Cuales son los estados financieros clave que los propietarios de restaurantes deben rastrear?
Los propietarios de restaurantes deben revisar periodicamente el estado de resultados, el balance y el estado de flujo de caja para monitorear la rentabilidad y la salud financiera.
La guia definitiva para la contabilidad de restaurantes
Vision general
Ser propietario de un restaurante no se trata solo de cocinar buena comida o mantener contentos a los clientes, sino que tambien significa vigilar de cerca tu dinero. Sin buenos habitos de contabilidad, incluso los restaurantes mas populares pueden perder dinero y tener dificultades para mantenerse abiertos. De hecho, los estudios muestran que casi el 60% de los restaurantes fracasan durante el primer ano, y una mala gestion financiera es una de las principales razones.
La contabilidad de los restaurantes te ayuda a entender exactamente cuanto dinero proviene de las ventas y cuanto se destina a cosas como la comida, los salarios del personal, el alquiler y los suministros. Cuando sabes a donde va tu dinero, puedes tomar decisiones mas inteligentes, como ajustar los precios de los menus o encontrar maneras de reducir el desperdicio.
La parte dificil es que las finanzas de los restaurantes son diferentes a las de otros negocios. Tienes que lidiar con cosas como el deterioro de los alimentos, la notificacion de propinas y la fluctuacion de los costos por parte de los proveedores. Por eso es tan importante aprender los conceptos basicos de la contabilidad de los restaurantes.
Los principios basicos de la contabilidad de restaurantes
Antes de sumergirse en las tareas diarias de administrar las finanzas de su restaurante, es importante comprender los principios basicos que forman la base de la contabilidad de los restaurantes. Estos conceptos te ayudan a llevar un registro correcto de tu dinero, evitar errores y tomar mejores decisiones empresariales.
Lo primero que debes saber es que la contabilidad de los restaurantes es diferente de la contabilidad empresarial normal. Por que? Porque los restaurantes se enfrentan a una combinacion rapida de ventas, inventario, costos laborales y propinas, que a menudo cambian a diario. Por lo tanto, tener una vision clara de sus finanzas significa comprender algunas ideas clave. La contabilidad
de efectivo y la contabilidad de devengo
Hay dos formas principales de hacer un seguimiento de los ingresos y los gastos- la contabilidad de caja y la contabilidad de acumulacion.
- La contabilidad de caja registra el dinero cuando realmente se mueve, cuando recibes un pago o pagas una factura.
- La contabilidad de valores devengados registra los ingresos y los gastos cuando se producen, incluso si el dinero aun no ha cambiado de manos.
La mayoria de los restaurantes pequenos comienzan con la contabilidad de caja porque es sencilla. Sin embargo, a medida que tu empresa crece, la contabilidad en valores devengados te puede ofrecer un panorama financiero mas preciso, especialmente cuando se trata del credito del proveedor o de los costos de pago anticipado.
Terminos importantes que debe conocer
Estos son algunos terminos contables basicos que todo propietario de un restaurante debe entender- 1. Ingresos- todo el dinero que su restaurante obtiene de alimentos, bebidas y otras ventas.
2. Costo de los productos vendidos (COGS)- cuanto te cuesta fabricar los articulos que vendes (como los ingredientes para las comidas).
3. Beneficio bruto- ingresos menos el COGS. Esto muestra cuanto dinero gana antes de otros gastos.
4. Gastos operativos- cosas como el alquiler, los salarios, los servicios publicos y la comercializacion.
5. Beneficio neto- lo que queda despues de restar todos los gastos de sus ingresos. Este es su beneficio real. La
comprension de estos principios basicos facilita mucho el seguimiento del rendimiento, la deteccion temprana de los problemas y el crecimiento de su empresa con confianza. Una buena contabilidad no se basa solo en el papeleo, sino que es una herramienta diaria para la toma de decisiones inteligentes.
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Estados financieros esenciales
Los estados financieros son como un chequeo medico para su restaurante. Le muestran a donde va su dinero, cuanto gana y si su negocio va por buen camino o no. Incluso si no te gustan los numeros, aprender a leer estas tres afirmaciones basicas puede ayudarte a detectar problemas a tiempo y a tomar mejores decisiones.
1. Estado de resultados (estado de perdidas y ganancias)
Este es el informe financiero mas importante para cualquier restaurante. Muestra cuanto dinero gano (ingresos), cuanto gasto (gastos) y que le sobra (ganancias o perdidas netas) durante un periodo de tiempo especifico, generalmente semanal, mensual o anual.
Este es un desglose simplificado-
Ventas - Ingresos totales por alimentos, bebidas y otros servicios
COGS (costo de los productos vendidos) - Costo de los ingredientes y otros articulos vendidos
Ganancia bruta - Ventas menos
los gastos operativos del COGS - Alquiler, servicios publicos, salarios, etc.
Ganancias/perdidas netas- lo que queda despues de todos los gastos
Este estado de cuenta le indica si su restaurante gana o pierde dinero y por que.
2. Balance
Piense en esto como una instantanea de la situacion financiera de su restaurante en un momento especifico. Incluye-
Activos- Lo que posee su empresa (efectivo, equipo, inventario)
Pasivos- lo que debe (prestamos, facturas)
Capital- su valor de propiedad en la
empresa Un balance solido significa que tiene mas activos que deudas.
3. Estado de flujo de caja
Esto muestra como entra y sale el dinero de su empresa. Le ayuda a ver si tiene suficiente efectivo disponible para pagar las cuentas, cubrir la nomina o realizar nuevas inversiones, incluso si su estado de resultados parece rentable.
En conjunto, estos estados de cuenta le brindan una imagen completa de la salud financiera de su restaurante. Revisarlas con regularidad (al menos una vez al mes) puede ayudarte a mantener el control y a evitar sorpresas desagradables.
Creacion de un plan de cuentas especifico para restaurantes
Un plan de cuentas (COA) es una lista de todas las categorias financieras que utiliza su restaurante para organizar los ingresos, los gastos, los activos y los pasivos. Consideralo el sistema de archivo para las finanzas de tu restaurante. Si esta configurado de la manera correcta desde el principio, facilita mucho el seguimiento del dinero y te ayuda a organizarte a la hora de revisar los informes o declarar los impuestos.
Por que es importante un COA especifico para un restaurante
Los restaurantes tienen necesidades unicas en comparacion con otras empresas. Se trata de una combinacion de ventas de alimentos y bebidas, diferentes tipos de mano de obra, compras de inventario y costos operativos que pueden cambiar de una semana a otra. Un plan contable generico no le proporcionara la vision detallada que necesita para administrar sus costos o detectar tendencias.
Que incluir en tu plan de cuentas
Estas son las secciones clave que debe tener el COA de cada restaurante, con ejemplos-
1.
Cuentas de ingresos
- ventas de alimentos (restaurantes, comida para llevar, entrega a domicilio),
ventas de bebidas (bebidas alcoholicas o sin alcohol),
ingresos por catering, ventas de tarjetas de
regalo 2.
Costo de los productos vendidos (COGS),
ingredientes alimentarios,
inventario de bebidas, suministros de embalaje 3.
Costos laborales
, salarios de cocina, salarios
de primera mano de obra,
impuestos sobre la nomina, beneficios para
empleados 4.
Gastos operativos
- alquiler y servicios publicos,
seguros
, reparaciones de equipos
, marketing y publicidad
, limpieza y saneamiento,
licencias y permisos 5. Otras cuentas
- activos (por ejemplo, utensilios de cocina, efectivo en caja)
; pasivos (por ejemplo, prestamos, facturas impagadas)
;
consejos sobre el capital propio para establecer una cuenta patrimonial
- utilice nombres claros y coherentes para que sean faciles de entender en el futuro.
- No lo compliques demasiado- comienza con las categorias esenciales y anade mas solo si es necesario.
- Reviselo una o dos veces al ano para asegurarse de que se ajusta al funcionamiento de su empresa.
Tener un plan de cuentas bien organizado le brinda informes mas claros y le ayuda a ver exactamente a donde va su dinero, para que pueda tomar decisiones informadas con mayor rapidez.
Gestion de los ingresos y gastos de los restaurantes
Una de las partes mas importantes de la contabilidad de los restaurantes es llevar un registro minucioso de cuanto dinero ganas y cuanto gastas. Administrar los ingresos y los gastos de manera adecuada te ayuda a detectar los problemas a tiempo, evitar el despilfarro y mantener la rentabilidad de tu restaurante.
