Que incluye Back of the House Management?
Back of the House Management cubre el personal de cocina, los sistemas de preparacion, la configuracion de la estacion, el flujo de tickets, la seguridad alimentaria, la limpieza, el inventario y los controles de costos. Son los sistemas los que mantienen la ejecucion uniforme incluso durante los turnos mas ocupados.
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Comprension de la administracion interna
Back of the House Management es el conjunto de sistemas que se utilizan para gestionar todo lo que los huespedes no ven, pero eso determina si el servicio es fluido o estresante. Es la forma de gestionar al personal de cocina, el flujo de productos y la ejecucion diaria para que el equipo pueda producir alimentos consistentes de forma rapida, segura y rentable. Para el propietario de un restaurante, la administracion de BOH no es estar en la cocina todo el dia. Se trata de establecer normas y rutinas claras que mantengan la cocina estable incluso cuando no estes ahi de pie.
Por lo general, el caos en la cocina se manifiesta de manera predecible- los tiempos de venta de entradas aumentan, las fogatas aumentan, las estaciones se quedan sin reservas, el mismo elemento del menu tiene un aspecto diferente segun quien este trabajando y el equipo empieza a echarse la culpa unos a otros (preparacion contra linea, fila contra plato, cocina contra FOH). Tambien es posible que veas que los platos se venden constantemente a 86, que los pedidos se hacen con prisas, que se reparten las porciones de forma inconsistente y que los cierres al final de la noche se prolongan mas de lo debido. Nada de esto es aleatorio. Es una senal de que a la cocina le falta estructura.
La mayor parte del caos de BOH proviene de unas pocas causas fundamentales. En primer lugar, una propiedad poco clara- nadie es realmente dueno de las piezas, la limpieza, la planificacion de la preparacion, la disponibilidad de la estacion o la precision del inventario. En segundo lugar, las rutinas son inconsistentes- las aperturas y los cambios de turno se gestionan de forma diferente cada dia, por lo que los problemas siguen apareciendo. En tercer lugar, la falta de visibilidad- los propietarios y los administradores no disponen de formas sencillas y rapidas de detectar los problemas con antelacion (como la escasez de copias de seguridad, la desorganizacion de los equipos de refrigeracion o la perdida de porciones) antes de que se conviertan en una crisis de maxima demanda. Por ultimo, los estandares estan en la cabeza de las personas y no en el papel, lo que hace que la capacitacion sea lenta y los resultados sean inconsistentes.
Una vez que consideras la gestion de BOH como sistemas, no como personalidades, las soluciones se vuelven sencillas. No estas intentando encontrar personas mejores. Estas instalando barreras simples para que las personas buenas puedan desempenarse de manera constante, incluso bajo presion.
Establezca funciones, propiedad y lineas de comunicacion claras
Si quieres que la administracion de Back of the House se sienta tranquila, necesitas una cosa antes que nada- una propiedad clara. La mayoria de los problemas en la cocina no son causados por la pereza, sino por la ambigueedad. Cuando todo el mundo piensa que alguien mas es el responsable, las tareas criticas fracasan- los pares no se actualizan, no se hacen copias de seguridad, las visitas sin cita previa se complican y la linea comienza a funcionar con retraso. La solucion consiste en asignar la responsabilidad de forma sencilla, visible y repetible.
Comience con una estructura basica de BOH, incluso si se trata de una operacion pequena- un propietario o gerente general que establece los objetivos y las normas, un gerente de cocina o jefe de cocina que se encarga de la ejecucion diaria, los jefes de estacion que se preocupan por la preparacion y la calidad de sus estaciones, y las funciones de preparacion y plato que tienen los entregables definidos en cada turno. No necesitas titulos sofisticados, necesitas claridad. Crea una lista de quien es el propietario de que en la que figuren las tareas que causan caos si no se cumplen- hacer pedidos, recibir cheques, etiquetar y codificar la fecha, planificar la preparacion de las estaciones, configurar las estaciones, comprobar las filas, organizar las neveras, las tareas de limpieza, las comprobaciones del equipo y el almacenamiento y el almacenamiento al final de la noche. Si una tarea es importante, debe ir acompanada de un nombre, no de un departamento.
Luego, refuerce la comunicacion para que los problemas surjan pronto. Establezca un ritmo diario simple-
1. Agrupacion previa al turno de trabajo (5 minutos). 86 articulos, volumen esperado, brechas de personal, prioridades de preparacion y un enfoque de calidad (como dividir en porciones o emplatar platos).
2. Comprobacion a mitad de turno (2-3 minutos). Se mantienen las copias de seguridad? Alguna estacion se esta retrasando? Algun articulo con tendencia baja?
