Que herramientas pueden automatizar los informes de inventario?
Los informes de inventario se pueden automatizar mediante software de administracion de restaurantes, integraciones de puntos de venta y sistemas de seguimiento de inventario que sincronizan las compras, el uso y las ventas en tiempo real, lo que elimina la entrada manual, reduce los errores y proporciona datos precisos para un control mas inteligente de los pedidos, los costos y los residuos.
Los 6 tipos de informes de gestion de inventario para restaurantes
Vision general
Dirigir un restaurante significa llevar un registro de cientos de piezas moviles, y tu inventario es una de las mas importantes. Cada ingrediente, botella y articulo de suministro afecta al costo de los alimentos, las ganancias y las operaciones diarias. Sin una forma clara de hacer un seguimiento de lo que entra y lo que sale, es facil perder dinero desperdiciando, haciendo pedidos en exceso o faltando articulos.
Los informes de gestion del inventario te ayudan a estar al tanto de estos detalles. Convierten las cifras brutas en informacion util, que te muestran lo que realmente utilizas, lo que se desperdicia y el valor de tus existencias. Con los informes correctos, puede ver los patrones, tomar decisiones de compra mas inteligentes y controlar los costos antes de que se salgan de control.
Informe de uso
Un informe de uso es una de las herramientas mas importantes para entender como se utiliza realmente tu inventario. Muestra la cantidad de cada ingrediente consumida durante un periodo de tiempo especifico, normalmente una semana o un mes. La formula basica es simple-
Inventario inicial + Compras - Inventario final = Uso.
Este informe te ofrece una imagen clara de lo que sale de tus estantes y se convierte en productos del menu. Por ejemplo, si comenzaste la semana con 50 libras de pollo, compraste 30 mas y terminaste con 20, tu consumo seria de 60 libras. Ese numero indica exactamente cuanto producto se uso durante ese periodo de tiempo.
El seguimiento del uso ayuda a identificar los problemas de forma temprana. Si el consumo es mayor de lo esperado, puede deberse a errores en la distribucion de las porciones, a una preparacion excesiva o incluso a un robo. Por otro lado, si el consumo es menor, es posible que tengas un exceso de existencias o que no vendas tanto como tenias previsto. Ambas situaciones pueden afectar sus margenes de beneficio. La
revision regular de los informes de uso tambien ayuda a la hora de realizar pedidos. Cuando sabes que cantidad de cada articulo usas normalmente, es mas facil establecer niveles de par precisos y evitar quedarte sin ingredientes clave durante los turnos mas ocupados.
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Informe de varianza
Un informe de varianza le ayuda a ver la brecha entre lo que deberia haberse usado y lo que realmente se uso. Es una de las maneras mas claras de medir la eficiencia del funcionamiento de su restaurante. El consumo ideal se calcula en funcion de tus recetas y datos de ventas, es decir, lo que esperas utilizar si todo se divide en las porciones correctas. El consumo real proviene de tu informe de consumo, que muestra la cantidad real que has dejado en las estanterias. La diferencia entre los dos es tu varianza.
Por ejemplo, si tus recetas y ventas sugieren que deberias haber usado 40 libras de queso, pero tu inventario muestra que usaste 50 libras, tienes una diferencia de 10 libras. Esa brecha representa la perdida de beneficios. Puede deberse a porciones excesivas, a entradas incorrectas en las recetas, a la falta de registro de los residuos o incluso al robo.
El monitoreo de la varianza ayuda a identificar donde se producen las perdidas. Si observas un consumo constante de algunos articulos superior al esperado, puedes investigar el tamano de las porciones, la capacitacion del personal o los procedimientos de preparacion. Del mismo modo, una variacion positiva (usar una cantidad inferior a la esperada) puede indicar que el tamano de las porciones es demasiado pequeno o que los productos no se preparan segun lo previsto.
Una buena practica es hacer un seguimiento semanal de la varianza y centrarse en los 10 ingredientes mas caros. Los pequenos cambios porcentuales en estos productos pueden marcar una gran diferencia en tus resultados.
Al comprender los informes de varianza y actuar en consecuencia, los propietarios de restaurantes pueden mejorar el control, reducir el desperdicio y proteger las ganancias, al mismo tiempo que mantienen la calidad de los alimentos uniforme en todos los platos que sirven.
Informe COGS
El informe del costo de los productos vendidos (COGS) muestra cuanto dinero gasta tu restaurante en ingredientes en comparacion con los ingresos que generan esos ingredientes. Es uno de los informes mas importantes para entender la rentabilidad. En terminos sencillos, responde a esta pregunta- cuanto cuesta producir los alimentos que vendes?
La formula basica del COGS es-
Inventario inicial + Compras Inventario final = COGS.
Este numero representa el costo total de los ingredientes utilizados durante un periodo de tiempo determinado, normalmente una semana o un mes. Si divide su COGS entre las ventas totales de alimentos y lo multiplica por 100, obtiene el porcentaje del costo de los alimentos. Por ejemplo, si tu COGS de la semana es de 5000$ y tus ventas de alimentos son de 20 000$, tu porcentaje de coste de los alimentos es del 25%. La mayoria de los restaurantes se proponen mantener este numero entre el 25% y el 35%, segun el concepto y el menu.
Un informe del COGS le ayuda a detectar las fluctuaciones de los costos, identificar los ingredientes sobrevalorados y evaluar el desempeno de los proveedores. Si su COGS aumenta repentinamente, podria significar que los precios de los alimentos aumentaron, las porciones aumentaron o el desperdicio no se esta controlando. Revisar este informe con regularidad ayuda a mantener los gastos alineados con sus objetivos de ventas.
Tambien es una valiosa herramienta de planificacion. El seguimiento de las tendencias del COGS a lo largo del tiempo le permite ajustar los precios de los menus, el tamano de las porciones o los contratos con los proveedores para proteger los margenes. En resumen, el informe del COGS no solo muestra lo que ha gastado, sino que tambien revela la eficacia con la que convierte su inventario en beneficios.
Informe de nivel par
Un informe de nivel nominal ayuda a los propietarios de restaurantes a mantener la cantidad adecuada de existencias disponibles para satisfacer la demanda sin pedir en exceso. El nivel nominal simplemente significa la cantidad ideal de cada ingrediente o suministro que siempre debes tener en el inventario. Es un objetivo que mantiene tu cocina funcionando sin problemas y evita tanto la escasez como el desperdicio.
Para determinar los niveles de paridad, empieza por ver la cantidad de cada articulo que sueles utilizar durante la semana mas ajetreada. Luego, ten en cuenta el cronograma de entrega de tu proveedor. Por ejemplo, si recibes productos dos veces por semana y normalmente utilizas 30 libras de tomates, tu nivel nominal podria ser de 15 libras por entrega. Esto garantiza que tendra todo lo que necesita hasta que llegue el proximo camion.
Un informe de nivel nominal muestra cada articulo, su stock actual y si es necesario volver a hacer un pedido. Si tu inventario cae por debajo del nivel nominal, indica que es hora de reabastecerlo. Si esta por encima, es posible que estes haciendo un pedido excesivo o que no utilices los ingredientes tan rapido como esperabas.
Los beneficios van mas alla de evitar los momentos en los que estamos fuera de eso. Mantener unos niveles de potencia precisos le ayuda a controlar los costos de los alimentos, reducir el deterioro y liberar espacio de almacenamiento. Tambien mejora el flujo de caja, ya que no estas acumulando dinero en exceso de inventario.
Cuando se combinan con los datos de uso y de COGS, los informes a nivel nominal proporcionan una guia fiable para tomar decisiones de compra. Crean un ritmo constante en su proceso de pedido, manteniendo sus estantes perfectamente surtidos y su cocina eficiente.
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Informe de valoracion
Un informe de valoracion ayuda a los propietarios de restaurantes a entender el valor total de todos los articulos actualmente en stock. Es una instantanea de cuanto dinero esta invertido en ingredientes, bebidas y suministros en un momento dado. Este informe se utiliza con frecuencia para la planificacion financiera, la contabilidad y los informes de fin de mes, pero tambien proporciona informacion sobre la eficacia con la que se gestiona el inventario.
El informe de valoracion multiplica la cantidad disponible por el costo unitario de cada articulo para calcular su valor total. Cuando se resume, muestra el valor total de tu inventario. Por ejemplo, si tienes 50 libras de carne de vacuno a 6$ por libra, ese producto por si solo representa 300$ en stock. Hacer esto con cada producto de tu cocina te ayuda a ver a donde va a parar la mayor parte del dinero de tu inventario.
Conocer el valor total de tu inventario te ayuda a controlar los costos. Si tu valoracion es demasiado alta, puede significar que estas haciendo un pedido excesivo o que tienes demasiado a mano, lo que puede provocar que se estropee. Una valoracion mas baja podria indicar una escasez de existencias que podria interrumpir el servicio. La
revision periodica de los informes de valoracion tambien ayuda a identificar los articulos obsoletos o que se mueven con lentitud, es decir, productos que permanecen en las estanterias durante demasiado tiempo y acumulan efectivo. Al hacer un seguimiento de las tendencias de valoracion a lo largo del tiempo, los propietarios de restaurantes pueden equilibrar las compras, mejorar el flujo de caja y planificar el inventario de forma mas eficaz.
Informe de residuos
Un informe de residuos registra todo lo que se desecha, se estropea o se pierde durante la preparacion y el servicio de los alimentos. Si bien puede parecer un detalle insignificante, los residuos se acumulan rapidamente y afectan directamente a sus ganancias. Al registrar los residuos con regularidad, los propietarios de restaurantes pueden ver exactamente donde se producen las perdidas y tomar medidas para reducirlas.
Un buen informe de residuos incluye el nombre del articulo, la cantidad desechada, el motivo del desperdicio y la fecha. Los motivos pueden incluir la coccion excesiva, el deterioro, los derrames, los productos caducados o una preparacion incorrecta. Por ejemplo, si tu cocina tira constantemente pollo demasiado cocido o lechuga en mal estado, tu informe de residuos lo hara visible. Este tipo de seguimiento le ayuda a comprender si el problema se debe al almacenamiento, al reparto de porciones o a la capacitacion del personal.
El verdadero poder de un informe sobre residuos reside en detectar patrones. Si algunos articulos aparecen repetidamente, es una senal para hacer un cambio- ajustar las cantidades de preparacion, modificar las recetas o revisar la rotacion del inventario. Incluso las pequenas mejoras en la reduccion del desperdicio pueden marcar una diferencia notable en el porcentaje del costo de los alimentos.
Los informes sobre residuos tambien promueven la rendicion de cuentas. Cuando los empleados saben que se estan registrando y revisando los residuos, es mas probable que manipulen los ingredientes con cuidado y sigan las normas sobre las porciones. Con el tiempo, esto crea una cultura de conciencia y responsabilidad en la cocina.
Convertir los informes en decisiones mas inteligentes
Cada tipo de informe de inventario desempena un papel unico a la hora de ayudar a los propietarios de restaurantes a tomar el control de sus operaciones. El informe de uso muestra lo que se consume, el informe de varianza expone las brechas entre el rendimiento ideal y el real, y el informe del COGS revela los costos reales de los alimentos. Mientras tanto, los informes sobre el nivel nominal mantienen el equilibrio de las existencias, los informes de valoracion muestran el valor total de su inventario y los informes sobre residuos revelan las perdidas ocultas que merman las ganancias.
Cuando estos informes se combinan, crean una imagen completa del rendimiento de tu restaurante, desde la estanteria hasta el registro de ventas. Sabra exactamente donde se gana o se pierde el dinero, lo que le permitira tomar decisiones mas inteligentes sobre los pedidos, los precios, la dotacion de personal y el control de residuos. La
elaboracion regular de estos informes no solo protege los margenes, sino que tambien contribuye a la coherencia, reduce las sorpresas y favorece el crecimiento a largo plazo. Con las herramientas adecuadas, la gestion del inventario de los restaurantes se centra menos en adivinar y mas en la precision, la eficiencia y las ganancias.
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Preguntas frecuentes
Como pueden los informes sobre residuos reducir los costos de los alimentos?
Al hacer un seguimiento de lo que se desecha y por que, los informes de residuos destacan los problemas recurrentes, como el deterioro, la preparacion excesiva o los errores de coccion. Abordar estos problemas ayuda a reducir el desperdicio de alimentos y a mejorar los margenes de beneficio.
Que es un nivel nominal y como se calcula?
Un nivel nominal es la cantidad ideal de un articulo que debes tener a mano. Se calcula utilizando tu calendario medio de uso y entrega para garantizar que dispones de suficientes existencias sin realizar pedidos en exceso.
Con que frecuencia se deben revisar los informes de inventario?
La mayoria de los restaurantes revisan los informes de uso, varianza y desperdicio semanalmente, mientras que los informes de COGS, de nivel nominal y de valoracion suelen revisarse mensualmente. Cuanto mas frecuentemente actualice sus datos, mas precisos y procesables seran.
Como afecta un informe del COGS a los precios de los menus?
Su informe COGS revela cuanto cuesta producir los platos de su menu. Al monitorear estos costos, puede ajustar los precios cuando aumentan los costos de los ingredientes, asegurandose de mantener un margen de beneficio saludable.