Haga un seguimiento de las ventas diarias
Comience por registrar todos los tipos de ingresos todos los dias. Esto incluye la venta de alimentos, la venta de bebidas, el catering, la entrega e incluso las compras con tarjetas de regalo. Dividalos en categorias para que pueda ver que areas de su empresa tienen un mejor desempeno. Por ejemplo, es posible que descubra que las ventas de almuerzos son altas, pero que es necesario mejorar la cena.
Ademas, no olvides hacer un seguimiento de las propinas y los cargos por servicio. Estos deben manejarse con cuidado para fines de nomina e impuestos. Mantenga un registro claro de como se distribuyen las propinas entre los empleados y como se reportan.
Gestion de los gastos
Los restaurantes tienen una combinacion de costos fijos y variables.
- Los costos fijos son cosas como el alquiler, el seguro e Internet, gastos que permanecen iguales todos los meses.
- Los costos variables cambian segun lo ocupado que este. Esto incluye alimentos, bebidas, salarios por hora y facturas de servicios publicos.
Guarde los recibos, las facturas y los registros de cada compra, sin importar cuan pequena sea. Todo suma. Crea categorias de gastos independientes para que puedas ver exactamente a donde va tu dinero, por ejemplo, los ingredientes alimentarios, los productos de limpieza o la publicidad.
Controlar el COGS
COGS (costo de los productos vendidos) es uno de los mayores gastos de cualquier restaurante. Puede controlarlo- - Controlando el
inventario con regularidad
- Reduciendo el desperdicio y el deterioro -
Capacitando al personal en el control de las porciones
- Controlando los precios de los vendedores
Incluso pequenos cambios, como ajustar el tamano de las porciones o mejorar los habitos de pedido, pueden marcar una gran diferencia en sus margenes de beneficio. Si
gestionas los ingresos y los gastos con cuidado, tendras una vision mucho mas clara de la situacion financiera de tu restaurante y tendras mas control sobre su futuro.
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Costos laborales, nomina y responsabilidades tributarias
La mano de obra suele ser el mayor costo continuo de un restaurante y, a veces, representa entre el 30 y el 35% de las ventas totales. Si no se gestiona con cuidado, puede reducir rapidamente sus ganancias. Saber como calcular, controlar y reportar los costos laborales es esencial para mantener la salud financiera y cumplir con la ley.
Que constituye los costos laborales?
Los costos laborales incluyen mas que solo los salarios por hora. Esto es lo que hay que tener en cuenta-
1.
Sueldos y salarios de todo el personal (recepcion, cocina, gerentes) 2.
Pago de horas extras por horas trabajadas mas alla de los limites estandar 3. Impuestos sobre la nomina que el empleador debe pagar (seguro social, Medicare, impuestos de desempleo)
4. Beneficios para los empleados, como tiempo libre remunerado, seguro medico o bonificaciones
5. Propinas y propinas, si corresponde
Asegurese de llevar un registro de las horas reales trabajadas, no solo de las horas programadas, y controle la comparacion de los costos laborales con sus ventas diarias y semanales.
Como manejar las propinas correctamente
Los restaurantes que confian en las propinas deben seguir reglas estrictas sobre la presentacion de informes y la nomina.
- Todas las propinas ganadas por los empleados deben declararse e incluirse en los registros de nomina.
- La mancomunacion de propinas (si se usa) debe seguir las pautas legales.
- Los empleadores deben garantizar que los trabajadores que reciben propinas ganen al menos el salario minimo si se incluyen las propinas.
No gestionar las propinas correctamente puede conllevar auditorias y sanciones.
Nomina e impuestos
La nomina debe ser precisa y oportuna. Debe-
- Retener y remitir los impuestos federales, estatales y locales de los cheques de pago de los empleados
- Pagar la parte de los impuestos sobre la nomina que corresponde al empleador
- Expedir formularios W-2 o 1099 anualmente a los empleados y contratistas
- Mantener registros detallados en caso de auditorias fiscales o conflictos laborales
Establecer un cronograma de nomina uniforme (lo comun es semanal o quincenal) y comprobar el cumplimiento de las leyes salariales, incluidas las normas sobre horas extras y cualquier requisito especifico del estado.
En resumen, hacer que la mano de obra y la nomina sean correctos implica algo mas que reducir los cheques- se trata de proteger su empresa, cumplir con la ley y crear un sistema justo para su personal.