3. Resumen posterior al turno (5 minutos). Lo que se agoto, lo que se desperdicio, lo que se rompio, lo que debe cambiar manana.
Por ultimo, defina los traspasos entre turnos. El caos suele comenzar con un cambio de turno, cuando el siguiente equipo recibe sorpresas- pocas copias de seguridad, productos sin etiquetar, estado de preparacion poco claro o teniamos la intencion de hacerlo mas adelante. Utiliza una lista rapida de tareas de entrega (copias de seguridad almacenadas, imagenes mas frias, retenciones frias y calientes, anotacion de los residuos, estado de preparacion actualizado) para que el siguiente turno comience listo, sin problemas.
Cuando la propiedad y la comunicacion son claras, se elimina el 80% de la friccion en la cocina incluso antes de que comience el servicio.
Desarrolle rutinas operativas diarias
La forma mas rapida de reducir el caos en Back of the House Management es dejar de depender de la memoria. Las grandes cocinas no hacen improvisaciones todos los dias, sino que se basan en rutinas que hacen que las acciones correctas sean automaticas. Las rutinas operativas diarias son especialmente eficaces porque evitan que se repitan los mismos problemas- falta de copias de seguridad, prioridades de preparacion poco claras, brechas de saneamiento o una linea que inicia el servicio sin estar preparada. Cuando las rutinas son consistentes, su equipo dedica menos tiempo a reaccionar y mas a ejecutar.
Empieza por iniciar rutinas que se centren en la preparacion, no solo en abrir las puertas. Una lista de verificacion solida para iniciar el proceso de preparacion del BOH debe incluir- encender y revisar los equipos clave, verificar las temperaturas de retencion entre frio y calor, confirmar la configuracion del desinfectante, llenar la linea con las dosis correctas, descongelar los articulos y establecer las prioridades de preparacion en funcion de los niveles bajos. Este tambien es el mejor momento para detectar problemas con prontitud- desorganizacion sin cita previa, productos que estan a punto de caducar o entregas que no se guardaron correctamente la noche anterior.
Luego, crea una rutina de preparacion urgente que se lleve a cabo antes de que comience el dia mas ajetreado. Piense en ello como un breve control previo al vuelo. Estan preparadas y etiquetadas las copias de seguridad? Estan las porciones y las herramientas en su lugar (cucharas, balanzas, cucharones, pinzas, toallas)? La configuracion de la estacion es correcta y uniforme? Se esta agotando algun elemento del menu? Si hay una llamada telefonica, cual es el plan de cobertura? Esta rutina no tiene por que ser larga- 10 minutos pueden ahorrarle una hora de extincion de incendios.
El cambio de turno es otro factor que desencadena el caos. Crea una lista de verificacion para restablecer el inventario que estandarice la entrega- reabastece los articulos clave, etiquetalos y almacenalos, limpia y vuelve a desinfectar las superficies, actualiza el estado de preparacion y marca cualquier cosa que necesite atencion (inventario bajo, problemas con el equipo, 86 riesgos). El objetivo es que para el proximo turno la cocina este lista para funcionar, no un desastre con problemas ocultos.
Por ultimo, usa una lista de tareas para el administrador de una pagina al menos una vez por turno. Debe ser rapida y visual- preparacion de las filas, organizacion en frio, etiquetas y fechas, niveles de respaldo, limpieza de las zonas de alto riesgo (tablas de cortar, fregaderos, freidoras), distribucion de los platos y papelera/carton. Esto le brinda visibilidad sin tener que pasar el raton por el raton. Con el tiempo, estas rutinas se convierten en el sistema que mantiene los estandares estables, incluso en las noches mas ajetreadas.
Estandarice la planificacion de la preparacion
La mayor parte del caos en la cocina comienza mucho antes de que se impriman las primeras entradas- comienza durante la preparacion. Cuando Back of the House Management carece de un sistema de preparacion uniforme, la fila se queda sin refuerzos, los cocineros se apresuran a prepararse durante el servicio y tanto la velocidad como la calidad disminuyen. La solucion no es esforzarse mas. Se trata de crear un metodo simple y repetible para decidir que preparar, cuanto preparar y cuando prepararlo, de modo que se mantengan las existencias sin producir en exceso ni desperdiciar alimentos.
1) Establece los pares. Los pares son las cantidades objetivo disponibles para un turno o una jornada parcial. Empieza con los productos que mas te gusten (proteinas, salsas, arroz, verduras picadas, masa, aderezos). Hazlo simple- usa el historial de ventas siempre que sea posible, haz una estimacion razonable cuando no puedas y ajustala semanalmente hasta que coincida con la realidad. Los pares precisos reducen los debates y evitan la escasez de ultima hora.
