Que herramientas de software mantienen alineados FOH y BOH?
El POS y el KDS son fundamentales- utilice modificadores estructurados y senales de alergia transparentes, y deje que las pantallas de exposicion gestionen el tiempo y el orden de disparo. Las herramientas de mensajeria, registro de gestion y programacion permiten compartir notas sobre los turnos, 86 listas y prioridades diarias para que todos puedan ver la misma informacion.
Como mejorar la comunicacion del equipo entre FOH y BOH
Como se manifiesta la falta de comunicacion
Los servicios concurridos no suelen desmoronarse porque la gente deja de preocuparse. Se desmoronan porque el FOH y el BOH dejan de escucharse con claridad.
Los camareros intentan mantener contentos a los huespedes, cotizar tiempos realistas y gestionar los cambios de ultima hora. La cocina esta intentando distribuir los alimentos en el orden correcto, gestionar el volumen de las entradas y proteger la calidad. Cuando la comunicacion entre esos dos mundos se interrumpe, uno se da cuenta de inmediato- platos equivocados en la mesa, largas esperas, invitados confundidos, personal estresado y acusaciones por ambas partes.
Para un propietario, esto no es solo un problema de personas. Aparece en cifras concretas- compensaciones, reembolsos, horas extras, productos desperdiciados y facturacion. La buena noticia es que no se necesita mas personal ni un concepto completamente nuevo para solucionarlo. Necesitas estandares claros, rutinas sencillas y un mejor uso de las herramientas que ya tienes.
Mapee las brechas
Antes de poder arreglar la comunicacion FOH-BOH, necesita ver claramente donde esta fallando en este momento. La mayoria de los propietarios ya sienten el problema de forma generalizada (la cocina y los camareros siempre estan peleando), pero es util ser mas especificos.
Comience con las areas problematicas mas comunes-
1. Entrada de pedidos- los camareros omiten los modificadores, olvidan los numeros de los asientos o escriben notas de forma libre en lugar de utilizar los botones adecuados?
2. Alergias y pedidos especiales- La cocina recibe alertas claras y obvias que dicen sin lacteos, sin frutos secos o sin gluten, o esos detalles se ocultan en texto minusculo?
3. Plazos de cotizacion- FOH sabe lo atrasada que esta la linea o esta adivinando y prometiendo demasiado a los huespedes?
4. 86 opciones y cambios en el menu- con que rapidez avisa BOH a FOH cuando hay algo que no esta disponible y con que rapidez llega ese mensaje a todos los servidores?
A continuacion, observa tus patrones en lugar de solo una mala noche. Obten datos basicos de una semana o un mes
- Cuantos vacios y compensaciones se debieron a errores en la cocina en comparacion con los errores al introducir los pedidos?
- Cuantos remakes se hicieron porque el boleto no estaba claro?
- Cuando duraron mas las entradas y que paso entonces?
Habla tambien con tu equipo. Preguntale a los cocineros de linea, a los expos y a los meseros donde se sienten abandonados a oscuras. Probablemente oigas que se repiten los mismos problemas- entradas poco claras, comunicacion tardia a los 86, confusion sobre las prioridades de las mesas o cambios repentinos en el menu que nunca llegan a la mesa.
Cuando combinas datos (vacios, compensaciones, horarios de venta de entradas, remakes) con comentarios reales del personal, el panorama se vuelve mas claro. Ya no te enfrentas a un vago problema de comunicacion. Puedes senalar brechas especificas, y eso es lo que solucionaras en los proximos pasos.
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Establezca estandares claros
Una vez que veas donde se interrumpe la comunicacion, el siguiente paso es eliminar las conjeturas. La mayoria de los conflictos de FOH-BOH provienen de personas que hacen las cosas a su manera en lugar de a nuestra manera. Tu trabajo como propietario es convertir eso en un manual claro que todos sigan.
Comience con los no negociables.
Estas son las reglas sencillas que protegen la rapidez y la precision-
- Como se deben introducir todos los pedidos en el punto de venta (no se admiten billetes escritos a mano ni botones de varios a menos que se apruebe)
- Como se marcan las alergias y las necesidades dieteticas graves
- Como se gestionan las ofertas especiales, los articulos de 86 y las sustituciones Escribelas en un lenguaje sencillo. Por ejemplo- Todos los pedidos de alergia deben utilizar el boton de alergia y una nota breve en el punto de venta es mucho mas claro que asegurarse de que las alergias son evidentes. Cuando las expectativas estan escritas, es mas facil capacitar, entrenar y hacer que las personas rindan cuentas.
