ما الذي ستتعلمه
تعرف على كيفية تبسيط إدارة المهام في مطعمك من خلال توضيح الواجبات، وتحديد أولويات العمل، ووضع الإجراءات الروتينية، واستخدام الأنظمة الرقمية، وبناء المساءلة، والتحسين المستمر من خلال التعليقات.
ما هي الطريقة الأكثر فعالية لإدارة المهام في مطعم مزدحم؟
الطبيعة عالية المخاطر لإدارة مهام المطاعم
إن تشغيل مطعم يعني التوفيق بين الكثير من الأجزاء المتحركة - الموظفين والعملاء والطعام والنظافة والمزيد. في مناوبة العمل المزدحمة، حتى المهام الصغيرة الفائتة مثل نسيان إعادة تعبئة التوابل أو إعادة تخزين المناديل يمكن أن تؤدي إلى التخلص من الأشياء. عندما لا يتم تعيين الوظائف أو تتبعها بشكل واضح، فإن ذلك يؤدي إلى الارتباك، وتباطؤ الخدمة، والعملاء غير السعداء، والموظفين المحبطين.
وفقًا لمسح، يقول ما يقرب من 63٪ من مديري المطاعم أن ضعف التواصل هو أكبر سبب للأخطاء أثناء نوبات العمل. يرجع ذلك عادةً إلى إدارة المهام غير الواضحة - فالناس لا يعرفون ما يفترض بهم فعله أو من المسؤول عن ماذا.
في بيئة سريعة مثل المطعم، ليس لديك وقت للتخمين. يحتاج كل عضو في الفريق إلى معرفة وظيفته بالضبط ومتى يجب القيام بها. وبصفتك مديرًا أو مالكًا، فأنت بحاجة إلى طريقة بسيطة للتحقق من إنجاز المهام - دون المرور فوق الجميع.
حدد الأدوار والمسؤوليات بوضوح
أحد أكبر أسباب سقوط المهام في الشقوق في المطعم هو أنه لا أحد يعرف من المسؤول الفعلي. عندما لا يتم تحديد الأدوار بوضوح، قد يفترض الموظفون أن شخصًا آخر يتولى المهمة. يؤدي ذلك إلى الارتباك أو الازدواجية أو ما هو أسوأ - يتم تفويت المهام المهمة تمامًا.
لتجنب ذلك، ابدأ بالتأكد من أن كل دور في مطعمك يحتوي على قائمة واضحة من المسؤوليات. على سبيل المثال، يجب أن يعرف الطباخ المباشر أنه مسؤول عن الإعداد لمحطته، ويجب أن يعرف الخادم أنه بحاجة إلى فحص طاولاته كل 10 دقائق، ويجب أن تعرف غسالة الأطباق بالضبط متى يجب إخراج القمامة. هذه ليست مجرد واجبات عامة - يجب كتابتها ومراجعتها بانتظام.
قوائم المراجعة البسيطة تصنع العجائب هنا. عندما يبدأ الموظفون مناوبتهم، يمكنهم مراجعة ما هو متوقع منهم. في نهاية المناوبة، يمكنهم (أو مشرفهم) التحقق من اكتمال كل شيء. هذا يخلق البنية دون أن يكون مربكًا.
تأكد أيضًا من أن الجميع يعرف إلى من سيذهب إليه بالأسئلة. هل هناك تقدم في التحول؟ مدير مناوب؟ تسهل خطوط الاتصال الواضحة طلب المساعدة أو التوضيح.
أخيرًا، قم بتدوير المهام بشكل عادل عند الحاجة. لا أحد يريد أن يكون الوحيد العالق في الوظائف الأقل متعة، مثل تنظيف الحمامات أو إخراج القمامة. النهج العادل والمتسق يبني العمل الجماعي والاحترام بين الموظفين.
عندما يعرف الجميع ما يفترض بهم فعله - ومن المسؤول عن ماذا - يصبح مطعمك أكثر سلاسة، مع ضغط أقل وأخطاء أقل.
