ما الذي ستتعلمه
تعرف على كيفية إنشاء عملية جرد فعالة مصممة خصيصًا لمطعمك، بما في ذلك الاختيار بين الأدوات اليدوية والرقمية، وتحديد مستويات إعادة الطلب، وتدريب موظفيك لتقليل الأخطاء وتوفير المال.
كيف يمكنني تطبيق نظام إدارة المخزون الفعال في مطعمي؟
أهمية إدارة المخزون
يعد تتبع مخزون مطعمك أحد أهم أجزاء إدارة عملك - ولكنه أيضًا أحد أصعب الأجزاء. يجد العديد من مالكي المطاعم أنفسهم يقومون بمليون مهمة، ويمكن أن تقع إدارة المخزون بسهولة في أسفل القائمة. بدون نظام جيد، قد ينتهي بك الأمر إلى التخلص من الطعام الفاسد، أو نفاد المكونات المهمة في أوقات الذروة، أو إنفاق أموال أكثر مما ينبغي على الإمدادات.
هل تعلم أن المطاعم تفقد في المتوسط حوالي 10٪ إلى 12٪ من طعامها لتهدرها كل عام؟ يعد هذا ضربة كبيرة لأرباحك - ويعود معظمها إلى عدم وجود طريقة منظمة لإدارة المخزون. والخبر السار هو أن إعداد نظام موثوق لإدارة المخزون لا يجب أن يكون معقدًا أو مكلفًا.
تقييم عملية المخزون الحالية
قبل إجراء أي تغييرات، من المهم إلقاء نظرة فاحصة على كيفية إدارة المخزون حاليًا. يفترض العديد من مالكي المطاعم أن عمليتهم الحالية جيدة أو يشعرون بأنهم مشغولون جدًا لتحليلها. لكن فهم ما ينجح - وما لا ينجح - سيساعدك على تجنب تكرار نفس الأخطاء ووضع أساس قوي للتحسين.
ابدأ بطرح بعض الأسئلة البسيطة على نفسك - كم مرة تحسب مخزونك؟ هل هذه الأرقام دقيقة ومتسقة؟ هل تعرف بالضبط مقدار كل مكون لديك في أي وقت؟ كم مرة تعاني من نقص أو نفاد العناصر أثناء الخدمة؟ هل ينتهي بك الأمر إلى التخلص من الطعام الفاسد لأنك لم تلاحظ تقدمه في السن؟
غالبًا ما تشمل المشكلات الشائعة عمليات جرد المخزون غير المنتظمة أو المتسرعة، والمسؤولية غير الواضحة بين الموظفين، وعدم وجود نظام واضح لتتبع الاستخدام والطلبات. في بعض الأحيان، تقوم فرق المطاعم بتدوين المخزون على قصاصات الورق أو نسيان تحديث جداول البيانات، مما يسبب الارتباك وإضاعة الوقت.
نقطة الألم الرئيسية الأخرى هي الإفراط في الطلب. من دون معرفة ما لديك بالفعل، من السهل طلب الكثير، مما يؤدي إلى التلف وإهدار الأموال. على الجانب الآخر، يمكن أن يؤدي نقص الطلب إلى نفاد المكونات الرئيسية، وإحباط العملاء، وإبطاء المطبخ.
خصص بعض الوقت للمراقبة والتحدث مع فريقك حول هذه المشكلات. إن فهم التحديات الحالية بصدق سيرشدك نحو نظام يناسب وتيرة مطعمك وأسلوبه - نظام يجعل المخزون أقل إرهاقًا وأكثر دقة وفي النهاية أكثر فائدة لعملك.
تحديد أهداف واضحة للمخزون
بمجرد إلقاء نظرة فاحصة على عملية الجرد الحالية وتحديد نقاط الألم، فإن الخطوة التالية هي تحديد أهداف واضحة لما تريد تحقيقه مع نظامك الجديد. بدون أهداف واضحة، من السهل الشعور بالإرهاق أو فقدان التركيز، خاصة عند إدارة مطعم مزدحم.
