Cual es la mejor manera de pronosticar las necesidades de personal?
Utilice los datos de su punto de venta de las ultimas 8 a 12 semanas (ventas y transacciones por hora/dia) y, a continuacion, ajustelos para tener en cuenta las promociones, los eventos, la estacionalidad y la entrega en comparacion con la combinacion de comidas en el restaurante. No necesitas la perfeccion, solo un metodo repetible.
Como programar empleados de manera efectiva para su restaurante
Importancia de una programacion eficaz
La programacion puede parecer una de esas tareas interminables en un restaurante- terminas el horario de la semana que viene y, dos minutos despues, alguien solicita tiempo libre, una entrega llega tarde o las ventas aumentan repentinamente. Pero programar lo suficientemente bien agota discretamente las ganancias y la energia. Demasiadas horas de trabajo durante los periodos lentos perjudican sus margenes. Tener muy pocas personas durante las prisas perjudica el servicio, las ventas y las resenas. Y los horarios inconsistentes (demasiados cierres, fines de semana irregulares, cambios de ultima hora) agotan al equipo que mantiene las puertas abiertas. Una
programacion eficaz consiste en crear un sistema repetible que te brinde tres cosas a la vez- (1) la cobertura que necesitas para atender bien a los huespedes, (2) los costos laborales sin perder el control y (3) un equipo que considere que el horario es justo y predecible. Cuando esas tres opciones estan alineadas, la programacion deja de ser una emergencia semanal y se convierte en una herramienta que se utiliza para administrar la empresa.
Prevision de ventas y trafico
Si programar te parece estresante, por lo general es porque estas adivinando. La prevision convierte la programacion en un problema matematico que puedes gestionar. No necesita un modelo complicado ni predicciones perfectas; necesita una forma coherente de estimar la demanda para poder contratar a las personas adecuadas en los momentos correctos.
Empieza con los datos mas sencillos de los que ya dispones- ventas en puntos de venta por dia y hora durante las ultimas 8 a 12 semanas. Obtenga un informe que muestre las ventas y transacciones por hora (o boletos). Busca patrones- que dias son mas concurridos de manera confiable, a que hora comienza la actividad punta y cuanto dura. Muchos restaurantes descubren que lo que mas les gusta no es solo un bloque de tiempo, sino multiples olas, como cuando mas se come, cuando se come por la tarde, cuando hay mucho para cenar o por la noche.
A continuacion, haz una lista de los impulsores de la demanda que pueden cambiar el patron
- - Promociones (descuentos, opciones de menu por tiempo limitado, mejoras de aplicaciones de entrega)
- Eventos locales (partidos deportivos, eventos escolares, conciertos)
- Estacionalidad (dias festivos, temporadas turisticas, cambios climaticos)
- Los dias de pago en tu area (pueden afectar al trafico de los fines de semana y principios de mes)
- Combinacion de canales (comida en casa, comida para llevar o entrega a domicilio, cada uno necesita mano de obra diferente)
Luego, elabora una prevision semanal sencilla siguiendo tres pasos -
1. Base de referencia- promedio de ventas para cada dia de la semana segun el historial reciente.
2. Ajustes- suma o resta en funcion de los conductores conocidos (una semana de promocion, un feriado, un evento local).
3. Forma horaria- organiza las ventas en bloques por hora para saber cuando contratar personal, no solo cuanto.
Por ultimo, separe la demanda en dos categorias- la demanda de servicios y la demanda de produccion. La demanda de servicio es lo que sienten los huespedes (pedidos recibidos, rapidez, precision, mesas ocupadas). La demanda de produccion es lo que se percibe en la cocina (preparacion, coccion, exposicion, envasado). Cuando hay mucha comida a domicilio puede requerir mas cobertura en la fila, mientras que una comida con mucho volumen de entrega puede requerir mas soporte para el montaje y el embalaje.
No es necesario que tu pronostico sea perfecto. Solo tiene que ser mejor que hacer suposiciones, porque cada decision sobre el cronograma es mas facil cuando la dotacion de personal se basa en la demanda real.
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Horas de trabajo y funciones
Un pronostico solo es util si lo conviertes en un plan de cobertura. Aqui es donde se desglosan muchos horarios- los propietarios saben que van a estar ocupados, pero no definen lo que significa ocupado segun el rol, la habilidad y el bloque de tiempo. Una programacion eficaz significa que no solo estas cubriendo los turnos, sino que estas creando una cobertura que se adapte al trabajo.