إنشاء قوائم مرجعية يومية متعددة وتنفيذها وتنفيذها
قم بتبسيط عملياتك باستخدام Altametrics
تحديد أولويات المهام بناءً على الإلحاح والتأثير
ليست كل المهام في المطعم مهمة بنفس القدر أو حساسة للوقت. يجب أن تتم بعض الوظائف على الفور - مثل الاستجابة لمشروب مسكوب أو إعداد طلب - في حين أن البعض الآخر، مثل تنظيم التخزين الجاف أو مسح الألواح، يمكن أن ينتظر. عندما يبدو كل شيء عاجلاً، يكون من السهل على الموظفين الشعور بالارتباك وعدم التأكد من مكان التركيز أولاً.
لهذا السبب من المهم تعليم فريقك كيفية تحديد أولويات المهام بناءً على كل من الإلحاح والتأثير. إحدى الطرق البسيطة هي نظام «الآن، قريبًا، لاحقًا» -
1. الآن - المهام العاجلة والتي تؤثر على العملاء على الفور (على سبيل المثال، تلقي الطلبات وتنظيف الانسكاب وإعادة تخزين الألواح).
2. قريبًا - المهام المهمة ولكن يمكن أن تنتظر لفترة قصيرة (على سبيل المثال، إعادة تعبئة التوابل وتقطيع الليمون إلى شرائح).
3. لاحقًا - المهام ذات الإلحاح المنخفض والتي لا تؤثر على التدفق الفوري للخدمة (مثل تنظيف الثلاجة وتقديم الفواتير).
من خلال تنظيم المهام بهذه الطريقة، يمكن لفريقك التركيز على ما يهم حقًا خلال ساعات العمل المزدحمة، دون فقدان العناصر الأقل إلحاحًا. يمكنك أيضًا تضمين هذا في قوائم المراجعة أو اللوحات البيضاء، وتجميع المهام حسب الأولوية لجعلها واضحة بصريًا.
كما أنه يساعد على إعطاء أطر زمنية محددة. بدلاً من قول «نظف الأرضية»، قل «نظف المطبخ الخلفي وامسحه بحلول الساعة 3 مساءً». هذا يقلل من التخمين ويضع توقعات واضحة.
توحيد إجراءات تعيين المهام
في العديد من المطاعم، يتم تعيين المهام بسرعة - أي شخص متاح يحصل على الوظيفة. في حين أن هذا قد ينجح في فرق صغيرة أو خلال ساعات هادئة، إلا أنه ينهار بسرعة أثناء نوبات العمل المزدحمة. للحفاظ على سير الأمور بسلاسة، تحتاج إلى نظام ثابت لكيفية تعيين المهام وإبلاغها.
ابدأ ببناء إجراءات ما قبل المناوبة. قبل بدء كل نوبة، خصص 5-10 دقائق لمراجعة أولويات اليوم مع فريقك. راجع قائمة الموظفين، والتغطيات المتوقعة، وأي أحداث أو حجوزات، ثم قم بتعيين مهام محددة. على سبيل المثال -
- تتولى ماريا إعادة تخزين المشروبات.
- يقوم جيمس بفحص الحمامات مرتين كل ساعة.
- ليزا مسؤولة عن مسح القوائم ومحطة المضيفة.
حتى إذا كان فريقك يعرف أدواره العامة، فإن المهام الخاصة بالنوبات تساعد في منع الارتباك ومحاسبة الجميع.
بعد ذلك، استخدم الجداول المتكررة للمهام اليومية والأسبوعية والشهرية. يجب ألا يتم تنظيف أغطية المقلاة أو تحديث المخزون أو التنظيف العميق للمقصورة «عندما يتذكر شخص ما». انشر الجداول في مكان مرئي (مثل السبورة البيضاء للمكتب الخلفي أو جدار المطبخ) حتى يعرف الجميع ما هو مستحق ومتى.
