ما الأدوات التي يمكن أن تساعد في جعل الجدولة أسهل؟
برامج الجدولة الحديثة، وأتمتة إنشاء المناوبات، وتتبع التوافر، والتنبؤ بالطلب على العمالة، والتكامل مع أنظمة نقاط البيع وكشوف المرتبات. تعمل هذه الميزات على توفير الوقت وتحسين الامتثال والحفاظ على التواصل السلس بين المديرين والموظفين.
الدليل الكامل لجدولة الموظفين الفعالة للمطاعم
أهمية الجدولة الفعالة
في عالم المطاعم اليوم، لا تقتصر الكفاءة على الخدمة السريعة أو الإعداد السريع فحسب، بل تبدأ بكيفية جدولة فريقك. يمكن أن تستهلك تكاليف العمالة بسهولة 30-35٪ من إجمالي نفقات المطعم، وحتى أخطاء الجدولة الصغيرة يمكن أن تؤدي إلى العمل الإضافي أو الإرهاق أو نوبات نقص الموظفين التي تضر بتجربة الضيوف. يجد العديد من المالكين أنفسهم عالقين بين نقيضين - عدد كبير جدًا من الأشخاص على الأرض خلال ساعات بطيئة أو عدم وجود أيدي كافية عند الاندفاع.
الجدولة الفعالة تدور حول التوازن - وجود الأشخاص المناسبين، في المكان المناسب، في الوقت المناسب. يتعلق الأمر بتوقع الطلب واحترام توافر الموظفين والحفاظ على الامتثال لقوانين العمل. عند القيام بذلك بشكل صحيح، لا يؤدي ذلك إلى توفير ساعات العمل فحسب؛ بل إنه يبني مكان عمل أكثر سلاسة وسعادة حيث يعرف الموظفون ما يمكن توقعه ويتلقى العملاء باستمرار خدمة رائعة.
أسس جدولة الموظفين الفعالة
تتجاوز الجدولة الفعالة للموظفين ملء الفترات الزمنية الفارغة في التقويم. إنه نظام يربط بين العمالة والطلب والأداء لإنشاء جدول يدعم الربحية والأشخاص. في المطعم، تعني الكفاءة أن كل نوبة يتم تزويدها بالمزيج الصحيح من الأدوار - الطهاة والخوادم والسقاة وموظفي الدعم - بالضبط عندما تكون هناك حاجة ماسة إليهم. الهدف ليس مجرد خفض التكاليف ولكن تعظيم الإنتاج لكل ساعة عمل يتم قضاؤها مع الحفاظ على بيئة عمل إيجابية. تعتمد
الجدولة الفعالة في جوهرها على ثلاث ركائز - التغطية والامتثال والتواصل.
1. تضمن التغطية حصولك على العدد المناسب من الموظفين في الطابق لتلبية طلب العملاء. قليل جدًا والخدمة تتباطأ؛ كثيرة جدًا وتكاليف العمالة ترتفع دون داع.
2. يحمي الامتثال عملك من الانتهاكات المتعلقة بالعمل الإضافي وفترات الراحة وقوانين الجدولة التنبؤية. يمكن للغرامات أو الدعاوى القضائية الناجمة عن عدم الامتثال أن تأكل الهوامش بسرعة.
3. التواصل يحافظ على اتساق فريقك. عندما تكون الجداول الزمنية واضحة ويمكن الوصول إليها ويتم تحديثها في الوقت الفعلي، يمكن للموظفين التخطيط لحياتهم بثقة - مما يقلل من حالات عدم الحضور وعمليات الإلغاء في اللحظة الأخيرة.
يأخذ الجدول الجيد أيضًا في الاعتبار العوامل البشرية- التعب والإنصاف والروح المعنوية. التحولات المتناوبة بشكل منصف واحترام التوافر يقطعان شوطًا طويلاً نحو بناء الثقة. في الواقع، تُظهر الدراسات أن الجدولة المتسقة والشفافة تعمل على تحسين الاحتفاظ بالموظفين ورضاهم - وهما محركان أساسيان لنجاح المطعم.
من خلال فهم هذه الأسس، يمكن لمالكي المطاعم التعامل مع الجدولة كعملية استراتيجية وبشرية على حد سواء - عملية تعزز الكفاءة وتخفض التكاليف وتبني فريقًا يمكن الاعتماد عليه جاهزًا لتقديم خدمة رائعة في كل نوبة.
