ما هي التكنولوجيا الأساسية التي يحتاجها مطعم صغير؟
كحد أدنى، يجب أن يكون لديك نقطة بيع مع التقارير وساعة زمنية وأداة جدولة وطريقة لتتبع المخزون والأرقام الرئيسية. تساعدك هذه الأدوات على رؤية المبيعات والعمالة وتكلفة الطعام بوضوح بدلاً من التخمين من الذاكرة.
إدارة عمليات المطاعم أصبحت بسيطة
نظرة عامة
إن إدارة مطعم هي أكثر من مجرد طهي طعام جيد والتعامل الودود مع الضيوف. تتعامل يومًا بعد يوم مع الجداول الزمنية وعمليات التسليم المتأخرة والعناصر المفقودة واستدعاء الموظفين وزيادة التكاليف. من السهل أن تشعر وكأنك تقوم فقط بإخماد الحرائق.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه إدارة عمليات المطاعم. بعبارات بسيطة، إنها الطريقة التي تدير بها العمل خلف الكواليس حتى يتمكن المطعم من فتح أبوابه في الوقت المحدد وخدمة الضيوف بأمان وتحقيق الربح. ويغطي كيفية تعيين الموظفين وجدولتهم، وكيفية طلب المخزون وتتبعه، وكيفية تقديم الخدمة، وكيفية التحكم في تكاليف الطعام والعمالة.
بالنسبة للمالكين لأول مرة، لا يجب أن يكون هذا معقدًا. تحتاج إلى بعض الأنظمة الأساسية وأدوار واضحة لفريقك وعادات ثابتة تتمثل في النظر إلى أرقامك كل أسبوع.
الركائز الأساسية لإدارة عمليات المطاعم
عندما تسمع عبارة «إدارة العمليات»، قد يبدو الأمر كبيرًا ومربكًا. في الواقع، يتعلق الأمر ببعض الركائز البسيطة التي تعمل عليها كل يوم - التوظيف والمخزون والخدمة والتحكم في التكاليف. إذا ركزت على هذه المجالات الأربعة، فسيصبح المطعم أسهل في التشغيل وأكثر ربحية.
1. يتعلق التوظيف بوجود الأشخاص المناسبين، في الأدوار المناسبة، في الأوقات المناسبة. يتضمن ذلك كيفية توظيف فريقك وتدريبه وجدولته وتدريبه. عند إيقاف التوظيف، ترى بطء الخدمة وانخفاض الروح المعنوية وارتفاع معدل الدوران. عندما يكون الوقت مناسبًا، تشعر نوبات العمل بالهدوء ويحصل الضيوف على خدمة أفضل.
2. المخزون هو كل ما تشتريه للبيع- الأطعمة والمشروبات والسلع الورقية ومستلزمات التنظيف. أنت تريد ما يكفي في متناول اليد لخدمة الضيوف ولكن ليس كثيرًا بحيث يفسد أو يجلس على الرفوف. عادات الجرد الجيدة تمنع الهدر والعناصر المفقودة والتكاليف المفاجئة.
3. تنفيذ الخدمة هو كيفية تجربة الضيف لمطعمك. يغطي هذا السرعة والدقة والود ومدى جودة عمل المطبخ وواجهة المنزل معًا. يؤدي التنفيذ القوي للخدمة إلى تقييمات أفضل والمزيد من الزيارات المتكررة ومبيعات أعلى لكل ضيف.
4. التحكم في التكاليف هو كيفية مشاهدة الأرقام الرئيسية الخاصة بك، وخاصة تكلفة الطعام% ونسبة العمالة. توضح هذه الأرقام مدى جودة عمل أنظمتك. حتى التحسينات الصغيرة يمكن أن تحمي آلاف الدولارات سنويًا.
القاسم المشترك بين الركائز الأربع هو الأنظمة وليس الذاكرة. تعمل قوائم المراجعة البسيطة والخطوات الواضحة والتقارير الأساسية على تحويل الفوضى اليومية إلى روتين قابل للتكرار. بدلاً من إصلاح نفس المشكلات مرارًا وتكرارًا، يمكنك بناء طريقة عمل يمكن لفريقك بأكمله اتباعها.
التوظيف والجدولة
تبدأ العمليات القوية بفريق قوي. إذا كان لديك الأشخاص المناسبون في الأماكن المناسبة، فسيصبح كل شيء آخر أسهل. إذا كان التوظيف ضعيفًا، فلا يمكن لأي نظام أن ينقذ المناوبة بالكامل.