Empieza por hacer una lista de tus funciones o puestos principales por dia. En el caso de un QSR, puede ser cajero/autoservicio, hilera/montaje, parrilla, preparacion, expo/runner y jefe de turno. En el caso de un servicio completo, pueden incluir meseros por seccion, anfitriones, camareros, camareros, camareros, camareros, cocineros de linea por estacion, preparadores y encargados de la cobertura.
A continuacion, defina dos niveles de personal para cada funcion- 1. Cobertura minima- el menor numero de personas necesarias para operar de manera segura y cumplir con los estandares de servicio basicos
2. Cobertura maxima- el numero necesario para hacer frente a las prisas sin quedarte atras.
A continuacion, crea plantillas de turnos que reflejen como se trabaja realmente. La mayoria de los restaurantes necesitan una cobertura diferente durante el periodo de
-1.
Apertura y preparacion- recepcion, preparacion, preparacion y llegada anticipada de los huespedes 2.
Rush- maxima velocidad y precision, menos distracciones 3.
Mitad o transicion- limpieza, reabastecimiento, descansos, traspaso entre equipos. 4. Cierre- desglose, limpieza profunda, preparacion final, recuento y bloqueo
Ahora usa tu pronostico para colocar esas plantillas en el reloj. Un enfoque practico es programar bloques de 30 a 60 minutos alrededor de las ventanas de mayor demanda. Si la hora punta para comer empieza a las 11-30, no programes a todos a las 11-00, por si acaso. | Alterne las horas de inicio para que la mano de obra aumente a medida que aumenta la demanda. Haz lo mismo al final- escalona las salidas para no tener a todo un equipo trabajando cuando bajen las ventas. La
habilidad importa tanto como el numero de empleados. Dos empleados con experiencia pueden superar a cuatro nuevos empleados durante un apuro. Por lo tanto, cree una cobertura basada en sus habilidades
, no solo en las funciones. - Coloque a la persona mas rapida en la estacion con mas dificultades (a menudo, en una exposicion, una asamblea, una parrilla o un camarero).
Empareje a los nuevos empleados con companeros de equipo fuertes durante las horas punta.
Evite tener demasiados alumnos en practicas en el mismo turno.
Cada hora de la agenda debe tener un proposito. Cuando ajustas las horas y los roles laborales al flujo de trabajo, reduces las horas extras, mejoras la velocidad y haces que los turnos parezcan mas controlados para todos.
Establecer reglas de programacion
Una vez que tenga un plan de cobertura, el siguiente paso es protegerlo. La manera mas rapida de que un cronograma fracase es mediante reglas poco claras. Si los empleados no saben cuando deben informar sobre la disponibilidad, como funcionan las vacaciones o si se permiten los cambios de turno, se terminan tomando decisiones sobre la marcha, y sobre la marcha, por lo general, se traduce en exceso de personal, horas extras y frustracion.
Empieza con plazos sencillos que cumplas todas las semanas- 1. Actualizaciones de disponibilidad- requieren que los cambios se envien antes de un dia especifico (por ejemplo, antes del lunes al mediodia para el horario que se publica mas adelante en la semana).
2. Solicitudes de tiempo libre- establece un limite (por ejemplo, de 10 a 14 dias por adelantado) a menos que se trate de una emergencia.
3. Programa la publicacion- elige un dia y una hora de publicacion consistentes (por ejemplo, el jueves antes de las 3 p. m. para la proxima semana). La coherencia reduce las solicitudes de ultima hora y mejora la asistencia.
A continuacion, defina reglas que protejan su presupuesto laboral y a su equipo-
1. Barreras de horas extras- decide que es lo que desencadena la aprobacion (por ejemplo, cualquier turno que obligue a alguien a trabajar mas de 40 horas necesita la aprobacion del gerente antes de programarlo).
2. Cumplimiento de descansos y comidas- planifique las pausas segun la duracion de los turnos y la cobertura de la estacion para que los gerentes no tengan que esforzarse en mitad de las prisas.
3. Reglas de cierre y descanso- evita programar que alguien cierre y abra al dia siguiente, a menos que sea absolutamente necesario. Incluso si funciona, aumenta los errores y las llamadas a la atencion a largo plazo.