قم بتحليل احتياجات العمل الخاصة بك قبل الجدولة
قبل إنشاء أي جدول زمني، تحتاج إلى فهم واضح لطلب العمالة لديك - عدد الموظفين الذين تحتاجهم حقًا ومتى وفي أي أدوار. غالبًا ما يؤدي التخمين أو الاعتماد على جدول الأسبوع الماضي إلى زيادة عدد الموظفين (مما يؤدي إلى تضخم التكاليف) أو نقص الموظفين (مما يجهد فريقك ويضر بالخدمة). المفتاح هو استخدام البيانات، وليس الافتراضات، لتوجيه قرارات التوظيف الخاصة بك.
ابدأ بمراجعة بيانات المبيعات والمعاملات التاريخية من نظام POS الخاص بك. انظر إلى الاتجاهات حسب يوم الأسبوع والساعة والموسم لتحديد أوقاتك الأكثر ازدحامًا وأبطأها. على سبيل المثال، إذا كان غداء الجمعة يشهد باستمرار زيادة بنسبة 20٪ في التذاكر مقارنة بيوم الخميس، فيمكنك التخطيط بثقة لموظفين إضافيين في كل من الجزء الأمامي والخلفي من المنزل. بالإضافة إلى المبيعات، يمكنك أيضًا تتبع عدد الضيوف وحجم الطلبات والتحقق من المتوسطات - وكلها تؤثر على احتياجات العمالة بشكل مختلف اعتمادًا على مفهومك.
بعد ذلك، ضع في اعتبارك المهام غير الخدمية التي يسهل التغاضي عنها - العمل التحضيري أو المخزون أو التنظيف العميق أو إعادة التخزين. إن جدولة هذه المواعيد خلال ساعات العمل البطيئة تحافظ على كفاءة مطعمك دون إضافة عمالة غير ضرورية خلال أوقات الذروة.
يمكن أن تساعد أدوات التنبؤ بالعمالة أو جداول البيانات في تصور الأنماط والتنبؤ بمستويات التوظيف بناءً على الأداء التاريخي. كمعيار، تهدف العديد من المطاعم إلى مواءمة ساعات العمل مع المبيعات المتوقعة لكل ساعة عمل (SPLH) - وهو مقياس يساعد على موازنة الإنتاجية مع إنفاق العمالة.
أخيرًا، ضع في اعتبارك المتغيرات الخارجية مثل الطقس أو الأحداث المحلية أو العطلات التي يمكن أن تزيد أو تنخفض حركة المرور بشكل غير متوقع. كلما كانت توقعاتك أكثر دقة، أصبح من الأسهل إنشاء جداول زمنية تحافظ على سلاسة الخدمة، وتوازن الموظفين، وإمكانية التنبؤ بالتكاليف - كل ذلك قبل تعيين نوبة عمل واحدة.
تحقيق التوازن بين توفر الموظفين واحتياجات الأعمال
أحد أكبر التحديات في جدولة المطاعم هو إيجاد التوازن بين ما يتطلبه عملك وما يمكن لموظفيك تقديمه بشكل واقعي. يتغير توافر الموظفين باستمرار - من جداول الفصول الدراسية والمسؤوليات العائلية إلى الوظائف الثانية والالتزامات الشخصية. يمكن أن يؤدي تجاهل هذه العوامل إلى الإحباط أو عدم الحضور أو ارتفاع معدل الدوران. الحل هو مواءمة المرونة مع الاحتياجات التشغيلية، وإنشاء جدول زمني يناسب كلا الجانبين.
ابدأ بجمع معلومات التوفر الدقيقة من كل موظف في بداية كل دورة جدولة. شجع التواصل المفتوح والتحديثات عندما تتغير الظروف. استخدم نموذجًا موحدًا أو تطبيق جدولة حيث يمكن للموظفين إدخال الأيام والأوقات وفترات التعتيم المفضلة. هذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يبني الثقة أيضًا من خلال إظهار أن الإدارة تقدر الحدود الشخصية.
بعد ذلك، قارن بيانات التوفر بالطلب المتوقع من الخطوة السابقة. قم بتعيين نوبات العمل الرئيسية - مثل الاندفاع في عطلة نهاية الأسبوع أو الواجبات الافتتاحية - للموظفين ذوي الخبرة الذين يمكنهم التعامل مع الحجم وتوجيه الآخرين. ثم قم بتوزيع نوبات العمل الأقل تطلبًا على أعضاء الفريق الجدد أو غير المتفرغين. يساعد ذلك في الحفاظ على الاتساق خلال أوقات الذروة مع الحفاظ على الجدول الزمني عادلاً.
