ما هو التنبؤ بالعمالة وكيف يساعد المطاعم؟
يستخدم التنبؤ بالعمالة بيانات المبيعات التاريخية وعوامل أخرى للتنبؤ بأوقات الذروة، مما يساعد المطاعم على جدولة العدد المناسب من الموظفين. هذا يقلل من تكاليف العمالة غير الضرورية مع ضمان خدمة عملاء ممتازة خلال ساعات الذروة.
9 أدوات أساسية لإدارة القوى العاملة يحتاجها كل مطعم
تحديات القوى العاملة في المطاعم
يمكن أن تكون إدارة فريق المطعم صعبة. من التأكد من حضور الجميع في الوقت المحدد إلى التعامل مع تغييرات المناوبة في اللحظة الأخيرة، هناك الكثير لتتبعه كل يوم. يقضي العديد من مالكي المطاعم والمديرين ساعات كل أسبوع في التعامل مع الجدولة وكشوف المرتبات والمهام الأخرى المتعلقة بالموظفين - وهو الوقت الذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل في تحسين الخدمة أو تنمية الأعمال.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه أدوات إدارة القوى العاملة. هذه أدوات برمجية بسيطة تساعد في أشياء مثل إنشاء جداول العمل وتتبع ساعات العمل والتعامل مع كشوف المرتبات ومواكبة قوانين العمل. إنها تساعد في تقليل الأخطاء وتوفير الوقت وتسهيل الحياة لكل من المالكين والموظفين.
وفقًا لجمعية المطاعم الوطنية، تعد العمالة واحدة من أكبر نفقات المطاعم - عادة ما تكون حوالي 30٪ إلى 35٪ من إجمالي التكاليف. يمكن أن يساعد استخدام الأدوات المناسبة في خفض هذه التكاليف عن طريق منع زيادة عدد الموظفين وتجنب العمل الإضافي والتأكد من أن الجميع يعملون في نوبات العمل المناسبة.
1. أدوات الجدولة
قد يبدو إنشاء جدول عمل أمرًا بسيطًا، ولكن في المطعم، يمكن أن يصبح الأمر معقدًا بسرعة. يجب عليك مراعاة توفر الموظفين وتفضيلات المناوبة وطلبات الإجازة والتأكد من أنك لا تعاني من زيادة أو نقص الموظفين في الأيام المزدحمة أو البطيئة. وبدون الأدوات المناسبة، غالبًا ما يؤدي ذلك إلى الارتباك والنوبات الفائتة والإحباط لكل من المديرين والموظفين.
تساعد أدوات الجدولة في تسهيل هذه العملية. إنها تسمح للمديرين بتخطيط نوبات العمل بناءً على احتياجات العمل وتوافر الموظفين. بدلاً من تدوين كل شيء أو استخدام جداول البيانات، يمكن إنشاء الجداول في مكان واحد ومشاركتها مع الفريق بأكمله. هذا يعني أن الموظفين يعرفون بالضبط متى يعملون ويمكنهم بسهولة طلب التغييرات إذا لزم الأمر.
تشمل الفوائد الرئيسية لأدوات الجدولة
1. مطابقة العمالة حسب الطلب - المزيد من الموظفين في الأيام المزدحمة، وعدد أقل في الأيام البطيئة للتحكم في التكاليف.
2. تتبع تغييرات الجدول الزمني مثل مقايضات المناوبات أو الاستدعاءات، مما يمنح المديرين رؤية واضحة.
3. تحسين رضا الموظفين من خلال توفير الجداول الزمنية مسبقًا واحترام وقتهم.
الجدولة الجيدة لا تحافظ فقط على تشغيل المطبخ والأرضية بسلاسة - بل تحافظ أيضًا على سعادة الموظفين. عندما يعرف الموظفون جداولهم الزمنية مسبقًا ويشعرون باحترام وقتهم، فإن ذلك يبني الثقة ويساعد على تقليل معدل الدوران، وهي مشكلة كبيرة في صناعة المطاعم.
2. تتبع الوقت والحضور
يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لوقت بدء الموظفين وإنهائهم من نوباتهم أمرًا بالغ الأهمية لأي مطعم. بدون التتبع الواضح، تحدث الأخطاء - قد يعمل الأشخاص عن طريق الخطأ لساعات إضافية، أو قد لا يتم تسجيل بعض الساعات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى دفع أجور أكثر من اللازم، أو الأسوأ من ذلك، نزاعات مع الموظفين على مدار ساعات عملهم.