ابدأ بالتفكير في الأمور الأكثر أهمية لنشاطك التجاري. هل تريد تقليل هدر الطعام؟ تحسين دقة الطلب؟ توفير الوقت في عد المخزون؟ أو ربما كل هذه؟ إن وجود أهداف محددة يجعل من السهل اختيار الأدوات المناسبة وقياس تقدمك.
على سبيل المثال، إذا كان هدر الطعام يمثل مشكلة كبيرة، فقد يكون هدفك هو تقليل الفاقد بنسبة 15٪ في الأشهر الستة المقبلة. إذا كان الموظفون يواجهون صعوبات في تعقب العناصر، يمكنك تحديد هدف لتقليل أخطاء المخزون بنسبة 20%. حتى التحسينات الصغيرة يمكن أن تضيف ما يصل إلى وفورات كبيرة وتقليل الضغط بمرور الوقت.
ضع في اعتبارك أيضًا حجم مطعمك وتعقيد القائمة وعدد الأشخاص المشاركين في طلب وإدارة المخزون. سيكون للمقهى الصغير الذي يحتوي على قائمة بسيطة احتياجات مختلفة عن المطعم الكبير الذي يحتوي على عشرات المكونات.
اجعل أهدافك واقعية وقابلة للقياس. بدلاً من «إدارة المخزون بشكل أفضل»، حاول «تقليل تباينات الأسهم من 10٪ إلى 5٪ في ثلاثة أشهر». يساعدك هذا الوضوح على البقاء على المسار الصحيح وتعديل نهجك إذا لزم الأمر.
أخيرًا، شارك أهدافك مع فريقك. عندما يفهم الجميع الغرض من النظام الجديد، يصبح من الأسهل الحصول على موافقتهم وتعاونهم. تمنحك الأهداف الواضحة خارطة طريق وحافزًا لجعل إدارة المخزون قوة - وليس مشكلة - في مطعمك.
التتبع اليدوي مقابل برنامج إدارة المخزون
عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون في مطعمك، فإن أول قرار كبير هو ما إذا كنت تريد استخدام نظام التتبع اليدوي أو الاستثمار في برامج إدارة المخزون. كلا النهجين لهما إيجابيات وسلبيات، ويعتمد الاختيار الصحيح على حجم مطعمك وميزانيته ومدى ارتياحك أنت وفريقك للتكنولوجيا.
عادةً ما تتضمن طرق التتبع اليدوي القلم والورق أو جداول البيانات. يمكن أن تكون هذه مناسبة تمامًا للمطاعم الصغيرة أو المقاهي ذات القوائم البسيطة والمكونات المحدودة. غالبًا ما تكون الأنظمة اليدوية منخفضة التكلفة وسهلة البدء على الفور. إنها تمنحك التحكم الكامل دون الحاجة إلى تعلم برامج جديدة. ومع ذلك، فإنها تتطلب أيضًا مزيدًا من الوقت والاهتمام. يجب أن يتم عد المخزون وتحديث السجلات وحساب الاستخدام يدويًا، مما قد يزيد من فرصة الأخطاء أو التحديثات الفائتة. مع نمو مطعمك، يمكن أن يصبح التتبع اليدوي مربكًا وأقل موثوقية.
من ناحية أخرى، يقوم برنامج إدارة المخزون بأتمتة العديد من هذه المهام. يمكن للأدوات الحديثة الاتصال بنظام نقاط البيع (POS) لتحديث مستويات المخزون في الوقت الفعلي، وإرسال التنبيهات عند انخفاض العناصر، وإنشاء تقارير تساعدك على اتخاذ قرارات طلب أكثر ذكاءً. يمكن أن يؤدي ذلك إلى توفير ساعات عمل فريقك وتقليل الأخطاء. لكن البرامج تأتي بتكاليف - سواء من حيث المال والوقت اللازمين لتدريب موظفيك. بعض الأنظمة بسيطة وبأسعار معقولة، في حين أن البعض الآخر يمكن أن يكون أكثر تعقيدًا وتكلفة. من المهم اختيار البرنامج الذي يلبي احتياجات مطعمك دون إضافة تعقيدات غير ضرورية.
