Como puede el software de programacion reducir los costos laborales?
Ayuda a su personal a exigir mediante el uso de plantillas, previsiones y requisitos de funciones, al tiempo que hace un seguimiento de la disponibilidad y los intercambios. En combinacion con las normas de cronometraje, ayuda a reducir las horas extras acumuladas, las llegadas anticipadas y las ediciones excesivas.
Herramientas de gestion de restaurantes que todo propietario necesita
Vision general
Dirigir un restaurante no es dificil porque los propietarios no trabajen duro, es dificil porque muchas decisiones diarias dependen de sistemas desconectados. Los horarios se mantienen en un lugar, el tiempo marca en otro. Los informes de ventas no coinciden con la nomina. Los recuentos de inventario se almacenan en hojas de calculo que nunca coinciden con lo que hay en la estanteria. El resultado es un trabajo manual constante, errores olvidados y sorpresas que aparecen cuando el dano ya esta hecho. Y hay mucho en juego. La mano de obra suele ser uno de los mayores costes de un restaurante- suele rondar el 30% de las ventas (varia segun el concepto y el estilo de servicio), lo que significa que incluso los pequenos errores de cronometraje o las horas extras acumuladas pueden acumularse rapidamente.
Ahi es donde entran en juego las herramientas de software de gestion de restaurantes, no como soluciones individuales, sino como un conjunto completo de operaciones. Cuando las herramientas de programacion, POS, KDS, nomina, inventario y contabilidad funcionan juntas, convierten la actividad diaria en datos utilizables. Los gerentes dedican menos tiempo a corregir errores y mas a gestionar los turnos. Los propietarios obtienen informacion sobre la mano de obra, el costo de los alimentos y el rendimiento sin tener que buscar informes ni cuestionar las cifras.
Programacion y cronometraje
Los costos laborales no suelen aumentar debido a un gran error. Se acumulan a traves de pequenas decisiones- llegar temprano aqui, perder un descanso alla, cerrar 25 minutos hasta tarde, cambiar de turno sin que nadie pueda documentar, un gerente que lo arregla mas tarde y se olvida de los detalles. El software de programacion y control del tiempo le ayuda a detectar esos problemas mientras dura la semana, antes de que se conviertan en sorpresas en la nomina.
1. Crea una cobertura que puedes repetir- las mejores herramientas de programacion te ayudan a crear plantillas por dias, establecer los requisitos de las funciones, hacer un seguimiento de la disponibilidad y gestionar los cambios de turno en un solo lugar. En lugar de enviar mensajes de texto constantemente y hacer retazos de ultima hora, obtienes un horario estructurado que se adapta a la demanda. La ventaja es que hay menos brechas de cobertura, menos horas de trabajo excesivo y menos tiempo que los gerentes dedican a tramitar las confirmaciones.
2. Las herramientas Keep Punches Clean- Time funcionan mejor cuando incluyen controles practicos- seguimiento de los descansos, reglas para perforar tardiamente o temprano, hacer cumplir los codigos de trabajo, aprobaciones de los gerentes y restricciones opcionales de ubicacion y dispositivo. Esto reduce los horarios complicados, que es el origen de los errores de nomina. La ventaja es que hay menos correcciones, menos disputas y un proceso de nomina mas rapido, ya que sus datos estan mas limpios desde el principio.
3. Visibilidad laboral en tiempo real- cuando se relacionan la programacion y el cronometraje, se puede ver el desempeno laboral durante la semana- quien tiende a hacer horas extras, que turnos rutinariamente son largos y en los que el porcentaje de mano de obra esta fuera del objetivo. Esa visibilidad te permite actuar antes (acortar los tiempos de reduccion, ajustar la preparacion, cambiar las tareas, realizar varios entrenamientos) en lugar de reaccionar una vez finalizado el periodo de pago.
La conclusion principal es que las herramientas de programacion y control del tiempo no se limitan a publicar los cronogramas. Son la forma en que los propietarios y gerentes mantienen la mano de obra controlada, conforme a las normas y predecible, sin sacrificar el servicio.
