ما هو مؤشر الأداء الرئيسي؟
KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) هو رقم قابل للقياس يوضح ما إذا كان نشاطك التجاري يحقق هدفًا. في المطاعم، تتعقب مؤشرات الأداء الرئيسية مجالات مثل المبيعات والعمالة وتكلفة الطعام والخدمة حتى تتمكن من اكتشاف المشكلات مبكرًا وتحسين الأداء باستمرار.
أساسيات KPI للمطعم يجب على كل مالك تتبعها
نظرة عامة
مؤشرات الأداء الرئيسية للمطاعم هي الأرقام القليلة التي تخبرك ما إذا كانت عمليتك صحية - وليس فقط ما إذا كنت مشغولاً أم لا. يختلف KPI عن البيانات لأنه يحتوي على وظيفة - يجب أن يساعدك في اتخاذ قرار أو اكتشاف المشكلة مبكرًا أو قياس التحسن بعد تغيير شيء ما. إذا لم يغير المقياس ما تفعله، فمن المحتمل أن يكون ذلك ضجيجًا.
فكر في مؤشرات الأداء الرئيسية كلوحة تحكم لمطعمك. لا تحتاج إلى كل إحصائية ممكنة على الشاشة - فأنت بحاجة إلى تلك التي تمنع المفاجآت باهظة الثمن. على سبيل المثال، يمكن أن تبدو المبيعات جيدة بينما تتقلص الأرباح إذا كانت تكلفتك الأولية (تكلفة العمالة+تكلفة الطعام) تزداد. يمكن أن تظل المراجعات ثابتة بينما تنخفض الزيارات المتكررة إذا انخفضت سرعة الخدمة خلال ساعات الذروة. تمنحك مؤشرات الأداء الرئيسية إشارات تحذير مبكرة حتى تتمكن من تصحيح المشكلات الصغيرة قبل أن تصبح كبيرة.
السبب وراء أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية في المطاعم هو أن العمليات عبارة عن مقايضة مستمرة بين الربح وتجربة الضيف وتنفيذ الفريق. يساعدك تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة على موازنة هذه المقايضات بوضوح. بدلاً من قول «العمل يشعر بالارتياح»، يمكنك رؤية نسبة العمالة والمبيعات لكل ساعة عمل في اليوم. بدلاً من تخمين سبب ارتفاع تكلفة الغذاء، يمكنك النظر إلى مؤشرات تباين المخزون والهدر والتقسيم.
كيفية بناء نظام KPI الذي يعمل
أفضل نظام KPI هو النظام الذي ستستخدمه بالفعل عندما يكون المطعم مزدحمًا. ابدأ بإبقائه صغيرًا ومركّزًا - يحتاج معظم المالكين إلى 10-15 من مؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية، وليس 50. إذا تعقبت عددًا كبيرًا جدًا، فستتوقف عن مراجعتها، وسيتجاهلها المديرون، ولن تؤدي الأرقام إلى اتخاذ أي إجراء. الهدف هو إيقاع بسيط يمكنك تكراره كل أسبوع.
أولاً، اختر مؤشرات الأداء الرئيسية التي تتوافق مع النتائج التي تهمك كثيرًا - الربحية وجودة الخدمة والاتساق التشغيلي. الطريقة العملية للقيام بذلك هي اختيار عدد قليل من مؤشرات الأداء الرئيسية في كل فئة (المبيعات، العمالة، تكلفة الطعام، تجربة الضيف، النقد/الربح). ثم اكتب تعريفًا من جملة واحدة لكل مؤشر أداء رئيسي حتى يقيسه الجميع بنفس الطريقة. على سبيل المثال، «نسبة العمالة = إجمالي دولارات العمالة/إجمالي المبيعات» و «تباين المخزون = استخدام المخزون المتوقع مقابل الأعداد الفعلية». هذا يمنع المشكلة الأكثر شيوعًا في تتبع KPI - الأشخاص الذين يتجادلون حول معنى الرقم حقًا.
