ما هو مخطط الحسابات للمطعم؟
مخطط الحسابات هو قائمة بجميع الفئات التي تستخدمها لتسجيل الأموال الواردة والصادرة من مطعمك. وهي تنظم المبيعات و COGS والعمالة والنفقات بحيث تكون تقاريرك واضحة ومتسقة.
كيفية إنشاء مخطط حسابات مطعم
لماذا يحتاج كل مطعم إلى مخطط واضح للحسابات
فتح مطعم أمر صعب بما فيه الكفاية دون الشعور بالضياع في الأرقام.
ربما نظرت إلى تقرير الأرباح والخسائر الخاص بك، وشاهدت قائمة طويلة من الأسطر، وفكرت، «ما الذي أنظر إليه بالفعل؟» يبدأ هذا الارتباك عادةً بمخطط الحسابات.
مخطط الحسابات الخاص بك هو ببساطة قائمة منظمة لجميع المجموعات التي تدخل وتخرج منها أموالك - المبيعات والطعام والعمالة والإيجار والإمدادات وما إلى ذلك. إنه العمود الفقري لمسك الدفاتر. عندما يتم إعداده جيدًا، يمكنك الإجابة بسرعة على الأسئلة الأساسية -
- هل ترتفع تكاليف الطعام؟
- هل العمالة تتماشى مع المبيعات؟
- ما هي مصادر الإيرادات التي تدفع الفواتير حقًا؟
عندما يكون الأمر فوضويًا أو عشوائيًا، يصبح كل شيء أكثر صعوبة - إغلاق الدفاتر، والعمل مع محاسبك، وتقديم الضرائب، واتخاذ القرارات اليومية.
كيف يتم تنظيم مخطط الحسابات
لاستخدام مخطط الحسابات الخاص بك بثقة، من المفيد فهم كيفية تنظيمه. والخبر السار هو أن الهيكل هو نفسه لكل الأعمال تقريبًا، بما في ذلك المطاعم.
تتبع معظم مخططات الحسابات خمس مجموعات رئيسية -
1. الأصول - ما يمتلكه المطعم.
- النقد في البنك
- المخزون (المواد الغذائية والمشروبات والسلع الورقية)
- المعدات والأثاث
- العناصر المدفوعة مسبقًا مثل التأمين
2. الالتزامات - ما يدين به المطعم.
- أرصدة بطاقات الائتمان
- فواتير البائع التي لم تدفعها بعد
- ضريبة المبيعات المستحقة
- القروض
3. الأسهم - استثمار المالك والأرباح المحتجزة.
- الأموال التي تضعها في الأعمال التجارية
- الأرباح التي يتم الاحتفاظ بها في الشركة بمرور الوقت
4. الإيرادات (المبيعات) - الأموال القادمة.
- مبيعات المواد الغذائية
- مبيعات المشروبات
- التوصيل وتناول الطعام بالخارج
- تقديم الطعام أو الإيرادات الأخرى
5. النفقات - خروج الأموال.
- تكلفة السلع المباعة (COGS) للأغذية والمشروبات
- تكاليف العمالة
- الإيجار والمرافق والتسويق والإصلاحات والبرامج والنفقات العامة الأخرى
تأتي ميزانيتك العمومية من الأصول والخصوم وحقوق الملكية. يُظهر ما تملكه وما تدين به في وقت ما. تأتي أرباحك وخسائرك (P&L) من الإيرادات والنفقات. يوضح ما إذا كنت قد كسبت المال على مدى فترة، مثل الشهر.
عندما تعرف المجموعة التي ينتمي إليها الحساب، تصبح قراءة التقارير أسهل. يمكنك رؤية الأنماط - على سبيل المثال، يعد مخزون المواد الغذائية أحد الأصول، وتذهب مشتريات المواد الغذائية إلى COGS، وتذهب مبيعات المواد الغذائية إلى الإيرادات. هذه البنية البسيطة هي التي تحول الأرقام العشوائية إلى صورة واضحة للصحة المالية لمطعمك.
الخيار الأكثر ذكاءً لتعظيم إمكاناتك المالية
قم بتبسيط الشؤون المالية لمطعمك مع Altametrics!
حسابات الإيرادات الأساسية
تُظهر حسابات الإيرادات مصدر مبيعاتك. إذا تم تجميع كل شيء في خط «مبيعات» واحد، فستضيع فرص اكتشاف المشكلات أو النمو. الهدف هو تقسيم المبيعات إلى بضع مجموعات واضحة دون جعل مخطط الحسابات طويلاً جدًا.