من المهم أيضًا تدوير نوبات العمل بشكل عادل. تجنب إعطاء نفس الأشخاص جميع نوبات الإغلاق أو الصباح ما لم يطلبوا ذلك على وجه التحديد. قم بموازنة عطلات نهاية الأسبوع والعطلات والليالي المتأخرة حتى لا يشعر أحد بالتجاهل. الإنصاف هو المحرك الرئيسي لرضا الموظفين وموثوقيتهم.
أخيرًا، قم ببناء عملية واضحة لمقايضات المناوبات أو طلبات التغطية. يضمن نظام الموافقة الشفاف عدم الوقوع على حين غرة والحفاظ على احترافية التواصل. عندما يشعر الموظفون باحترام احتياجاتهم وإمكانية التنبؤ بجداولهم الزمنية، فمن المرجح أن يظهروا متفاعلين ومتحمسين ومستعدين لتقديم خدمة رائعة.
قم ببناء الجدول بشكل استراتيجي
إن إنشاء جدول مطاعم فعال لا يقتصر فقط على ملء نوبات العمل المفتوحة - بل يتعلق ببناء نظام منظم يوازن بين احتياجات العمالة والتحكم في التكاليف ورضا الموظفين. يوفر الجدول الاستراتيجي لفريقك الوضوح، ويحافظ على سير الخدمة بسلاسة، ويساعدك على البقاء متوافقًا مع قوانين العمل. فيما يلي إطار من خمس خطوات لتوجيه عمليتك -
1. ابدأ بالتنبؤ بالعمالة
ابدأ بمراجعة الطلب المتوقع حسب اليوم - الإفطار والغداء والعشاء وفي وقت متأخر من الليل. استخدم نقاط البيع وبيانات المبيعات التاريخية لتحديد عدد الموظفين الذين ستحتاجهم لكل نوبة. حدد الأنماط مثل اندفاع الغداء أو ذروة عطلة نهاية الأسبوع أو التباطؤ الموسمي. هذا يضمن لك تعيين العمالة بناءً على الأرقام الحقيقية وليس التخمين.
2. تصميم قوالب Shift
قم بإنشاء مجموعات تغيير متسقة تتوافق مع إيقاع التشغيل الخاص بك - على سبيل المثال، من الساعة 10 صباحًا حتى 4 مساءً لتناول طعام الغداء أو من 4 مساءً إلى 10 مساءً لتناول العشاء. تعمل القوالب المتسقة على جعل الجدولة أسرع، وتساعد الموظفين على التخطيط لحياتهم، وتضمن تغطية متوازنة عبر الأدوار والأقسام.
3. قم بتعيين الأدوار بشكل استراتيجي - قم
بمطابقة الموظفين مع التحولات بناءً على المهارات والخبرة والموثوقية. ضع أقوى موظفيك في نوبات حرجة أو كبيرة الحجم وقم بإقرانهم بأعضاء الفريق الجدد للحصول على الدعم. يؤدي التدريب المتبادل للموظفين عبر الأدوار أيضًا إلى زيادة المرونة عند ملء فجوات اللحظة الأخيرة.
4. تحقق جيدًا من الامتثال والعمل الإضافي
قبل النشر، راجع الجدول الزمني لساعات العمل الإضافي المحتملة أو فترات الراحة الفائتة أو تضارب قوانين الجدولة المحلية. إن الالتزام بالامتثال يتجنب الغرامات المكلفة ويمنع إجهاد الموظفين - وهو مصدر رئيسي لدوران الموظفين في الصناعة.
5. تواصل وراجع مبكرًا
انشر الجدول قبل أسبوع على الأقل لإعطاء فريقك إشعارًا كافيًا. شجع الموظفين على مراجعة نوباتهم وتأكيدها على الفور. اجمع التعليقات وقم بإجراء تحسينات صغيرة أسبوعيًا - وهذا يبني الاتساق والثقة وكفاءة الجدولة على المدى الطويل.
عندما تقوم بإنشاء جداول زمنية بشكل استراتيجي باستخدام هذا الإطار المكون من خمس خطوات، فإنك تحول الأعمال الإدارية الأسبوعية إلى نظام موثوق به قائم على البيانات يعمل على تحسين الخدمة والروح المعنوية والربحية.
استخدم التكنولوجيا لتحسين الكفاءة والدقة
أعادت التكنولوجيا تشكيل الطريقة التي يتعامل بها أصحاب المطاعم مع الجدولة تمامًا. بدلاً من قضاء ساعات في التوفيق بين جداول البيانات والرسائل النصية، تعمل أدوات الجدولة الحديثة على جعل العملية أسرع وأكثر ذكاءً وأكثر دقة. عند استخدامها بشكل صحيح، تساعد هذه الأدوات في موازنة تكاليف العمالة وتحسين التواصل والحفاظ على اتساق فريقك. فيما يلي كيفية استخدام التكنولوجيا بفعالية بخمس طرق رئيسية -
1. التشغيل
الآلي لجدولة المهام يوفر التشغيل الآلي الوقت ويقلل الخطأ البشري. يمكن لمعظم برامج الجدولة تعيين نوبات العمل تلقائيًا بناءً على توفر الموظفين ومتطلبات الدور والمبيعات المتوقعة. تكتشف هذه الأنظمة أيضًا التعارضات مثل نوبات العمل المتداخلة أو الحجوزات المزدوجة أو الوقت الإضافي المحتمل قبل أن تتسبب في حدوث مشكلات. والنتيجة هي جدول أكثر اتساقًا وتوافقًا.
2. التكامل مع أنظمة نقاط البيع وكشوف المرتبات
يوفر ربط منصة الجدولة الخاصة بك ببيانات نقاط البيع وكشوف المرتبات رؤية في الوقت الفعلي لأداء العمالة. يمكنك مقارنة الساعات المجدولة مقابل الساعات الفعلية، ومراقبة نسب تكلفة العمالة، وتحديد أوجه القصور بسرعة. يساعد التكامل على ضمان توافق الجدولة مع كل من اتجاهات المبيعات والأهداف المالية.
3. تحسين التواصل مع الفريق
تتيح أدوات الجدولة الرقمية للموظفين عرض نوبات العمل أو تبديلها أو طلبها مباشرة من أجهزتهم المحمولة. تعمل الإشعارات التلقائية على إبقاء الجميع على اطلاع دائم بالتغييرات، مما يقلل من حالات عدم الحضور وسوء التواصل. كما أن التواصل الشفاف يجعل الموظفين يشعرون بمزيد من التحكم في جداولهم، مما يؤدي إلى تحسين الروح المعنوية والموثوقية.
4. استخدم تحليلات الوقت الحقيقي
توفر الأدوات الحديثة لوحات معلومات تتعقب مقاييس مثل المبيعات لكل ساعة عمل (SPLH) وأداء المناوبة وأنماط الحضور. تساعد مراجعة هذه التحليلات أسبوعيًا في تحديد الاتجاهات مثل النقص المستمر في الموظفين أو زيادة عدد الموظفين - مما يسمح للمديرين بضبط الجداول المستقبلية.
5. تعزيز الامتثال والدقة
تتضمن العديد من الأنظمة ميزات لتتبع فترات الراحة وفترات الراحة ومتطلبات قانون العمل. يساعد هذا في منع مشكلات الامتثال المكلفة ويضمن أن الجداول تحترم المعايير القانونية ورفاهية الموظفين.
من خلال الاستفادة من التكنولوجيا في هذه المجالات الخمسة، يمكن لمالكي المطاعم تحويل الجدولة من عمل روتيني يدوي إلى نظام مبسط يعتمد على البيانات - مما يوفر المزيد من الوقت للتركيز على الطعام والخدمة الرائعة.
المراقبة والضبط والتواصل
لا تنتهي الجدولة الفعالة بمجرد نشر القائمة الأسبوعية. تأتي الكفاءة الحقيقية من مراقبة الأداء وإجراء تعديلات سريعة والحفاظ على التواصل المفتوح مع فريقك. المطاعم عبارة عن بيئات سريعة الحركة - حتى أفضل الجداول الزمنية يمكن أن تنهار دون متابعة مناسبة. فيما يلي كيفية الحفاظ على سير الأمور بسلاسة في خمس خطوات رئيسية -
1. تتبع الأداء المجدول مقابل الأداء الفعلي
قارن الساعات المجدولة بساعات العمل الفعلية لتحديد الثغرات أو أوجه القصور. استخدم POS أو برنامج الجدولة لتتبع تباين العمالة واتجاهات العمل الإضافي. إذا كانت نسبة العمالة لديك تتجاوز الهدف، تحقق مما إذا كان السبب هو زيادة عدد الموظفين أو أطوال نوبات العمل الممتدة.
2. راجع تقارير العمل بانتظام
خصص وقتًا كل أسبوع لمراجعة تكلفة العمالة والإنتاجية ومقاييس الحضور. تكشف مقاييس مثل المبيعات لكل ساعة عمل (SPLH) أو تكلفة العمالة كنسبة مئوية من الإيرادات ما إذا كان جدولك يتوافق مع الأهداف التشغيلية. تمنع المراجعة المستمرة أوجه القصور الصغيرة من التحول إلى خسائر كبيرة.
3. اضبط بسرعة عندما تتغير الظروف
يمكن أن تؤدي الأحداث غير المتوقعة - الطقس أو طلبات تقديم الطعام أو غياب الموظفين - إلى تعطيل جدولك الزمني. قم ببناء المرونة من خلال وجود عدد قليل من العوامات المدربة أو بدوام جزئي في وضع الاستعداد. تحافظ التعديلات السريعة على اتساق الخدمة دون إرهاق الموظفين الأساسيين.
4. حافظ على شفافية الاتصالات
شارك التحديثات وتغييرات التحول ورؤى العمل بوضوح. استخدم أدوات جدولة الأجهزة المحمولة أو مجالس الموظفين حيث يمكن للموظفين رؤية التحديثات في الوقت الفعلي. عندما يعرف الجميع ما يحدث، تنخفض حالات سوء الفهم وعدم الحضور بشكل كبير.
5. اجمع التعليقات من فريقك
اسأل موظفيك عن كيفية عمل الجدول الزمني بالنسبة لهم. هل يشعرون بالتوازن؟ هل فترات الراحة وتناوب المناوبات عادلة؟ تساعد التعليقات الصادقة على ضبط ممارسات الجدولة وتحسين الروح المعنوية وتقليل معدل الدوران.
من خلال المراقبة والتعديل والتواصل، يمكنك إنشاء ثقافة المساءلة والعمل الجماعي. يؤدي الجدول الزمني الذي يتطور مع بيانات العالم الحقيقي - ويحترم أصوات الموظفين - إلى عمليات أكثر سلاسة وخدمة أفضل وموظفين أكثر سعادة وموثوقية.
أفكار نهائية
عند تجميع كل شيء معًا، فإن الجدولة الفعالة للموظفين ليست مهمة «الإعداد والنسيان» - إنها عادة استراتيجية تمس كل جزء من عمليات مطعمك. من خلال ضمان التوظيف بناءً على الطلب، والمواءمة مع توفر الموظفين، والاستفادة من التكنولوجيا، ومراقبة الأداء باستمرار، يمكنك إنشاء جدول زمني يناسب موظفيك ولأرباحك النهائية.
عندما تتم الجدولة بشكل جيد، تصبح الجدولة محركًا للاتساق- يعرف فريقك ما يمكن توقعه، ويمكن التنبؤ بخدمتك، وساعات العمل الخاصة بك مرتبطة بطلب العملاء الحقيقي - وليس الافتراضات. تقلل هذه القدرة على التنبؤ من الضغط على المديرين، وتخلق تجربة أفضل للموظفين، وتساعدك على تقديم خدمة ضيوف موثوقة.
لكن خلق هذه العادة يتطلب إجراءات متعمدة. ابدأ بالالتزام بالعملية كل أسبوع - توقع الطلب، واحترم التوافر، وقم ببناء الجدول الزمني بعناية، وراقب الفعلي مقابل المخطط له، وتواصل بشفافية. ومع مرور الوقت، تتفاقم هذه الخطوات - تقليل ساعات العمل الإضافية، وعدد أقل من حالات عدم الحضور، وزيادة تمكين الموظفين.
وتذكر - الجدولة ليست مجرد مركز تكلفة - إنها رافعة استراتيجية. وعند التعامل معه كنظام وليس عملاً روتينيًا أسبوعيًا، يمكنه دعم تدفق العملاء بشكل أفضل، ورفع معنويات الموظفين، وزيادة الربحية.
هل تتطلع إلى ترقية نظام الجدولة الخاص بك وإدخال عقلية الجدولة الإستراتيجية هذه في عمليات مطعمك؟ اكتشف كيف يمكن لـ Altametrics المساعدة. تشمل أدوات إدارة القوى العاملة الخاصة بهم التنبؤ بالطلب المستند إلى الذكاء الاصطناعي، وبناء الجدول الزمني بنقرة واحدة، وإدارة المناوبات المتنقلة للموظفين، والامتثال المدمج لقانون العمل.
تعرف على المزيد حول Altametrics اليوم من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه.