Que aprenderas
Descubra como agilizar la gestion de tareas en su restaurante aclarando las tareas, priorizando el trabajo, estableciendo rutinas, utilizando sistemas digitales, creando responsabilidad y mejorando continuamente a traves de la retroalimentacion.
Cual es la forma mas eficiente de gestionar las tareas en un restaurante concurrido?
La naturaleza de alto riesgo de la gestion de tareas en restaurantes
Dirigir un restaurante significa hacer malabares con muchas partes moviles- personal, clientes, comida, limpieza y mas. En un turno ajetreado, incluso una pequena tarea incumplida, como olvidarse de rellenar los condimentos o reabastecer las servilletas, puede estropear las cosas. Cuando los trabajos no se asignan o controlan con claridad, se genera confusion, un servicio mas lento, clientes insatisfechos y empleados frustrados.
Segun una encuesta, casi el 63% de los gerentes de restaurantes afirman que la mala comunicacion es la principal causa de errores durante los turnos. Por lo general, esto se debe a una gestion de tareas poco clara- las personas no saben lo que deben hacer ni quien es responsable de que.
En un entorno acelerado como un restaurante, no tienes tiempo para hacer conjeturas. Todos los miembros del equipo deben saber exactamente cual es su trabajo y cuando hay que hacerlo. Y como gerente o propietario, necesitas una forma sencilla de comprobar que las tareas se estan realizando, sin tener que pasar el raton por encima de todas.
Defina claramente las funciones y responsabilidades
Una de las principales razones por las que las tareas pasan desapercibidas en un restaurante es porque nadie sabe quien es realmente el responsable. Cuando las funciones no estan claramente definidas, el personal puede asumir que alguien mas se encarga del trabajo. Esto genera confusion, duplicacion o, lo que es peor, es que se omiten por completo tareas importantes.
Para evitarlo, empieza por asegurarte de que cada puesto de tu restaurante tenga una lista clara de responsabilidades. Por ejemplo, el cocinero de la linea debe saber que esta a cargo de la preparacion de su puesto, el mesero debe saber que tiene que revisar sus mesas cada 10 minutos y el lavaplatos debe saber exactamente cuando debe sacar la basura. Estas no son solo tareas generales, sino que deben escribirse y revisarse con regularidad.
Las listas de verificacion simples funcionan de maravilla aqui. Cuando los empleados comienzan su turno, pueden revisar lo que se espera de ellos. Al final del turno, ellos (o su supervisor) pueden verificar que todo se haya completado. Esto crea una estructura sin resultar abrumador.
Ademas, asegurese de que todos sepan a quien acudir si tienen preguntas. Hay un lider de turno? Un gerente de turno? Las lineas de comunicacion claras hacen que sea mas facil pedir ayuda o aclaraciones.
Por ultimo, rote las tareas de manera justa cuando sea necesario. Nadie quiere ser el unico que se queda con los trabajos menos agradables, como limpiar los banos o sacar la basura. Un enfoque justo y coherente fomenta el trabajo en equipo y el respeto entre el personal.
Cuando todos saben lo que tienen que hacer (y quien es responsable de que), tu restaurante funciona mejor, con menos estres y menos errores.
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Priorice las tareas en funcion de la urgencia y el impacto
No todas las tareas de un restaurante son igual de importantes o urgentes. Algunas tareas tienen que hacerse de inmediato, como responder a una bebida derramada o preparar un pedido, mientras que otras, como organizar el almacenamiento en seco o limpiar los zocalos, pueden esperar. Cuando todo parece urgente, es facil que el personal se sienta abrumado y no este seguro de donde concentrarse primero.
Por eso es importante ensenar a tu equipo a priorizar las tareas en funcion de la urgencia y el impacto. Un metodo sencillo es el sistema Ahora, pronto, mas tarde-
1. Ahora- tareas urgentes que afectan inmediatamente a los clientes (por ejemplo, recibir pedidos, limpiar un derrame o reabastecer platos).
2. Pronto- tareas que son importantes pero que pueden esperar un poco (por ejemplo, rellenar condimentos, cortar limones).
3. Mas adelante- tareas que son de poca urgencia y que no afectan al flujo inmediato del servicio (por ejemplo, limpiar la nevera o archivar las facturas).