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Software POS
Su POS no debe tratarse como una caja registradora. Es el sistema que registra lo que vendiste, cuando lo vendiste, quien lo vendio, como se pago y que fue descontado, compensado o anulado. Cuando esta bien configurado (y conectado al resto de las herramientas de software de gestion de restaurantes), se convierte en la fuente de informacion fiable que ayuda a los propietarios a reforzar el control y gestionar los turnos de trabajo de forma mas fluida.
1. Agiliza el servicio y reduce los errores en los pedidos- un diseno de menu limpio (categorias logicas, modificadores claros, logica de combinaciones, reglas de recargos) ayuda al personal a llamar con precision y rapidez, especialmente durante las prisas. La ventaja es que hay menos repeticiones, menos combinaciones para hacer las cosas bien y una mejor experiencia para los huespedes, ya que la cocina recibe instrucciones mas claras.
2. Controla los descuentos, las compensaciones y los vacios- sin barreras, las pequenas perdidas se acumulan- descuentos no autorizados, compensaciones excesivas y habitos de anulacion descuidados. Las potentes herramientas de punto de venta respaldan los permisos de los administradores, los motivos requeridos, los umbrales y los registros de auditoria. La ventaja es la simple responsabilidad- tu equipo puede seguir ocupandose de los huespedes, pero la empresa no pierde su margen a la ligera.
3. Informes de ventas diarias- los propietarios no necesitan 40 informes. Necesitan unos cuantos que realmente impulsen la accion- las ventas por hora, la combinacion de productos, los mas vendidos y los mas vendidos, el uso de modificadores y el desglose de los pagos. Cuando puedes detectar rapidamente que es lo que se vende, que es lo que ralentiza el proceso y donde reside el margen, puedes tomar mejores decisiones en cuanto a personal, preparacion, precios y promociones.
4. Integraciones de puntos de venta- cuando los datos de punto de venta pasan al inventario, la mano de obra, la nomina y la contabilidad, dejas de volver a escribir los numeros y empiezas a confiar en ellos. La ventaja es reducir los problemas de conciliacion y agilizar el cierre, ya que las ventas, las propinas, los impuestos y los depositos no se combinan manualmente.
Un punto de venta solido no se limita a aceptar pedidos. Genera precision, control y visibilidad, de modo que todo lo relacionado con el proceso final (KDS, inventario, nominas, contabilidad) funciona de forma mas limpia.
Herramientas KDS
Un sistema de visualizacion de cocina (KDS) es una de las formas mas rapidas de reducir el caos durante las horas punta, ya que soluciona la diferencia entre lo que se pidio y lo que se esta haciendo. Los billetes de papel se pierden, las impresoras se atascan, la escritura no es clara y los periodos pico se convierten en un monton de recibos sin ninguna prioridad real. Un buen KDS reemplaza eso por la visibilidad, la sincronizacion y la estructura para que la cocina pueda moverse mas rapido y con menos errores.
1. Mejore el flujo de pedidos y la priorizacion- en lugar de una pared de papel, la cocina ve los pedidos en una cola clara con marcas de tiempo, coccion en platos y rutas por estacion (parrilla, patatas fritas, ensaladas, exposicion). La ventaja es un mejor ritmo- la cocina puede centrarse en lo que viene a continuacion, no en lo que mas ruido hace.
2. Instrucciones mas claras- los modificadores, las notas sobre alergias, las solicitudes especiales y los articulos en espera se muestran de forma uniforme, sin manchas de tinta, lineas faltantes ni abreviaturas mal leidas. Cuando los detalles del pedido son confiables, la cocina puede ejecutarlo con confianza. La ventaja es que hay menos remakes y menos composiciones impulsadas por la frase lo hicimos mal.
