ما هي المقاييس الأكثر فائدة لإدارة مخزون المطاعم؟
تشمل المقاييس الرئيسية نسبة دوران المخزون ونسبة التباين والاستخدام المثالي مقابل الاستخدام الفعلي. هذه تساعدك على قياس الكفاءة واكتشاف الانكماش وتحسين دقة الطلب.
ما هي الأنواع الأربعة لإدارة المخزون للمطاعم؟
نظرة عامة
إن إدارة المطعم تتعلق بإدارة المخزون بقدر ما تتعلق بتقديم طعام رائع. يساهم كل مكون ومنديل ومنتج تنظيف في النتيجة النهائية - وعندما لا يتم تتبع المخزون بشكل صحيح، يمكن أن تصبح الأخطاء الصغيرة خسائر مكلفة بسرعة. تشير الدراسات إلى أن الإدارة السيئة للمخزون يمكن أن تضخم تكاليف المواد الغذائية بنسبة 2-6٪، وهو ما يتراكم بسرعة في صناعة ذات هوامش ضيقة بالفعل.
هذا هو السبب في أن فهم الأنواع الأربعة لإدارة المخزون أمر ضروري. تلعب كل فئة - المواد الخام والعمل الجاري (WIP) والسلع النهائية ومخزون MRO - دورًا فريدًا في الحفاظ على عملياتك سلسة ومربحة. عند إدارتها بشكل صحيح، تساعد هذه الفئات في تقليل الفاقد وتحسين دقة الطلب والحفاظ على الجودة المتسقة.
الأنواع الأربعة لإدارة المخزون
إدارة المخزون في المطاعم هي أكثر من مجرد تتبع ما هو موجود على الرفوف الخاصة بك. يتعلق الأمر بفهم نوع المخزون الذي تديره وكيف يؤثر كل واحد على عملياتك اليومية والتدفق النقدي وتجربة العملاء. في صناعة الخدمات الغذائية، ينقسم المخزون عمومًا إلى أربع فئات رئيسية - المواد الخام، والعمل الجاري (WIP)، والسلع النهائية، ومخزون MRO (الصيانة والإصلاح والعمليات).
1. المواد الخام هي أساس مطبخك - مكونات مثل اللحوم والخضروات ومنتجات الألبان والزيوت والتوابل. يساعدك تتبعها في تخطيط الطلبات والتحكم في تكاليف الطعام وتقليل التلف. نظرًا لأن المواد الخام قابلة للتلف، فإن تعداد الدورات العادية وطريقة FIFO (أول دخول وأول مخرج) أمران ضروريان لمنع النفايات.
2. يشير العمل الجاري (WIP) إلى العناصر التي تم تحضيرها جزئيًا أو تحضيرها للاستخدام لاحقًا - مثل الدجاج المتبل أو العجين المتبل أو تبريد الصلصات. تقع هذه العناصر بين السلع الخام والسلع النهائية. تساعد مراقبة WIP المطابخ على تحقيق التوازن بين كفاءة الإعداد والنضارة، مما يضمن استخدام المكونات قبل انتهاء صلاحيتها.
3. السلع النهائية هي منتجات جاهزة للقوائم - وجبات الطعام أو المخبوزات أو الأطعمة المعبأة مسبقًا الجاهزة للبيع. يساعد التتبع الصحيح هنا في الحفاظ على النضارة والتنبؤ بالطلب والتوافق مع بيانات المبيعات لتجنب الإنتاج الزائد.
4. يشمل MRO Inventory المواد غير الغذائية الضرورية للعمليات، مثل لوازم التنظيف والأواني والقفازات والمصابيح الكهربائية. على الرغم من تجاهلها في كثير من الأحيان، فإن إدارة MRO تمنع النقص في اللحظة الأخيرة الذي يمكن أن يعطل الخدمة.