بالنسبة لمعظم المطاعم، تبدو نقطة البداية البسيطة كما يلي -
1.
تناول الطعام في الداخل لمبيعات المواد الغذائية 2.
تناول الطعام/التوصيل في مبيعات المواد الغذائية 3. مبيعات المشروبات غير الكحولية
4. بيع المشروبات الكحول (أو تقسيمه إلى البيرة والنبيذ والمشروبات الكحولية إذا كان الكحول جزءًا كبيرًا من عملك)
5. دخل تقديم الطعام أو الأحداث (إذا كنت تقدمه)
6. الإيرادات الأخرى (مثل البضائع أو الرسوم)
يساعدك فصل تناول الطعام عن تناول الطعام في الخارج/التسليم في معرفة أداء كل قناة. غالبًا ما ينطوي التسليم على تكاليف تغليف أعلى ورسوم طرف ثالث. إذا تم خلط المبيعات معًا، فلن تتمكن من معرفة ما إذا كان التسليم مربحًا بالفعل.
يعد تقسيم المشروبات الكحولية وغير الكحولية أمرًا مهمًا لأن تكاليفنا وهوامشنا مختلفة جدًا. عادة ما يكون للكحول هوامش أفضل من الطعام. عندما تتعقب هذه المبيعات بشكل منفصل، يمكنك مشاهدة ما إذا كان المزيج الخاص بك يتغير وكيف يؤثر ذلك على الربح.
لا تحتاج إلى العشرات من حسابات الإيرادات. استهدف 5-10 حسابات إيرادات رئيسية تعكس الطريقة التي تبيع بها فعليًا. إذا قمت بإضافة مصدر إيرادات جديد، مثل خطة وجبات الاشتراك أو شاحنة طعام، يمكنك إضافة حساب جديد لاحقًا.
المفتاح هو الاتساق. بمجرد اختيار حسابات الإيرادات الخاصة بك، تأكد من تعيين فئات نقاط البيع الخاصة بك بشكل صحيح. عندما تقوم بسحب التقارير كل شهر، فأنت تريد أن ترى نفس الأسطر في نفس المكان. يتيح لك هذا الاستقرار مقارنة الأشهر ومعرفة ما إذا كانت المبيعات حسب القناة أو الفئة تسير في الاتجاه الصحيح بسرعة.
تكلفة السلع المباعة (COGS)
تعد تكلفة السلع المباعة (COGS) واحدة من أهم المجالات في مخطط الحسابات الخاص بك. بالنسبة للمطعم، هذا هو ما تنفقه على العناصر التي تبيعها- الأطعمة والمشروبات واللوازم ذات الصلة. إذا لم يتم تنظيم COGS، فمن الصعب جدًا التحكم في تكلفة الطعام% وتكلفة المشروبات%.
يبدو هيكل COGS البسيط لمعظم المطاعم على هذا النحو -
- مشتريات الطعام - مشتريات
المشروبات غير الكحولية - مشتريات
البيرة
- مشتريات النبيذ
- مشتريات الخمور
- الورق والتغليف (الحاويات الجاهزة والمناديل والأكواب وما إلى ذلك)
- المستلزمات المباشرة الأخرى (العناصر المستخدمة لإعداد الطعام أو تقديمه، مثل القفازات أو الأسياخ)
يساعدك تقسيم هذه الفئات على معرفة أين تذهب الأموال. على سبيل المثال، إذا قفزت نسبة تكلفة الطعام فجأة، فيمكنك التحقق من مشتريات الطعام دون البحث في تكاليف المشروبات أو الورق. إذا كانت هوامش المشروبات تبدو منخفضة، يمكنك مقارنة البيرة مقابل النبيذ مقابل مشتريات الخمور ومعرفة أين قد تكون المشكلة.
يحاول العديد من المالكين تتبع كل عنصر صغير بالتفصيل الكامل، ولكن هذا عادة ما يؤدي إلى الارتباك. بدلاً من ذلك، ركز على الفئات الواضحة. يمكنك تتبع العناصر الفردية (مثل صدور الدجاج أو البطاطس المقلية) في أدوات المخزون أو الوصفات، بينما يحتوي مخطط الحسابات الخاص بك على المجموعات الرئيسية.
