ما هي متطلبات حفظ سجلات الرواتب الرئيسية للمطاعم؟
يجب أن تحتفظ المطاعم بسجلات دقيقة لكشوف الرواتب بما في ذلك ساعات عمل الموظفين والأجور والإكراميات والاقتطاعات الضريبية والخصومات لمدة ثلاث سنوات على الأقل. تضمن هذه السجلات الامتثال لقوانين العمل، وتدعم الإيداعات الضريبية، وتحمي من عمليات التدقيق أو النزاعات مع الموظفين والسلطات.
أهم 7 أخطاء في الرواتب يجب على أصحاب المطاعم تجنبها
نظرة عامة
إن إدارة مطعم أمر مزدحم ومرهق في بعض الأحيان، وإدارة الرواتب بشكل صحيح يمكن أن تبدو وكأنها مجرد مهمة أخرى في قائمة طويلة. لكن الحصول على رواتب خاطئة يمكن أن يسبب مشاكل خطيرة. يمكن أن تؤدي الأخطاء في كشوف المرتبات إلى غرامات من الحكومة والموظفين غير السعداء وحتى المشاكل القانونية. يمكن أن يضر ذلك بسمعة مطعمك ويكلفك أموالًا لا يمكنك تحمل خسارتها.
بالنسبة لأصحاب المطاعم، لا تقتصر كشوف المرتبات على الدفع لفريقك في الوقت المحدد. يتعلق الأمر بالتأكد من حصول الجميع على رواتب عادلة واتباع القواعد. عندما يتم إعداد كشوف المرتبات بشكل صحيح، فإن ذلك يساعد في الحفاظ على تحفيز موظفيك وإخلاصهم. عندما يتم القيام بذلك بشكل خاطئ، يمكن أن يسبب الإحباط وحتى يؤدي إلى مغادرة الموظفين.
من خلال تعلم ما يجب تجنبه، يمكنك توفير الوقت وتجنب العقوبات والحفاظ على سعادة فريقك. سواء كنت تتعامل مع كشوف المرتبات بنفسك أو تستخدم خدمة، فإن معرفة هذه الأخطاء ستساعدك على إنشاء عملية دفع رواتب أكثر سلاسة وخالية من الإجهاد.
الخطأ 1. سوء تصنيف الموظفين والمقاولين
واحدة من أكبر أخطاء الرواتب التي يرتكبها أصحاب المطاعم هي خلط الموظفين مع المقاولين المستقلين. قد يبدو هذا مربكًا، ولكن من المهم جدًا تصحيحه. يتم التعامل مع الموظفين والمقاولين بشكل مختلف بموجب القانون، خاصة عندما يتعلق الأمر بالضرائب والمزايا.
عادة ما يعمل الموظفون لساعات محددة، ويتبعون تعليماتك حول كيفية القيام بعملهم، ويتقاضون أجورًا أو رواتب. المقاولون، من ناحية أخرى، أشبه بالعاملين لحسابهم الخاص. إنهم يتحكمون في كيفية عملهم وغالبًا ما يكون لديهم العديد من العملاء. تقوم المطاعم أحيانًا بتوظيف مقاولين لوظائف معينة مثل عمال النظافة أو سائقي التوصيل، ولكن من السهل استدعاء شخص ما بطريق الخطأ بمقاول عندما يكون موظفًا بالفعل.
لماذا هذا مهم؟ عندما تقوم بتصنيف عامل بشكل خاطئ، فقد ينتهي بك الأمر إلى دفع ضرائب الرواتب الإضافية، بما في ذلك مساهمات الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية، التي لم تدفعها من قبل. تأخذ مصلحة الضرائب والوكالات الحكومية هذا الأمر على محمل الجد ويمكنها فرض غرامة كبيرة على عملك. في الواقع، تركز العديد من عمليات تدقيق الرواتب على ما إذا كان العمال قد تم تصنيفهم بشكل صحيح.
إلى جانب الضرائب، يمكن أن يسبب التصنيف الخاطئ مشاكل في المزايا مثل تعويض العمال والتأمين ضد البطالة. يتمتع الموظفون بحماية لا يتمتع بها المقاولون، لذلك إذا تم تصنيف شخص ما بشكل خاطئ، فقد يكون مطعمك مسؤولاً عن المدفوعات الفائتة أو المطالبات.
لتجنب هذا الخطأ، راجع كيفية توظيف وإدارة العاملين لديك. اسأل نفسك عما إذا كنت تتحكم في جدولهم الزمني وأساليب عملهم وما إذا كانوا يعتمدون في الغالب على مطعمك للحصول على الدخل. إذا كانت الإجابة بنعم، فمن المحتمل أن يكونوا موظفين. عند الشك، يكون من الآمن معاملة العامل كموظف لتجنب العقوبات المكلفة.
جرب معالجة كشوف المرتبات الخالية من المتاعب
قم بتبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك مع Altametrics
الخطأ 2. حساب غير صحيح لأجر العمل الإضافي
قد تكون قواعد دفع العمل الإضافي صعبة لأصحاب المطاعم، ولكن فهمها بشكل خاطئ يمكن أن يؤدي إلى مشاكل كبيرة. يحق للعديد من عمال المطاعم، وخاصة الموظفين الذين يعملون بالساعة، الحصول على أجر إضافي عندما يعملون أكثر من 40 ساعة في الأسبوع. يتطلب القانون الفيدرالي ذلك، ولدى العديد من الولايات قواعدها الخاصة التي قد تكون أكثر صرامة.
التحدي الرئيسي هو تتبع الساعات بشكل صحيح. في المطاعم المزدحمة، غالبًا ما يعمل الموظفون في نوبات منفصلة أو ساعات متفاوتة، مما يجعل ضبط الوقت الدقيق أمرًا ضروريًا. إذا لم تسجل ساعات العمل بشكل صحيح، فقد تدفع أجرًا أقل من الوقت الإضافي أو تدفعه عندما لا تضطر إلى ذلك، وكلاهما يمكن أن يسبب الارتباك والإحباط.
مصدر آخر شائع للأخطاء هو كيفية حساب ساعات وأجور الموظفين ذوي الإكراميات. يسمح القانون بمنح الإكرامية التي تتيح لأصحاب العمل دفع أجر أساسي أقل للعمال ذوي الإكرامية، على افتراض أن الإكراميات تشكل الفرق. ولكن إذا لم تحسب هذا بشكل صحيح، أو إذا لم تصل الإكراميات إلى الحد الأدنى المطلوب للأجور، فيجب عليك دفع الفرق. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى مطالبات الدفع المتأخر أو الغرامات.
من المهم أيضًا فهم الموظفين المؤهلين للعمل الإضافي. قد يتم إعفاء بعض المديرين أو الموظفين ذوي الرواتب، ولكن هذا يعتمد على واجباتهم الوظيفية ومستوى رواتبهم.
لتجنب الأخطاء، احتفظ بسجل مفصل ودقيق لساعات عمل كل موظف. استخدم أدوات أو برامج موثوقة لتتبع الوقت مصممة للمطاعم. تحقق جيدًا من حسابات العمل الإضافي، خاصة خلال الأسابيع المزدحمة أو العطلات عندما يعمل الموظفون لساعات إضافية. التواصل الواضح مع الموظفين حول كيفية حساب الوقت الإضافي يمكن أن يمنع أيضًا سوء الفهم.
من خلال الالتزام بقواعد دفع العمل الإضافي، فإنك تحمي مطعمك من الغرامات المكلفة وتحافظ على شعور فريقك بالتقدير والتعويض العادل.
الخطأ 3. الإبلاغ عن النصائح الخاطئة وائتمانات الإكرامية
في المطاعم، تمثل الإكراميات جزءًا كبيرًا من دخل العديد من الموظفين، ولكن التعامل معها بشكل غير صحيح في كشوف المرتبات هو خطأ شائع يمكن أن يسبب مشاكل خطيرة. لدى مصلحة الضرائب قواعد صارمة بشأن الإبلاغ عن النصائح، والفشل في اتباعها يمكن أن يؤدي إلى عمليات التدقيق والغرامات والموظفين غير السعداء.
يُطلب من الموظفين الذين يتلقون الإكراميات بموجب القانون الإبلاغ عن دخل الإكرامية إلى صاحب العمل. بصفتك مالكًا، تقع على عاتقك مسؤولية الاحتفاظ بسجلات دقيقة لهذه التقارير. إذا لم تقم بذلك، يمكن أن تفترض مصلحة الضرائب الأمريكية أن الموظفين لا يبلغون عن نصائحهم، مما قد يؤدي إلى فرض عقوبات عليك وعلى موظفيك.
جانب آخر مهم هو ائتمان الإكرامية. وهذا يسمح لأصحاب المطاعم بدفع أجور أقل من الحد الأدنى للأجور للموظفين، على افتراض أن الإكراميات تشكل الباقي. ومع ذلك، يجب أن يساوي إجمالي أجر الساعة بالإضافة إلى الإكراميات على الأقل الحد الأدنى للأجور الفيدرالية أو الحكومية. إذا كانت الإكراميات غير كافية، عليك دفع الفرق. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى مطالبات الدفع المتأخر والغرامات الحكومية.
تعاني العديد من المطاعم لأنها لا تملك نظامًا واضحًا لتتبع النصائح. سواء كانت الإكراميات نقدًا أو ببطاقة ائتمان أو مجمعة بين الموظفين، يجب تسجيلها جميعًا بشكل صحيح. على سبيل المثال، تظهر إكراميات بطاقات الائتمان على شيكات الرواتب ويسهل تتبعها، لكن الإكراميات النقدية تتطلب صدق الموظف وإشراف صاحب العمل.
لتجنب هذه المشاكل، قم بإعداد عملية إعداد تقارير واضحة. قم بتدريب الموظفين على واجبات إعداد التقارير الخاصة بهم واستخدم برنامج الرواتب الذي يتتبع النصائح بدقة. إن الشفافية والاتساق ستحمي عملك وتبني الثقة مع فريقك.
الخطأ 4. الفشل في الاحتفاظ بسجلات الرواتب الدقيقة
يعد الاحتفاظ بسجلات رواتب واضحة ودقيقة أمرًا ضروريًا لكل صاحب مطعم، ولكن غالبًا ما يتم تجاهله. لا يقتصر حفظ السجلات الجيدة على البقاء منظمًا فحسب - بل هو أيضًا مطلب قانوني. إذا كانت سجلاتك غير مكتملة أو مفقودة، فإنك تخاطر بالعقوبات وعمليات التدقيق والارتباك أثناء الوقت الضريبي.
يجب أن تتضمن سجلات الرواتب تفاصيل مثل أسماء الموظفين والعناوين وأرقام الضمان الاجتماعي وساعات العمل والأجور المدفوعة والإكراميات المبلغ عنها والاقتطاعات الضريبية وأي خصومات أو مزايا. يتطلب القانون عادةً الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة ثلاث سنوات على الأقل، لكن بعض الولايات تطلب وقتًا أطول. إن تنظيم هذه المعلومات وسهولة الوصول إليها يساعدك إذا تم تدقيقك من قبل مصلحة الضرائب أو وكالات الدولة.
قد تواجه المطاعم ذات البيئات السريعة صعوبة في مواكبة الأعمال الورقية، ولكن تخطي هذه الخطوة قد يكلفك الكثير على المدى الطويل. بدون سجلات مناسبة، من الصعب حل أسئلة الموظفين حول الأجور أو ساعات العمل، مما قد يؤدي إلى الإحباط وعدم الثقة.
يمكن أن تؤدي رقمنة سجلات الرواتب إلى تسهيل ذلك. يؤدي استخدام برامج الرواتب أو جداول البيانات لتسجيل المعلومات إلى تقليل الأخطاء وتوفير الوقت. النسخ الاحتياطي المنتظم للبيانات يحميك أيضًا من فقدان المستندات المهمة.
إذا لاحظت وجود سجلات مفقودة أو غير واضحة، فقم بإصلاح المشكلة بسرعة. اجعل حفظ السجلات جزءًا من روتينك، وليس فكرة لاحقة. من خلال الاحتفاظ بسجلات الرواتب الشاملة، يمكنك حماية مطعمك من الغرامات وتحسين الشفافية مع فريقك وجعل إدارة الرواتب أكثر بساطة بشكل عام.
الخطأ 5. المواعيد النهائية لضريبة الرواتب المفقودة
تعد ضرائب الرواتب واحدة من أهم أجزاء تشغيل كشوف المرتبات، ولكن قد تكون إدارتها صعبة. غالبًا ما يواجه أصحاب المطاعم غرامات وعقوبات لمجرد أنهم يفوتون المواعيد النهائية لدفع أو تقديم هذه الضرائب. يمكن أن تؤدي المواعيد النهائية لضريبة الرواتب المفقودة إلى زيادة الرسوم المكلفة التي تستهلك أرباحك بسرعة.