4. Limites laborales menores (si corresponde)- establezca limites claros sobre las horas de inicio y finalizacion y las horas permitidas durante las semanas escolares.
Luego, fije los procedimientos de cambio de turno y de reserva.
- Los cambios de turno deben requerir la aprobacion del gerente y el sustituto debe estar capacitado para el puesto.
- Las llamadas deben tener un metodo y un cronograma de notificacion claros (con quien contactar, con que antelacion y que se considera aceptable).
- Para la cobertura, defina un plan de primera respuesta. Con quien contactamos, en que orden y cuanto tiempo debes esperar antes de ajustar las operaciones (por ejemplo, reducir los asientos, limitar los platos del menu o pausar los pedidos en linea).
Por ultimo, haz que las reglas esten visibles. Pongalas por escrito y reviselas durante las reuniones de incorporacion y previas al turno. No se trata de ser estrictos, sino de reducir la incertidumbre. Las reglas claras generan menos sorpresas, menos cambios de ultima hora y un cronograma que se mantiene estable semana tras semana.
Cree un cronograma justo
Un cronograma puede ser matematicamente eficiente y aun asi fallar si el equipo lo odia. Cuando los empleados no confien en el horario, veras mas llamadas, mas retrasos, mas solicitudes de intercambio y una mayor rotacion. El objetivo es crear un cronograma que respalde a la empresa y que sea lo suficientemente justo como para que la gente quiera protegerlo.
Comience con la previsibilidad. La mayoria de los empleados pueden gestionar turnos ajetreados, pero luchan contra la incertidumbre. Intenta mantener un ritmo constante semana tras semana
- Horarios de inicio similares siempre que sea posible
- Dias libres constantes (o al menos un patron predecible)
- Un numero estable de horas para los empleados con mejor desempeno
- La previsibilidad reduce el estres, y los empleados estresados cometen mas errores y renuncian mas rapido.
Luego, equilibre los turnos dificiles. Si las mismas personas siempre cierran, siempre trabajan los fines de semana o siempre se dan de bruces durante el dia, el resentimiento aumenta. Una regla simple ayuda- rotar los cierres y fines de semana cuando puedas, y ser transparente cuando no puedas. Si alguien es tu mejor cerrador, puedes programarlos alli con frecuencia, pero lo compensas con mejores opciones de turnos en otros lugares (como menos cierres o un descanso constante de dos dias).
Haz coincidir a las personas con sus puntos fuertes, especialmente durante los picos de actividad. No se trata solo de las funciones de personal
, sino del rendimiento del personal. - Pon a tu empleado mas rapido y tranquilo en la estacion mas dificil.
Programa a tu lider mas fuerte cuando esperes que te de mas prisa.
Evita tener a varios alumnos en practicas al mismo tiempo en el mismo turno.
Un turno apurado con el equipo adecuado da la sensacion de control; un turno apresurado con la combinacion equivocada es caotico. El entrenamiento cruzado es tu arma secreta para la asistencia y la cobertura.
Cuando solo una persona puede dirigir una estacion clave, cada ausencia se convierte en una crisis. Elabora un plan de entrenamiento interdisciplinario sencillo
- identifica tus estaciones criticas (exposicion, parrilla, bar, cajero, plato).
Entrena al menos a dos suplentes para cada
una. Programa un turno de entrenamiento cruzado por semana cuando sea mas lento.
Por ultimo, protege la energia del equipo. Demasiados turnos largos de forma consecutiva o trabajar demasiado tarde por la noche conducen al agotamiento. No necesitas ser perfecto, solo intencional. Cuando los empleados consideran que el horario es justo, predecible y manejable, se presentan de manera mas confiable, se desempenan mejor y permanecen mas tiempo.
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Incluso un buen horario fracasa si la gente no lo ve, no lo entiende o no confia en que no cambiara de la noche a la manana. La comunicacion es lo que convierte un cronograma en un compromiso en lugar de una sugerencia. Cuanto mas fluida sea su comunicacion, menos mensajes de texto con mensajes de no sabia recibira y menos emergencias de cobertura de ultima hora que tendra que resolver.
En primer lugar, elige un dia y una hora de publicacion coherentes y apegate a ello. Cuando el equipo sabe exactamente cuando se publican los cronogramas, planifican sus vidas en funcion de ello. Un horario que se publica tarde (o cambia constantemente) capacita a los empleados para que lo consideren flexible, y ahi es cuando aumentan los problemas de asistencia.