لاستخدام هذه الحسابات بشكل جيد، احتفظ بالروتين -
- انشر جميع فواتير البائع إلى حساب COGS الصحيح.
- قم بإجراء عمليات جرد منتظمة للمخزون (شهريًا على الأقل).
- استخدم الصيغة - «(بدء المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون) /المبيعات» للحصول على تكلفة الطعام أو المشروبات٪.
عندما يتم إعداد حسابات COGS الخاصة بك بشكل نظيف، يمكنك اكتشاف النفايات أو الإفراط في التقسيم أو السرقة أو زيادة الأسعار بشكل أسرع. يؤدي هذا إلى تحويل مخطط الحسابات الخاص بك إلى أداة عملية للتحكم اليومي في الأطعمة والمشروبات، وليس مجرد سجل لمحاسبك.
مصاريف العمل والتشغيل
بعد COGS، عادة ما تكون العمالة هي أكبر تكلفة لك. إن كيفية إعداد حسابات العمل في مخطط الحسابات الخاص بك لها تأثير كبير على مدى فائدة تقاريرك.
يبدو هيكل العمل البسيط على هذا النحو -
- أجور FOH (الخوادم والمضيفين والحافلات والسقاة)
- أجور BOH (الطهاة وغسالات الصحون والإعداد)
- رواتب الإدارة - ضرائب الرواتب
-
مزايا الموظفين (التأمين الصحي والتقاعد وما إلى ذلك) إن
فصل FOH و BOH والإدارة يجعل من السهل معرفة مصدر ضغط العمل. على سبيل المثال، إذا كانت المبيعات ثابتة ولكن أجور FOH آخذة في الارتفاع، فقد تحتاج إلى تعديل الجداول الزمنية أو مراجعة الإكراميات والأعمال الجانبية. يجب تتبع ضرائب الرواتب والمزايا كخطوط خاصة بها حتى تفهم التكلفة الحقيقية للعمالة، وليس فقط سعر الساعة أو الراتب.
فيما يلي نفقات التشغيل الخاصة بك، والتي غالبًا ما تسمى النفقات العامة. هذه هي التكاليف اليومية لإبقاء الأبواب مفتوحة -
- الإيجار أو الإشغال
- المرافق (الكهرباء والغاز والمياه والإنترنت)
- الإصلاحات والصيانة
- خدمات التنظيف والكتان
- التسويق والإعلان
- البرامج والاشتراكات (نقاط البيع والجدولة والمحاسبة ومنصات التسليم)
- التراخيص والتصاريح والرسوم
- التأمين
- اللوازم المكتبية والمعدات الصغيرة
جيدة القاعدة الأساسية هي إنشاء حسابات منفصلة لأي فئة ذات مغزى ومتكررة. إذا نظرت إلى التكلفة كل شهر وسألت، «هل هذا مرتفع جدًا؟» ، ربما تستحق حسابها الخاص. يمكن تجميع العناصر التي تستخدم لمرة واحدة أو العناصر الصغيرة جدًا في حساب متنوع عام.
لجعل هذا الهيكل أكثر فائدة، يتتبع العديد من المشغلين نسبة العمالة ونسبة التكلفة الأولية (COGS + العمالة). بالنسبة للعديد من المطاعم ذات الخدمة الكاملة، تعد التكلفة الأولية في حدود حوالي 55-65٪ من المبيعات هدفًا شائعًا. عندما يتم إعداد حسابات العمالة ونفقات التشغيل الخاصة بك بشكل واضح، يصبح من السهل حساب هذه النسب ومراقبتها، ويمكنك تعديل التوظيف أو الإنفاق قبل نمو المشاكل.
جرب فوائد الإدارة المالية الفعالة
تحكم في الشؤون المالية للمطاعم الخاصة بك مع Altametrics
الحفاظ على البساطة
واحدة من أكبر المشاكل في مخطط الحسابات هي السماح له بالنمو خارج نطاق السيطرة. في كل مرة يريد فيها شخص ما مزيدًا من التفاصيل، تتم إضافة حساب جديد. بعد بضع سنوات، يمكن أن ينتهي بك الأمر بمئات الحسابات التي لا يفهمها أحد حقًا.
لا تحتاج إلى هذا المستوى من التفاصيل لإدارة مطعم جيدًا.