في النهاية، ضع في اعتبارك نقاط الألم الحالية والخطط المستقبلية. إذا كانت أخطاء المخزون والهدر من المشكلات الرئيسية، فإن الاستثمار في البرامج يمكن أن يؤتي ثماره بسرعة. إذا كانت عمليتك أصغر وتريد إبقاء الأمور بسيطة، فقد يكون النظام اليدوي كافيًا للبدء. المفتاح هو اختيار طريقة تناسب وتيرة مطعمك وتساعدك على البقاء منظمًا دون التسبب في مزيد من الصداع.
الميزات الرئيسية للبحث عنها في برنامج إدارة المخزون
إذا قررت أن برنامج إدارة المخزون هو الخيار الصحيح لمطعمك، فمن المهم معرفة الميزات التي ستحدث الفرق الأكبر. لا يتم إنشاء جميع البرامج على قدم المساواة، وتقدم بعض الأدوات أكثر من غيرها. يمكن أن يؤدي اختيار الميزات المناسبة إلى توفير الوقت وتقليل الأخطاء ومساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل.
فيما يلي الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها -
1. تتبع المخزون في الوقت الفعلي - يجب أن يقوم البرنامج بتحديث المخزون الخاص بك تلقائيًا كلما حدثت مبيعات أو عند إضافة مخزون جديد. هذا يساعد على منع المفاجآت مثل نفاد المكونات الرئيسية في أوقات الذروة.
2. التنبيهات الآلية وتذكيرات إعادة الطلب - ابحث عن البرامج التي تُعلمك عندما ينخفض مخزون عنصر ما إلى ما دون المستوى المحدد. يساعدك هذا على معرفة وقت إعادة الطلب بالضبط وتجنب كل من النقص والمخزون الزائد.
3. أدوات إدارة المورد - يتيح لك البرنامج الجيد تخزين تفاصيل المورد والأسعار وجداول التسليم في مكان واحد. هذا يجعل الطلب أسهل ويساعدك على تتبع مورديك.
4. إعداد التقارير والتحليلات - يجب أن يقوم البرنامج بإنشاء تقارير سهلة الفهم تعرض أنماط الاستخدام ومستويات النفايات واتجاهات التكلفة. تساعدك هذه الأفكار على اكتشاف المشكلات مبكرًا وتعديل طلباتك أو قائمتك وفقًا لذلك.
5. تكامل نقاط البيع - إذا كنت تستخدم نظام نقاط البيع (POS)، فاختر البرنامج الذي يتكامل معه. يعني التكامل أن النظامين يتواصلان، مما يقلل من الإدخال اليدوي للبيانات ويحافظ على دقة أرقام المخزون.
6. سهولة الاستخدام - أخيرًا، يجب أن يكون البرنامج سهلًا بالنسبة لك ولفريقك للتعلم والاستخدام يوميًا. النظام المعقد الذي لا يستخدمه أحد بشكل صحيح لن يحل تحديات المخزون الخاصة بك.
سيساعدك اختيار البرامج التي تحتوي على هذه الميزات، استنادًا إلى حجم مطعمك واحتياجاته، على إدارة المخزون بسلاسة والتحكم في التكاليف بشكل أفضل.
عملية الإعداد خطوة بخطوة
قد يبدو إعداد نظام إدارة المخزون مهمة كبيرة، ولكن تقسيمه إلى خطوات واضحة يمكن أن يجعله قابلاً للإدارة وفعالًا. سواء كنت تستخدم نظامًا يدويًا أو برنامجًا، فإن اتباع روتين ثابت سيساعد في الحفاظ على دقة المخزون وتشغيل مطعمك بسلاسة.