Al organizar las tareas de esta manera, tu equipo puede centrarse en lo que realmente importa durante las horas punta, sin perder de vista las tareas menos urgentes. Incluso puedes incluirlo en tus listas de verificacion o pizarras, agrupando las tareas por prioridad para que quede claro a la vista.
Tambien ayuda establecer plazos especificos. En lugar de decir limpia el piso, di barre y trapea la cocina trasera antes de las 3 p.m.. Esto reduce las conjeturas y establece expectativas claras.
Estandarizar los procedimientos de asignacion de tareas
En muchos restaurantes, las asignaciones de tareas se realizan sobre la marcha- quien este disponible consigue el trabajo. Si bien esto puede funcionar en equipos pequenos o durante las horas de menor actividad, se desmorona rapidamente durante los turnos ocupados. Para que todo funcione sin problemas, necesitas un sistema uniforme que regule como se asignan y comunican las tareas.
Empieza por crear rutinas previas al turno. Antes de que comience cada turno, dedica de 5 a 10 minutos a revisar las prioridades del dia con tu equipo. Revisa la plantilla, las coberturas previstas, cualquier evento o reserva y, a continuacion, asigna tareas especificas. Por ejemplo-
- Maria se encarga de la reposicion de bebidas.
- James revisa los banos dos veces por hora.
- Lisa esta a cargo de limpiar los menus y la estacion de azafatas.
Incluso si tu equipo conoce sus funciones generales, las asignaciones especificas por turno ayudan a evitar confusiones y hacen que todos rindan cuentas.
Luego, usa cronogramas recurrentes para las tareas diarias, semanales y mensuales. Limpiar las campanas de las freidoras, actualizar el inventario o limpiar en profundidad la zona sin cita previa no deberia hacerse cuando alguien lo recuerde. Publica los horarios en un lugar visible (como una pizarra blanca de la oficina o la pared de la cocina) para que todos sepan que es lo que hay que hacer y cuando.
Siempre que sea posible, usa listas de tareas escritas o digitales. Las tareas verbales se pierden durante las prisas. Si utilizas un tablero de tareas, una hoja de borrado en seco o una aplicacion, los empleados pueden ver y marcar las cosas en tiempo real.
La estandarizacion del proceso de tareas puede parecer rigida al principio, pero en realidad brinda a su personal mas claridad y confianza. Todo el mundo sabe lo que hay que hacer, cuando debe hacerse y quien esta a cargo, lo que reduce el margen de error y dedica mas tiempo a un excelente servicio.
Aproveche las herramientas digitales de administracion de tareas
Las herramientas digitales pueden cambiar las reglas del juego para la organizacion y el seguimiento de las tareas en un restaurante concurrido. A diferencia de las listas de verificacion en papel o los recordatorios verbales, los sistemas digitales ayudan a garantizar que las tareas sean claras, visibles y se actualicen en tiempo real.
A continuacion, te explicamos como sacarles el maximo partido- 1. Crea listas de tareas compartidas
Empieza por crear listas de verificacion digitales a las que tu equipo pueda acceder facilmente desde un telefono, tableta o dispositivo compartido. Incluye las tareas de los distintos turnos (de apertura, de mediodia y de cierre) con un espacio para marcar cuando se ha completado cada tarea. De este modo, se crea un lugar central en el que todos pueden estar en sintonia.
2. Asignar tareas por nombre
Asegurese de que cada tarea tenga asignada una persona especifica. Una lista digital que muestra los nombres junto a las tareas ayuda a todos a saber quien esta haciendo que. Tambien aumenta la responsabilidad personal y reduce la posibilidad de que las cosas pasen desapercibidas.
3. Establezca plazos claros
Incluya metas basadas en el tiempo, como antes de las 2 p.m. o antes de la hora punta del almuerzo. Esto le da estructura al personal y les ayuda a establecer prioridades durante todo el turno.
4. Realice un seguimiento y revise la finalizacion
Utilice el sistema digital para realizar un seguimiento de las tareas que se completaron, omitieron o retrasaron. Esto ayuda a los gerentes a detectar patrones, como trabajos faltantes recurrentes, y a ajustar las cargas de trabajo o las instrucciones en consecuencia.