بالنسبة لمعظم المطاعم المستقلة، هناك الكثير من مخطط الحسابات الذي يحتوي على حوالي 60-100 حساب. يمنحك هذا تفاصيل كافية لمعرفة ما يحدث دون تحويل الأرباح والخسائر إلى قائمة طويلة ومربكة.
فيما يلي بعض الإرشادات البسيطة
- - ابدأ بفئات واسعة وواضحة. افصل بين الإيرادات و COGS والعمالة ونفقات التشغيل كما وصفنا سابقًا.
- إنشاء حسابات للتكاليف التي تراجعها كثيرًا. إذا نظرت إلى الإيجار والمرافق وفئات COGS وعمالة FOH/BOH والتسويق كل شهر، فإن كل منهم يستحق حسابه الخاص.
- مجموعة نفقات صغيرة جدًا أو نادرة. يمكن إدخال العناصر ذات القيمة المنخفضة والنادرة إلى حساب «متنوع» أو «آخر»، طالما أنها لا تخفي تكاليف مهمة.
- تجنب إنشاء حساب لكل منتج. تتبع العناصر التفصيلية (مثل كل مكون من مكونات القائمة) في نظام المخزون أو الوصفة، وليس في مخطط الحسابات.
عندما لا تكون متأكدًا من إضافة حساب جديد، اطرح سؤالين -
1. هل سأنظر إلى هذا الخط بانتظام لاتخاذ قرار؟
2. هل يجب أن يكون هذا منفصلاً لأسباب ضريبية أو تتعلق بإعداد التقارير؟
إذا كانت الإجابة «لا» لكليهما، فيمكنك على الأرجح تجميعها مع حساب موجود.
إن إبقاء الأمور بسيطة له فائدتان كبيرتان- التقارير أسرع في القراءة، وفريقك أقل عرضة للخطأ في ترميز الفواتير أو كشوف المرتبات. مخطط الحسابات النظيف والمستقر يجعل إغلاق نهاية الشهر أكثر سلاسة ويتيح لك مقارنة النتائج بمرور الوقت دون تغيير الهيكل باستمرار. الهدف ليس التفاصيل الكاملة؛ الهدف هو المعلومات القابلة للاستخدام.
إعداد مخطط حسابات المطعم الخاص بك
إذا كنت تبدأ من الصفر، فإن إنشاء مخطط للحسابات يمكن أن يبدو تقنيًا. ليس من الضروري أن يكون. يمكنك إعداد بنية صلبة باتباع مجموعة واضحة من الخطوات.
الخطوة 1. ضع قائمة بمصادر الإيرادات الرئيسية
اكتب كيف تجني المال فعليًا - تناول الطعام في الداخل، وتناول الطعام بالخارج، والتوصيل، والبار، والمطاعم، والمناسبات، والبضائع. حوّل كل منها إلى حساب إيرادات (أو مجموعة صغيرة من الحسابات). استهدف ما مجموعه 5-10 حسابات.
الخطوة 2. قم بإدراج مجموعات التكلفة الرئيسية
الخاصة بك قم بتجميع تكاليفك في -
COGS - الطعام والمشروبات غير الكحولية والبيرة والنبيذ والمشروبات الكحولية والورق/التغليف.
العمل - أجور FOH، أجور BOH، الإدارة، ضرائب الرواتب، المزايا.
نفقات التشغيل - الإيجار والمرافق والتسويق والإصلاحات والبرامج والتأمين والتراخيص والتنظيف وما إلى ذلك.
الخطوة 3.
قم بتعيين نقاط البيع وكشوف المرتبات في هذه المجموعات انظر إلى فئات نقاط البيع وبنود الرواتب. بالنسبة لكل حساب، حدد الحساب الذي يجب أن يصل إليه. على سبيل المثال،
تشير «مسودة مبيعات البيرة» في نقاط البيع إلى إيرادات «مبيعات البيرة». «أجور لاين كوك» في خرائط الرواتب إلى «أجور BOH». تعتبر خطوة التخطيط هذه أساسية إذا كنت تريد تقارير نظيفة ومتسقة.
الخطوة 4. قم بإنشاء الحسابات في
نظامك أدخل الحسابات في برنامج المحاسبة أو جدول البيانات. قم بتجميعها تحت الأقسام الخمسة الرئيسية - الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات. امنح كل حساب اسمًا واضحًا وبسيطًا حتى يتمكن الموظفون وأمين الحسابات من فهمه.
