Que aprenderas
Descubra como los propietarios de restaurantes pueden prevenir los problemas de programacion mediante el seguimiento de la disponibilidad de los empleados, el establecimiento de politicas de programacion firmes y la mejora de la comunicacion. El articulo trata sobre la gestion de los cambios de turno, el equilibrio entre la responsabilidad y el apoyo y la supervision de las metricas de programacion para crear un equipo fiable y evitar costosas ausencias de ultima hora.
Como pueden los restaurantes prevenir los conflictos de programacion y las ausencias de ultima hora?
Por que los conflictos de programacion perjudican a los restaurantes
Dirigir un restaurante significa que cada turno tiene que funcionar sin problemas. Pero cuando alguien no se presenta o dos empleados tienen programado accidentalmente el mismo turno, las cosas pueden desmoronarse rapidamente. Los huespedes pueden esperar mas tiempo, la cocina se atasca y el personal que si se presento termina estresado y con exceso de trabajo.
Para los propietarios de restaurantes, este tipo de problemas de programacion pueden causar problemas mas importantes que solo un turno dificil. Con el tiempo, provocan empleados insatisfechos, una alta rotacion y malas experiencias de los clientes. Segun un estudio de Shiftboard, casi el 60% de los trabajadores que trabajan por hora afirman que una mala programacion perjudica el equilibrio entre la vida laboral y personal, y eso puede dificultar el mantenimiento de un equipo fiable.
La buena noticia es que la mayoria de los conflictos de programacion y las llamadas de ultima hora se pueden reducir con unos pocos cambios inteligentes. Todo empieza por saber cuando tu equipo esta disponible, hacer que el cronograma sea facil de seguir y establecer reglas claras sobre como se gestionan los turnos.
Comprenda las causas fundamentales de los problemas de programacion
Antes de que los propietarios de restaurantes puedan solucionar los problemas de programacion, es importante entender que es lo que los causa en primer lugar. Muchos conflictos y ausencias de ultima hora no ocurren al azar, sino que suelen deberse a errores evitables o a una comunicacion poco clara.
Un problema comun es no saber cuando los empleados estan realmente disponibles para trabajar. El personal puede olvidarse de actualizar su disponibilidad o los gerentes pueden pasarlo por alto al hacer el cronograma. Esto lleva a que a los empleados se les asignen turnos que no pueden tomar, lo que resulta en que no se presenten o envien mensajes de texto de ultima hora solicitando cobertura.
Otro problema es la mala comunicacion. Si el horario no se publica con claridad o se cambia sin previo aviso, es posible que el personal se pierda sus turnos simplemente porque no vio la actualizacion. Y lo que es peor, cuando no hay una forma estandar de gestionar los cambios de turno o las solicitudes de tiempo libre, la confusion puede extenderse rapidamente y perturbar toda la semana.
Las emergencias personales, el agotamiento o la sensacion de exceso de trabajo del personal tambien pueden provocar la falta de turno. Si los empleados no se sienten apoyados o escuchados, es menos probable que se den cuenta o asuman la responsabilidad cuando surge algo.
Los propietarios de restaurantes deben tomarse un tiempo para saber cuando y por que ocurren los problemas de programacion. Llevar un registro sencillo de los turnos perdidos, las llegadas tardias y los cambios de ultima hora puede revelar patrones. Las mismas personas siempre llegan tarde? Hay dias en los que siempre hay poco personal? Una vez que las causas fundamentales estan claras, es mucho mas facil encontrar las soluciones correctas y evitar repetir los mismos errores semana tras semana.
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Recopile y actualice periodicamente la disponibilidad del personal
Evitar los conflictos de programacion comienza con un habito clave- mantener registros actualizados de cuando cada empleado esta disponible para trabajar. Sin esto, los propietarios de restaurantes corren el riesgo de asignar turnos a personas que no pueden trabajar en ellos. A continuacion, le indicamos como hacerlo bien, paso a paso-
1. Pregunte por la disponibilidad siguiendo un horario regular La
disponibilidad del personal puede cambiar con frecuencia, especialmente en el caso de los trabajadores a tiempo parcial, los estudiantes o los padres. Establezca una rutina para recopilar informacion actualizada sobre la disponibilidad cada semana o cada dos semanas, segun la frecuencia con la que se publique el horario.
2. Utilice un formulario sencillo o una herramienta digital
Facilite a los empleados el envio de su disponibilidad. Puede ser un formulario en papel, una hoja de calculo compartida o una aplicacion de programacion. Pide detalles claros- los dias y las horas en que pueden trabajar, los turnos que prefieren y los dias que necesitan libres.
3. Establezca una fecha limite para las presentaciones
Para evitar confusiones de ultima hora, exija que la disponibilidad se envie antes de un dia especifico (por ejemplo, todos los miercoles para una publicacion programada para los viernes). Esto les da a los gerentes tiempo suficiente para planificar y publicar el cronograma sin problemas.
4. Mantenga un registro de los cambios y
las actualizaciones de disponibilidad de los documentos para evitar futuras disputas. De esta forma, si un miembro del personal dice que ha solicitado tiempo libre, hay un registro al que puede consultarse.
5. Revise antes de finalizar el cronograma
Verifique la disponibilidad antes de finalizar cada cronograma. Este simple habito ayuda a detectar los errores antes de que se conviertan en turnos perdidos.
Mantener la disponibilidad al dia puede parecer poco, pero es una de las maneras mas eficaces en que los propietarios de restaurantes pueden prevenir los problemas de personal antes de que ocurran.
Establezca politicas y expectativas de programacion claras
Una de las principales razones por las que ocurren problemas de programacion en los restaurantes es porque las expectativas no se explican con claridad. Cuando el personal no esta seguro de como funciona la programacion, cuales son las reglas o que hacer cuando necesitan tiempo libre, es inevitable que surja confusion. Por eso es fundamental establecer politicas de programacion claras, que deben compartirse con todo el equipo desde el primer dia.
1. Cree pautas de programacion escritas
Los propietarios de restaurantes deben crear un conjunto simple y escrito de reglas sobre la programacion. Esto puede incluir como y cuando se publican los horarios, el proceso para solicitar tiempo libre, los procedimientos de intercambio de turnos y las expectativas en torno a las llamadas telefonicas. Haga que esto forme parte del manual del empleado o mantenga una version impresa en la sala de descanso.
2. Establezca plazos para las solicitudes y los cambios
Todos los restaurantes deben tener plazos firmes para las actualizaciones de disponibilidad, las solicitudes de tiempo libre y los cambios de turno. Por ejemplo, las solicitudes de tiempo libre deben enviarse con al menos 10 dias de antelacion o Los cambios de turno deben ser aprobados por un gerente al menos 24 horas antes del turno.
3. Comunique las politicas con regularidad
No de por sentado que todos conocen las reglas solo porque se compartieron una vez. Reviselas durante la incorporacion, publique recordatorios en las areas con mas trafico y refuerce las mismas en las reuniones de equipo. Cuanto mas a menudo se comuniquen estas expectativas, mas probabilidades habra de que se cumplan.
4. Sea coherente y justo
Aplique las reglas de la misma manera a todos, sin favoritos ni excepciones. La coherencia genera confianza y alienta al personal a tomarse en serio la programacion.
Las politicas claras eliminan las conjeturas a la hora de programar y ayudan a prevenir los malentendidos que provocan la falta de turno y las ausencias.
Implemente un sistema de programacion centralizado
Una de las principales causas de confusion en los horarios de los restaurantes es la desorganizacion- varios calendarios, cambios de ultima hora o el personal simplemente no sabe cuando estan programados. Un sistema de programacion centralizado puede resolver estos problemas al permitir que todos tengan acceso a la misma informacion actualizada en un solo lugar.
1. Use una plataforma para todas las necesidades de programacion
Ya sea que se trate de una aplicacion digital, un calendario en linea compartido o un horario impreso publicado en la parte trasera de la casa, solo debe haber un horario oficial. Cuando los horarios se comparten de muchas maneras (mensajes de texto, chats, fotos), es facil que algo se pierda o se malinterprete. Elige un metodo y apegate a el.
2. Facilite el acceso a los horarios
El personal siempre debe saber donde encontrar la version actual del cronograma. Si usa una copia fisica, mantengala en un lugar visible y uniforme. Si usas una aplicacion o un software, asegurate de que todos los miembros del equipo tengan acceso a ellos y sepan como usarlos. Muchas aplicaciones de programacion gratuitas o de bajo costo son compatibles con dispositivos moviles y permiten actualizaciones en tiempo real.