5.
Cree plantillas reutilizables Cree plantillas estandar para tareas recurrentes como la limpieza, la preparacion o las comprobaciones de inventario. Esto ahorra tiempo y ayuda al nuevo personal a aprender las rutinas rapidamente.
Los sistemas digitales no tienen que ser complejos para ser eficaces. Incluso una lista compartida basica puede aportar orden y coherencia a sus operaciones diarias.
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Fomente la rendicion de cuentas sin microgestionar
Crear una cultura en la que los empleados asuman la responsabilidad de sus tareas es clave para el buen funcionamiento de los restaurantes. A continuacion, se explica como fomentar la rendicion de cuentas sin microgestionar-
1. Fomente el autocontrol
Pida al personal que marque las tareas a medida que las completan. Este sencillo paso mantiene a todos al tanto de su progreso y ayuda a los gerentes a realizar un seguimiento del trabajo sin interrupciones constantes.
2. Usa a los lideres de
turno con prudencia Los lideres de turnos deben centrarse en verificar puntualmente las tareas importantes y apoyar a los miembros del equipo que puedan necesitar ayuda, en lugar de controlar cada detalle. Esto permite que los supervisores intervengan solo cuando sea necesario.
3. Promueva la comunicacion abierta Deje en
claro que los empleados deben alzar la voz si se enfrentan a obstaculos o no pueden terminar una tarea a tiempo. La comunicacion temprana ayuda a evitar que los problemas pequenos se agraven.
4. Reconozca el buen trabajo
Reconozca y elogie a los miembros del equipo que completan las tareas de manera constante a tiempo y de acuerdo con los estandares. El reconocimiento positivo motiva al personal y fomenta la responsabilidad continua.
5. Genere confianza y respeto
La responsabilidad prospera cuando los empleados se sienten confiables y valorados. Evite los enfoques basados en el castigo; en su lugar, fomente un entorno en el que los miembros del equipo quieran dar lo mejor de si mismos. Si
sigues estos pasos, puedes mantener altos estandares y, al mismo tiempo, mantener a tu personal motivado, seguro y comprometido, sin necesidad de microgestion.
Supervise y ajuste en funcion de las metricas de rendimiento
Realizar un seguimiento de como se completan las tareas es esencial para mejorar su sistema con el tiempo. A continuacion, se explica como utilizar la supervision y los comentarios para realizar ajustes inteligentes-
1. Realice un seguimiento de las tasas de finalizacion de las tareas
Mantenga un registro sencillo que muestre cuantas tareas finalizan en cada turno, cuales se omiten con frecuencia y cuando se producen retrasos. Estos datos le ayudan a detectar patrones, como las tareas que se saltan durante las horas punta o por parte de ciertos miembros del personal.
2. Recopile los comentarios del personal
con regularidad Hable con su equipo para saber que funciona y que no. El personal puede compartir informacion si las tareas parecen poco realistas, las instrucciones no son claras o si alguna parte del proceso las ralentiza. Sus comentarios revelan problemas que podrias pasar por alto con solo mirar los numeros.
3. Ajuste las asignaciones y los procedimientos
Utilice la informacion que recopila para realizar cambios. Tal vez debas reasignar algunas tareas o necesitas dedicar mas tiempo a determinados trabajos. Simplificar las listas de verificacion o mejorar la comunicacion tambien puede ayudar a tu equipo a mantenerse en el buen camino.
4. Realice revisiones periodicas
Incluso las breves consultas semanales con su equipo y la revision de los registros de tareas pueden proporcionar informacion valiosa. Estas revisiones mantienen a todos alineados y ayudan a detectar los problemas a tiempo.
Recuerda que la gestion de las tareas no se soluciona una sola vez. El uso continuo de los datos y los comentarios para perfeccionar tu sistema ayudara a que tu restaurante funcione mejor, a reducir el estres y a mantener a tu equipo motivado.
Cree un sistema de tareas sostenible para el exito diario
La creacion de un sistema de gestion de tareas eficaz no se basa en soluciones rapidas, sino en crear una rutina sostenible en la que todo tu equipo pueda confiar dia tras dia. El objetivo es hacer que la asignacion de tareas y el seguimiento formen parte del ritmo normal del restaurante, de modo que todo se lleve a cabo de forma natural y sin estres adicional.
Empieza por mantener las cosas simples y consistentes. Usa los mismos metodos todos los dias, ya sea una lista de verificacion, una lista compartida o una sesion informativa diaria. Cuando tu equipo sepa que esperar, podra centrarse mas en hacer el trabajo y menos en decidir que hacer a continuacion.
Luego, involucre a su equipo en la configuracion del sistema. Pideles ideas sobre como mejorar el flujo de tareas o ajustar las tareas. Cuando las personas se sienten escuchadas, es mas probable que asuman la responsabilidad y sigan el proceso. Ademas, los empleados de primera linea suelen tener informacion valiosa sobre lo que funciona mejor durante los turnos ocupados.
La formacion es otra parte clave de la sostenibilidad. Asegurese de que cada nuevo miembro del equipo comprenda como se asignan y controlan las tareas desde el primer dia. Las actualizaciones periodicas tambien pueden ayudar a mantener a todos informados, especialmente cuando cambian las rutinas o las responsabilidades.
Por ultimo, mantente flexible. Ningun sistema es perfecto y los restaurantes pueden ser impredecibles. Vigile como van las cosas, este abierto a hacer cambios y no tenga miedo de probar nuevos enfoques si algo no funciona.
Al crear un sistema de tareas que sea simple, orientado al equipo, bien capacitado y adaptable, crearas una base solida para que los turnos sean mas fluidos, una mejor comunicacion y menos estres para todos los involucrados.
Cree un sistema de tareas sostenible para el exito diario
Administrar bien las tareas en un entorno de restaurante acelerado requiere esfuerzo, pero la recompensa vale la pena. Los roles claros, la priorizacion inteligente, los procedimientos consistentes y la comunicacion abierta crean un funcionamiento mas fluido en el que todos saben que hacer y cuando. El uso de herramientas digitales y la supervision del rendimiento ayudan a mantener el ritmo y facilitan los ajustes cuando es necesario.
Recuerda que la gestion de tareas no es un proyecto que se realiza una sola vez, sino que es una parte continua del funcionamiento exitoso de tu restaurante. Cuando construyes un sistema que tu equipo comprenda y apoye, reduces el estres, evitas errores y mejoras la experiencia tanto para el personal como para los clientes.
Si estas buscando una forma de simplificar y agilizar la administracion de tareas, considera utilizar herramientas disenadas especificamente para restaurantes. Altametrics ofrece una plataforma integral que ayuda a los propietarios de restaurantes a asignar tareas, rastrearlas e informar sobre ellas sin esfuerzo. Con visibilidad en tiempo real y funciones faciles de usar, puedes mantener a tu equipo alineado y concentrado, sin importar lo ocupado que este.
Para obtener mas informacion sobre como Altametrics puede ayudarte a tomar el control de las operaciones de tu restaurante y hacer que cada turno sea mas fluido, haz clic en la opcion Reserva una demostracion que aparece a continuacion.
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Preguntas frecuentes
Como puedo definir claramente las funciones y responsabilidades de mi equipo?
Cree listas de verificacion o descripciones de puestos escritas para cada puesto y reviselas periodicamente con su personal. Asegurate de que todos sepan exactamente de que tareas son responsables durante cada turno.
Como pueden las herramientas digitales mejorar el seguimiento de las tareas?
Las herramientas digitales permiten actualizaciones en tiempo real, borrar las tareas por nombre, recordar las fechas limite y realizar un seguimiento sencillo de las tareas completadas, lo que reduce la confusion y los trabajos perdidos.
Que metricas debo rastrear para mejorar la administracion de tareas?
Realice un seguimiento de las tasas de finalizacion de las tareas, las tareas omitidas o retrasadas y recopile comentarios periodicos del personal para detectar problemas y mejorar los procesos.
Como gestiono la administracion de tareas en varios restaurantes?
Estandarice sus procesos y herramientas de administracion de tareas en todas las ubicaciones para mantener la coherencia y, al mismo tiempo, permitir cierta flexibilidad para adaptarse a las necesidades unicas de cada ubicacion.