الخطوة 1. قم بإجراء تقييم أولي
ابدأ بحساب جميع المكونات والإمدادات المتوفرة لديك حاليًا. يجب أن يكون حساب خط الأساس هذا دقيقًا قدر الإمكان. تأكد من تنظيم العناصر بشكل منطقي - حسب الفئة أو منطقة التخزين - لتسهيل العملية. تمنحك هذه اللقطة الأولية نقطة بداية لتتبع الاستخدام المستقبلي.
الخطوة 2. أدخل بيانات المخزون الخاصة بك
إذا كنت تستخدم برنامجًا، فأدخل البيانات من عملية الجرد الخاصة بك إلى النظام. للتتبع اليدوي، سجل كل شيء بعناية بالتنسيق الذي اخترته. يعد الإدخال الدقيق للبيانات أمرًا بالغ الأهمية لأن التقارير المستقبلية وقرارات الترتيب تعتمد عليه.
الخطوة 3. قم بتعيين نقاط إعادة الترتيب ومستويات المساواة
حدد الحد الأدنى للكميات التي تريد الاحتفاظ بها في متناول اليد لكل عنصر. تساعدك مستويات par هذه على معرفة الوقت المناسب لإعادة الترتيب. يعتمد تحديد هذه النقاط على قائمتك وأوقات تسليم المورد ومدى سرعة استخدام المكونات.
الخطوة 4. قم بتدريب موظفيك
تأكد من أن جميع المعنيين يفهمون العملية ودورهم. سواء كان الأمر يتعلق بحساب المخزون أو إدخال البيانات أو تقديم الطلبات، فإن المسؤوليات الواضحة تمنع الأخطاء.
الخطوة 5. جدولة الجرد المنتظم
للمخزون لا يعد المخزون مهمة لمرة واحدة. حدد جدولًا لحساب المخزون بانتظام - يعمل أسبوعيًا أو كل أسبوعين للعديد من المطاعم. هذا يحافظ على تحديث بياناتك ويساعد في اكتشاف المشكلات مبكرًا.
الخطوة 6. المراقبة والتعديل
استخدم تقارير المخزون الخاصة بك لتحديد الاتجاهات مثل الهدر الكبير أو نفاد المخزون المتكرر. اضبط مستويات الطلب والمستوى القياسي حسب الحاجة لتحسين الدقة وخفض التكاليف.
سيؤدي اتباع هذه الخطوات باستمرار إلى بناء روتين قوي لإدارة المخزون، مما يمنحك مزيدًا من التحكم في لوازم مطعمك ويساعدك على تجنب المفاجآت المكلفة.
تدريب فريقك
يعتمد نظام إدارة المخزون الفعال بشكل كبير على الأشخاص الذين يستخدمونه كل يوم. بغض النظر عن مدى جودة نظامك أو برنامجك، إذا لم يتم تدريب فريقك بشكل صحيح أو لم يتحمل مسؤولية مهامه، فستحدث الأخطاء والارتباك. هذا هو السبب في أن تدريب موظفيك وخلق المساءلة أمر ضروري.
ابدأ بشرح لفريقك سبب أهمية المخزون الدقيق - ليس فقط لتوفير المال، ولكن للحفاظ على تشغيل المطبخ بسلاسة وتجنب إهدار الطعام. عندما يفهم الجميع السبب، فمن المرجح أن يأخذوا العملية على محمل الجد.
بعد ذلك، قدم تعليمات واضحة وبسيطة حول كيفية تنفيذ مهام المخزون. سواء كان الأمر يتعلق بحساب المخزون أو إدخال البيانات أو التحقق من عمليات التسليم، فإن الإرشادات خطوة بخطوة تقلل الأخطاء. ضع في اعتبارك إنشاء قوائم مرجعية سهلة المتابعة أو أوراق الغش التي يمكن لفريقك الرجوع إليها أثناء نوباتهم.