كلما كان ذلك ممكنًا، استخدم قوائم المهام المكتوبة أو الرقمية. تضيع المهام اللفظية أثناء الاندفاع. إذا كنت تستخدم لوحة مهام أو ورقة مسح جاف أو تطبيقًا، فيمكن للموظفين رؤية العناصر والتحقق منها في الوقت الفعلي.
قد يبدو توحيد عملية مهمتك أمرًا صارمًا في البداية، ولكنه في الواقع يمنح موظفيك مزيدًا من الوضوح والثقة. يعلم الجميع ما يجب القيام به، ومتى يجب أن يحدث، ومن المسؤول، مما يترك مجالًا أقل للخطأ، ومزيدًا من الوقت للخدمة الرائعة.
استفد من أدوات إدارة المهام الرقمية
يمكن للأدوات الرقمية أن تغير قواعد اللعبة لتنظيم المهام وتتبعها في مطعم مزدحم. على عكس قوائم المراجعة الورقية أو التذكيرات اللفظية، تساعد الأنظمة الرقمية على ضمان أن تكون المهام واضحة ومرئية ومحدثة في الوقت الفعلي. إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة منها -
1. إنشاء قوائم مهام مشتركة
ابدأ بإنشاء قوائم مرجعية رقمية يمكن لفريقك الوصول إليها بسهولة على الهاتف أو الجهاز اللوحي أو الجهاز المشترك. قم بتضمين المهام الخاصة بنوبات العمل المختلفة - الافتتاح ومنتصف اليوم والإغلاق - مع توفير مساحة لتحديد وقت اكتمال كل عنصر. هذا يخلق مكانًا مركزيًا للجميع للبقاء على نفس الصفحة.
2. تعيين المهام حسب الاسم
تأكد من تعيين شخص معين لكل مهمة. تساعد القائمة الرقمية التي تعرض الأسماء بجوار المهام الجميع على معرفة من يفعل ماذا. كما أنه يبني المسؤولية الشخصية ويقلل من فرصة انزلاق الأشياء عبر الشقوق.
3. حدد مواعيد نهائية واضحة
قم بتضمين أهداف تستند إلى الوقت مثل «بحلول الساعة 2 ظهرًا» أو «قبل ذروة الغداء». وهذا يمنح الموظفين هيكلًا ويساعدهم على تحديد الأولويات طوال فترة المناوبة.
4. إكمال التتبع والمراجعة
استخدم النظام الرقمي لتتبع المهام التي تم إكمالها أو تخطيها أو تأخيرها. يساعد هذا المديرين على تحديد الأنماط - مثل الوظائف المفقودة المتكررة - وضبط أعباء العمل أو التعليمات وفقًا لذلك.
5.
إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام قم بإنشاء قوالب قياسية للمهام المتكررة مثل التنظيف أو الإعداد أو فحص المخزون. هذا يوفر الوقت ويساعد الموظفين الجدد على تعلم الروتين بسرعة.
لا تحتاج الأنظمة الرقمية إلى أن تكون معقدة لتكون فعالة. حتى القائمة المشتركة الأساسية يمكن أن تجلب النظام والاتساق لعملياتك اليومية.
إنشاء قوائم مرجعية يومية متعددة وتنفيذها وتنفيذها دون عناء
قم بتحسين عملياتك اليومية باستخدام Altametrics
تعزيز المساءلة دون الإدارة التفصيلية
إن خلق ثقافة يتحمل فيها الموظفون المسؤولية عن مهامهم هو مفتاح عمليات المطاعم السلسة. فيما يلي كيفية بناء المساءلة دون الإدارة التفصيلية -
1. شجع الفحص الذاتي
اطلب من الموظفين وضع علامة على المهام عند إكمالها. هذه الخطوة البسيطة تبقي الجميع على دراية بتقدمهم وتساعد المديرين على تتبع العمل دون انقطاع مستمر.
