ما الذي ستتعلمه
تعلم كيف يمكن لمالكي المطاعم منع مشاكل الجدولة من خلال تتبع توفر الموظفين، ووضع سياسات جدولة ثابتة، وتحسين التواصل. تتناول المقالة التعامل مع مقايضات المناوبات، وموازنة المساءلة مع الدعم، ومراقبة مقاييس الجدولة لبناء فريق يمكن الاعتماد عليه وتجنب الغياب المكلف في اللحظة الأخيرة.
كيف يمكن للمطاعم منع تضارب المواعيد والغياب في اللحظة الأخيرة؟
لماذا تضر تعارضات الجدولة بالمطاعم
إدارة مطعم يعني أن كل نوبة يجب أن تسير بسلاسة. ولكن عندما لا يحضر شخص ما أو تتم جدولة اثنين من الموظفين عن طريق الخطأ في نفس المناوبة، يمكن أن تنهار الأمور بسرعة. يمكن للضيوف الانتظار لفترة أطول، ويتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من المطبخ، وينتهي الأمر بالموظفين الذين حضروا إلى الإجهاد والإرهاق.
بالنسبة لأصحاب المطاعم، يمكن أن تسبب هذه الأنواع من مشاكل الجدولة مشكلات أكبر من مجرد التحول الصعب. وبمرور الوقت، تؤدي إلى الموظفين غير السعداء، وارتفاع معدل الدوران، وتجارب العملاء السيئة. وفقًا لدراسة أجرتها Shiftboard، يقول ما يقرب من 60٪ من العاملين بالساعة أن الجدولة السيئة تضر بالتوازن بين العمل والحياة - وهذا يمكن أن يجعل من الصعب الحفاظ على فريق موثوق.
والخبر السار هو أنه يمكن تقليل معظم تعارضات الجدولة والاستدعاءات في اللحظة الأخيرة من خلال بعض التغييرات الذكية. يبدأ الأمر بمعرفة متى يكون فريقك متاحًا، وتسهيل متابعة الجدول الزمني، ووضع قواعد واضحة حول كيفية إدارة التحولات.
فهم الأسباب الجذرية لمشكلات الجدولة
قبل أن يتمكن مالكو المطاعم من إصلاح مشكلات الجدولة، من المهم فهم سببها في المقام الأول. لا تحدث العديد من النزاعات والغيابات في اللحظة الأخيرة بشكل عشوائي - غالبًا ما تأتي من أخطاء يمكن تجنبها أو التواصل غير الواضح.
إحدى المشكلات الشائعة هي عدم معرفة متى يكون الموظفون متاحين بالفعل للعمل. قد ينسى الموظفون تحديث توفرهم، أو قد يغفل المديرون ذلك عند إعداد الجدول الزمني. يؤدي هذا إلى تعيين الموظفين في نوبات لا يمكنهم القيام بها، مما يؤدي بعد ذلك إلى عدم الحضور أو إرسال رسائل نصية في اللحظة الأخيرة تطلب التغطية.
مشكلة أخرى هي ضعف التواصل. إذا لم يتم نشر الجدول بوضوح أو تم تغييره دون إشعار، فقد يفوت الموظفون نوبات عملهم لمجرد أنهم لم يروا التحديث. والأسوأ من ذلك، عندما لا توجد طريقة قياسية للتعامل مع مقايضات المناوبات أو طلبات الإجازة، يمكن أن ينتشر الارتباك بسرعة ويعطل الأسبوع بأكمله.
يمكن أن تؤدي حالات الطوارئ الشخصية أو الإرهاق أو شعور الموظفين بالإرهاق أيضًا إلى نوبات ضائعة. إذا لم يشعر الموظفون بالدعم أو الاستماع إليهم، فمن غير المرجح أن يقدموا إشعارًا أو يتحملون المسؤولية عند حدوث شيء ما.