Luego, acuerda frases estandar para los momentos clave. Bajo presion, las personas tienden a ser bruscas o imprecisas. Los guiones sencillos ayudan
- Estoy 10 minutos atrasado en la parrilla; por favor, cita 25 minutos en bistecs bien cocidos.
- Estamos 86 con salmon despues de este billete. Por favor, deja de venderlo y ofrecele pollo o camarones en su lugar.
- Se trata de una alergia grave a los frutos secos. Puede confirmar que la ha visto?
Estas frases pueden parecer insignificantes, pero reducen la emocion y dejan en claro que accion es necesaria.
Por ultimo, cree una lista sencilla de verificacion del flujo de servicio que tanto FOH como BOH aceptan.
Puede ser una pagina que abarque- 1.
Antes del turno- quien comprueba los 86, las ofertas especiales y la disponibilidad de la estacion 2.
Durante el turno- como se actualizan y comunican los horarios de las cotizaciones 3. Despues del turno- quien anota los problemas recurrentes para manana
Cuando todos trabajan con el mismo manual, las discusiones disminuyen, la calidad de las entradas mejora y las nuevas contrataciones aumentan mas rapido. Unos estandares claros convierten la frase Deberian saberlo mejor en Todos estamos de acuerdo con esto, y esta por escrito.
Utilice las reuniones previas al turno de trabajo para alinear al equipo
Mucho drama sobre FOH-BOH comienza incluso antes de que se publique el primer boleto. La gente se presenta, marca el reloj y se lanza directamente a la prisa sin un plan compartido. Una breve reunion antes del turno puede solucionar este problema. No es necesario que sea largo o formal- de 5 a 10 minutos son suficientes si te mantienes concentrado.
La clave es incluir tanto a FOH como a BOH (o al menos una pista de cada uno) en una misma conversacion rapida. Elige una hora constante- por ejemplo, 15 minutos antes del servicio de comida y cena. Haz que sea una parte normal del turno, no algo que solo hagas cuando las cosas van mal.
Cubre siempre lo basico-
1. Volumen esperado- reservas, fiestas multitudinarias, eventos o condiciones meteorologicas que podrian afectar al trafico
2. Notas del menu- 86 articulos, cantidades limitadas, ofertas especiales o articulos mas lentos de lo habitual
3.
Brechas de personal- si te falta un cocinero o un mesero, explica como afectara eso al ritmo y cotiza 4 veces. Cambios en promociones o descuentos- cualquier cosa que pueda cambiar lo que piden los huespedes
El objetivo es que todos salgan de la reunion con la misma imagen de la noche que tienen por delante. De esta forma, los camareros no venderan de mas un articulo que se te acabe y la cocina no se sorprendera con un grupo grande a las 7.00.
Pidele a una persona (normalmente un gerente o un lider) que anote los puntos clave en una pizarra pequena, en un registro de turnos o en tu software (aplicacion de programacion, herramienta de registro para administradores). De esa forma, las personas que lleguen un poco tarde podran seguir viendo lo que se discutio.
Manten un tono tranquilo y practico. La reunion no es un lugar para desahogarse; es un lugar para planificar. Si las llevas a cabo de manera constante, notaras menos sorpresas, menos conversaciones acaloradas y transiciones mas fluidas cuando llegue la hora punta. Con el tiempo, tu equipo empieza a pensar juntos en el futuro, en lugar de limitarse a reaccionar en el momento.
Aproveche las herramientas de software
Probablemente ya este pagando por herramientas que podrian mejorar drasticamente la comunicacion FOH-BOH; es posible que no las este utilizando en todo su potencial.
Empieza con tu POS. Asegurese de que los meseros utilicen los botones, modificadores e indicadores de alergia adecuados en lugar de escribir notas largas de texto libre. Cree un estandar de punto de venta breve
- - Todas las personas alergicas deben usar el boton especifico para alergias
- Como guarnicion, sin sal, muy picante, etc. Debe usar modificadores
- evite notas vagas como preparelo bien o tienen prisa
Los billetes claros y estructurados son mas faciles de leer a los cocineros y reducen las repeticiones.
Si utiliza un sistema de visualizacion de cocina (KDS) o una pantalla de exposicion, tratelo como el centro de control de la linea. Asegurate de que
- - Las entradas esten agrupadas de forma logica (por curso, por mesa o por hora)
- Las entradas urgentes o VIP esten claramente marcadas
- BOH tiene una forma sencilla de pausar o reducir los pedidos entrantes cuando hay copias de seguridad
en la cola. A continuacion, consulta las herramientas de mensajeria del equipo y de registro del administrador. En lugar de confiar en textos
grupales aleatorios, usa un sistema para- - Apuntes diarios sobre 86 articulos, ofertas especiales y niveles de preparacion
- resumenes de turnos. Que paso esta noche y que arreglar manana
- actualizaciones rapidas de FOHBOH durante el dia sin tener que gritar en la cocina.