2. استخدم Shift Leaders
Wisely يجب أن يركز قادة Shift على التحقق الفوري من المهام المهمة ودعم أعضاء الفريق الذين قد يحتاجون إلى المساعدة، بدلاً من التحكم في كل التفاصيل. يتيح ذلك للمشرفين التدخل فقط عند الضرورة.
3. تعزيز التواصل المفتوح
أوضح أنه يجب على الموظفين التحدث إذا واجهوا عقبات أو لم يتمكنوا من إنهاء المهمة في الوقت المحدد. يساعد التواصل المبكر على منع المشاكل الصغيرة من أن تصبح أكبر.
4. تقدير العمل الجيد قم
بالإقرار والثناء على أعضاء الفريق الذين يكملون المهام باستمرار في الوقت المحدد ووفقًا للمعايير. الاعتراف الإيجابي يحفز الموظفين ويشجع على استمرار المسؤولية.
5. بناء الثقة والاحترام
تزدهر المساءلة عندما يشعر الموظفون بالثقة والقيمة. تجنب الأساليب القائمة على العقاب؛ بدلاً من ذلك، قم بتهيئة بيئة يرغب فيها أعضاء الفريق في بذل قصارى جهدهم.
من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك الحفاظ على معايير عالية مع الحفاظ على تحفيز موظفيك وثقتهم ومشاركتهم - دون الحاجة إلى الإدارة التفصيلية.
المراقبة والتعديل بناءً على مقاييس الأداء
يعد تتبع كيفية إكمال المهام أمرًا ضروريًا لتحسين نظامك بمرور الوقت. فيما يلي كيفية استخدام المراقبة والتعليقات لإجراء تعديلات ذكية -
1. تتبع معدلات إنجاز المهام
احتفظ بسجلات بسيطة توضح عدد المهام التي تم الانتهاء منها في كل نوبة، والمهام التي غالبًا ما يتم تفويتها، ومتى تحدث التأخيرات. تساعدك هذه البيانات على تحديد الأنماط، مثل المهام التي يتم تخطيها خلال ساعات العمل أو من قبل بعض الموظفين.
2. اجمع ملاحظات الموظفين بانتظام
تحدث مع فريقك لمعرفة ما ينجح وما لا ينجح. يمكن للموظفين المشاركة إذا كانت المهام تبدو غير واقعية، أو التعليمات غير واضحة، أو إذا كان أي جزء من العملية يبطئها. تكشف مدخلاتهم عن مشاكل قد تفوتها بمجرد النظر إلى الأرقام.
3. ضبط الواجبات والإجراءات
استخدم المعلومات التي تجمعها لإجراء تغييرات. ربما يجب إعادة تعيين بعض المهام، أو تحتاج إلى إعطاء المزيد من الوقت لوظائف معينة. يمكن أيضًا أن يساعد تبسيط قوائم المراجعة أو تحسين الاتصال فريقك على البقاء على المسار الصحيح.
4. قم بإجراء مراجعات منتظمة
حتى عمليات تسجيل الوصول الأسبوعية القصيرة مع فريقك ومراجعة سجلات المهام يمكن أن توفر رؤى قيمة. تحافظ هذه المراجعات على توافق الجميع وتساعد في اكتشاف المشكلات مبكرًا.
تذكر أن إدارة المهام ليست حلًا لمرة واحدة. إن استخدام البيانات والتعليقات باستمرار لتحسين نظامك سيساعد مطعمك على العمل بسلاسة أكبر وتقليل التوتر والحفاظ على تحفيز فريقك.
قم ببناء نظام مهام مستدام للنجاح اليومي
إن إنشاء نظام فعال لإدارة المهام لا يتعلق بالإصلاحات السريعة - بل يتعلق ببناء روتين مستدام يمكن لفريقك بأكمله الاعتماد عليه يومًا بعد يوم. الهدف هو القيام بمهام وتتبع جزء من الإيقاع الطبيعي لمطعمك، بحيث يحدث ذلك بشكل طبيعي دون ضغوط إضافية.