عندما يتم تحديد هذه الفئات الأربع بوضوح وتتبعها بشكل منفصل، يكتسب أصحاب المطاعم صورة حقيقية عن مكان تقييد أموالهم. تسمح هذه البنية بالشراء بشكل أكثر ذكاءً، وتقلل من التخزين الزائد، وتضمن أن كل دولار يتم استثماره في المخزون يساهم في كفاءة مطعمك وربحيته.
المواد الخام
المواد الخام هي قلب عمليات المطاعم - المكونات التي تشكل كل طبق تقدمه. من المنتجات واللحوم إلى السلع الجافة ومنتجات الألبان، تمثل هذه العناصر جزءًا كبيرًا من تكلفة السلع المباعة (COGS). يمكن أن تعني إدارتها بشكل جيد الفرق بين الأرباح الصحية وهدر الطعام المستمر.
للبدء، قم بإنشاء نظام تصنيف واضح للمواد الخام الخاصة بك. قم بتجميع العناصر حسب الفئة - البروتينات والخضروات ومنتجات الألبان والحبوب والتوابل - لتبسيط الطلب والتتبع. يجب أن يكون لكل عنصر مستوى معين (الحد الأدنى للمبلغ المطلوب قبل إعادة الطلب) بناءً على أنماط الاستخدام والمهلة الزمنية من الموردين. عندما تكون المستويات الاسمية مرتفعة جدًا، فإنك تخاطر بالتلف؛ منخفضة جدًا، وتخاطر بالنفاد أثناء الاندفاع.
يمكن أن تساعد الصيغة البسيطة في توجيه قرارات الشراء -
نقطة إعادة الطلب = (متوسط الاستخدام اليومي × المهلة الزمنية) +مخزون الأمان.
هذا يضمن لك طلب ما يكفي لتلبية الطلب دون زيادة المخزون.
تساعدك عمليات الجرد المنتظمة - بشكل مثالي أسبوعيًا - على اكتشاف التناقضات مبكرًا. استخدم طريقة FIFO (أول دخول، أول مخرج) لضمان استخدام المخزون القديم أولاً، مما يقلل التلف ويحافظ على نضارته. قم بتسمية كل عملية تسليم بتاريخ الاستلام وقم بتدوير المخزون أثناء الإعداد.
من المهم أيضًا تحليل النسبة المئوية لتكلفة الغذاء، المحسوبة على النحو التالي -
(تكلفة الأغذية المستخدمة/مبيعات الأغذية) × 100.
يساعد تتبع هذا الرقم باستمرار في تحديد الاتجاهات وتحديد النفايات أو السرقة.
من خلال إدارة المواد الخام بالهيكل والدقة، يمكن لأصحاب المطاعم الحفاظ على سيطرة أكثر إحكامًا على الإنفاق، وضمان اتساق القائمة، والحفاظ على استقرار الأرباح حتى عندما تتقلب تكاليف المكونات.
العمل قيد التقدم (WIP)
يمثل مخزون Work in Progress (WIP) كل شيء في مطبخك تم إعداده جزئيًا ولكنه ليس جاهزًا بعد للتقديم - مثل الدجاج المتبل أو الخضار المقطعة مسبقًا أو عجينة البيتزا أو طهي الحساء على نار هادئة. في العديد من المطاعم، يعد WIP هو المكان الذي تختبئ فيه النفايات غالبًا. بدون تتبع واضح، يمكن نسيان المكونات الجاهزة أو الإفراط في إنتاجها أو إتلافها قبل استخدامها.
لإدارة WIP بفعالية، ابدأ بمعاملتها كفئة مخزون خاصة بها بدلاً من مزجها بالمواد الخام أو السلع الجاهزة. قم بتعيين منطقة أو محطة إعداد محددة لتخزين WIP، مع تسميات l واضحة توضح اسم العنصر وتاريخ الإعداد ووقت انتهاء الصلاحية. هذا يضمن أن كل شخص في المطبخ يعرف ما هو متاح ومتى يجب استخدامه.
يمكن أن يؤدي تحديث أوراق الإعداد بانتظام أو استخدام أدوات التتبع الرقمية إلى إحداث فرق كبير. تسرد ورقة الإعداد كمية كل عنصر مُجهز والمطلوب للتحول بناءً على توقعات المبيعات أو المستويات الاسمية. هذا يمنع الإفراط في الاستعداد ويضمن أن موظفيك يقومون بإعداد ما هو ضروري فقط.
التحكم في درجة الحرارة هو عامل حاسم آخر في إدارة WIP. يمكن أن تؤدي العناصر الجاهزة التي لم يتم تخزينها بشكل صحيح ضمن معايير سلامة الأغذية إلى التلف أو التلوث. احتفظ بسجلات التبريد وقم بإجراء فحوصات موضعية خلال ساعات الذروة للحفاظ على الاتساق.
أخيرًا، قم بتضمين تعداد WIP في تدقيق المخزون الأسبوعي. على الرغم من أن هذه العناصر قد تكون مؤقتة، إلا أنها لا تزال تمثل أموالًا مقيدة في مطبخك. من خلال الحفاظ على الرؤية في مخزون WIP الخاص بك، يمكنك تقليل الفاقد وتحسين كفاءة الإعداد والتأكد من أن كل دفعة من المكونات تساهم بشكل مباشر في طبق قابل للبيع - وليس في سلة المهملات.
السلع الجاهزة
يشمل مخزون البضائع الجاهزة جميع العناصر الجاهزة للقائمة أو المعبأة التي تم إعدادها بالكامل وتنتظر تقديمها أو بيعها. في المطعم، يمكن أن يتراوح هذا بين المقبلات الساخنة التي يتم وضعها في صواني دافئة إلى الصلصات المعبأة في زجاجات أو المخبوزات أو الوجبات السريعة. تعد إدارة السلع النهائية بفعالية أمرًا بالغ الأهمية - فهي تؤثر بشكل مباشر على نضارة الطعام ورضا العملاء والربحية.
الهدف الرئيسي من السلع الجاهزة هو موازنة التوافر مع النضارة. يؤدي الكثير من الطعام الجاهز إلى الهدر، في حين أن القليل جدًا يمكن أن يؤدي إلى أوقات انتظار طويلة أو خسارة المبيعات. ابدأ بمواءمة جدول الإنتاج الخاص بك مع بيانات المبيعات في الوقت الفعلي. تساعدك مراجعة تقارير نقاط البيع على التنبؤ بالطلب بشكل أكثر دقة وضبط كميات الإعداد لتتناسب مع ساعات الذروة والنوبات البطيئة. يعد
تطبيق FIFO (أول دخول وأول مخرج) مهمًا بنفس القدر للمنتجات النهائية. قم بتسمية كل دفعة بتاريخ ووقت التحضير، مع ضمان بيع العناصر القديمة أولاً. بالنسبة للأطعمة عالية المبيعات، ضع في اعتبارك نظام «البيع بواسطة» أو «التخلص من قبل» للحفاظ على الاتساق والجودة.
ظروف التخزين مهمة أيضًا. حافظ على الأطعمة الساخنة فوق 140 درجة فهرنهايت (60 درجة مئوية) والأطعمة الباردة تحت 41 درجة فهرنهايت (5 درجات مئوية) لتلبية معايير سلامة الأغذية. يساعد الاستثمار في أجهزة مراقبة درجة الحرارة أو أنظمة إدارة المطبخ المتكاملة في الحفاظ على التحكم ومنع التلف.
أخيرًا، قم بإجراء عمليات عد يومية للسلع النهائية عند الإغلاق لتحديد الكميات المتبقية وتتبع أنماط الإنتاج الزائد. يمكن أن تكشف هذه البيانات عن عناصر القائمة التي يتم إجراؤها بشكل زائد وأين يلزم إجراء التعديلات.
من خلال الحفاظ على التتبع والتنبؤ المنضبطين، يمكن للمطاعم تقليل النفايات والحفاظ على الجودة والتأكد من أن كل منتج نهائي يتم تقديمه يلبي معايير السلامة والذوق - مما يجعل العملاء سعداء وهوامش الربح صحية.
جرد MRO
غالبًا ما يكون مخزون MRO - اختصارًا للصيانة والإصلاح والعمليات - بعيدًا عن الأنظار في إدارة المطاعم. على عكس مخزون المواد الغذائية، لا تحقق عناصر MRO إيرادات مباشرة، ولكنها ضرورية للحفاظ على سير عملك بسلاسة. تشمل هذه الفئة مستلزمات التنظيف والمطهرات والقفازات والمناديل والأواني والمنتجات الورقية والمصابيح الكهربائية والمآزر وحتى أدوات الصيانة أو قطع غيار المعدات.
نظرًا لأن عناصر MRO غير مكلفة بشكل فردي، فإن العديد من المطاعم تتجاهل تتبعها. ومع ذلك، عند إضافتها بمرور الوقت، يمكن أن تمثل هذه النفقات الصغيرة 2-5٪ من إجمالي تكاليف التشغيل - وعندما يساء إدارتها، فإنها تأكل بهدوء هوامش الربح. بدون المراقبة المناسبة، قد يقوم فريقك بطلب منتجات التنظيف بشكل مفرط، أو وضع اللوازم في غير مكانها، أو نفادها خلال ساعات الذروة، مما يعطل معايير الخدمة والنظافة.
للتحكم في مخزون MRO، ابدأ بالتدقيق الشهري. قم بإنشاء قائمة مرجعية تصنف العناصر حسب القسم - المطبخ وغرفة الطعام والحراسة والصيانة. تتبع مستويات المخزون الحالية ومتوسط معدلات الاستخدام ونقاط إعادة الترتيب. قم بتأسيس مساءلة واضحة من خلال تعيين أحد أعضاء الفريق لمراقبة كل منطقة.
من المفيد أيضًا تتبع تكاليف الوحدة وتردد الموردين. إذا كنت تطلب قفازات أو منظفات أسبوعيًا، ففكر في الشراء بالجملة أو دمج البائعين لتقليل رسوم التوصيل وتحسين الاتساق. يمكن للأدوات الرقمية البسيطة أو جداول البيانات أتمتة عمليات إعادة الطلب بمجرد وصول المخزون إلى حد معين.
أخيرًا، قم بتخزين عناصر MRO في مناطق منظمة ومُصنَّفة منفصلة عن تخزين الطعام لمنع التلوث المتبادل والارتباك. لا تمنع أنظمة الجرد النظيفة النفايات فحسب، بل تدعم أيضًا الامتثال للوائح الصحة والسلامة.
من خلال التعامل مع MRO كفئة مخزون مُدار - وليس فكرة لاحقة - يمكن لمالكي المطاعم اكتشاف المدخرات المخفية وتقليل الفوضى والحفاظ على عمليات يومية أكثر سلاسة.
بناء نظام إدارة المخزون الذي يعمل
بمجرد فهم الأنواع الأربعة للمخزون - المواد الخام، و WIP، والسلع النهائية، و MRO - فإن الخطوة التالية هي دمجها في نظام واحد متماسك لإدارة المخزون. يساعد النظام المنظم جيدًا أصحاب المطاعم على التعرف على مستويات المخزون وتبسيط عملية الشراء وتحديد النفايات قبل أن تؤثر على هوامش الربح.
ابدأ باختيار طريقة تتبع مركزية. يمكن للمطاعم الصغيرة الإدارة باستخدام جداول بيانات جيدة التصميم، ولكن مع نمو العمليات، تصبح الأنظمة اليدوية عرضة للخطأ. يوفر برنامج الجرد الرقمي المصمم للمطاعم التشغيل الآلي والبيانات في الوقت الفعلي والتقارير التفصيلية - وكلها ضرورية للتوسع بكفاءة. ابحث عن الأدوات التي تتكامل مع أنظمة نقاط البيع والمحاسبة لمزامنة تنبيهات المبيعات واستخدام المكونات وإعادة الطلب تلقائيًا.
بعد ذلك، قم بتنفيذ جدول عد ثابت. قم بإجراء فحوصات يومية للعناصر الهامة (مثل البروتينات والمنتجات)، وعدد الدورات الأسبوعية للمواد الخام وWIP، والإحصاء الشهري الكامل لمستلزمات MRO. يحافظ هذا الدوران على السجلات الحالية ويقلل التباين - الفرق بين المخزون الفعلي والمتوقع.
إنشاء مقاييس الأداء الرئيسية لمراقبة التقدم -
1. نسبة دوران المخزون - تكلفة البضائع المباعة/متوسط قيمة المخزون - توضح مدى سرعة تحرك المخزون.
2. نسبة التباين - (الفعلية - النظرية) /النظرية × 100 - تحدد الخسائر الناجمة عن الهدر أو السرقة.
3. الاستخدام المثالي مقابل الاستخدام الفعلي - يتتبع كيفية استخدام المكونات مقارنة ببيانات المبيعات.
أخيرًا، قم بإنشاء نظام مساءلة واضح. قم بتعيين موظفين محددين للتعامل مع الاستلام والإعداد والعد، مع ضمان عدم وجود شخص واحد يتحكم في جميع المراحل. هذا يقلل الأخطاء ويمنع سوء الاستخدام.
تحويل البصيرة إلى عمل
إن إتقان الأنواع الأربعة لإدارة المخزون - المواد الخام، والعمل الجاري، والسلع النهائية، والصيانة والإصلاح والعمرة - يمنح أصحاب المطاعم صورة كاملة عن مكان إنفاق الأموال، وأين تحدث النفايات، وكيف يمكن تشغيل العمليات بكفاءة أكبر. تلعب كل فئة دورًا حيويًا في نجاح مطعمك- المواد الخام تحافظ على نظافة المطبخ، وتضمن WIP استمرار الإعداد، وتحافظ السلع النهائية على الجودة، وتحافظ MRO على سير العملية بسلاسة خلف الكواليس.
مفتاح النجاح ليس مجرد معرفة هذه الفئات - إنه تتبعها وإدارتها باستمرار. عندما تكون بيانات المخزون دقيقة، يصبح الشراء أكثر ذكاءً، وتنخفض نفايات الطعام، وترتفع الأرباح. تعمل عمليات التدقيق المنتظمة ووضع العلامات الواضحة وإعداد التقارير في الوقت الفعلي على تحويل ما كان ذات يوم مهمة يدوية مرهقة إلى عملية منظمة جيدًا تدعم كلاً من الموظفين والعملاء.
تتخطى المطاعم الأكثر كفاءة اليوم السجلات الورقية وجداول البيانات. إنهم يعتمدون أنظمة إدارة المخزون الآلية التي تربط بيانات الشراء والمبيعات والاستخدام في مكان واحد. لا يوفر هذا التكامل ساعات من العمل اليدوي فحسب، بل يمنح المالكين أيضًا رؤى في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أسرع وأكثر ثقة.
إذا كنت مستعدًا لتبسيط عملية المخزون والتحكم في تكاليف مطعمك، فيمكن أن تساعدك Altametrics. يعمل برنامج إدارة مخزون المطاعم من Altametrics على تبسيط كل خطوة - من تتبع المكونات الخام إلى إدارة مستويات الإعداد وتقليل النفايات. من خلال التقارير الآلية والتنبؤ الذكي والتكامل السلس لنقاط البيع، ستتمتع برؤية كاملة لعملياتك والمزيد من الوقت للتركيز على الأمور الأكثر أهمية- تقديم طعام رائع وتنمية أعمالك.
ابدأ في تحسين مخزونك اليوم بالنقر فوق «جدولة عرض توضيحي» أدناه.