أولاً، كن واضحًا بشأن الأدوار. في الجزء الأمامي من المنزل (FOH)، قد يكون لديك مضيفون وخوادم وحافلات وصرافون وسقاة. في الجزء الخلفي من المنزل (BOH)، لديك طهاة خطون، وطهاة إعداديون، وغسالات أطباق، وربما قائد مطبخ. اكتب ما هو المسؤول عن كل دور. على سبيل المثال، من يتحقق من العمل الجانبي، ومن يتعامل مع الصور، ومن هو المسؤول عندما لا تكون في الموقع. تقلل الأدوار الواضحة من توجيه أصابع الاتهام والارتباك.
بعد ذلك، قم بمطابقة جدولك الزمني مع مبيعاتك، وليس التخمين. انظر إلى بيانات نقاط البيع أو سجلات المبيعات البسيطة لبضعة أسابيع. لاحظ الأيام والأوقات المزدحمة والأوقات البطيئة. قم بجدولة المزيد من الموظفين خلال ساعات الذروة وعدد أقل خلال الأوقات البطيئة. تجنب عادة «تحسبًا» لزيادة عدد الموظفين. يزيد الأشخاص الإضافيون على الأرض من تكلفة العمالة دون إضافة مبيعات.
استخدم قواعد جدولة بسيطة لحماية كل من الأعمال والموظفين. أمثلة -
- انشر الجدول في نفس الوقت من كل أسبوع.
- حدد أوقاتًا واضحة حتى يعرف الأشخاص متى قد يتم إرسالهم إلى المنزل.
- تجنب إعطاء أفضل موظفيك كل نوبة صعبة بينما يحصل الآخرون على التحولات السهلة.
التدريب المتبادل هو مساعدة كبيرة في إدارة العمليات. يمنحك الخادم الذي يمكنه أيضًا الاستضافة، أو الطاهي المباشر الذي يمكنه أيضًا التعامل مع الإعداد، مزيدًا من المرونة عندما يتصل شخص ما. كما يساعد التدريب المتبادل الموظفين على فهم كيفية تأثير عملهم على بقية الفريق.
أخيرًا، احتفظ بالسجلات الأساسية - من يتأخر غالبًا، ومن يتبادل نوبات العمل، ومن يتقدم أثناء الاندفاع. استخدم هذا لتحديد من تقوم بتدريبه، ومن تقوم بترقيته، ومن قد لا يكون مناسبًا على المدى الطويل. الفريق الثابت والموثوق هو القاعدة التي تدعم كل جزء آخر من عمليات مطعمك.
المخزون والشراء
يعد المخزون أحد أكبر التكاليف في المطعم، كما أنه أحد أسهل الأماكن لخسارة المال. مخزون قليل جدًا ولديك 86 عنصرًا في القائمة وتخيب آمال الضيوف. الكثير من المخزون ويمكنك التخلص من المنتج الفاسد أو ترك العناصر على الرف لأسابيع. تهدف إدارة العمليات الجيدة إلى «الاكتفاء».
ابدأ بمستويات متساوية. القيمة الاسمية هي الكمية المستهدفة لكل عنصر تريده في متناول اليد. على سبيل المثال، قد تقرر أنك بحاجة إلى 4 علب من الدجاج، و3 علب من البطاطس المقلية، وحالتين من الخس لتمضية أسبوع عادي. لتعيين الأجزاء، انظر إلى سجل المبيعات وعدد المرات التي تحصل فيها على عمليات التسليم. إذا كنت تتناول الدجاج مرتين في الأسبوع، فلن تحتاج إلى أسبوعين من الدجاج في المبرد.
استخدم دليل الطلب عند تقديم الطلبات. هذه قائمة بسيطة بالعناصر والبائعين وأحجام العبوات والمستويات الاسمية. في كل يوم من أيام الطلب، يمكنك التجول في مناطق التخزين مع الدليل، وحساب الكمية التي لديك، وترتيب الفرق بين ما لديك وما يناسبك. هذا يحافظ على اتساق الطلب، حتى إذا قام مدير مختلف بتقديم الطلب.
اجعل جرد المخزون عادة عادية، وليس شيئًا تفعله من حين لآخر. يعد العد الأسبوعي للعناصر الرئيسية (اللحوم والمأكولات البحرية ومنتجات الألبان والمواد عالية التكلفة) نقطة انطلاق جيدة. استخدم هذه الأعداد مع أرقام الشراء والمبيعات لتقدير تكلفة الطعام%. بمرور الوقت، يمكنك معرفة ما إذا كانت تكلفة طعامك ترتفع بسبب الهدر أو الإفراط في التقسيم أو السرقة.