تساعد أدوات تتبع الوقت والحضور في حل هذه المشكلة من خلال توفير طريقة بسيطة وموثوقة لتسجيل ساعات عمل الموظفين. بدلاً من الاعتماد على الجداول الزمنية الورقية أو الساعات اليدوية، تستخدم هذه الأدوات طرقًا مثل ساعات الهاتف المحمول أو رموز PIN أو مسح بصمات الأصابع لضمان تسجيل ساعات كل موظف بشكل صحيح.
تشمل الفوائد الرئيسية لأدوات تتبع الوقت والحضور -
1. الحد من سرقة الوقت مثل «ضرب الأصدقاء»، والحفاظ على دقة الرواتب ونزاهتها.
2. تتبع فترات الراحة والعمل الإضافي للمساعدة في الحفاظ على الامتثال لقوانين العمل.
3. توفير الوقت أثناء معالجة كشوف المرتبات عن طريق حساب الساعات تلقائيًا وتقليل الأخطاء.
التتبع الدقيق للوقت يوفر الوقت أثناء معالجة كشوف المرتبات أيضًا. نظرًا لتسجيل ساعات العمل رقميًا، لا يتعين على المديرين حساب أجور الموظفين يدويًا وتقليل الأخطاء وتسريع كشوف المرتبات.
3. التنبؤ بالعمالة وتخطيط الطلب
تعد معرفة عدد الموظفين الذين تحتاجهم كل يوم أحد أكبر التحديات في إدارة المطعم. إذا قمت بجدولة عدد كبير جدًا من الأشخاص، فسترتفع تكاليف العمالة وتتقلص الأرباح. إذا قمت بجدولة عدد قليل جدًا، فسيصاب فريقك بالارتباك، وقد يحصل العملاء على خدمة سيئة.
تساعد أدوات التنبؤ بالعمالة من خلال استخدام بيانات وأنماط المبيعات السابقة للتنبؤ بمدى ازدحام مطعمك في أي يوم أو نوبة عمل. يتيح ذلك للمديرين جدولة العدد المناسب من الموظفين لتلبية الطلب دون إهدار المال.
يمكن لهذه الأدوات النظر في عوامل مثل يوم الأسبوع والعطلات والطقس والأحداث الخاصة لتحسين التوقعات. على سبيل المثال، قد تجلب عطلة نهاية الأسبوع المشمسة المزيد من العملاء، لذلك هناك حاجة إلى المزيد من الموظفين.
تشمل المزايا الرئيسية لأدوات التنبؤ بالعمالة
1. تقليل تكاليف العمالة غير الضرورية عن طريق تجنب زيادة عدد الموظفين.
2. تحسين خدمة العملاء من خلال وجود عدد كافٍ من الموظفين خلال الأوقات المزدحمة.
3. مساعدة المديرين على التخطيط المسبق وتجنب تغييرات الجدول الزمني في اللحظة الأخيرة.
يساعد استخدام أدوات التنبؤ بالعمالة المطاعم على موازنة التكاليف وجودة الخدمة، مما يؤدي إلى عملاء أكثر سعادة وأرباح أكثر صحة.
4. أدوات إدارة الرواتب
يعد جدول الرواتب أحد أهم أجزاء إدارة المطعم ولكنه يستغرق وقتًا طويلاً. يمكن أن يؤدي حساب الأجور والإكراميات والضرائب والخصومات يدويًا إلى أخطاء وتأخيرات. تساعد أدوات إدارة الرواتب في أتمتة هذه العملية، مما يجعلها أسرع وأكثر دقة.
تجمع هذه الأدوات ساعات عمل الموظفين من نظام تتبع الوقت وتحسب الأجر بناءً على أسعار الساعة والعمل الإضافي والنصائح. كما أنهم يتعاملون مع الاقتطاعات الضريبية ويقومون بإنشاء التقارير اللازمة للإيداع الضريبي.
تشمل الفوائد الرئيسية لأدوات إدارة الرواتب
1. تقليل الأخطاء في حسابات الأجور.
2. ضمان دفع رواتب الموظفين في الوقت المحدد.
3. تبسيط إعداد التقارير الضريبية والامتثال.
من خلال التشغيل الآلي للرواتب، يوفر المديرون الوقت ويقللون من التوتر أثناء فترات الدفع. هذا يساعد على إبقاء الموظفين سعداء وتجنب أخطاء الرواتب المكلفة.
5. التواصل وتعاون الفريق
التواصل الواضح هو مفتاح إدارة مطعم ناجح. عندما يتمكن المديرون والموظفون من مشاركة التحديثات بسهولة، وتبديل نوبات العمل، والحصول على إعلانات مهمة، فإن ذلك يساعد على تجنب الارتباك والحفاظ على عمل الجميع معًا بشكل جيد.
تعمل أدوات الاتصال المصممة للمطاعم على جلب جميع رسائل الفريق في مكان واحد. بدلاً من الاعتماد على المكالمات الهاتفية أو الرسائل النصية أو الملاحظات الورقية، يمكن للموظفين التحقق من الجداول وتأكيد تغييرات المناوبة وتلقي التحديثات على الفور. هذا يوفر الوقت ويقلل الأخطاء.
تسهل هذه الأدوات أيضًا على الموظفين طلب إجازة أو تبديل نوبات العمل مع زملاء العمل. يمكن للمديرين الموافقة على التغييرات بسرعة بدون الأعمال الورقية أو الرسائل ذهابًا وإيابًا. هذه المرونة تجعل الجدولة أكثر سلاسة وتحافظ على سعادة الفريق.
تشمل الفوائد الرئيسية لأدوات الاتصال والتعاون
1. تجميع الرسائل والتحديثات في منصة واحدة يسهل الوصول إليها.
2. تبسيط مقايضات المناوبات وطلبات الإجازة.
3. تحسين معنويات الفريق من خلال جعل التواصل بسيطًا وواضحًا.
التواصل الجيد يخلق ثقافة فريق أقوى ويقلل من معدل الدوران، وهو أمر مهم بشكل خاص في بيئة المطاعم سريعة الوتيرة. عندما يعرف الجميع ما هو متوقع ويشعرون بالاتصال، يسير العمل بسلاسة أكبر ويحصل العملاء على خدمة أفضل.
6. إدارة الامتثال وقانون العمل
يجب أن تتبع المطاعم العديد من قوانين العمل المتعلقة بالأجور والإجازات والعمل الإضافي والجدولة. قد تكون مواكبة هذه القواعد صعبة، خاصة عندما تتغير القوانين أو تختلف حسب الموقع. يمكن أن تؤدي الأخطاء إلى الغرامات والمشاكل القانونية والموظفين غير السعداء.
تساعد أدوات إدارة الامتثال وقانون العمل المطاعم على البقاء على الجانب الصحيح من القانون من خلال تتبع القواعد المهمة وتنبيه المديرين عندما يكون هناك خطر حدوث انتهاكات. على سبيل المثال، يمكن لهذه الأدوات التحذير إذا كان الموظف قريبًا من العمل لساعات طويلة جدًا أو إذا فقد فترة الراحة المطلوبة.
كما أنها تساعد في تطبيق القواعد المتعلقة بأجر العمل الإضافي ومنع ممارسات الجدولة غير المسموح بها، مثل نوبات العمل المتتالية دون وقت راحة كافٍ.
تشمل الفوائد الرئيسية لأدوات الامتثال
1. الحد من مخاطر الغرامات والدعاوى القضائية المكلفة.
2. ضمان حصول الموظفين على فترات راحة مناسبة وأجور العمل الإضافي.
3. مما يسهل على المديرين اتباع قوانين العمل المحلية والاتحادية.
باستخدام هذه الأدوات، يمكن للمطاعم حماية نفسها وإنشاء مكان عمل عادل. يشعر الموظفون بالاحترام عندما يتم احترام حقوقهم، مما يساعد على تحسين الاستبقاء والروح المعنوية في مكان العمل.
7. أدوات الإعداد والتدريب
يعد جلب موظفين جدد إلى مطعمك وتدريبهم بسرعة أمرًا ضروريًا للحفاظ على سير العمليات بسلاسة. يمكن أن تتضمن عملية الإعداد التقليدية الكثير من الأعمال الورقية والعمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً، والتي يمكن أن تبطئ التعيينات الجديدة وتحبط المديرين.
تساعد أدوات الإعداد والتدريب على تبسيط ذلك من خلال رقمنة النماذج والمواد التدريبية والجداول الزمنية. يمكن للموظفين الجدد إكمال الأعمال الورقية عبر الإنترنت قبل يومهم الأول والوصول إلى مقاطع الفيديو التدريبية أو الأدلة كلما احتاجوا. يؤدي ذلك إلى تسريع عملية الإعداد ويساعد أعضاء الفريق الجدد على الشعور بمزيد من الاستعداد.
تعمل أدوات التدريب أيضًا على تسهيل تتبع التقدم وضمان حصول الجميع على المهارات التي يحتاجون إليها. يمكن للمديرين تعيين وحدات تدريبية محددة ومراقبة الإنجاز وتقديم الملاحظات داخل نظام واحد.
تشمل الفوائد الرئيسية لأدوات الإعداد والتدريب
1. تقليل الأعمال الورقية والمهام الإدارية للمديرين.
2. مساعدة الموظفين الجدد على العمل بسرعة أكبر من خلال المواد التدريبية التي يمكن الوصول إليها.
3. تتبع تقدم الموظفين وتحسين مهارات الموظفين بشكل عام.
استخدام هذه الأدوات يساعد المطاعم على بناء فريق أقوى وأكثر مهارة ويقلل الأخطاء الناجمة عن نقص التدريب. كما يُظهر للموظفين أن المطعم يقدر تطورهم، مما يمكن أن يحسن الرضا الوظيفي والاحتفاظ به.
8. مراقبة الأداء وتحليلات العمل
إن فهم كيفية أداء فريقك أمر مهم لإدارة مطعم ناجح. بدون رؤى واضحة، من الصعب معرفة أين تحتاج إلى تحسينات أو كيف تؤثر تكاليف العمالة على أرباحك. تقوم
أدوات مراقبة الأداء والتحليلات بجمع البيانات من الجدولة وتتبع الوقت والمبيعات لتوفير صورة واضحة لإنتاجية الموظفين وتكاليف العمالة. يمكن للمديرين معرفة التحولات الأكثر كفاءة، ومقدار العمالة التي يتم إنفاقها مقارنة بالمبيعات، وتحديد الاتجاهات بمرور الوقت.
تساعد هذه الأدوات في تحديد المناطق التي يمكن للمطعم تحسينها، مثل تقليل الوقت الإضافي أو زيادة عدد الموظفين خلال أوقات الذروة لتحسين الخدمة.
تشمل الفوائد الرئيسية لمراقبة الأداء وأدوات التحليل
1. تتبع تكاليف العمالة كنسبة مئوية من المبيعات للتحكم في النفقات.
2. تحديد اتجاهات الإنتاجية ومجالات التحسين.
3. توفير البيانات لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن الجدولة والتوظيف.
باستخدام هذه المعلومات، يمكن لمالكي المطاعم اتخاذ خيارات مستنيرة توازن تكاليف العمالة مع جودة الخدمة. هذا يؤدي إلى تجارب أفضل للعملاء ونتائج نهائية أكثر صحة.
9. منصات إدارة القوى العاملة المتكاملة
تتجه العديد من المطاعم إلى منصات إدارة القوى العاملة الشاملة لتبسيط العمليات. تجمع هذه المنصات بين الجدولة وتتبع الوقت وكشوف المرتبات والتواصل والامتثال والتحليلات في نظام واحد سهل الاستخدام.
يساعد استخدام منصة واحدة على تجنب متاعب التوفيق بين الأدوات المتعددة التي لا تعمل دائمًا بشكل جيد معًا. فهي تحتفظ بجميع بيانات الموظفين في مكان واحد، مما يسهل على المديرين الإشراف على الفريق واتخاذ قرارات سريعة.
تشمل الفوائد الرئيسية لمنصات الكل في واحد
1. تجميع جميع مهام إدارة القوى العاملة في نظام واحد.
2. تقليل الأخطاء وتوفير الوقت من خلال التشغيل الآلي للعمليات اليدوية.
3. تحسين الاتصال والجدولة والامتثال من خلال الميزات المتكاملة.
بالنسبة لأصحاب المطاعم الذين يتطلعون إلى تبسيط إدارة الموظفين وتحسين الكفاءة، يمكن أن يغير الحل الشامل قواعد اللعبة. إنه لا يوفر الوقت فحسب، بل يساعد أيضًا في التحكم في تكاليف العمالة وتعزيز رضا الموظفين.
إذا كنت تتطلع إلى تبسيط إدارة القوى العاملة والحصول على تحكم كامل في الجدولة وتتبع الوقت وكشوف المرتبات وتكاليف العمالة، فإن Altametrics هو الحل الشامل المصمم خصيصًا للمطاعم. تقدم Altametrics منصة شاملة تجمع كل هذه الأدوات في مكان واحد، مما يساعدك على الحفاظ على تنظيم فريقك، وتقليل نفقات العمالة، وإدارة عملك بشكل أكثر سلاسة.
تعرف على المزيد حول كيف يمكن لـ Altametrics تحويل إدارة القوى العاملة في مطعمك من خلال النقر على «جدولة عرض توضيحي» أدناه.