الخطوة 5. اختبر مع شهر واحد من البيانات
انشر شهرًا واحدًا من المبيعات والفواتير وكشوف المرتبات. قم بتشغيل P&L وتحقق من -
- هل جميع المبيعات في المجموعات الصحيحة؟
- هل تظهر COGS والعمالة في الأقسام الصحيحة؟
- هل هناك خطوط غير مستخدمة أو مكررة؟
اضبط أسماء الحسابات أو التعيينات عند الحاجة، ثم اترك الهيكل في مكانه. سوف يمنحك الاتساق على مدى عدة أشهر أرقامًا أنظف ونسبة عمالة أكثر موثوقية ونسبة تكلفة الطعام ورؤية أوضح لكيفية أداء مطعمك.
الحفاظ على نظافة مخطط الحسابات الخاص بك بمرور الوقت
يعد إعداد مخطط الحسابات الخاص بك الخطوة الأولى فقط. تأتي القيمة الحقيقية من الحفاظ على نظافتها واستخدامها كل شهر.
قم ببناء روتين بسيط -
1. قم بمراجعة P&L شهريًا. انظر إلى المبيعات حسب الفئة، و COGS، والعمالة، والتكلفة الأولية. إذا لم يكن الخط منطقيًا، فقم بتتبعه مرة أخرى إلى الحساب.
2. تحقق من النفقات «الضالة». ابحث عن العناصر التي تم إلقاؤها في «متفرقات» أو الحساب الخاطئ. قم بإصلاح الترميز، وإذا لزم الأمر، قم بتحديث الفاتورة أو مخطط الرواتب حتى لا يتكرر.
3. دمج الفوضى أو إلغاء تنشيطها. إذا كانت لديك حسابات نادرًا ما تستخدم أو تكرر حسابات أخرى، فقم بدمجها أو جعلها غير نشطة. هذا يجعل التقارير قابلة للقراءة.
4. حافظ على الأسماء واضحة. إذا كان عليك أنت أو مديرك تخمين معنى الحساب، فقم بإعادة تسميته بلغة بسيطة ومباشرة.
يجب أن يدعم مخطط الحسابات الخاص بك قرارات أفضل، وليس فقط إرضاء محاسبك. عندما يكون الجو نظيفًا، يمكنك بسرعة معرفة ما إذا كانت نسبة تكلفة الطعام خارج النطاق، أو ما إذا كانت العمالة تزحف، أو ما إذا كان تدفق الإيرادات الجديد يستحق الجهد المبذول.
استخدم Altametrics للحفاظ على تنظيم أرقامك.
يعمل مخطط الحسابات النظيف بشكل أفضل عندما تتحدث أنظمتك مع بعضها البعض. تساعد Altametrics على ربط الأجزاء الرئيسية من عمليتك - المبيعات والعمالة والمكتب الخلفي - بحيث تتدفق بياناتك إلى تقارير واضحة وقابلة للاستخدام.
باستخدام Altametrics، يمكنك
- - سحب بيانات المبيعات بطريقة منظمة تتوافق مع حسابات الإيرادات الخاصة بك
- تتبع العمالة حسب الدور والموقع لدعم حسابات العمل الخاصة بك
- استخدام بيانات أفضل للأغذية والعمالة وقرارات التكلفة الأولية
إذا كنت تريد أن يؤدي مخطط الحسابات الخاص بك إلى التحكم الحقيقي وليس العمل الإضافي، فاستكشف كيف يمكن لـ Altametrics مساعدتك بالنقر فوق «جدولة عرض توضيحي» أدناه.
أسئلة متكررة
كيف يمكنني تقسيم العمالة في مخطط الحسابات الخاص بي؟
ما هي التكاليف الأولية؟
كم عدد الحسابات التي يجب أن يمتلكها مطعم صغير؟
- - مشتريات الطعام
- شراء المشروبات غير الكحولية
- مشتريات البيرة والنبيذ والمشروبات الكحولية
- الورق والتعبئة.
هذا يجعل من السهل تتبع نسبة تكلفة الأطعمة والمشروبات وتحديد النفايات أو تغيرات الأسعار.
كيف يمكنني تنظيم حسابات COGS الخاصة بي؟
- أجور FOH
- أجور BOH
- رواتب الإدارة
- ضرائب الرواتب - الفوائد
يساعدك هذا على معرفة مصدر ضغط العمل وحساب نسبة العمالة الواقعية.