انتبه لعلامات التحذير الشائعة- المبردات المحشوة، والتخزين الجاف المليء بالعناصر البطيئة الحركة، وأوامر «الطوارئ» المتكررة في اللحظة الأخيرة، والكثير من النفايات في سلة المهملات عند الإغلاق. كل هذه تشير إلى وجود فجوة في عملية المخزون الخاصة بك.
لا يعني المخزون الضيق والشراء جودة القطع. إنها تعني شراء المبلغ المناسب، في الوقت المناسب، واستخدام إجراءات روتينية واضحة حتى يتمكن أي شخص في فريقك من اتباع نفس العملية.
تنفيذ الخدمة وتجربة الضيف
لا يرى الضيوف جداولك أو فواتيرك أو عمليات جرد المخزون. إنهم يرون كيف يتم الترحيب بهم، ومدى سرعة حصولهم على طعامهم، وكيف يتم التعامل مع المشاكل. تنفيذ الخدمة هو كيفية تحويل معاييرك إلى نفس التجربة الجيدة، في كل مرة.
ابدأ بكتابة خطوات بسيطة للخدمة. على سبيل المثال، في مطعم متكامل الخدمات، يمكنك ضبط - الترحيب في غضون دقيقة واحدة، والمشروبات في 3 دقائق، والمقبلات في 8-10 دقائق، والدخول في 15-20 دقيقة، وإسقاط الشيك عندما ينتهي الضيف بنسبة 75٪ تقريبًا. في الخدمة المضادة أو الإعداد السريع غير الرسمي، يمكنك التركيز على دقة الطلب، والسرعة من الدفع إلى الاستلام، وتنظيف الطاولات. اكتب هذه الخطوات وراجعها مع الفريق.
بعد ذلك، انظر إلى تدفق التذاكر أو الطاولات. في المطبخ، يجب أن تتحرك التذاكر بترتيب منطقي، ولا تتراكم في إحدى المحطات بينما تكون المحطة الأخرى خاملة. يمكن للأدوات البسيطة مثل المعرض (شخص واحد يتصل ويفحص اللوحات)، ومخططات المحطات الواضحة، والإعداد المناسب أن تقلل أوقات التذاكر وتقلل من الأخطاء.
استخدم اجتماعات ما قبل المناوبة للحفاظ على توافق الجميع. في غضون 5-10 دقائق، قم بتغطية- المبيعات المتوقعة والحفلات الكبيرة وقائمة 86 وأي عروض ترويجية أو تغييرات. تساعد هذه العادة السريعة الموظفين على الشعور بالاستعداد وتقليل المفاجآت في منتصف المناوبة.
تجربة الضيف تتعلق أيضًا بالنظافة والجو. يجب أن تظل الطاولات والمراحيض والمدخل ومناطق المطبخ المرئية نظيفة. تؤثر الروائح ومستوى الضوضاء والإضاءة على شعور الضيوف بزيارتهم. اجعل هذه العناصر جزءًا من قوائم المراجعة الخاصة بك، وليس فقط «إذا كان لدينا الوقت».
انتبه إلى ملاحظات الضيوف. تتبع الشكاوى الشائعة - فترات الانتظار الطويلة أو الطعام البارد أو الطلبات الخاطئة أو الخدمة غير الودية. حتى لو قال عدد قليل من الناس شيئًا ما، فعادةً ما يكون هناك المزيد ممن يلتزمون الصمت. استخدم هذه الملاحظات في اجتماعات المدير لتحديد ما يجب إصلاحه أولاً.
عندما تكون معايير الخدمة واضحة ومدربة ومدققة، ستحصل على عدد أقل من المفاجآت والمزيد من الضيوف المتكررين. تنفيذ الخدمة الجيدة لا يتعلق بالكمال. يتعلق الأمر بوجود طريقة بسيطة ومتسقة يتعامل بها فريقك مع كل نوبة.
إنشاء قوائم مرجعية يومية متعددة وتنفيذها وتنفيذها
قم بتبسيط عملياتك باستخدام Altametrics
أساسيات التحكم في التكاليف
إذا لم تتعقب تكاليفك، فقد تختفي الأرباح حتى عندما تبدو المبيعات جيدة. التحكم في التكاليف لا يتعلق بتقليص النفقات. يتعلق الأمر بمعرفة أين تذهب أموالك وإصلاح المشكلات الصغيرة قبل أن تصبح كبيرة.
الأرقام الثلاثة الرئيسية التي يجب مراقبتها هي نسبة تكلفة الغذاء ونسبة العمالة والتكلفة الأولية.
توضح نسبة تكلفة الطعام المبلغ الذي تنفقه على الطعام مقارنة بمبيعات المواد الغذائية التي تجلبها. الإصدار البسيط هو -
تكلفة الغذاء٪ = (مشتريات الطعام/مبيعات المواد الغذائية) × 100
إذا اشتريت 8,000 دولار من الطعام وقمت ببيع 25,000 دولار من الطعام، فإن نسبة تكلفة طعامك هي (800/25000) × 100 = 32٪. تساعدك مشاهدة هذا الرقم أسبوعيًا على اكتشاف مشكلات مثل الهدر أو الإفراط في التقسيم أو ارتفاع الأسعار.
نسبة العمالة هي إجمالي تكلفة العمالة (الأجور والضرائب وأحيانًا الفوائد) مقسومًا على إجمالي المبيعات -
نسبة العمالة = (إجمالي تكلفة العملة/إجمالي المبيعات) × 100
إذا دفعت 7000 دولار من العمالة وكانت مبيعاتك 25000 دولار، فإن نسبة العمالة هي (700/25000) × 100 = 28٪. قد تعني نسبة العمالة المرتفعة زيادة عدد الموظفين أو سوء الجدولة أو انخفاض المبيعات خلال نوبات معينة.
التكلفة الأولية هي تكلفة الغذاء بالإضافة إلى تكلفة العمالة. تهدف العديد من المطاعم إلى الحفاظ على التكلفة الأولية في نطاق محدد (على سبيل المثال، 55-65٪ من المبيعات، اعتمادًا على المفهوم والمنطقة). عندما يتم التحكم في التكلفة الأولية، يكون من الأسهل دفع الإيجار والمرافق والنفقات الأخرى.
لإدارة هذه الأرقام، لا تحتاج إلى أدوات خيالية. ابدأ بـ -
- مراجعة مشتريات الأغذية والمبيعات مرة واحدة في الأسبوع.
- التحقق من تقارير العمل حسب اليوم وعن طريق المناوبة.
- مقارنة كل أسبوع بآخر أسبوع.
عندما ترى ارتفاعًا حادًا، اسأل «ما الذي تغير؟» هل تغير مزيج قائمة الطعام، هل رفع المورد الأسعار، هل زاد عدد الموظفين لديك، أو كانت المبيعات أقل من المعتاد؟ يمكن أن تؤدي التعديلات الصغيرة والثابتة في الإعداد والتقسيم والجدولة إلى حماية هوامشك من البداية
قائمة التحقق من تكنولوجيا المطاعم
يجب أن تجعل التكنولوجيا يومك أسهل وليس أصعب. يمكن أن يمنحك الإعداد البسيط تحكمًا أفضل في المبيعات والعمالة والمخزون دون إضافة عمل إضافي. فكر في أدواتك كجزء من خطة العمليات الخاصة بك، تمامًا مثل قوائم المراجعة والجداول.
فيما يلي قائمة مرجعية للتكنولوجيا الأساسية لأصحاب المطاعم لأول مرة -
1. نظام POS مع التقارير
- يتتبع المبيعات حسب الساعة والصنف والفئة.
- يعرض الخصومات والفراغات والتراخيص.
- تصدير البيانات حتى تتمكن من مراجعة الغذاء والعمالة والتكلفة الأولية كل أسبوع.
2. ساعة الوقت وأداة الجدولة
- تتيح للموظفين تسجيل الدخول والخروج بدقة.
- يعرض تكلفة العمالة في الوقت الفعلي كنسبة مئوية من المبيعات.
- يساعدك على تخطيط الجداول الزمنية بناءً على المبيعات المتوقعة وليس التخمين.
3. أداة الجرد والشراء
- تقوم بتخزين الوصفات وتكاليف المكونات.
- يتتبع المخزون الفعلي والنفايات والتكلفة النظرية مقابل تكلفة الغذاء الفعلية.
- يساعدك على تعيين الأجزاء وإنشاء أدلة الطلبات لكل بائع.
4. التقارير الأساسية أو لوحة المعلومات
- تسحب الأرقام الرئيسية في عرض واحد- المبيعات اليومية، ونسبة العمالة، ونسبة تكلفة الطعام، والتكلفة الأولية.
- يساعدك على مقارنة هذا الأسبوع بالأسبوع الماضي واكتشاف المشاكل مبكرًا.
5. إدارة المهام وقائمة المراجعة
- قوائم المراجعة الرقمية للفتح والإغلاق والتنظيف.
- طريقة بسيطة لتعيين المهام والتأكد من اكتمالها.
عندما تتحدث أنظمتك مع بعضها البعض، فإنك تقضي وقتًا أقل في إدخال الأرقام مرتين ووقتًا أطول في قيادة فريقك.
ضع عملياتك على منصة واحدة باستخدام Altametrics
إذا كنت تريد هذه الأدوات في مكان واحد بدلاً من التوفيق بين التطبيقات وجداول البيانات المنفصلة، فيمكن أن تساعدك منصات مثل Altametrics. يربط Altametrics الجدولة والساعات الزمنية والمخزون وإعداد التقارير حتى تتمكن من رؤية المبيعات والعمالة وتكلفة الطعام في عرض واحد. هذا يجعل من السهل بناء هذا النوع من روتين إدارة العمليات البسيط والمتكرر الذي يحافظ على استقرار مطعمك ومربحًا من اليوم الأول.
خطة عمل لإدارة العمليات لمدة 30 يومًا
لا يجب أن يحدث تحسين العمليات دفعة واحدة. تساعدك الخطة البسيطة لمدة 30 يومًا على تحقيق تقدم مطرد دون إرباك نفسك أو فريقك. استخدم هذا كنقطة بداية وقم بالتعديل بناءً على مفهومك وجدولك الزمني.
الأسبوع 1. توضيح الأدوار والإجراءات الروتينية
- اكتب كل دور في مطعمك (المضيف، الخادم، الطاهي المباشر، غسالة الصحون، المشرف، المدير).
- ضع قائمة من 5 إلى 10 مهام رئيسية لكل دور حتى يعرف الجميع كيف يبدو جيدًا.
- إنشاء قوائم مرجعية يومية بسيطة للفتح وتغيير المناوبة والإغلاق.
- ابدأ اجتماعًا قصيرًا قبل المناوبة مرة واحدة يوميًا لمراجعة أهداف المبيعات وعناصر 86 وأي تغييرات.
الأسبوع 2. ابدأ بتتبع الأرقام الأساسية
- اسحب المبيعات اليومية من نقاط البيع الخاصة بك وسجلها في جدول بيانات بسيط أو لوحة معلومات.
- تتبع ساعات العمل وتقدير نسبة العمالة مرتين على الأقل في الأسبوع.
- لاحظ ساعاتك الأكثر ازدحامًا وأبطأها كل يوم.
- اضبط الجداول قليلاً بناءً على ما تراه، وأضف المساعدة في الأماكن التي تتعرض فيها للانتقاد، وقم بالقطع حيث تكون بطيئة باستمرار.
الأسبوع 3. تشديد المخزون والنفايات
- حدد أجزاء للبروتينات الرئيسية والمنتجات والمواد عالية التكلفة.
- قم ببناء دليل الطلب الخاص بك أو تحديثه حتى يتمكن أي مدير من تقديم طلب ثابت.
- قم بإجراء إحصاء أسبوعي مركّز للعناصر الرئيسية ومقارنتها بالمشتريات والمبيعات.
- ابدأ سجل النفايات الأساسي. ما تم التخلص منه ولماذا والتكلفة المقدرة.
الأسبوع 4. تحسين معايير الخدمة والمراجعات
- اكتب أو قم بتحديث خطوات الخدمة الخاصة بك لنوع المطعم الخاص بك.
- قم بالسير في مسار الضيف (الباب، المضيف، الطاولة، الحمام، المخرج) وقم بإدراج الإصلاحات الصغيرة للنظافة أو التدفق.
- راجع ملاحظات الضيوف الأخيرة واختر مشكلة أو مشكلتين لإصلاحها أولاً (الخدمة البطيئة، أخطاء الطلب، الطعام البارد، إلخ).
- حدد وقت «مراجعة العمليات» الأسبوعي للنظر في المبيعات ونسبة العمالة وإشارات تكلفة الطعام وملاحظات الضيوف.
بحلول نهاية 30 يومًا، لن تكون لديك عملية مثالية، ولكن سيكون لديك هيكل. ستعرف أرقامك الرئيسية، وستكون لديك أدوار أكثر وضوحًا، وستعمل على أنظمة بسيطة بدلاً من التخمين اليومي. من هناك، تستمر في التحسن خطوة صغيرة واحدة في كل مرة.