يجب على مالكي المطاعم تخصيص بعض الوقت لتتبع متى ولماذا تحدث مشكلات الجدولة. يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بسجل بسيط للنوبات الفائتة والوصول المتأخر وتغييرات اللحظة الأخيرة إلى الكشف عن الأنماط. هل يتأخر نفس الأشخاص دائمًا؟ هل هناك أيام معينة تعاني دائمًا من نقص الموظفين؟ بمجرد أن تصبح الأسباب الجذرية واضحة، يصبح من الأسهل بكثير وضع الحلول الصحيحة وتجنب تكرار نفس الأخطاء أسبوعًا بعد أسبوع.
جمع وتحديث توافر الموظفين بانتظام
يبدأ تجنب تضارب المواعيد بعادة رئيسية واحدة - الاحتفاظ بسجلات محدثة للوقت الذي يكون فيه كل موظف متاحًا للعمل. وبدون ذلك، يخاطر أصحاب المطاعم بتخصيص نوبات عمل للأشخاص الذين لا يستطيعون العمل بها. إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح، خطوة بخطوة -
1. اطلب التوفر وفقًا لجدول منتظم
يمكن أن يتغير توفر الموظفين كثيرًا - خاصة مع العاملين بدوام جزئي أو الطلاب أو أولياء الأمور. حدد روتينًا لجمع الإتاحة المحدثة كل أسبوع أو كل أسبوعين، اعتمادًا على عدد مرات نشر الجدول.
2. استخدم نموذجًا بسيطًا أو أداة رقمية
اجعل من السهل على الموظفين إرسال مدى توفرهم. قد يكون هذا نموذجًا ورقيًا أو جدول بيانات مشتركًا أو تطبيق جدولة. اطلب تفاصيل واضحة- الأيام والساعات التي يمكنهم العمل فيها، والمناوبات المفضلة، وأي أيام يحتاجون فيها إلى إجازة.
3. حدد موعدًا نهائيًا لتقديم الطلبات
لتجنب الارتباك في اللحظة الأخيرة، يجب تقديم التوفر في يوم محدد (على سبيل المثال، كل يوم أربعاء لإصدار جدول يوم الجمعة). يمنح هذا المديرين وقتًا كافيًا لتخطيط الجدول ونشره دون التدافع.
4. احتفظ بسجل التغييرات
وتحديثات توفر المستندات لتجنب النزاعات المستقبلية. بهذه الطريقة، إذا قال أحد الموظفين إنه طلب إجازة، فهناك سجل للإشارة إليه.
5. راجع قبل إنهاء الجدول
تحقق جيدًا من التوفر قبل الانتهاء من كل جدول. تساعد هذه العادة البسيطة على اكتشاف الأخطاء قبل أن تتحول إلى نوبات ضائعة.
قد يبدو الحفاظ على التوفر محدثًا صغيرًا، ولكنه أحد أقوى الطرق التي يمكن لمالكي المطاعم من خلالها منع مشكلات التوظيف قبل حدوثها.
ضع سياسات وتوقعات جدولة واضحة
أحد الأسباب الرئيسية لحدوث مشكلات الجدولة في المطاعم هو عدم شرح التوقعات بوضوح. عندما لا يكون الموظفون متأكدين من كيفية عمل الجدولة، أو ما هي القواعد، أو ما يجب فعله عندما يحتاجون إلى إجازة، فلا بد أن يتبع ذلك الارتباك. هذا هو السبب في أن وضع سياسات جدولة واضحة أمر ضروري - ويجب مشاركتها مع الفريق بأكمله من اليوم الأول.
1. إنشاء إرشادات جدولة مكتوبة
يجب على مالكي المطاعم إنشاء مجموعة بسيطة ومكتوبة من القواعد حول الجدولة. يمكن أن يشمل ذلك كيفية ووقت نشر الجداول، وعملية طلب الإجازة، وإجراءات تبديل المناوبات، والتوقعات حول الاتصال. اجعل هذا الجزء من دليل الموظف أو احتفظ بنسخة مطبوعة منشورة في غرفة الاستراحة.
2. حدد المواعيد النهائية للطلبات والتغييرات
يجب أن يكون لدى كل مطعم مواعيد نهائية ثابتة لتحديثات التوفر وطلبات الإجازة وتغييرات المناوبات. على سبيل المثال، «يجب تقديم طلبات الإجازة قبل 10 أيام على الأقل»، أو «يجب أن تتم الموافقة على مقايضات المناوبات من قبل المدير قبل 24 ساعة على الأقل من المناوبة».
3. قم بتوصيل السياسات بانتظام
لا تفترض أن الجميع يعرف القواعد لمجرد مشاركتها مرة واحدة. راجعها أثناء الانضمام، وانشر تذكيرات في المناطق ذات الازدحام الشديد، وعززها في اجتماعات الفريق. كلما تم الإبلاغ عن هذه التوقعات في كثير من الأحيان، زاد احتمال اتباعها.
4. كن متسقًا وعادلاً
قم بتطبيق القواعد بنفس الطريقة على الجميع - بدون مفضلات ولا استثناءات. الاتساق يبني الثقة ويشجع الموظفين على أخذ الجدولة على محمل الجد.
السياسات الواضحة تزيل التخمين عن الجدولة وتساعد على منع سوء الفهم الذي يؤدي إلى نوبات العمل الفائتة وعدم الحضور.
تنفيذ نظام جدولة مركزي
يعد عدم التنظيم أحد الأسباب الرئيسية للارتباك في المواعيد في المطاعم - التقويمات المتعددة أو تغييرات اللحظة الأخيرة أو عدم معرفة الموظفين ببساطة بموعد جدولتها. يمكن لنظام الجدولة المركزي حل هذه المشكلات من خلال منح الجميع إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات المحدثة في مكان واحد.
1. استخدم منصة واحدة لجميع احتياجات الجدولة
سواء كان ذلك تطبيقًا رقميًا أو تقويمًا مشتركًا عبر الإنترنت أو جدولًا مطبوعًا منشورًا في الجزء الخلفي من المنزل، يجب أن يكون هناك جدول رسمي واحد فقط. عندما تتم مشاركة الجداول بعدة طرق - النصوص والمحادثات والصور - فمن السهل أن يضيع شيء ما أو يُساء قراءته. اختر طريقة واحدة والتزم بها.
2. اجعل الجداول سهلة الوصول إليها
يجب أن يعرف الموظفون دائمًا مكان العثور على الإصدار الحالي من الجدول. في حالة استخدام نسخة مادية، احتفظ بها في مكان مرئي ومتسق. في حالة استخدام تطبيق أو برنامج، تأكد من أن كل عضو في الفريق لديه حق الوصول ويعرف كيفية استخدامه. العديد من تطبيقات الجدولة المجانية أو منخفضة التكلفة متوافقة مع الجوّال وتسمح بالتحديثات في الوقت الفعلي.
3. إرسال التذكيرات والتحديثات
استخدم النظام لإرسال تنبيهات عند نشر جدول جديد أو في حالة وجود تغييرات. هذا يقلل من فرصة فقدان شخص ما المناوبة لأنه «لم ير التحديث».
4. الاحتفاظ بسجل الإصدارات
غالبًا ما تحتفظ الأنظمة الرقمية بسجل لتغييرات الجدول الزمني، مما يساعد على تسوية النزاعات أو الارتباك. في حالة استخدام الورق، احتفظ بالجداول القديمة في ملف للرجوع إليها.
إن تركيز الجدول يجعل الجميع على وفاق تام ويزيل أحد أكبر مصادر سوء الفهم في موظفي المطاعم.
قم بإنشاء عملية لمقايضات المناوبات والتغطية
حتى مع وجود جدول زمني جيد التخطيط، تحدث الحياة. قد يحتاج الموظفون إلى تبديل نوبات العمل أو طلب يوم عطلة في اللحظة الأخيرة أو تغطية زميل مريض في الفريق. هذا أمر طبيعي - ولكن بدون عملية واضحة، يمكن أن تؤدي هذه المواقف إلى فجوات في الجدول الزمني، أو نوبات ضائعة، أو أعباء غير عادلة على أعضاء الفريق الآخرين.
1. وضع القواعد الأساسية لـ Shift
Swaps يجب أن يكون لدى مالكي المطاعم سياسة بسيطة- يمكن للموظفين تبديل نوبات العمل، ولكن يجب على كلا الطرفين الاتفاق وإخطار المدير للموافقة عليه. هذا يمنع سوء الفهم أو خطر افتراض شخص ما أن التحول يتم تغطيته عندما لا يكون كذلك. تتطلب الموافقة على جميع المقايضات قبل 24 ساعة على الأقل كلما أمكن ذلك.
2. حدد عملية الموافقة
وضح من يجب أن يوافق على تغييرات المناوبة - عادةً ما يكون مديرًا أو مشرفًا. استخدم تقويمًا مشتركًا أو تطبيق جدولة أو سجلًا مكتوبًا لتتبع من يعمل وأي نوبة ووقت حدوث المقايضات. هذا يخلق المساءلة ويضمن عدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق.
3. شجع الموظفين على المساعدة في العثور على التغطية (ضمن الحدود)
من العدل أن تطلب من الموظفين المساعدة في العثور على شخص لتغطية نوبتهم، ولكن القرار النهائي يجب أن يمر عبر الإدارة. تجنب ممارسة كل الضغوط على زملاء العمل للتغطية دون دعم من القيادة.
4. قم بإنشاء قائمة احتياطية أو مجموعة عند الطلب
حدد عددًا قليلاً من أعضاء الفريق الذين يرغبون في أخذ نوبات إضافية من حين لآخر. يمكن أن يؤدي وجود مجموعة صغيرة من الأشخاص الموثوق بهم للاتصال بهم إلى تقليل الذعر عندما يتصل شخص ما بشكل غير متوقع.
من خلال سياسة مقايضة المناوبات الواضحة، يمكن لمالكي المطاعم الحفاظ على استقرار العمليات - حتى عندما تتغير الخطط.
مساءلة الموظفين مع توفير المرونة
لا يقتصر منع تعارضات الجدولة على القواعد والأدوات فحسب، بل يتعلق أيضًا بالثقافة. إذا كان موظفو المطعم يعرفون أهمية الجدول الزمني وكانت هناك عواقب واضحة لتجاهله، فمن المرجح أن يحضروا في الوقت المحدد ويتبعون الإجراءات. في الوقت نفسه، تحدث الحياة، ويحتاج أعضاء الفريق الجيدون أحيانًا إلى الدعم. المفتاح هو تحقيق التوازن بين المساءلة والفهم.
1. ضع توقعات واضحة للحضور
دع الموظفين يعرفون أن الحضور في نوبات العمل المجدولة هو مسؤولية أساسية. اشرح ما يعتبر غيابًا بعذر (مثل المرض مع إشعار) مقابل الغياب بدون عذر (عدم الحضور أو وسائل الشرح المتأخرة). انشر هذه السياسة كتابيًا حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.
2. تتبع الحضور والأنماط
احتفظ بسجل بسيط للنوبات الفائتة والوصول المتأخر وعدم الحضور. وبمرور الوقت، يساعد ذلك على تحديد الأنماط وتحديد الموظفين الذين قد يحتاجون إلى التدريب - أو عواقب أكثر خطورة. عالج المشكلات مبكرًا لتجنب تكرار المشكلات.
3. قم بإجراء محادثة، وليس مجرد تحذير
عندما يفوت شخص ما مناوبة أو يطلب تغييرات بانتظام، لا تكتفي بكتابتها - تحدث معه. قد تكون هناك مشكلة شخصية أو مشكلة في النقل أو سوء فهم. إظهار التعاطف يبني الثقة ويمكن أن يؤدي إلى حلول أفضل.
4. موثوقية المكافآت-
تعرف على الموظفين الذين يحضرون باستمرار في الوقت المحدد ويساعدون في تغطية نوبات العمل. حتى الإيماءات الصغيرة مثل الثناء اللفظي أو التحولات المفضلة يمكن أن تعزز العادات الإيجابية.
من خلال تحديد التوقعات والمتابعة بشكل عادل، يمكن لمالكي المطاعم إنشاء فريق يأخذ الجدول على محمل الجد - مع الاستمرار في الشعور بالدعم عند ظهور التحديات.
مراقبة وتقييم وضبط عملية الجدولة
حتى مع وجود قواعد واضحة وأدوات جيدة، لا يوجد نظام جدولة مثالي على الفور. لهذا السبب من المهم لمالكي المطاعم التحقق بانتظام من كيفية عمل عملية الجدولة - وإجراء التغييرات حسب الحاجة. يتسم النظام الجيد بالمرونة وينمو مع الفريق ويتحسن بناءً على التعليقات الحقيقية.
1. تتبع مقاييس الجدولة الرئيسية
ابدأ بمشاهدة بعض المؤشرات الأساسية -
- كم عدد حالات عدم الحضور أو الوصول المتأخر التي تحدث كل أسبوع؟
- هل هناك نوبات أو أيام معينة تعاني دائمًا من نقص الموظفين؟
- كم مرة يتم تغيير الجداول بعد نشرها؟
تساعد هذه الأرقام في اكتشاف المشكلات مبكرًا وتوجيه القرارات الأكثر ذكاءً.
2. احصل على تعليقات من الفريق
اسأل الموظفين عن كيفية عمل الجدول الزمني بالنسبة لهم. هل يحصلون على ساعات كافية؟ هل تم نشره في وقت مبكر بما فيه الكفاية؟ هل يفهمون كيفية تبديل نوبات العمل أو طلب إجازة؟ تساعد مدخلات الفريق أصحاب المطاعم على رؤية الأشياء من منظور الموظفين - وغالبًا ما تشير إلى إصلاحات بسيطة.
3. قم بإجراء تعديلات صغيرة حسب الحاجة
إذا كانت العملية لا تعمل - مثل الموعد النهائي الضيق جدًا أو قاعدة المبادلة المربكة - قم بتغييرها. تُظهر المرونة أن الإدارة تولي الاهتمام والاستعداد للتحسين، مما يبني معنويات الفريق ويقلل من ضغوط الجدولة.
4. حافظ على ثباتك
بمجرد أن يعمل النظام بمجرد وضع نظام واضح وعادل، التزم به. يمكن أن تسبب التغييرات المستمرة قدرًا كبيرًا من الارتباك مثل عدم وجود نظام على الإطلاق. تأكد من أن الجميع يعرف ما يمكن توقعه أسبوعًا بعد أسبوع.
تساعد مراقبة وتعديل عملية الجدولة في الحفاظ على تشغيلها بسلاسة وضمان بقاء الفريق - والمطعم - على المسار الصحيح.
تحكم في الجدولة
لا يجب أن تكون النزاعات في المواعيد والغياب في اللحظة الأخيرة مصدر إزعاج دائم لأصحاب المطاعم. من خلال فهم الأسباب الجذرية والحفاظ على تحديث توفر الموظفين ووضع سياسات واضحة واستخدام الأدوات المناسبة، يمكن للمالكين إنشاء جدول زمني يناسب الشركة والفريق. المساءلة المتوازنة مع المرونة تخلق بيئة عمل إيجابية حيث يعرف الجميع ما هو متوقع ويشعرون بالدعم.
إذا كانت إدارة الجداول لا تزال مرهقة، ففكر في استخدام التكنولوجيا المصممة خصيصًا للمطاعم. تقدم Altametrics أدوات قوية لإدارة القوى العاملة تعمل على تبسيط الجدولة وأتمتة تذكيرات المناوبات وتحسين الاتصال - كل ذلك في منصة واحدة سهلة الاستخدام. باستخدام Altametrics، يمكن لمالكي المطاعم تقليل أخطاء الجدولة وتوفير الوقت والحفاظ على اتصال فريقهم وتفاعله.
هل أنت مستعد لجعل ضغوط الجدولة شيئًا من الماضي؟ تعرف على المزيد حول Altametrics بالنقر فوق «طلب عرض توضيحي» أدناه.