En segundo lugar, haz que el horario sea de facil acceso. Si los empleados tienen que buscarlo, no lo comprobaran. Usa un lugar principal donde se encuentre el horario (una aplicacion de programacion, un sistema compartido o un horario impreso en una ubicacion uniforme). Sea cual sea el metodo que utilices, manten la coherencia y evita mezclar canales (Esta en la pared, pero tambien he enviado un mensaje de texto con una actualizacion y tal vez este en un correo electronico). Una fuente de verdad reduce la confusion.
En tercer lugar, confirme que las personas realmente lo recibieron. No necesitas perseguir a todo el mundo, pero si necesitas un proceso. Una regla simple funciona bien- los empleados son responsables de revisar el cronograma dentro de las 24 horas posteriores a la publicacion, y los gerentes solo hacen un seguimiento con las personas que no lo han reconocido. Esto crea responsabilidad sin crear drama.
Ahora, maneje los cambios de la manera correcta. Los cambios deberian ser la excepcion, no la norma. Establezca reglas claras
- Los cambios de turno deben aprobarse (y el sustituto debe estar capacitado para el puesto)
- Los cambios deben documentarse en el mismo sistema en el que se encuentra el horario.
Los cambios de ultima hora requieren una confirmacion directa (no simplemente lo publique).
Por ultimo, haga un breve resumen semanal del horario. Pueden ser dos minutos antes del turno- mencione los grandes eventos, las prisas previstas, los ajustes de personal y cualquier tarea especial. Cuando los empleados saben que esperar, llegan preparados, y los equipos preparados rinden mejor.
La programacion es mitad planificacion y mitad comunicacion. Cuando comunicas el cronograma de manera clara y consistente, reduces el caos, proteges la cobertura y te ganas la confianza de tu equipo.
KPI de programacion semanal
Si no mide los resultados de la programacion, seguira repitiendo los mismos problemas- exceso de personal en los dias lentos, falta de personal durante las prisas y soluciones constantes de ultima hora. La buena noticia es que no necesitas un panel de control complicado. Un pequeno conjunto de indicadores clave de rendimiento semanales puede indicarte si tu agenda esta mejorando o retrasandose.
Comience con el costo de la mano de obra en comparacion con las ventas. La mayoria de los propietarios hacen un seguimiento del porcentaje de mano de obra, pero solo es util si lo comparas con tu plan y compruebas por que se mudaron. Un porcentaje de mano de obra alto puede significar que tenias exceso de personal, pero tambien puede significar que las ventas fueron inferiores a las esperadas. Es por eso que tambien deberias hacer un seguimiento de la inversion en mano de obra en comparacion con las previsiones (gastaste mas mano de obra de la que tenias previsto para la semana?).
A continuacion, haz un seguimiento de una metrica de productividad, como las ventas por hora de trabajo (SPLH) o las horas de trabajo por transaccion. Estas muestran si estas obteniendo mas resultados con cada hora del cronograma. Son especialmente utiles cuando comparas las partes del dia- tal vez el almuerzo sea eficiente, pero el personal para cenar es demasiado pesado, o viceversa.
A continuacion, haga un seguimiento de los indicadores de estabilidad y riesgo-
1. Horas extras- cuantas horas superaron su limite y por que
2.
Llamadas y retrasos- con que frecuencia se interrumpe la cobertura y que turnos se ven mas afectados 3.
Cambios de horario despues de la publicacion- un numero elevado suele indicar una mala prevision o reglas poco claras 4. Los momentos dificiles y los periodos prolongados, patrones que predicen el agotamiento y la rotacion de personal
Anada un KPI operativo que permita comprobar la realidad vinculado a la experiencia de los huespedes. En funcion del concepto, puede ser-
- Tiempo medio de venta de entradas o velocidad de pedido en los momentos de mayor demanda
; longitud de cola en caso de arranque rapido
; canales en pausa o ralentizacion de los pedidos en linea
; errores o remakes (un problema de personal puede aumentar los errores).
La clave esta en utilizar estos KPI en un ciclo semanal rapido.
Establece un tiempo de revision de 15 minutos cada semana y pregunta- 1. Donde teniamos exceso de personal o falta de personal?
2. Que plantillas de turnos deberian cambiar la semana que viene?
3. Quien necesita entrenamiento, capacitacion cruzada o una asignacion de funciones diferente?
Cuando haces un seguimiento de la programacion como haces un seguimiento del costo de los alimentos, mejora mas rapido. Dejas de adivinar, creas mejores plantillas y tu agenda se vuelve mas estable semana tras semana.
Utilice herramientas y automatizacion
La programacion manual funciona, hasta que deja de funcionar. Las hojas de calculo y los textos grupales comienzan a resquebrajarse cuando tienes que trabajar varios dias, multiples funciones, solicitudes de tiempo libre, cambios de turno, riesgo de horas extras y cambios en los patrones de ventas. El cronograma se hace mas dificil de construir, mas dificil de comunicar y mas facil de romper. Ahi es donde las herramientas adecuadas pueden marcar una verdadera diferencia, no al automatizar el liderazgo, sino al eliminar el trabajo pesado y ofrecer una mayor visibilidad.
Como minimo, las herramientas de programacion deberian ayudarte a hacer bien cuatro cosas- 1. Planifica con datos, no con instintos- necesitas previsiones y plantillas que reflejen tus patrones de ventas reales por dia y hora, para que la plantilla aumente y disminuya segun la demanda, en lugar de quedarse sin cambios todo el dia.
2. Cree cronogramas repetibles con mayor rapidez- las plantillas, la programacion basada en roles, las reglas de disponibilidad y las alertas inteligentes pueden reducir significativamente el tiempo de elaboracion de los horarios y, al mismo tiempo, reducir los errores comunes (como perder puestos clave o acumular demasiados alumnos en practicas).
3. Evite los problemas de cumplimiento y costos antes de que ocurran- los mejores sistemas detectan el riesgo de horas extras, los problemas de descanso y los patrones de programacion que generan fatiga (como los clopens). Detectar los problemas a tiempo es mas economico que solucionarlos una vez procesada la nomina.
4. Comuniquese con claridad y gestione los cambios de forma limpia- el acceso movil, los flujos de trabajo de intercambio de turnos, las confirmaciones y una unica fuente de informacion fiable reducen la confusion y los problemas de ultima hora.
Lista rapida de programacion para la proxima semana (copiar y pegar)
- Extraiga las ventas y transacciones por hora de las ultimas 8 a 12 semanas
- Marque los impulsores de demanda esperados (eventos, promociones, dias festivos, cambios en la combinacion de canales)
- Aplique sus plantillas de turnos y escalone las horas de inicio y finalizacion en los periodos de mayor demanda
- Confirme la cobertura de puestos y la cobertura de habilidades (no solo la plantilla)
- Compruebe el riesgo de horas extras, los descansos y cualquier norma laboral requerida
- Publique a tiempo, confirme el reconocimiento de los empleados y limite los cambios despues de la publicacion
- revise los KPI semanalmente y ajuste las plantillas ( no solo turnos individuales)
Facilite la programacion con Altametrics
Si esta listo para dedicar menos tiempo a esforzarse por cumplir con el cronograma y mas tiempo a administrar el negocio, Altametrics puede ayudarlo. Altametrics brinda a los operadores de restaurantes las herramientas para crear horarios mas inteligentes, controlar los costos laborales y mejorar la comunicacion entre los horarios entre las ubicaciones y los equipos.
En lugar de hacer conjeturas, puedes utilizar la planificacion y la automatizacion basadas en datos para reducir el riesgo de horas extras, mejorar la cobertura durante las horas punta y mantener tu horario mas estable semana tras semana.
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Estandarice las plantillas de funciones, las normas de personal y los plazos de publicacion en todas las tiendas y, a continuacion, prevea por ubicacion utilizando las tendencias de punto de venta. Realice un seguimiento de los mismos KPI semanalmente (porcentaje de mano de obra, SPLH, horas extras, llamadas). El software de programacion es fundamental para hacer cumplir las reglas, compartir la cobertura y gestionar las permutas.
Cuales son los KPI de programacion mas importantes para realizar un seguimiento semanal?
Comience con-% de mano de obra, dolares laborales frente a lo previsto, ventas por hora laboral (SPLH), horas extras, llamadas o retrasos y cambios de horario despues de la publicacion. Si es posible, agrega una metrica de servicio, como los tiempos de venta de entradas.
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