تشمل ضرائب الرواتب أشياء مثل الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وضرائب الدخل الفيدرالية والولائية وضرائب البطالة. يجب حجبها من رواتب الموظفين وإرسالها إلى الوكالات الحكومية المناسبة في الوقت المحدد. لكل ضريبة جدولها الزمني الخاص - يجب دفع بعضها شهريًا، والبعض الآخر كل ثلاثة أشهر، وبعضها سنويًا.
أحد الأخطاء الشائعة هو عدم معرفة المواعيد النهائية المحددة لعملك. تحدد مصلحة الضرائب ودوائر الضرائب الحكومية مواعيد نهائية صارمة، وحتى التأخير لمدة يوم واحد يمكن أن يؤدي إلى عقوبات ورسوم فائدة. بالنسبة للمطاعم، حيث يمكن أن تكون كشوف المرتبات معقدة بسبب اختلاف ساعات العمل والإكراميات، من المهم بشكل خاص البقاء على اطلاع دائم بهذه التواريخ.
لتجنب تفويت المواعيد النهائية، احتفظ بتقويم واضح مع جميع تواريخ دفع الضرائب وتقديمها. يمكن للعديد من برامج الرواتب حساب الضرائب تلقائيًا وتذكيرك عند استحقاق المدفوعات. إذا كنت تتعامل مع كشوف المرتبات بنفسك، فقم بتعيين التذكيرات في وقت مبكر حتى تتمكن من الاستعداد والدفع مبكرًا إذا لزم الأمر.
تذكر أنه حتى إذا كنت تنتظر وصول المدفوعات من العملاء أو الإكراميات، فيجب دفع ضرائب الرواتب في الوقت المحدد. كونك استباقيًا بشأن المواعيد النهائية للضرائب يحمي مطعمك من الغرامات ويساعد في الحفاظ على سجلاتك المالية في وضع جيد.
الخطأ 6. التغاضي عن مزايا الموظفين والخصومات
يركز العديد من مالكي المطاعم بشكل أساسي على الأجور والضرائب ولكنهم ينسون إدارة مزايا الموظفين والخصومات على الرواتب بعناية. يمكن أن يؤدي تجاهل هذه التفاصيل إلى أخطاء تزعج الموظفين وتسبب مشاكل قانونية.
يمكن أن تشمل مزايا الموظفين التأمين الصحي وخطط التقاعد والإجازات المدفوعة والامتيازات الأخرى التي قد تقدمها. الخصومات هي المبالغ المأخوذة من راتب الموظف، مثل الضرائب وأقساط التأمين والمستحقات النقابية أو مخصصات الأجور. يجب حساب كل خصم بدقة وشرحه بوضوح للموظف.
عندما يتم تفويت الفوائد أو الخصومات أو تطبيقها بشكل غير صحيح، فقد يؤدي ذلك إلى أخطاء في كشوف المرتبات. على سبيل المثال، قد يؤدي عدم خصم أقساط التأمين الصحي بشكل صحيح إلى ترك عملك مسؤولاً عن المبالغ غير المدفوعة. من ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي خصم الكثير من راتب الموظف إلى عدم الرضا وعدم الثقة.
من المهم معرفة المزايا والخصومات التي تنطبق على كل موظف. قد يكون لدى الموظفين المختلفين خطط مزايا أو حالات ضريبية مختلفة. يتطلب ذلك حفظ السجلات بعناية والتحديثات المنتظمة عند حدوث تغييرات، مثل التعيينات الجديدة أو الترقيات أو التغييرات في التغطية التأمينية.
التواصل الواضح هو المفتاح. تأكد من أن الموظفين يفهمون رواتبهم، وما هي الخصومات التي يتم إجراؤها، ولماذا. يمكن أن يساعد تقديم قسائم الدفع التفصيلية في منع الارتباك والأسئلة.
يمكن أن يؤدي استخدام برامج الرواتب التي يمكنها التعامل مع الخصومات والفوائد المعقدة إلى توفير الوقت وتقليل الأخطاء. تساعد المراجعة المنتظمة لتقارير الرواتب أيضًا على اكتشاف الأخطاء مبكرًا قبل أن تصبح مشاكل أكبر.