Finalmente, usa tu software de programacion o cronometraje para adjuntar las notas de los turnos para que todos los meseros y cocineros tengan las mismas expectativas antes de que lleguen. Unas pocas lineas como Esta noche hay poco a la parrilla, cotiza filetes bien cocidos a los 25 minutos pueden evitar mucha tension mas adelante.
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Entrenese para adquirir habilidades de comunicacion
La mayoria de los restaurantes capacitan a las personas sobre que hacer (como llamar a los pedidos, servir los platos o cerrar la cola), pero rara vez sobre como hablar entre si cuando las cosas se ponen ocupadas. El resultado- personas inteligentes con buenas intenciones que, a pesar de todo, chocan entre si en cada apuro.
Empieza por hacer de la comunicacion una parte formal de la formacion, no algo que esperes que la gente descubra. Al incorporar un nuevo servidor, no se limite a mostrarle el menu y el punto de venta. Muestrales
- - Como acercarse a la cola o a la exposicion sin interrumpir
- Como pedir un favor rapido (Puedes priorizar la hamburguesa de Table 12?)
- Como comprobar los casos de alergia con un lenguaje sereno y claro
Haga lo mismo con ambas enfermedades. Los nuevos cocineros deberian aprender no solo recetas y como configurar la estacion, sino tambien- - Como avisar a FOH cuando estan en la maleza - Como pedir aclaraciones sobre un billete confuso - Como evitar tiempos poco realistas entre comillas sin iniciar una discusion Los ejercicios breves de juego de rol pueden ayudar.
Tomate 10 minutos antes o despues de un turno y repasa situaciones comunes -
- La cocina esta 15 minutos atrasada con respecto a la parrilla
- Un huesped de repente comparte una alergia grave
- Un grupo numeroso entra justo cuando se cierra la linea Haga
que el personal practique frases especificas que se centren en las soluciones, no en la culpa. Por ejemplo- Llevo 10 minutos de retraso en el pago de estas entradas; por favor, cotice 25 minutos en todos los filetes nuevos y bien cocidos es mucho mas util que Me estoy ahogando aqui.
Refuerce estos habitos en la vida diaria. Cuando veas a alguien manejar bien un momento tenso, dile- Asi es exactamente como nos hablamos aqui. Con el tiempo, tu equipo aprende que la comunicacion no es un extra, sino que forma parte de ser excelente en su trabajo.
Crea bucles de retroalimentacion despues de cada turno
Incluso con buenas herramientas y capacitacion, la comunicacion FOH-BOH nunca sera perfecta. La clave no es buscar la perfeccion en una noche, sino mejorar un poco despues de cada turno. Ahi es donde entran en juego los sencillos bucles de retroalimentacion.
Empieza con una sesion informativa rapida despues de que los servicios esten mas ocupados. Esto puede durar de 5 a 10 minutos con un gerente, un jefe de FOH y un lider de BOH. No necesitas una gran reunion. Solo haz tres preguntas-
- Que ha ido bien esta noche?
- Donde se interrumpio la comunicacion?
- Que cambio podemos probar manana?
Centrate en momentos especificos, no en ataques personales. En lugar de decir Los camareros nunca escuchan, busca temas concretos como Los 86 no se escribian en ninguna parte, solo se gritaban o La Expo no actualizaba los tiempos entre comillas cuando la parrilla daba marcha atras. Cuanto mas especificos sean los comentarios, mas facil sera solucionarlos.
Capture los puntos principales en un registro de turnos o en un informe digital del administrador. Tenga en cuenta que cosas como
86 salmones a las 7-15, necesitan mejores niveles de preparacion los viernes.
- Los precios de los billetes se disparaban cuando llegaban los pedidos de terceros. Considera la posibilidad de fijar un limite o de reservar una estacion aparte.
- La comunicacion contra las alergias mejoro cuando los camareros utilizaban siempre el boton antialergico del punto de venta.
Esta sera tu lista actualizada de pequenos ajustes. En tu proxima reunion previa al turno, menciona uno o dos de estos elementos y explica que es lo que vas a cambiar. De este modo, tu equipo podra comprobar que sus comentarios se traducen en acciones reales, no solo en palabras.
Anima al personal a compartir ideas, no solo quejas. Los cocineros de linea podrian sugerir una forma mejor de formatear las entradas; los meseros podrian proponer una redaccion mas clara para las ofertas especiales. Cuando las personas ven que sus sugerencias se ponen en practica, se sienten mas responsables de la comunicacion y de la experiencia de los huespedes.