ابدأ بإبقاء الأمور بسيطة ومتسقة. استخدم نفس الأساليب كل يوم، سواء كانت قائمة مرجعية أو قائمة مشتركة أو ملخص يومي. عندما يعرف فريقك ما يمكن توقعه، يمكنهم التركيز أكثر على القيام بالعمل وبدرجة أقل على معرفة ما يجب القيام به بعد ذلك.
بعد ذلك، قم بإشراك فريقك في تشكيل النظام. اطلب أفكارهم حول كيفية تحسين تدفق المهام أو تعديل المهام. عندما يشعر الناس بأنهم مسموعون، فمن المرجح أن يأخذوا الملكية ويلتزموا بالعملية. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يكون لدى موظفي الخطوط الأمامية رؤى قيمة حول ما يعمل بشكل أفضل خلال نوبات العمل المزدحمة.
التدريب هو جزء أساسي آخر من الاستدامة. تأكد من أن كل عضو جديد في الفريق يفهم كيفية تعيين المهام وتتبعها منذ اليوم الأول. يمكن أن تساعد عمليات تجديد المعلومات المنتظمة أيضًا في إبقاء الجميع على وفاق تام، خاصة عندما تتغير الإجراءات الروتينية أو المسؤوليات.
أخيرًا، حافظ على المرونة. لا يوجد نظام مثالي، ويمكن أن تكون المطاعم غير متوقعة. راقب كيف تسير الأمور، وكن منفتحًا على إجراء التغييرات، ولا تخف من تجربة أساليب جديدة إذا كان هناك شيء لا يعمل.
من خلال بناء نظام مهام بسيط وموجه نحو الفريق ومدرب جيدًا وقابل للتكيف، ستنشئ أساسًا قويًا لتحولات أكثر سلاسة وتواصلًا أفضل وضغطًا أقل لجميع المعنيين.
قم ببناء نظام مهام مستدام للنجاح اليومي
تتطلب إدارة المهام بشكل جيد في بيئة مطعم سريعة الخطى جهدًا، لكن المكافأة تستحق ذلك. تؤدي الأدوار الواضحة وتحديد الأولويات الذكية والإجراءات المتسقة والتواصل المفتوح إلى إنشاء عملية أكثر سلاسة حيث يعرف الجميع ما يجب القيام به ومتى. يساعد استخدام الأدوات الرقمية ومراقبة الأداء على إبقاء الأمور على المسار الصحيح ويسهل ضبطها عند الحاجة.
تذكر أن إدارة المهام ليست مشروعًا لمرة واحدة - إنها جزء مستمر من إدارة مطعمك بنجاح. عندما تنشئ نظامًا يفهمه فريقك ويدعمه، فإنك تقلل التوتر وتمنع الأخطاء وتحسن التجربة لكل من الموظفين والعملاء.
إذا كنت تبحث عن طريقة لتبسيط إدارة المهام وتبسيطها، ففكر في الأدوات المصممة خصيصًا للمطاعم. تقدم Altametrics منصة شاملة تساعد أصحاب المطاعم على تعيين المهام وتتبعها والإبلاغ عنها دون عناء. من خلال الرؤية في الوقت الفعلي والميزات سهلة الاستخدام، يمكنك الحفاظ على تناسق فريقك وتركيزه، بغض النظر عن مدى انشغاله.
يمكنك معرفة المزيد حول كيف يمكن لـ Altametrics مساعدتك في التحكم في عمليات مطعمك وجعل كل نوبة تعمل بشكل أكثر سلاسة من خلال الضغط على «احجز عرضًا توضيحيًا» أدناه.
تحكم في مهام فريق العمليات الخاص بك
اكتشف الإدارة السلسة لسير العمل باستخدام Altametrics