من خلال الاهتمام بالمزايا والخصومات، فإنك تحمي مطعمك من الأخطاء المكلفة وتحافظ على شعور موظفيك بالاحترام والمعرفة.
الخطأ 7. إهمال عمليات التدقيق والمراجعة المنتظمة للرواتب
واحدة من أكثر أخطاء الرواتب التي يتم تجاهلها والتي يرتكبها أصحاب المطاعم هي تخطي عمليات التدقيق والمراجعات المنتظمة لعملية كشوف المرتبات الخاصة بهم. إن قضاء بعض الوقت في التحقق من سجلات الرواتب بانتظام يمكن أن ينقذك من الأخطاء المكلفة والمشاكل غير المتوقعة في المستقبل.
تساعدك عمليات تدقيق الرواتب على اكتشاف أخطاء مثل التصنيفات غير الصحيحة للموظفين أو مدفوعات العمل الإضافي الفائتة أو الإيداعات الضريبية الخاطئة قبل أن تتحول إلى مشكلات أكبر. بدون هذه الفحوصات، يمكن أن تنمو الأخطاء الصغيرة بمرور الوقت، مما يؤدي إلى غرامات أو شكاوى الموظفين أو النزاعات التي كان من الممكن منعها.
تساعدك المراجعات المنتظمة أيضًا على ضمان اتباع جميع قوانين الرواتب. يمكن أن تتغير القواعد المتعلقة بالأجور والضرائب والمزايا، لذا فإن عمليات التدقيق تبقيك محدثًا ومتوافقًا. هذا مهم بشكل خاص للمطاعم، حيث غالبًا ما تتغير الجداول والنصائح وأدوار الموظفين بسرعة.
لا يجب أن يكون إجراء تدقيق الرواتب أمرًا معقدًا. ابدأ بمقارنة سجلات الرواتب الخاصة بك مع البيانات المصرفية والإيداعات الضريبية. تأكد من تطابق ساعات العمل والأجور المدفوعة والضرائب المقتطعة تمامًا. ابحث عن الوثائق المفقودة أو المعلومات غير المتسقة.
إذا كنت تستخدم برنامج الرواتب أو خدمة خارجية، فاطلب التقارير التي تلخص بيانات الرواتب، حتى تتمكن من مراجعتها بسهولة. إذا لم يكن لديك خبير متخصص في الرواتب، ففكر في تعيين محاسب أو مستشار للمساعدة في عمليات التدقيق الدورية.
من خلال جعل عمليات تدقيق الرواتب عادة منتظمة، فإنك تحمي مطعمك من المفاجآت، وتبني الثقة مع موظفيك، وتضمن بقاء عملك على المسار الصحيح من الناحية المالية.
ملخص
قد لا يكون جدول الرواتب هو الجزء الأكثر إثارة في إدارة مطعم، ولكنه أحد أهم الأمور. إن تجنب أخطاء الرواتب الشائعة يحمي عملك من الغرامات المكلفة، ويبقي موظفيك سعداء، ويساعد مطعمك على العمل بسلاسة. من خلال فهم تصنيف الموظفين، وقواعد العمل الإضافي، وإعداد تقارير الإكراميات، وحفظ السجلات، والمواعيد النهائية للضرائب، والمزايا، وعمليات التدقيق المنتظمة، فإنك تبني نظامًا قويًا لكشوف المرتبات يدعم فريقك وأرباحك النهائية.
تذكر أن أخطاء الرواتب تحدث غالبًا ليس لأن المالكين لا يهتمون، ولكن لأن إدارة المطعم مشغولة ومعقدة. إن تخصيص بعض الوقت للتعلم وتحسين عملية دفع الرواتب هو استثمار ذكي يؤتي ثماره. سواء كنت تتعامل مع كشوف المرتبات بنفسك أو تستخدم المساعدة الخارجية، فإن البقاء منظمًا واستخدام الأدوات الجيدة والحفاظ على التواصل الواضح مع موظفيك يحدث فرقًا كبيرًا.
كونك استباقيًا بشأن كشوف المرتبات يعني عددًا أقل من المفاجآت والمزيد من راحة البال. يتيح لك التركيز على ما تفعله بشكل أفضل - تقديم طعام رائع وخلق تجربة ترحيبية لعملائك. مع تطبيق ممارسات الرواتب الصحيحة، سيكون مطعمك أقوى وجاهزًا للنمو.