- suscripciones (eliminar duplicados), contratos de servicio (volver a ofertar), seguros (renovacion de la tienda), frecuencia de despilfarro o ropa de cama y tarifas relacionadas con el arrendamiento siempre que sea posible.