3. Responsabilidad real con Timing Metrics- la hora de comprar entradas ya no es solo una sensacion. Un KDS registra cuanto tiempo permanecen en espera de los pedidos en cada fase, donde se producen los cuellos de botella y que partes del dia se retrasan constantemente. La ventaja son las soluciones especificas- cambios de personal, ajustes en la configuracion de las estaciones, estrategias de coccion por lotes o cambios en el menu en funcion de lo que ralentiza la produccion.
4. Ayuda a FOH y BOH a mantenerse alineados- cuando los pedidos son rechazados, retenidos, reactivados o expeditos, todos ven la misma informacion. Esto mejora la comunicacion sin tener que gritar constantemente al otro lado del paso. La ventaja es que las transferencias son mas fluidas, un control mas limpio de las exposiciones y un menor numero de preguntas como donde esta la mesa 12? momentos.
En resumen- las herramientas de KDS no solo dan un aspecto moderno a la cocina, sino que tambien ayudan a proteger la rapidez del servicio, la precision y la coherencia cuando el restaurante esta bajo presion.
Software de gestion de inventario
El inventario es donde las ganancias desaparecen silenciosamente. Un poco de exceso de pedidos se convierte en un desperdicio. Un poco de pedidos insuficientes se convierte en 86 articulos y clientes insatisfechos. Y cuando los costos de conteo, pedido, recepcion y receta varian en funcion de las cifras, resulta dificil confiar en las cifras, por lo que los gerentes recurren a sus instintos. El software de gestion del inventario sustituye las conjeturas por un sistema repetible que refuerza el control y facilita la gestion del coste de los alimentos semana tras semana.
1. Mejores recuentos y mejores decisiones- las solidas herramientas de inventario guian los recuentos por ubicacion (sin cita previa, congelador, almacenamiento en seco), admiten unidades y conversiones, y reducen los errores de entrada. La ventaja es la coherencia- los recuentos llevan menos tiempo y los resultados son lo suficientemente fiables como para actuar en consecuencia.
2. Niveles de par y pedidos mas inteligentes- cuando se establecen los precios en funcion del uso, los plazos de entrega y los cronogramas de entrega, los pedidos se convierten en un proceso en lugar de en un lio. Muchos sistemas tambien admiten catalogos de proveedores y ordenes de compra. La ventaja es que hay menos tiradas de emergencia, menos se nos acabo y menos dinero inmovilizado en productos que no se van a utilizar rapidamente.
3. Costeo de recetas- las herramientas de inventario que permiten calcular el costo de las recetas te ayudan a entender el uso teorico (lo que deberias haber usado) frente al uso real (lo que si usaste). La ventaja es la claridad- puedes detectar mas rapido el exceso de porciones, el desperdicio, el robo y las composiciones no registradas, antes de que se convierta en algo normal.
4. Seguimiento de la varianza- el objetivo no es perseguir cada pequena variacion. Se trata de identificar a los principales impulsores. Productos que cuestan mas, SKU con mayor varianza y categorias que varian (proteinas, queso, aceite). La ventaja es la adopcion de medidas especificas (ajustar la preparacion, ajustar las herramientas para las porciones, volver a capacitar o corregir la recepcion) sin ahogarse en los datos.
Si se hace correctamente, el software de gestion de inventario hace que el costo de los alimentos sea mas predecible, que las compras esten mas controladas y que las operaciones sean menos reactivas. Ofrece a los propietarios una linea de vision mas clara desde lo que se pide hasta lo que se vende y lo que realmente queda en la estanteria.
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Software de nomina y agrupamiento de propinas
La nomina es una de las partes mas estresantes de la gestion de un restaurante porque es muy importante y es urgente. Si las horas son incorrectas, las tarifas son incorrectas o las propinas se administran de manera inconsistente, no solo se genera mas trabajo administrativo, sino que se genera frustracion y desconfianza. El software adecuado para compartir nominas y propinas agiliza el proceso al convertir los datos de tiempo, funciones y ventas en pagos precisos con menos pasos manuales.
1. Elimine los datos del cronometraje- cuando el cronometraje y la nomina estan conectados, los datos aprobados pasan directamente a la nomina en lugar de volver a ingresarlos o unirlos en hojas de calculo. La ventaja es que hay menos errores, como errores en las tareas pendientes, codigos de trabajo incorrectos, calculos incorrectos de las horas extras y correcciones de ultima hora justo antes de que se agote la nomina.
2. Reglas y automatizacion- la nomina de los restaurantes es compleja- multiples funciones, tarifas multiples, reglas de horas extras, primas en algunos lugares y cambios frecuentes. Las buenas herramientas de nomina respaldan las reglas salariales, los registros de auditoria y las aprobaciones claras. La ventaja es la coherencia- el sistema marca las excepciones para que puedas resolver los problemas con antelacion, en lugar de reconstruir los horarios al final de la semana.
3. Software de intercambio de propinas- si tienes un banco de propinas, el mayor problema operativo no suele ser el matematico, sino las preguntas- quien se llevo que? Por que? Era justo? Las herramientas de recopilacion de propinas aplican las reglas de manera coherente (puntos, porcentajes, divisiones basadas en roles, reglas de elegibilidad), mantienen un registro de auditoria claro y facilitan la explicacion de la distribucion. La ventaja es que hay menos disputas, menos calculos manuales y menos problemas al final de la noche.
4. Registros favorables al cumplimiento- los sistemas de nomina y propinas que guardan la documentacion (ediciones, aprobaciones, declaraciones de propinas y resumenes) facilitan la respuesta a las preguntas y la organizacion. La ventaja es reducir el riesgo y reducir los problemas a la hora de verificar lo sucedido.
En resumen- las herramientas de nomina y de mancomunacion de propinas no son solo un software de administracion. Protegen el tiempo, reducen los errores y te ayudan a pagar a tu equipo de forma precisa y constante, semana tras semana.
Herramientas de contabilidad e informes
Un restaurante puede estar ocupado y aun asi tener un rendimiento inferior. Por eso son importantes las herramientas de contabilidad y elaboracion de informes- convierten las operaciones diarias en cifras en las que puede confiar. Cuando las ventas, la mano de obra, las propinas y el inventario se agrupan en sistemas separados, las finanzas se convierten en un proyecto mensual de reconstruccion- alguien exporta los informes, modifica los totales, busca los desajustes y espera que las perdidas y ganancias finales esten lo suficientemente cerca como para tomar medidas al respecto. Las herramientas de contabilidad y elaboracion de informes adecuadas reducen ese lio al crear una ruta limpia entre lo que ocurrio hoy y lo que aparece en sus libros.
1. Integraciones contables- cuando los datos del punto de venta fluyen hacia tu configuracion contable, puedes asignar automaticamente las ventas, los impuestos, las comisiones y las licitaciones a los grupos correctos. Combinalo con la integracion de la nomina para los salarios, los impuestos y las prestaciones, y eliminaras una gran parte de la contabilizacion manual. La ventaja es la rapidez y la coherencia- menos tiempo para hacer los libros, menos errores y menos noches hasta tarde al final del mes.
2. Mejores informes- los propietarios no necesitan mas paneles, sino unos cuantos numeros que esten actualizados y sean procesables- ventas frente a la semana pasada, mano de obra frente a ventas, tendencia de los costos preferenciales, movimiento de los costos de los alimentos y exceso o escasez de efectivo. La ventaja son las correcciones mas tempranas- cambios de personal, compras mas ajustadas, ajustes en los precios de los menus o la adopcion de un habito de descuentos antes de que se convierta en algo habitual.
3. Herramientas de conciliacion- los depositos, los pagos, los reembolsos, los totales de entrega a terceros y las comisiones de las tarjetas pueden complicarse rapidamente. Los buenos sistemas ayudan a hacer coincidir lo que el POS dice que paso con lo que realmente afecto al banco. La ventaja es que hay menos sorpresas y menos preguntas sobre a donde se fue el dinero? preguntas e informes financieros mas limpios.