Con el tiempo, estos pequenos ciclos diarios (observar, debatir, ajustar) convierten la comunicacion en algo que gestionas activamente, no solo en algo ante lo que reaccionas cuando las cosas van mal.
Haga que la buena comunicacion sea parte de su cultura y metricas
Si desea que la comunicacion FOH-BOH dure, no puede depender solo de quien este trabajando esa noche. Debe formar parte de la forma en que funciona tu restaurante todos los dias- debe estar integrado en tu cultura, en tu formacion e incluso en tus numeros.
Empieza por establecer las expectativas con claridad- en este restaurante, nos hablamos con respeto, compartimos informacion desde el principio y solucionamos los problemas juntos. Digalo en las entrevistas, repitalo para orientarse y refuerce en las reuniones antes del turno. Los nuevos empleados deben entender que la comunicacion no es opcional, sino que forma parte del trabajo.
Luego, premia los comportamientos que desees. Cuando un mesero revise tranquilamente una multa por alergia en lugar de apresurarse, o cuando un cocinero en fila le de informacion clara y temprana sobre el largo horario de las entradas, digalo. Un simple mensaje de un propietario o gerente con un simple Gracias por hacerles participes a todos, lo que ha ayudado mucho a la hora de hacer el turno sirve para mucho. Tambien puedes-
- Mencionar la buena comunicacion en las notas del turno
- Incluirla como punto de partida en las evaluaciones de desempeno
- Utilizar pequenas recompensas (secciones preferidas, cortes anticipados, pequenas tarjetas de regalo) para reforzar el habito.
Luego, vincular la comunicacion con metricas solidas. Haz un seguimiento de cosas como
- - El tiempo medio de venta de entradas durante las horas punta
- El numero de remakes debido a entradas poco claras
- Los vacios y las compensaciones relacionados con la falta de comunicacion
- Las quejas de los huespedes relacionadas con la velocidad o los pedidos incorrectos
Cuando esas cifras mejoren, devuelvalo a una mejor comunicacion, no solo a suerte o a una buena noche. Esto ayuda a tu equipo a ver el impacto real de su esfuerzo.
Por ultimo, manten vivos los cambios de comunicacion a lo largo del tiempo. Revisa tu manual de estrategias y tus guiones cada pocos meses. A medida que su menu, volumen o personal cambien, es posible que sus rutinas de comunicacion tambien deban adaptarse. Involucre tanto a FOH como a BOH en estas actualizaciones para que sientan que son duenos y no que los sorprendan.
Cuando la comunicacion pasa a formar parte de la forma de contratar, capacitar, medir y recompensar, deja de ser un proyecto y pasa a ser simplemente la forma en que hacemos las cosas aqui. Es entonces cuando FOH y BOH comienzan a actuar como un solo equipo, y tus huespedes sienten la diferencia.
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Preguntas frecuentes
Como puedo usar los datos de mi punto de venta para mejorar la comunicacion FOH-BOH?
Revisa los informes sobre los vacios, las compensaciones, los remakes y los horarios de las entradas. Busca patrones por dia, elemento del menu o estacion. Utilicen esos hallazgos en sus reuniones y entrenamientos- El sabado hicimos seis remakes de hamburguesas; veamos como introducimos los modificadores y el horario de la parrilla.
Que debo buscar en un sistema de visualizacion de cocina (KDS)?
Busque un KDS que muestre claramente el horario de las entradas, el orden de los cursos y los indicadores de prioridad. Deberia permitir a los clientes potenciales de la exposicion o BOH comprar, retener o apurar las entradas rapidamente, e idealmente mostrar cuanto tiempo ha estado abierta cada entrada para que FOH pueda ofrecer cotizaciones honestas.
Puede el software de programacion mejorar la comunicacion FOH y BOH?
Las herramientas de programacion pueden hacer mas que solo turnos. Muchas plataformas te permiten anadir notas a los turnos, enviar mensajes y compartir actualizaciones con todo el equipo. Puedes incluir informacion sobre el volumen esperado, los cambios en los menus y las brechas de personal para que FOH y BOH esten ya informados.
Como puedo saber si mi comunicacion FOHBOH esta interrumpida?
Busca patrones- remakes frecuentes, quejas reiteradas de los huespedes sobre la comida mala o tardia, tension entre camareros y cocineros, y horarios de venta de entradas que aumentan durante las prisas. Obten datos basicos sobre los vacios, las composiciones y los remakes, y pregunta a tu equipo que es lo que sienten que es ignorado.