بعد ذلك، قم بتعيين إيقاع تتبع يناسب طريقة تشغيل المطاعم -
1. مؤشرات الأداء الرئيسية اليومية - فحوصات سريعة تحمي التحول (المبيعات مقابل التوقعات، ساعات العمل، الفراغ/الصور، أوقات التذاكر).
2. مؤشرات الأداء الرئيسية الأسبوعية - مراجعات الاتجاهات والأداء (نسبة العمالة، SPLH، نسبة تكلفة الغذاء، تباين المخزون، اتجاهات المراجعة).
3. مؤشرات الأداء الرئيسية الشهرية - القرارات ذات الصورة الأكبر (مزيج القوائم، والتسعير، وأداء البائع، والنفقات التي يمكن التحكم فيها، والتقدم المتساوي).
أخيرًا، قم بإنشاء لوحتي معلومات - لوحة تحكم المالك ولوحة تحكم Manager Shift. إصدار المالك ذو مستوى أعلى ويركز على الاتجاه - وهو مثالي للمراجعة الأسبوعية لمدة 30 دقيقة. النسخة الإدارية أبسط وأكثر فورية ومصممة للتدريب خلال الأسبوع. لجعل النظام ثابتًا، قم بتعيين مالك لكل مؤشر أداء رئيسي (يقوم بفحصه واتخاذ الإجراءات)، وإضافة قاعدة بسيطة - عند إيقاف تشغيل مؤشر الأداء الرئيسي، لا تقوم فقط «بمشاهدته» - بل تقوم بتدوين إجراء تصحيحي واحد وموعد نهائي. هذه هي الطريقة التي تصبح بها مؤشرات الأداء الرئيسية أداة للتحسين بدلاً من التقرير الذي تنساه.
مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات والقائمة التي يجب تتبعها أولاً
مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات هي المكان الذي يبدأ فيه معظم المالكين، ولكن الحيلة تكمن في تتبع جودة المبيعات، وليس فقط إجمالي الإيرادات. يخبرك إجمالي المبيعات بما حدث. تخبرك مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات والقائمة الصحيحة عن سبب حدوث ذلك - وما الذي يجب تغييره الأسبوع المقبل لتحسين النتائج دون الاعتماد على الخصومات المستمرة.
ابدأ بالمبيعات حسب اليوم والقناة. يمكن أن يحقق المطعم مبيعات أسبوعية قوية ولكنه لا يزال يعاني بسبب بطء الغداء، أو زيادة عدد الموظفين في عطلات نهاية الأسبوع، أو أن عمولات التوصيل تستهلك الهامش. تتبع المبيعات المقسمة حسب الإفطار/الغداء/العشاء (أو نوافذ الذروة الخاصة بك) وعن طريق تناول الطعام في الداخل، وتناول الطعام بالخارج، والتسليم، وتقديم الطعام، والطلب عبر الإنترنت. يساعد ذلك فريق العمل لديك بدقة ودفع العروض المناسبة إلى القناة الصحيحة.
بعد ذلك، شاهد متوسط الشيك والعناصر لكل تذكرة. هاتان هما من أسرع الرافعات التي يمكنك سحبها دون رفع الأسعار. إذا انخفض متوسط الشيك، فقد تواجه مشكلة في المزيج (عدد كبير جدًا من العناصر ذات الهامش المنخفض)، أو مشكلة التدريب (ضعف البيع الزائد)، أو مشكلة تصميم القائمة (المرفقات ليست واضحة). قم بإقران هذا بمزيج الفئات - مقدار مبيعاتك التي تأتي من الفئات ذات الهامش المرتفع مقابل الفئات ذات الهامش المنخفض. حتى التحولات الصغيرة في المزيج يمكن أن تغير الأرباح بشكل هادف.
يجب عليك أيضًا تتبع أفضل البائعين والمحركين المنخفضين. يخبرك أفضل البائعين بما يجب حمايته (مستويات الإعداد ومعايير الجودة والسرعة). يقوم المحركون المنخفضون بربط المخزون بهدوء وزيادة مخاطر الهدر وتعقيد التنفيذ. المحركون المنخفضون ليسوا دائمًا «سيئين»، ولكن يجب أن يكسبوا مكانهم بالهامش أو قيمة العلامة التجارية أو الغرض الاستراتيجي.
أخيرًا، قم بتضمين الخصم ومعدل التحويل. يمكن أن تؤدي الخصومات إلى إنشاء حركة مرور قصيرة المدى مع إخفاء المشكلات طويلة المدى. يساعدك تتبع دولارات الخصم/الشركات كنسبة مئوية من المبيعات على اكتشاف التسرب وتشديد الضوابط. عندما تتم مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية هذه أسبوعيًا، فإنها توجه إجراءات أكثر ذكاءً - ضبط تخطيط القائمة أو تشغيل العروض الترويجية المستهدفة أو تحسين البرامج النصية للخادم أو تعديل الأجزاء أو إعادة التدريب على الإضافات. بعبارة أخرى، لا تقوم مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات بالإبلاغ عن الإيرادات فحسب، بل تساعدك على تحسين طريقة ربحك لها.
مؤشرات الأداء الرئيسية للعمالة والجدولة
عادةً ما تكون العمالة هي أكبر تكلفة يمكن التحكم فيها - وأسهل مكان لإجراء تغييرات تضر بالخدمة إذا لم تكن حريصًا. تساعدك مؤشرات الأداء الرئيسية هذه على التحكم في العمل مع الحفاظ على السرعة والجودة ومعنويات الفريق.
1) تتبع نسبة العمالة - نسبة العمالة (إجمالي دولارات العمالة/إجمالي المبيعات) هي خط الأساس الخاص بك. لجعله مفيدًا، حافظ على اتساق التعريف (الأجور فقط مقابل الأجور+الضرائب/المزايا) وقم بمراجعته حسب اليوم، وإذا أمكن، حسب مجموعة الدور (FOH، BOH، الإدارة). يمكن أن يخفي المتوسط الأسبوعي المشكلة الحقيقية - مثل زيادة عدد الموظفين في الغداء بينما العشاء قصير.
2) إضافة مؤشر الأداء الرئيسي للإنتاجية - استخدم المبيعات لكل ساعة عمل (SPLH) (المبيعات/إجمالي ساعات العمل) لمعرفة ما إذا كانت العمالة تحقق إيرادات بالفعل. يمكن أن «تبدو نسبة العمالة بشكل أفضل» في أسبوع مزدحم حتى لو كان التوظيف غير فعال. في حالة انخفاض SPLH، ابحث عن مشاكل توقيت التغطية، أو الاختناقات البطيئة في الخط/الإنتاج، أو جدولة عدد كبير جدًا من المتدربين في وقت واحد.
3) مشاهدة الوقت الإضافي - تتبع ساعات العمل الإضافي وتكلفة العمل الإضافي أسبوعيًا. عادةً ما يشير العمل الإضافي المتكرر إلى وجود فجوة في الجدولة (عدم وجود تغطية كافية في دور رئيسي)، أو ضعف عمليات تسليم المناوبات، أو إجراءات القطع السيئة، أو التوافر غير الموثوق الذي يفرض التمديد في اللحظة الأخيرة.
4) قياس دقة الجدول - قارن التوقعات مقابل المبيعات الفعلية والتوقعات مقابل ساعات العمل الفعلية. إذا كانت التوقعات معطلة باستمرار، فسوف تقوم إما بالإفراط في الإنفاق أو إرهاق فريقك من خلال لعب لعبة اللحاق بالركب باستمرار. حتى التوقعات البسيطة المستندة إلى مبيعات العام الماضي حسب يوم الأسبوع أفضل من التخمين.
5) راقب استثناءات ضبط الوقت - تتبع اللكمات الفائتة، وعمليات تسجيل الدخول المبكرة، وساعات الخروج المتأخرة، والفواصل الطويلة، والتعديلات اليدوية المتكررة. غالبًا ما تكشف هذه الاستثناءات عن قواعد غير واضحة أو عادات مدير ضعيفة أو مشكلات في العمليات - وإصلاحها يحسن دقة كشوف المرتبات والمساءلة.
عندما تقوم بمراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية هذه أسبوعيًا، يتوقف العمل عن كونه لعبة تخمين. ستعرف بالضبط ما إذا كان الإصلاح يتمثل في قوالب جدولة أفضل، أو تخفيضات أكثر ذكاءً، أو تدريب أسرع، أو ضوابط أكثر إحكامًا، أو تحسين العملية الذي يقلل من ضغط العمل دون التضحية بالخدمة.
مؤشرات الأداء الرئيسية لتكلفة الغذاء والمخزون
نادرًا ما تظهر مشاكل تكلفة الطعام دفعة واحدة - فهي تتسرب الهامش قليلاً في كل مرة من خلال الهدر والتقسيم والترتيب السيئ وتغييرات الأسعار. تساعدك مؤشرات الأداء الرئيسية هذه على اكتشاف التسرب مبكرًا وإصلاح السبب بدلاً من مجرد «الأمل في أن يكون الأسبوع المقبل أفضل».
1) تتبع النسبة المئوية لتكلفة الطعام - تعد نسبة تكلفة الغذاء (تكلفة الطعام/الورق/مبيعات المواد الغذائية) أحد مؤشرات الأداء الرئيسية، ولكنها تصبح قوية عند مراجعتها جنبًا إلى جنب مع مزيج القائمة والشراء. إذا قفزت تكلفة الطعام بنسبة مئوية، فقد يكون ذلك بسبب ارتفاع أسعار البائعين، أو المزيد من الخصومات، أو التحول في ما يشتريه الضيوف، أو الهدر التشغيلي. يخبرك KPI بالمكان الذي يجب أن تبحث فيه بعد ذلك بدلاً من مجرد تأكيد «هناك خطأ ما».
2) استخدم تباين المخزون - تباين المخزون هو الفجوة بين ما كان يجب عليك استخدامه (بناءً على المبيعات والوصفات) وما تُظهر إحصاءاته أنك استخدمته بالفعل. يشير التباين العالي عادةً إلى أخطاء العد أو تقسيم الانجراف أو الهدر أو السرقة أو الصور غير المسجلة أو مشكلات النقل. حتى إذا لم تكن لديك تكلفة مثالية للوصفات، فإن اتجاهات التباين مفيدة للغاية في اكتشاف المشكلات قبل أن تصل إلى الربح والخسارة.
3) قياس النفايات - تتبع النفايات/التلف، والمركبات، والفراغات - خاصة بالنسبة للعناصر عالية التكلفة. المفتاح هو الاتساق - سجل النفايات حسب العنصر والسبب (منتهي الصلاحية، مطبوخ أكثر من اللازم، طبعة جديدة، خطأ في الإعداد). سترى بسرعة أنماطًا مرتبطة بنوبات أو محطات أو فجوات تدريبية محددة.
4) مشاهدة التقسيم والوصفة - يعد انحراف التقسيم أحد أكثر عوامل قتل الهامش شيوعًا. ابحث عن مؤشرات مثل «استخدام العناصر عالية التكلفة مقابل المبيعات» (على سبيل المثال - رطل الدجاج المستخدم مقابل أطباق الدجاج المباعة). إذا ارتفع الاستخدام ولكن المبيعات لم ترتفع، فمن المحتمل أن تكون لديك مشكلات في التقسيم أو التشذيب أو إهدار الإعداد.
5) تتبع أداء الشراء والمورد - راقب تغيرات أسعار البائعين ودقة الطلب ومعدل التعبئة (عدد المرات التي تحصل فيها على ما طلبته). يمكن أن تؤدي تغييرات الأسعار إلى رفع تكلفة الطعام بهدوء حتى عندما تكون العمليات قوية. يساعدك طلب مؤشرات الأداء الرئيسية واستلامها في اكتشاف الأخطاء والبدائل والشحنات القصيرة التي تؤدي إلى عمليات شراء طارئة وعدم تناسق.
عندما تتم مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية هذه أسبوعيًا، فإنك تنتقل من «تكلفة الطعام مرتفعة» إلى إجراءات محددة - تشديد الاستلام، أو إعادة تدريب الحصص، أو تعديل الأجزاء الإعدادية، أو إصلاح عمليات النقل، أو تحديث الوصفات، أو إعادة تسعير العناصر بناءً على التكاليف الحقيقية.
مؤشرات الأداء الرئيسية لتجربة الضيوف والخدمة
يمكن أن تبدو تجربة الضيف ذاتية حتى تبدأ في تتبع بعض مؤشرات الأداء الرئيسية المتسقة. عند القيام بذلك، يمكنك اكتشاف مشاكل الخدمة مبكرًا، وتدريب فريقك بوضوح، وتحسين الزيارات المتكررة دون التخمين.
1) تتبع سرعة الخدمة - السرعة ليست مجرد «سريعة أو بطيئة» - إنها ما إذا كنت تحقق التوقعات خلال فترات الذروة. تتبع أوقات التذاكر (أو وقت الطلب حتى الخدمة) حسب اليوم والقناة. يمكن أن تخفي المتوسطات الحقيقة، لذا انتبه إلى فترات الذروة والارتفاعات. إذا كانت أوقات التذاكر تقفز في نفس الوقت كل يوم، فمن المحتمل أن تكون لديك مشكلة في التوظيف أو الاختناق (المعرض، الشواية، المقلاة، المشروبات، التغليف) بدلاً من «مشكلة الفريق» العامة.
2) قياس دقة الطلب - تعد مشكلات الدقة باهظة الثمن لأنها تؤدي إلى إعادة العمل والتراكيب والمراجعات السلبية وفقدان العملاء المتكررين. تتبع عدد النسخ الجديدة وأسباب الاسترداد/الإلغاء ومشكلات التسليم (إن وجدت) مثل العناصر المفقودة وعمليات رد المبالغ المدفوعة. والأهم من ذلك، قم بتصنيف السبب - معدل خاطئ، أو عنصر مفقود، أو مطهو بشكل زائد/غير مطبوخ جيدًا، أو خطأ في التغليف، أو سوء التواصل بين FOH و BOH. هذا يحول عبارة «نحتاج إلى توخي المزيد من الحذر» إلى عملية قابلة للإصلاح.
3) التعامل مع المراجعات والتعليقات - تصنيف النجوم مفيد، لكن الاتجاهات أفضل. تتبع الموضوعات التي تظهر في أغلب الأحيان (السرعة والود والنظافة والدقة والقيمة). حتى العدد الأسبوعي البسيط لـ «أهم 3 شكاوى» يمنحك أجندة تدريب واضحة ويساعدك على تأكيد ما إذا كانت التغييرات تعمل أم لا.
4) تتبع الشكاوى - إنشاء سجل شكاوى أساسي (شخصيًا وعبر الإنترنت) ووضع علامة على كل مشكلة- جودة الطعام والخدمة ووقت الانتظار والنظافة والتسعير والتسليم. عندما ترتفع فئة واحدة، يمكنك تركيز التدريب والعمليات الخاصة بك حيث يكون ذلك مهمًا بدلاً من محاولة «إصلاح كل شيء».
5) إضافة إشارة زيارة متكررة واحدة - لا يحتوي كل مطعم على بيانات الولاء، ولكن لا يزال بإمكانك تتبع إشارة التكرار- زيارات الولاء أو الطلبات المتكررة عبر الإنترنت أو استرداد البريد الإلكتروني/العرض أو حتى «العد العادي» البسيط خلال ساعات الذروة. السلوك المتكرر هو الدليل الحقيقي على أن تجربة الضيف تتحسن.
تمنع مؤشرات الأداء الرئيسية هذه تجربة الضيف من الغموض. إنها تساعدك على تحديد الأعطال بالضبط - السرعة أو الدقة أو النظافة أو الضيافة - وإصلاحها بإجراءات مستهدفة يمكن لفريقك تنفيذها.
مؤشرات الأداء الرئيسية للربحية والنقد
يمكن أن تكون «مشغولاً» ولا تزال تعاني إذا لم تكن ضوابط الربحية والنقد صارمة. تساعدك مؤشرات الأداء الرئيسية هذه على فهم ما تحتفظ به بالفعل، وما الذي يضغط على النقد، وما الذي يحتاج إلى الاهتمام قبل أن يصبح مشكلة أكبر.
1) تتبع التكلفة الأولية - التكلفة الأولية هي تكلفة العمالة+تكلفة الغذاء (تظهر عادةً كنسبة مئوية من المبيعات). إنها واحدة من أسرع الطرق لمعرفة ما إذا كانت القرارات التشغيلية تحمي الهامش. إذا كانت التكلفة الأولية ترتفع، فلا تفترض أنها «مجرد أسعار». استخدمه كمحفز لمراجعة إنتاجية العمل ومزيج القوائم وأنماط الهدر والعمل الإضافي.
2) هامش مساهمة الساعة - ينظر هامش المساهمة إلى ما تبقى بعد التكاليف المتغيرة (غالبًا COGS + العمالة المتغيرة) ويساعدك على فهم مدى ربحية الأجزاء اليومية أو القنوات أو فئات القوائم المختلفة. هذا مهم بشكل خاص إذا كان التسليم جزءًا كبيرًا من عملك، نظرًا لأن الرسوم والمبالغ المستردة يمكن أن تقلل بصمت ما تحتفظ به.
3) تعرف على هدف مبيعات التعادل - تخبرك مبيعات نقطة التعادل بما يجب عليك بيعه لتغطية التكاليف الثابتة (الإيجار والتأمين والعمالة بأجر ومدفوعات القروض وما إلى ذلك). بمجرد معرفة رقم التعادل الخاص بك، يمكنك ترجمته إلى أهداف يومية وأسبوعية وتخطيط التوظيف والعروض الترويجية والساعات بثقة أكبر.
4) تتبع الإشارات النقدية - على الأقل، راقب النقد الموجود والفواتير القادمة وحركة النقد الأسبوعية. لا يعني الربح على الورق دائمًا النقد في البنك - خاصة مع توقيت الرواتب وشروط البائع والإصلاحات. شيك نقدي أسبوعي بسيط يبقيك استباقيًا.
5) مراجعة الميزانية مقابل التباين الفعلي - تتبع عناصر التحكم الرئيسية مثل الإمدادات والإصلاحات والصيانة والمرافق ورسوم بطاقات الائتمان. الهدف ليس التنبؤ المثالي - إنه اكتشاف متى تنحرف الفئة والسؤال «لماذا» قبل أن تصبح الوضع الطبيعي الجديد.
اجعل تتبع KPI تلقائيًا باستخدام Altametrics
إذا كنت مستعدًا لقضاء وقت أقل في سحب التقارير والمزيد من الوقت في تحسين العمليات، فيمكن أن تساعدك Altametrics على تركيز العمالة والمبيعات والبيانات التشغيلية في رؤى قابلة للتنفيذ - حتى تتمكن من تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية باستمرار وتحديد المشكلات بشكل أسرع واتخاذ قرارات أفضل عبر المواقع. تعرف على المزيد حول Altametrics من خلال النقر على «حجز عرض توضيحي» أدناه.