4. Categoria uniforme- si las categorias de su plan de cuentas y punto de venta no estan alineadas, el costo de los alimentos y las ventas se vuelve borroso. Cuando las categorias se configuran de manera uniforme (alimentos, bebidas, catering, entrega, tarifas), las tendencias se hacen evidentes. La ventaja es la claridad- puedes ver que esta creciendo, que esta disminuyendo y donde se gana o se pierde el margen.
Las herramientas de contabilidad y elaboracion de informes no son solo para el contador. Brindan a los propietarios de restaurantes la visibilidad necesaria para ejecutar operaciones mas estrictas y tomar decisiones con confianza, sin tener que vivir en hojas de calculo.
Un plan de seleccion sencillo
El objetivo no es recopilar software. Se trata de crear un sistema de administracion de restaurantes que reduzca la carga de trabajo de los gerentes, mejore la precision y le brinde un control claro sobre la mano de obra, las ventas, el inventario y el cumplimiento. Puedes hacerlo sin comprar de mas, si eliges las herramientas en funcion de los flujos de trabajo y las despliegas por fases.
1. Comience con los flujos de trabajo- trace las cadenas diarias que mas importan, programe, puntee, pague, venda, haga, sirva y cuente, ordene y reciba. Si una herramienta no admite correctamente una de estas cadenas, generara trabajo en lugar de eliminarlo.
2. Priorice las integraciones- el mayor ahorro de tiempo proviene de los sistemas que comparten datos- el control del tiempo que se destina a la nomina, el punto de venta se destina a la elaboracion de informes y los controles que reducen las modificaciones. Si vuelves a escribir las horas, las propinas o los totales de ventas, estas pagando por el software y sigues haciendo el trabajo manual.
3. Asigne propietarios y establezca reglas- el software falla cuando es de todos, lo que en realidad significa que nadie lo tiene. Decide quien aprueba las modificaciones horarias, quien mantiene los codigos de trabajo, quien actualiza los menus del punto de venta, quien es el propietario de las recetas de inventario y quien revisa los informes clave semanalmente. Tambien establece los controles basicos- los permisos, los pasos de aprobacion y los motivos necesarios para las cancelaciones o cancelaciones.
4. Despliegue por fases- elija primero un area (normalmente laboral), bloquee el proceso, capacite a los gerentes y luego pase a la siguiente area. Simplifique las cosas- revise las horas extras, las modificaciones de horarios, los descansos perdidos, los horarios de venta de entradas y las variaciones del inventario cada semana. Si una metrica mejora, manten el cambio. Si no es asi, ajusta el proceso, no solo la configuracion.
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Preguntas frecuentes
Que funciones de POS son mas importantes para agilizar las operaciones?
Estructura de los menus (modificadores, combinaciones, recargos), permisos, motivos obligatorios para las compensaciones y anulaciones e informes solidos (combinacion de ventas, ventas por hora, descuentos/anulaciones). Estas funciones reducen los errores y mejoran la rendicion de cuentas.
Cuales son las ventajas de un KDS?
Un KDS mejora el flujo y la comunicacion en la cocina al enviar las entradas a las estaciones, mostrar modificadores o notas coherentes y hacer un seguimiento de la duracion de las entradas, lo que permite un servicio mas rapido y menos remakes que los billetes de papel.
Como ayudan las herramientas de cumplimiento a los propietarios de restaurantes?
Las herramientas de cumplimiento ayudan a hacer cumplir y documentar reglas como las pausas, los umbrales de horas extras, las restricciones laborales menores (cuando corresponda), las aprobaciones y los registros de auditoria, de modo que los problemas se senalen pronto y los registros esten organizados.
Como encajan las herramientas de contabilidad en la pila de software para restaurantes?
Las herramientas de contabilidad convierten los datos diarios de ventas, impuestos, comisiones, propinas y nominas en datos financieros limpios. Con integraciones y un mapeo uniforme, puede cerrar mas rapido y confiar mas en sus perdidas y ganancias.