2) Use una hoja de preparacion con pares y partes del dia. Una hoja de preparacion debe incluir- articulo, par, disponible, cantidad a preparar y quien es el propietario. Esto convierte la preparacion en una tarea clara y no en una expectativa vaga. Tambien crea visibilidad- si una salsa siempre es corta, la veras rapidamente. Si siempre preparas en exceso una guarnicion, tambien lo veras.
3) Estandarice el etiquetado, la codificacion de fechas y las zonas de almacenamiento. La preparacion sin etiquetar genera confusion, desperdicia el producto y pone en riesgo la seguridad alimentaria. Las etiquetas deben incluir el nombre del articulo, la fecha de preparacion, la fecha de caducidad y las iniciales. Combinalo con la rotacion FIFO y las zonas de almacenamiento claramente marcadas para que el producto sea facil de encontrar y mas dificil extraviarlo.
4) Cree una rutina rapida de priorizacion de la preparacion. No todo es igual de urgente. Da prioridad a los objetos que sean (a) mas rapidos, (b) los que tengan mas tiempo de entrega y (c) que tengan mas probabilidades de llegar a 86 puntos en apuros. Si algo se queda corto a mitad de servicio, la primera pregunta deberia ser- Tenemos una copia de seguridad? De lo contrario, tratelo como si fuera un comentario- actualice las piezas y el plan de preparacion de manana.
Cuando la planificacion de la preparacion esta estandarizada, cambias los simulacros de incendio diarios por una produccion predecible, turnos mas tranquilos y alimentos mas consistentes.
Configuracion de la estacion, flujo de boletos y control de calidad
Cuando la preparacion es solida pero el servicio sigue pareciendo caotico, el problema suele ser la ejecucion de la linea. La gestion interna durante las horas punta se reduce a tres cosas- que las estaciones esten preparadas de manera uniforme, que las entradas pasen por un proceso claro y que los controles de calidad no retrasen la cocina. Lo que buscas es una linea que funcione de la misma manera en todos los turnos, de modo que la velocidad y la consistencia no dependan de un cocinero estrella.
1) Estandarice la configuracion de la estacion. Cree un mapa sencillo de la estacion o una lista de configuracion para cada puesto- que va a donde, que herramientas se necesitan y que aspecto tiene la posicion de todo equipado. Incluye copias de seguridad y niveles de rendimiento en la estacion (no solo en las que se encuentre sin cita previa). De este modo, se evita la habitual espiral de prisas- un cocinero se da cuenta de que ha salido, se sale de la fila y toda la estacion se queda atras. Si es posible, agrega estandares visuales rapidos (fotos o una lista de verificacion laminada) para que los nuevos miembros del equipo puedan adaptarse a la configuracion sin tener que adivinar.
2) Defina las reglas de flujo de entradas. Una cocina puede cocinar rapido y aun asi quedar aplastada si la comunicacion es deficiente. Establezca reglas coherentes sobre como se llaman, confirman y completan los tickets. Por ejemplo- la exposicion cancela el billete, cada estacion devuelve sus articulos y el equipo confirma el momento en el que se cocinan los productos que se cocinan durante mas tiempo. Defina tambien como se comunican y confirman las modificaciones, y cree un protocolo de rediseno claro (quien lo aprueba, como se prioriza y como se controla). El objetivo es reducir el numero de Espera, que dijeron? momentos.
3) Instale un control de calidad ligero. El control de calidad no debe ser una leccion o un cuello de botella. Debe estar integrado en el sistema- herramientas para repartir porciones (balanzas, cucharones, cucharones), especificaciones claras (tarjetas de recetas o guias de enchapado) y puntos de control rapidos antes de que la comida salga por la ventana. Decida que debe ser uniforme en todo momento (el tamano de las porciones, la temperatura de coccion, la guarnicion, el empaque) y preparese para cumplir con esos estandares. La consistencia es la base de las ganancias- reduce el desperdicio, las compensaciones y las malas criticas.
4) Utilice habitos en los periodos pico. Durante las prisas, las mejores cocinas se vuelven mas silenciosas, no mas ruidosas. Refuerce sus habitos, como guardar las toallas y las herramientas en buen estado, reabastecerse entre una oleada y otra y pedir pronto que se acaben las reservas. Una verificacion del estado de dos minutos a mitad de la prisa puede evitar que se derrita durante 20 minutos.
La ejecucion de lineas ajustadas hace que los turnos ocupados pasen de ser estresantes a ser controlados, y hace que el rendimiento de su BOH sea confiable sin importar quien este trabajando.
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Controle el costo y el desperdicio de alimentos
No necesita hojas de calculo complejas para mejorar los margenes, solo unos pocos habitos simples que hacen que los costos sean visibles y corregibles. En Back of the House Management, los problemas relacionados con el coste de los alimentos suelen provenir de tres causas- la distribucion irregular de las porciones, las practicas deficientes de recepcion y almacenamiento y el despilfarro que no se controla (lo que sigue ocurriendo). El objetivo es crear sistemas de seguimiento ligeros que tu equipo realmente utilice y, luego, revisarlos con la suficiente coherencia para cambiar el comportamiento.
1) Refuerce la recepcion y el almacenamiento. Comience con una rutina basica de recepcion- verifique los recuentos, verifique la calidad, confirme los precios si es posible y etiquete el producto antes de que llegue al almacenamiento. Luego, organice el almacenamiento con zonas despejadas (proteinas, productos agricolas, productos lacteos, productos listos para comer, productos secos) y refuerce la rotacion FIFO. Si la entrada es desordenada, desperdiciara tiempo y comida- los articulos se entierran, caducan o se vuelven a pedir porque nadie puede encontrarlos. Una hielera limpia y etiquetada es una de las mejoras en los margenes mas sencillas que puede hacer.
2) Usa los controles de porciones. La desviacion de las porciones es una perdida silenciosa de ganancias. Estandarice las porciones con herramientas- balanzas para las proteinas, cucharones para las salsas, cucharones para las salsas y recipientes predivididos cuando sea mas conveniente. Combina las herramientas con especificaciones sencillas- Pollo = 6 onzas cocidas, Salsa = cucharon de 2 onzas, Papas fritas = una cucharada rasa. Cuanto mas automatico sea el reparto de porciones, menos tendra que pensar tu equipo y mas consistentes seran los alimentos y los costos.
3) Realiza un seguimiento de los residuos en 60 segundos. Su registro de residuos debe ser rapido- articulo, motivo (demasiado cocido, caido, caducado, preparado en exceso, pedido incorrecto), una estimacion aproximada en dolares y una nota rapida sobre que cambiar. Si lleva mas de un minuto, no se hara. Revisalo a diario o al menos una vez a la semana y busca patrones. Hay algun articulo que este siempre sobrepreparado? Es una estacion determinada la que causa la mayoria de los incendios? El seguimiento de los residuos no consiste en culpar, sino en identificar los problemas que se repiten.
4) Crea un ritmo de inventario. Realice recuentos ciclicos pequenos de los articulos de alto costo (proteinas, queso, aceite) semanalmente y haga recuentos completos segun un cronograma establecido. Observe las variaciones- los grandes cambios suelen indicar problemas al repartir porciones, errores de recepcion, robos o recetas incorrectas. Incluso el conocimiento basico de las variaciones te ayuda a tomar medidas antes de que el costo de los alimentos aumente misteriosamente.
Estos sistemas evitan que el costo de los alimentos sea una sorpresa. Cuando los costos son visibles, su equipo puede controlarlos y usted protege las ganancias sin generar caos.
Utilice la tecnologia para gestionar la mano de obra
La administracion de Back of the House se vuelve exponencialmente mas facil cuando dejas de trabajar y preparas tus instintos, notas adhesivas y textos de ultima hora. La tecnologia adecuada no reemplaza a un buen liderazgo, pero elimina las fricciones diarias que provocan el agotamiento- las prisas por sorpresa, las estaciones con poco personal, la preparacion excesiva, la falta de producto y los momentos constantes de averiguarlo. En lugar de perseguir los problemas durante todo el turno, se construye una operacion mas tranquila y predecible.
1) Prevision- las herramientas de prevision utilizan el historial y los patrones de ventas (dia, dia de la semana, estacionalidad, eventos) para ayudarlo a predecir el volumen con mayor precision. Esto significa que puede programar el numero correcto de personas y preparar la cantidad correcta de producto, lo que reduce las llamadas de panico, las horas extras y el estres de quedarse sin prisa. La prevision tambien le ayuda a justificar las decisiones con datos, no con conjeturas.
2) Programacion- la tecnologia de programacion ayuda a los gerentes a crear cronogramas rapidamente utilizando el historial de ventas para estimar la demanda y alinear la mano de obra con el volumen esperado. Esto reduce la falta cronica de personal (agotamiento) y el exceso cronico de personal (perdida de dinero en mano de obra). Para los operadores con varias ubicaciones, la programacion centralizada facilita la aplicacion de reglas consistentes, el intercambio de mejores practicas y la comparacion del rendimiento entre las tiendas.
3) Gestion del inventario- las herramientas de inventario facilitan las tareas rutinarias- los recuentos son mas rapidos, las transferencias son mas limpias y las variaciones son visibles. Cuando puede analizar los costos de los articulos del menu y el uso de los ingredientes, puede detectar donde se pierde el margen (porciones que se pierden, se desperdician, cambian los precios, hay una preparacion inconsistente). Al reducir la confusion en torno al inventario, tambien se reduce el se acabo otra vez? estres que llega a su limite durante los picos de actividad.
4) Herramientas de compra y recepcion- los sistemas automatizados de compra y recepcion estandarizan los pedidos, reducen los errores y ayudan a garantizar que las entregas coincidan con lo que pagaste. Cuando la recepcion es constante y se monitoriza, evitas la falta de articulos, los incrementos inesperados de precios y las sustituciones de ultima hora que confunden la cocina. El resultado es un menor numero de tiradas de emergencia, una preparacion mas fluida y un mejor control de los costos.
5) Gestion de recetas- la tecnologia de gestion de recetas le ofrece recetas detalladas para cada plato (ingredientes, rendimiento, pasos de preparacion y especificaciones de las porciones), por lo que la calidad no depende de quien este trabajando. Tambien le ayuda a entender el verdadero coste de los platos, a adaptarse a los cambios en los precios de los proveedores y a mantener la rentabilidad sin tener que recurrir a pruebas y errores constantes.
6) Herramientas de economato- si dirige varios restaurantes, los sistemas de economato ayudan a garantizar una produccion de alimentos y un uso de ingredientes consistentes en todas partes. La preparacion centralizada, el seguimiento de los lotes y los disenos estandarizados reducen la variabilidad a nivel de tienda, mejoran el control de calidad y disminuyen la carga de capacitacion, especialmente cuando hay cambios de personal.
7) Cuadernos de registro digitales- los libros de registro crean un lugar unico para anotar los turnos, las actividades diarias, los comentarios de los huespedes y los problemas de mantenimiento. En lugar de confiar en la comunicacion verbal, los equipos pueden ver lo que paso, lo que necesita atencion y lo que ha cambiado. Esto reduce la falta de comunicacion, mejora la rendicion de cuentas y evita que los pequenos problemas se conviertan en la crisis del proximo turno.
Cuando se combina un liderazgo solido con las herramientas adecuadas, la administracion de Back of the House se vuelve menos reactiva y mas repetible. No solo superas el turno, sino que construyes una operacion que funcione de manera mas fluida, cueste menos y mantenga a tu equipo en buen estado con el tiempo.
Terminologia comun desde la parte delantera y trasera de la Camara
Cada restaurante usa su propia taquigrafia- frases rapidas, abreviaturas y jerga de cocina que ayudan a las personas a comunicarse en segundos. Cuando Front of House (FOH) y Back of House (BOH) entienden los mismos terminos, los pedidos se envian con menos confusiones, especialmente cuando hay mucha prisa. Un vocabulario compartido mantiene a todos alineados, reduce la confusion y ayuda a que el turno parezca mas controlado.
Estos son algunos terminos comunes que escucharas en FOH y BOH-
1. 86- indica que un articulo no esta disponible. Ejemplo- 86 salmones significa dejar de venderlo inmediatamente.
2. Todo el dia- la cantidad total de un elemento del menu que se necesita en este momento para todas las entradas activas. Por ejemplo, si varias entradas incluyen un total de seis hamburguesas, significa seis hamburguesas durante todo el dia.
3. Fuego- una senal para empezar a cocinar un pedido o plato especifico. A menudo se usa para cronometrar la comida para que todo termine bien.
4. Entre la maleza- significa que alguien es golpeado y se queda atras, ya sea en el suelo o en la linea.
5. Sobre la marcha- indica un remake urgente o un elemento prioritario que debe publicarse rapidamente debido a un error, un cambio o un retraso.
6. Expo- abreviatura de expedidor, la persona que coordina la ventana, comprueba la precision y dirige la comida a los meseros o meseros correctos.
7. Nivel nominal- la cantidad minima objetivo que debes tener a mano para un ingrediente u objeto para evitar que se agote.
Cuando FOH y BOH aprenden estos terminos y los usan de manera consistente, el trabajo en equipo mejora y el servicio es mas limpio. En lugar del caos, se logra la coordinacion- menos errores, una recuperacion mas rapida cuando surgen problemas y un flujo mas fluido de la cocina a la mesa.
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Cuales son las causas mas comunes del caos en la cocina?
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Que debe incluir una buena hoja de preparacion?
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Cual es la forma mas sencilla de mejorar los horarios de las entradas?
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