3. Enviar recordatorios y actualizaciones
Utilice el sistema para enviar alertas cuando se publique un nuevo horario o si hay cambios. Esto reduce la posibilidad de que alguien falte a un turno porque no vio la actualizacion.
4. Mantenga un historial de versiones
Los sistemas digitales suelen mantener un registro de los cambios de programacion, lo que ayuda a resolver disputas o confusiones. Si usa papel, guarde los cronogramas antiguos en el archivo como referencia. La
centralizacion del cronograma mantiene a todos informados y elimina una de las principales fuentes de falta de comunicacion en el personal de los restaurantes.
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Cree un proceso para los cambios de turno y la cobertura
Incluso con un horario bien planificado, la vida pasa. Es posible que los empleados tengan que cambiar de turno, solicitar un dia libre de ultima hora o cubrir a un companero de equipo enfermo. Eso es normal, pero sin un proceso claro, estas situaciones pueden provocar lagunas en el cronograma, faltar a los turnos o suponer una carga injusta para otros miembros del equipo.
1. Establezca las reglas basicas para los cambios de turno
Los propietarios de restaurantes deben tener una politica simple- los empleados pueden cambiar de turno, pero ambas partes deben ponerse de acuerdo y notificar al gerente para su aprobacion. Esto evita la falta de comunicacion o el riesgo de que alguien asuma que un turno esta cubierto cuando no lo esta. Exija que todos los cambios se aprueben con al menos 24 horas de antelacion siempre que sea posible.
2. Designe un proceso de aprobacion
Deje en claro quien debe aprobar los cambios de turno; por lo general, un gerente o supervisor. Usa un calendario compartido, una aplicacion de programacion o un registro escrito para llevar un registro de quien trabaja en que turno y cuando se producen los cambios. Esto crea responsabilidad y garantiza que nada pase desapercibido.
3. Aliente al personal a que ayude a encontrar una cobertura (dentro de los limites)
Es justo pedir a los empleados que les ayuden a encontrar a alguien que cubra su turno, pero la decision final aun debe recaer en la gerencia. Evita ejercer toda la presion sobre tus companeros de trabajo para que den cobertura sin el apoyo de los lideres.
4. Crea una lista de respaldo o
un grupo de personas de guardia Identifica a algunos miembros del equipo que esten dispuestos a trabajar turnos adicionales de vez en cuando. Tener un grupo pequeno de personas confiables a las que llamar puede reducir el panico cuando alguien llama inesperadamente.
Con una politica clara de intercambio de turnos, los propietarios de restaurantes pueden mantener sus operaciones estables, incluso cuando los planes cambien.
Haga que el personal rinda cuentas a la vez que ofrece flexibilidad
La prevencion de los conflictos de programacion no solo tiene que ver con las reglas y las herramientas, sino tambien con la cultura. Si el personal del restaurante sabe que el horario es importante y que ignorarlo tiene consecuencias claras, es mas probable que llegue a tiempo y siga los procedimientos. Al mismo tiempo, la vida pasa y los buenos miembros del equipo a veces necesitan apoyo. La clave es equilibrar la responsabilidad con la comprension.
1. Establezca expectativas claras de asistencia
Informe a los empleados que presentarse a los turnos programados es una responsabilidad basica. Explique que se considera una ausencia justificada (por ejemplo, por enfermedad con aviso previo) y que se considera una ausencia injustificada (no presentarse o llamar tarde). Publica esta politica por escrito para que todos esten en sintonia.
2. Haga un seguimiento de la asistencia y los patrones
Mantenga un registro sencillo de los turnos perdidos, las llegadas tardias y las ausencias. Con el tiempo, esto ayuda a detectar patrones e identificar al personal que podria necesitar entrenamiento, o que podria tener consecuencias mas graves. Aborde los problemas con prontitud para evitar que se repitan.
3. Tenga una conversacion, no solo una advertencia
Cuando alguien se pierda un turno o pida cambios con regularidad, no se limite a escribirlos, sino que hable con ellos. Puede tratarse de un asunto personal, un problema de transporte o un malentendido. Mostrar empatia genera confianza y puede conducir a mejores soluciones.
4. Recompense la confiabilidad
Reconozca al personal que siempre llega puntual y ayuda a cubrir los turnos. Incluso los pequenos gestos, como los elogios verbales o los turnos preferidos, pueden reforzar los habitos positivos.
Al establecer expectativas y cumplirlas de manera justa, los propietarios de restaurantes pueden crear un equipo que se tome el cronograma con seriedad y, al mismo tiempo, se sienta apoyado cuando surjan desafios.
Supervise, evalue y ajuste el proceso de programacion
Incluso con reglas claras y buenas herramientas, ningun sistema de programacion es perfecto de inmediato. Por eso es importante que los propietarios de restaurantes comprueben periodicamente como funciona su proceso de programacion y hagan los cambios necesarios. Un buen sistema es flexible, crece con el equipo y mejora en funcion de los comentarios reales.
1. Realice un seguimiento de las metricas clave de programacion
Comience por observar algunos indicadores basicos-
- Cuantas ausencias o llegadas tardias se producen cada semana?
- Ciertos turnos o dias siempre tienen poco personal?
- Con que frecuencia se cambian los horarios despues de publicarlos?
Estas cifras ayudan a detectar los problemas a tiempo y sirven de guia para tomar decisiones mas inteligentes.
2. Reciba comentarios del equipo
Pregunte a los empleados como les funciona el cronograma. Tienen suficientes horas? Se publica con suficiente antelacion? Entienden como intercambiar turnos o solicitar tiempo libre? Los comentarios del equipo ayudan a los propietarios de restaurantes a ver las cosas desde la perspectiva del personal y, a menudo, apuntan a soluciones sencillas.
3. Haga pequenos ajustes segun sea necesario
Si un proceso no funciona, como una fecha limite demasiado ajustada o una regla de intercambio que es confusa, cambielo. La flexibilidad demuestra que la direccion presta atencion y esta dispuesta a mejorar, lo que aumenta la moral del equipo y reduce el estres de la programacion.
4. Mantenga la coherencia una vez que el sistema funcione
Una vez que haya establecido un sistema claro y justo, apeguese a el. Los cambios constantes pueden causar tanta confusion como la ausencia total de un sistema. Asegurese de que todos sepan que esperar semana tras semana.
Supervisar y ajustar el proceso de programacion ayuda a que funcione sin problemas y garantiza que el equipo (y el restaurante) sigan por buen camino.
Tome el control de la programacion
Los conflictos de programacion y las ausencias de ultima hora no tienen por que ser un quebradero de cabeza constante para los propietarios de restaurantes. Al comprender las causas fundamentales, mantener actualizada la disponibilidad de los empleados, establecer politicas claras y utilizar las herramientas adecuadas, los propietarios pueden crear un cronograma que funcione para la empresa y el equipo. El equilibrio entre la responsabilidad y la flexibilidad crea un entorno de trabajo positivo en el que todos saben lo que se espera y se sienten apoyados.
Si la gestion de los horarios sigue siendo abrumadora, considera la posibilidad de utilizar tecnologia disenada especificamente para restaurantes. Altametrics ofrece potentes herramientas de gestion de la fuerza laboral que simplifican la programacion, automatizan los recordatorios de turnos y mejoran la comunicacion, todo en una plataforma facil de usar. Con Altametrics, los propietarios de restaurantes pueden reducir los errores de programacion, ahorrar tiempo y mantener a su equipo conectado y comprometido.
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Preguntas frecuentes
Con que frecuencia deben los propietarios de restaurantes actualizar la disponibilidad de los empleados?
Es mejor recopilar y actualizar la disponibilidad semanalmente o cada dos semanas, segun la frecuencia con la que cambien los horarios. Las actualizaciones periodicas garantizan que los turnos se asignen a los empleados que realmente pueden trabajar.
Cuales son algunas formas eficaces de comunicar los horarios al personal?
El uso de un sistema de programacion centralizado, como un calendario compartido o una aplicacion de programacion, ayuda a garantizar que todos tengan facil acceso a la programacion mas reciente y reciban actualizaciones o recordatorios.
Como pueden gestionar los propietarios de restaurantes los cambios de turno de ultima hora?
Establezca un proceso claro que exija que tanto los empleados esten de acuerdo como los gerentes que aprueben cualquier intercambio, preferiblemente al menos 24 horas antes del turno. Esto mantiene los turnos cubiertos y evita confusiones.
Como ayudan las herramientas de programacion a reducir los conflictos?
Las herramientas de programacion centralizan la informacion, automatizan los recordatorios, rastrean la disponibilidad y permiten actualizaciones en tiempo real, lo que reduce los errores y la falta de comunicacion.