Tareas contables de fin de mes y fin de ano
Si bien la contabilidad diaria y semanal lo ayuda a mantenerse al dia, las tareas de fin de mes y de fin de ano son esenciales para revisar el desempeno financiero general de su restaurante. Estos controles periodicos ayudan a detectar errores, hacer un seguimiento del progreso y prepararse para la temporada de impuestos.
Tareas contables de fin de mes
Al final de cada mes, tomese un tiempo para cerrar sus libros y revisar sus estados financieros.
Esto es lo que normalmente incluye- 1. Concilie las cuentas bancarias- compare los registros financieros de su restaurante con los estados de cuenta bancarios para asegurarse de que todos los depositos y pagos coincidan. Busca cualquier discrepancia, como transacciones faltantes o cargos dobles.
2. Revise los estados financieros- revise su estado de resultados, su balance general y su estado de flujo de efectivo. Preguntese-
- Las ventas aumentan o disminuyen?
- Hay algun gasto mas alto de lo habitual?
- La empresa esta obteniendo beneficios?
3. Contar el inventario- realice un recuento del inventario fisico y comparelo con sus registros. Esto ayuda a ajustar el COGS y a detectar robos o desperdicios.
4. Revise los informes laborales- revise el total de horas trabajadas, las horas extras y los costos de nomina. Busque patrones como horas extras innecesarias o falta de personal que puedan afectar el servicio.
5. Pague las facturas y haga un seguimiento de las facturas- asegurese de que todas las facturas de los proveedores se paguen a tiempo. Ademas, comprueba si es necesario hacer un seguimiento de las facturas impagadas de los clientes.
Tareas contables de fin de ano
Al final del ano, te centraras en prepararte para los impuestos y cerrar el ejercicio de forma limpia- 1. Finalice todos los registros financieros- asegurese de que todos los ingresos y gastos se ingresen y clasifiquen correctamente.
2. Emita formularios de impuestos- prepare y envie los formularios W-2 a los empleados y los formularios 1099 a los contratistas antes de la fecha limite legal.
3. Revise el desempeno anual- compare las finanzas de este ano con las del ano anterior. Observe las tendencias en las ventas, los costos y las ganancias.
4. Reunase con un contador o un profesional de impuestos- una revision de fin de ano puede ayudarlo a planificar sus ahorros tributarios y establecer metas financieras para el proximo ano.
Al gestionar las tareas de fin de mes y de fin de ano de manera consistente, te mantendras organizado, evitaras el estres a la hora de pagar impuestos y tomaras decisiones mas inteligentes para el futuro.
Mantengase al tanto de la salud financiera de su restaurante
La contabilidad de los restaurantes no tiene por que ser complicada, pero si debe ser coherente. Cuando te tomas el tiempo para entender como entra y sale el dinero de tu empresa, tienes mas control sobre tus decisiones, desde la fijacion de precios hasta la gestion de los costos de mano de obra y alimentos. No se trata solo de organizarse para la temporada de impuestos, sino de mantener su restaurante saludable y rentable durante todo el ano.
La clave es crear buenos habitos. Controle sus ventas y gastos con regularidad, revise los informes financieros todos los meses y mantengase al tanto de la nomina y el inventario. Al hacerlo, detectara las tendencias con mayor rapidez, solucionara los problemas antes y tendra mas confianza en cada decision financiera que tome.
No tiene que hacerlo todo manualmente. De hecho, el uso de las herramientas adecuadas puede hacer que todo el proceso contable sea mas rapido, facil y preciso.
Ahi es donde entra en juego Altametrics.
Altametrics ofrece una solucion completa de contabilidad para restaurantes disenada especificamente para las necesidades de los propietarios de restaurantes ocupados. Desde la elaboracion de informes en tiempo real y el seguimiento de la mano de obra hasta el inventario simplificado y las herramientas financieras automatizadas, Altametrics le ayuda a ahorrar tiempo, reducir los errores y centrarse mas en la gestion de su negocio, no en sus libros contables.
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Cual es la diferencia entre la contabilidad de caja y la de devengo?
La contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando el dinero cambia de manos. La contabilidad de valores devengados registra los ingresos y gastos cuando se producen, independientemente del momento del pago. Muchos restaurantes pequenos comienzan con la contabilidad de caja para simplificar.
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Los gastos fijos permanecen iguales independientemente del volumen de ventas, como el alquiler y el seguro. Los gastos variables cambian segun lo ocupado que este, como los gastos de comida, los salarios por hora y las facturas de servicios publicos.