من المهم أيضًا تعيين أدوار محددة. على سبيل المثال، قد يكون شخص ما مسؤولاً عن عدد الأسهم الأسبوعي، وآخر عن تحديث السجلات، وآخر عن تقديم الطلبات. تضمن المسؤوليات الواضحة عدم سقوط المهام من خلال الشقوق.
يمكن أن تساعد جلسات التدريب المنتظمة في إبقاء الجميع على اطلاع دائم، خاصة عند تقديم أدوات أو عمليات جديدة. استخدم هذه الجلسات للإجابة على الأسئلة ومواجهة التحديات ومشاركة النصائح لتحسين الدقة والسرعة.
أخيرًا، قم ببناء المساءلة من خلال مراجعة تقارير المخزون معًا ومناقشة أي تناقضات أو مشاكل. شجع التواصل المفتوح حتى يشعر فريقك بالراحة في الإبلاغ عن المشكلات مبكرًا، بدلاً من إخفاء الأخطاء.
من خلال استثمار الوقت في التدريب والمساءلة، يمكنك إنشاء فريق يعمل معًا للحفاظ على دقة المخزون وإدارته. هذا لا يوفر أموال مطعمك فحسب، بل يقلل أيضًا من التوتر ويجعل العمليات اليومية تسير بسلاسة أكبر.
استخدام البيانات للتحسين المستمر
إعداد نظام المخزون هو مجرد البداية. لجعله يعمل حقًا لمطعمك، تحتاج إلى استخدام البيانات التي يوفرها لمواصلة التحسين. بيانات المخزون ليست مجرد سجل لما لديك - إنها أداة لاتخاذ قرارات أفضل وتقليل الهدر والمزيد من الأرباح.
ابدأ بمراجعة تقارير المخزون بانتظام. ابحث عن الاتجاهات في استخدام المكونات أو نقص المخزون أو الإفراط في الطلب المتكرر. يمكن أن تشير هذه الأنماط إلى مشاكل في أحجام الحصص أو تخطيط القائمة أو جداول الطلب. على سبيل المثال، إذا كنت تنفد الطماطم دائمًا في أيام الجمعة، فقد يكون الوقت قد حان لتعديل المستويات الاسمية أو توقيت التسليم.
انتبه أيضًا إلى تقارير النفايات. إذا تم التخلص من بعض العناصر بانتظام بسبب التلف، ففكر في تقليل الكمية التي تطلبها أو إيجاد طرق جديدة لاستخدامها قبل انتهاء صلاحيتها. كل دولار من الطعام الضائع يتراكم.
لا تخف من تعديل عمليتك. مع تغير قائمتك، أو نمو فريقك، أو توسيع نطاق عملك، يجب أن ينمو نظام المخزون الخاص بك معك. قم بإجراء تحسينات صغيرة بمرور الوقت بناءً على ما تظهره البيانات. هذا يحافظ على مرونة نظامك وملاءمته.
والأهم من ذلك، حافظ على مشاركة فريقك. شارك رؤى البيانات أثناء اجتماعات الموظفين واستخدمها لتوجيه عادات أفضل في المطبخ والمخزن.
هل ترغب في تبسيط عملية المخزون في مطعمك وتحويل البيانات الأولية إلى قرارات ذكية؟ تقدم Altametrics أدوات قوية لإدارة المخزون مصممة خصيصًا لصناعة الخدمات الغذائية. من التتبع في الوقت الفعلي والتنبيهات الآلية إلى الحد من النفايات وإعداد التقارير، تساعد Altametrics المطاعم على التحكم في مخزونها بجهد أقل ومزيد من الدقة.
اكتشف كيف يمكن لـ Altametrics تبسيط عملياتك وتعزيز أرباحك النهائية من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه.