ما الذي يسبب عدم كفاءة سلسلة التوريد في المطاعم؟
غالبًا ما تحدث أوجه القصور في سلسلة التوريد في المطاعم بسبب سوء إدارة المخزون، والتنبؤ غير الدقيق بالطلب، والتواصل غير المتسق مع الموردين، والإفراط في الطلب، ونقص البيانات في الوقت الفعلي. تؤدي هذه المشكلات إلى هدر الطعام ونفاد المخزون وارتفاع التكاليف والاضطرابات التشغيلية التي تؤثر على الأداء العام.
كيفية تبسيط سلسلة التوريد الخاصة بالمطاعم
نظرة عامة
تأتي إدارة المطعم مع الكثير من الأجزاء المتحركة، وأحد أكبرها هو سلسلة التوريد الخاصة بك - الطريقة التي تصل بها المواد الغذائية والإمدادات من البائعين إلى مطبخك. عندما لا يعمل هذا النظام بسلاسة، فقد يؤدي ذلك إلى ارتفاع التكاليف وإهدار الطعام والعملاء غير السعداء. على سبيل المثال، إذا وصلت طلباتك متأخرة، أو كانت هناك عناصر مفقودة، أو تفسد قبل أن تتمكن من استخدامها، فإنك تخسر المال والوقت في محاولة إصلاح المشكلة.
وفقًا لتقديرات الحكومة، تتخلص المطاعم الأمريكية من مليارات الجنيهات من الطعام كل عام. يحدث جزء كبير من هذا الهدر بسبب سوء التخطيط أو الطلب الزائد أو عدم تتبع ما هو موجود بالفعل في المخزون. الخبر السار هو أن التغييرات الصغيرة يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. لا تحتاج إلى تغيير طريقة تشغيل مطعمك تمامًا. فقط من خلال مراقبة المخزون الخاص بك عن كثب، والتخطيط لطلباتك بشكل أفضل، والتحدث بشكل أكثر وضوحًا مع مورديك، يمكنك تجنب العديد من هذه المشكلات الشائعة.
تحليل سلسلة التوريد الحالية
قبل أن تتمكن من إجراء التحسينات، تحتاج إلى فهم كيفية عمل سلسلة التوريد الخاصة بك الآن. وهذا يعني النظر عن كثب في كيفية طلب المكونات واللوازم الخاصة بك واستلامها وتخزينها واستخدامها. قد يبدو الأمر وكأنه عمل إضافي في البداية، ولكنه سيساعدك على اكتشاف المشكلات التي تكلفك المال.
ابدأ بتتبع ما تطلبه ومقدار ما يضيع منه. هل تفرط في طلب مكونات معينة؟ هل تتلف بعض العناصر قبل استخدامها؟ احتفظ بسجل بسيط لما ترميه كل يوم ولماذا - يمكن أن يُظهر ذلك بسرعة الأنماط التي تحتاج إلى الاهتمام.
بعد ذلك، انظر إلى جدول التسليم الخاص بك. هل تصل عمليات التسليم في الوقت المحدد؟ هل تتطابق مع ما طلبته؟ يمكن أن تؤدي عمليات التسليم المتأخرة أو غير الدقيقة إلى التخلص من إيقاع مطبخك وتؤدي إلى الهدر. قم بتدوين ملاحظات حول الموردين الموثوق بهم والذين غالبًا ما يتسببون في حدوث مشكلات.
من المهم أيضًا التحقق من إجراءات التخزين والمخزون. هل تقوم بتدوير المخزون بشكل صحيح (أول من يدخل، يخرج أولاً)؟ هل تعرف مقدار كل عنصر لديك في متناول اليد في أي وقت؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فمن السهل الإفراط في تخزين المكونات الرئيسية أو نفادها.
للمساعدة في هذه العملية، اختر بعض الأرقام البسيطة لتتبعها بانتظام. يمكن أن يشمل ذلك النسبة المئوية لتكلفة الطعام، أو الهدر الأسبوعي بالدولار أو الجنيه، أو عدد المرات التي نفد فيها عنصر مهم. لا تحتاج إلى برامج معقدة - فقط دفتر ملاحظات أو جدول بيانات يمكن أن يعمل بشكل جيد.
توحيد عمليات الطلب والمخزون
يعد إنشاء أنظمة متسقة للطلب والمخزون أحد أسهل الطرق لتقليل النفايات وتجنب النقص في مطعمك. إليك كيفية القيام بذلك خطوة بخطوة -
1. تعد مستويات Set
Clear Par Levels Par هي الحد الأدنى من الكميات لكل عنصر تحتاجه في متناول اليد للعمل بسلاسة. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم 10 رطل من الدجاج أسبوعيًا، فقد يتم تعيين المستوى المطلوب عند هذا المقدار. عندما ينخفض المخزون إلى ما دون هذا المستوى، فقد حان الوقت لإعادة الترتيب. اضبط المستويات الاسمية بشكل موسمي أو حسب تغير قائمتك.
2. استخدم جدول الترتيب المتسق
اختر الأيام العادية للتحقق من المخزون وتقديم الطلبات. يساعد اتباع روتين على تجنب القرارات المتسرعة والأشياء المفقودة. قم بتعيين نفس عضو الفريق للتعامل مع الطلب حتى يصبح أمرًا طبيعيًا. هذا أيضًا يجعل مشكلات التتبع أسهل إذا حدث خطأ ما.
3. تحقق من جميع عمليات التسليم بعناية
عند وصول الإمدادات، قارن ما تلقيته بما طلبته. ابحث عن العناصر المفقودة أو الكميات غير الصحيحة أو البضائع التالفة. إذا كانت هناك مشكلة، فقم بتسجيلها ومتابعتها مع المورد الخاص بك. يؤدي القيام بذلك بانتظام إلى الحفاظ على نظافة سجلاتك وعمل مطبخك بسلاسة.
4. تدريب الموظفين على أساسيات المخزون
تأكد من أن فريقك يفهم كيفية تصنيف العناصر وتخزينها بشكل صحيح. استخدم طريقة الدخول أولاً والخروج الأول (FIFO) - استخدم الأسهم القديمة قبل المخزون الجديد. تساعد الملصقات المؤرخة بوضوح وأرفف التخزين المنظمة على تجنب الهدر وإجراء عمليات فحص المخزون بشكل أسرع.
5. اجعل الأمر بسيطًا وقابلًا للتكرار
سواء كنت تستخدم جدول بيانات أو حافظة أو تطبيقًا، التزم بنظام يسهل على الجميع متابعته. الاتساق أكثر أهمية من التعقيد.
يمكن أن يؤدي توحيد هذه الخطوات الأساسية إلى تقليل النفايات وانخفاض التكاليف وتقليل المفاجآت أثناء الخدمة.
توقع الطلب بشكل أكثر دقة
أحد أكبر أسباب زيادة طلب المطاعم - أو نفاد المكونات الرئيسية - هو ضعف التنبؤ بالطلب. إذا لم تكن لديك فكرة واضحة عن كمية الطعام التي ستحتاجها بالفعل، فمن المرجح أن تخمن بشكل خاطئ، مما يؤدي إلى الهدر أو فقدان المبيعات أو الطلبات العاجلة في اللحظة الأخيرة.
الخبر السار هو أن لديك بالفعل الأدوات للتنبؤ بشكل أفضل. ابدأ بالاطلاع على بيانات المبيعات السابقة. من المحتمل أن يتتبع نظام نقاط البيع (POS) عدد الوجبات التي تبيعها كل يوم أو أسبوع أو شهر. استخدم هذه المعلومات لتحديد الأنماط. هل أيام الجمعة أكثر ازدحامًا باستمرار؟ هل تبيع بعض الأطباق أثناء الغداء أكثر من العشاء؟ تساعدك هذه الاتجاهات على التخطيط بذكاء.
بعد ذلك، ضع في اعتبارك التغييرات الموسمية والمناسبات الخاصة. قد يؤدي الطقس الأكثر دفئًا إلى زيادة حركة المرور في الفناء. يمكن أن تجلب العطلات أو المهرجانات المحلية اندفاعًا من الضيوف - أو تباطؤًا إذا كان الناس خارج المدينة. قم بإنشاء تقويم بسيط لتدوين الأحداث وتعديل طلباتك وفقًا لذلك.
يمكنك أيضًا إشراك فريقك. اطلب من الخوادم وموظفي المطبخ مشاركة العناصر التي يبدو أنها تنفد أو تضيع. غالبًا ما يلاحظون الأشياء التي يتجاهلها المديرون.
فيما يلي بعض الخطوات العملية لتحسين التنبؤ
1. راجع المبيعات من نفس الأسبوع من العام الماضي. استخدمه كخط أساس.
2. تتبع المكونات الأكثر استخدامًا. شاهد مدى سرعة تحركهم كل أسبوع.
3. احتفظ بسجل للعناصر الضائعة. هذا يساعد على ضبط الطلبات المستقبلية.
4. يمكنك التعديل استنادًا إلى الطقس والعطلات والأحداث المحلية. حتى التغييرات الصغيرة في حركة المرور يمكن أن تؤثر على احتياجات المكونات.
لا يجب أن يكون التنبؤ الدقيق معقدًا. لا يتطلب الأمر سوى الاهتمام المنتظم وبعض الأدوات البسيطة. عندما تتحسن في التنبؤ بما تحتاجه، ستقلل من الهدر وتوفر المال وتحافظ على مطبخك مستعدًا بشكل أفضل لأي شيء يجلبه الأسبوع.
تعزيز التواصل مع الموردين والأداء
التواصل الجيد مع مورديك لا يقل أهمية عن كيفية إدارة مطبخك. إذا كانت عمليات التسليم متأخرة أو مفقودة أو غير متسقة في الجودة، فهذا يؤثر على العملية بأكملها. يساعد تعزيز علاقتك مع الموردين على منع هذه المشاكل ويضمن حصولك على أفضل قيمة مقابل أموالك.
ابدأ بالوضوح والاتساق في كيفية تقديم الطلبات. أرسل الطلبات في نفس اليوم من كل أسبوع واستخدم نفس التنسيق في كل مرة - وهذا يقلل من الارتباك والأخطاء. إذا كان المورد الخاص بك يعرف ما يمكن توقعه، فمن المرجح أن يقوم بالتوصيل بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
بعد ذلك، قم بتتبع الأداء بانتظام. احتفظ بسجل بسيط لعمليات التسليم المتأخرة أو العناصر المفقودة أو البضائع التالفة أو تغيرات الأسعار. يساعدك هذا في تحديد الأنماط ومعرفة الموردين الموثوق بهم - والذين قد يكلفك الوقت والمال. شارك هذه التعليقات معهم بطريقة محترمة ومهنية. يرغب معظم الموردين في الحفاظ على نشاطك التجاري وسيعملون معك لإصلاح المشكلات.
أيضًا، لا تخف من طرح الأسئلة. هل يمكنهم اقتراح منتجات أكثر فعالية من حيث التكلفة؟ هل هناك صفقات موسمية أو جداول توصيل أفضل يمكن أن تفيد مطعمك؟ غالبًا ما تؤدي المحادثات المفتوحة ثنائية الاتجاه إلى أسعار أفضل أو خدمة محسنة.
فيما يلي بعض الخطوات لتحسين التواصل مع الموردين
1. استخدم أوامر واضحة ومكتوبة لتجنب سوء الفهم.
2. تحقق من عمليات التسليم بعناية وأبلغ عن المشكلات بسرعة.
3. قم ببناء علاقة عمل مع ممثلك - لا تتحدث فقط عندما تكون هناك مشكلة.
4. مراجعة العقود أو الاتفاقيات مرة واحدة على الأقل في السنة. تأكد من أن الأسعار والشروط لا تزال تلبي احتياجاتك.
5. احصل على مورد احتياطي للعناصر الرئيسية في حالة مواجهة البائع الرئيسي لمشاكل.
يساعد التواصل القوي مع الموردين على تقليل الأخطاء والتحكم في التكاليف والحفاظ على ثبات سلسلة التوريد الخاصة بك - حتى عندما تكون الأمور مشغولة.
دمج عمليات التسليم والتفاوض على شروط أفضل
قد تبدو عمليات التسليم الصغيرة المتعددة على مدار الأسبوع مريحة، ولكنها غالبًا ما تزيد من التكاليف وتخلق المزيد من فرص الأخطاء. بدلاً من ذلك، يمكن أن يؤدي دمج عمليات التسليم الخاصة بك - الحصول على المزيد من العناصر في عدد أقل من الشحنات - إلى تبسيط سلسلة التوريد الخاصة بك وتقليل رسوم التوصيل ومساعدة مطبخك على العمل بسلاسة أكبر.
ابدأ بمراجعة جدول التسليم الحالي. كم عدد الموردين المختلفين الذين تستخدمهم؟ كم مرة تصل المنتجات؟ هل تتلقى شحنات صغيرة عدة مرات في الأسبوع من نفس البائع؟ إذا كان الأمر كذلك، ففكر في تعديل طلباتك بحيث تتلقى شحنات أكبر مرة أو مرتين في الأسبوع بدلاً من ذلك. وهذا يقلل من الانقطاعات ويحد من المعالجة ويمنح فريقك مزيدًا من الوقت للتركيز على الإعداد والخدمة.
يمنحك الدمج أيضًا المزيد من قوة المساومة. قد يكون الموردون أكثر استعدادًا لتقديم خصومات أو شروط أفضل إذا طلبت بكميات أكبر أو سلعًا مجمعة من نفس الموزع. اسأل عما إذا كان بإمكانهم الجمع بين المنتجات أو العلامات التجارية في شحنة واحدة لتوفير الوقت والمال.
فيما يلي بعض النصائح العملية للتوحيد والتفاوض
1. قم بتجميع العناصر حسب المورد لمعرفة أين يمكنك دمج الطلبات.
2. تتبع تكاليف التسليم - قد تدفع أكثر مما تدرك مقابل عمليات الإنزال المتكررة.
3. تحدث إلى مورديك حول خصومات الحجم أو حدود التوصيل المجاني.
4. تفاوض على شروط مثل خصومات الدفع المبكر أو فترات الدفع الأطول أو التسعير المقفل للعناصر الرئيسية.
5. راجع الحد الأدنى لطلبك وتأكد من أنك لا تطلب أكثر من اللازم لمجرد تلبية متطلبات التسليم. في
حين أنه من المهم عدم الإفراط في الطلب، فإن الجمع بين عمليات التسليم والتفاوض على الشروط الذكية يمكن أن يوفر المئات - أو حتى الآلاف - كل شهر. كما أنها تبني سلسلة توريد أكثر قابلية للتنبؤ وأقل إرهاقًا، مما يفيد فريقك وأرباحك النهائية.
استفد من التكنولوجيا للحصول على رؤية في الوقت الفعلي
في بيئة المطاعم اليوم، يمكن أن يؤدي الاعتماد على السجلات الورقية أو الذاكرة لإدارة سلسلة التوريد الخاصة بك إلى أخطاء مكلفة. يمكن للتكنولوجيا أن تحدث فرقًا كبيرًا من خلال منحك رؤية في الوقت الفعلي للمخزون والطلبات وأداء البائع - مما يساعدك على اتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة.
ابدأ بأدوات تتبع المخزون. تقدم العديد من منصات المطاعم الآن أنظمة المخزون الرقمي التي يتم تحديثها تلقائيًا عند استلام العناصر أو استخدامها أو إهدارها. يساعدك هذا على معرفة ما لديك بالضبط في أي لحظة، حتى لا تقوم بالتخمين أو الإفراط في الطلب. حتى التطبيقات البسيطة أو جداول البيانات يمكن أن تساعد، طالما يتم تحديثها بانتظام ويسهل على فريقك استخدامها.
بعد ذلك، ضع في اعتبارك الأدوات التي تساعد في إدارة الطلبات والموردين. يمكن لهذه الأنظمة تخزين طلباتك السابقة وتتبع تغييرات الأسعار والإبلاغ عن التناقضات وتسهيل إعادة ترتيب العناصر ببضع نقرات. حتى أن بعض المنصات تتصل مباشرة بمورديك، مما يقلل من فرصة الأخطاء والتأخيرات.
إليك كيفية البدء باستخدام التكنولوجيا
1. اختر أدوات سهلة الاستخدام يمكن لفريقك تعلمها واستخدامها بسهولة كل يوم.
2. تتبع نقاط البيانات الرئيسية مثل مستويات المخزون وتواريخ الطلبات وأوقات التسليم ومخلفات الطعام.
3. استخدم التنبيهات أو التذكيرات لمساعدتك في إعادة الترتيب قبل انخفاض المخزون.
4. راجع التقارير أسبوعيًا أو شهريًا لتحديد الاتجاهات وإجراء التحسينات.
5. قم بدمج الأدوات مع نظام POS الخاص بك إن أمكن من أجل التنبؤ والتخطيط بشكل أفضل.
الهدف ليس المبالغة في تعقيد العملية - بل جعلها أسهل وأكثر موثوقية. مع وجود الأدوات المناسبة، ستقضي وقتًا أقل في القلق بشأن ما يوجد في ثلاجتك والمزيد من الوقت في التركيز على ضيوفك. مع مرور الوقت، يمكن أن يؤدي استخدام التكنولوجيا إلى توفير المال وتقليل النفايات والحفاظ على مطبخك في المقدمة.
راقب فريقك وضبطه وأشركه
إن تبسيط سلسلة التوريد في مطعمك ليس شيئًا تفعله مرة واحدة - إنها عملية مستمرة تتطلب الاهتمام المنتظم والعمل الجماعي. حتى أفضل الأنظمة تحتاج إلى المراجعة والتعديل لمواكبة التغييرات في قائمتك أو طلب العملاء أو أداء المورد.
ابدأ بتخصيص وقت كل أسبوع أو شهر لمراجعة الأرقام الرئيسية مثل نسبة تكلفة الطعام ودوران المخزون ومستويات النفايات. يمكن أن تساعدك هذه المؤشرات في تحديد الاتجاهات أو المجالات التي قد تتدهور فيها الأمور. ربما يتم الإفراط في استخدام عنصر معين، أو يستمر التسليم في الوصول متأخرًا. من خلال اكتشاف هذه المشكلات مبكرًا، يمكنك إصلاحها قبل أن تتحول إلى مشكلات أكبر.
من المهم أيضًا إشراك فريقك. يلعب موظفو المطبخ والخوادم والمديرون جميعًا دورًا في الحفاظ على تشغيل سلسلة التوريد بسلاسة. درّب فريقك على اتباع ممارسات الاستلام والتخزين المتسقة، والإبلاغ عن المشكلات المتعلقة بالمكونات، والتزم بالوصفات وأحجام الحصص. شجع التواصل المفتوح حتى يشعر الجميع بالمسؤولية عن تقليل النفايات والحفاظ على انخفاض التكاليف.
إليك كيفية الحفاظ على سير الأمور بسلاسة
1. قم بجدولة عمليات تسجيل الوصول المنتظمة لمراجعة أداء سلسلة التوريد.
2. شجع ملاحظات الموظفين حول المخزون والنفايات وجودة البائع.
3. اضبط الأنظمة مع نمو نشاطك التجاري أو تغييره.
4. احتفل بالتحسينات وأشرك الفريق في حل المشكلات.
5. الحفاظ على كفاءة سلسلة التوريد الخاصة بك هو جهد جماعي. ومع وجود الأدوات المناسبة، أصبح من السهل البقاء على اطلاع بكل شيء.
هل أنت مستعد للسيطرة على سلسلة التوريد الخاصة بك؟
إذا كنت تبحث عن طريقة أفضل لإدارة المخزون والطلبات والقوى العاملة في مكان واحد، تحقق من Altametrics. تقدم Altametrics منصة شاملة مصممة خصيصًا للمطاعم، مما يساعدك على تبسيط العمليات وخفض التكاليف واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً - كل ذلك مع رؤى في الوقت الفعلي في متناول يدك. استكشف Altametrics اليوم بالنقر فوق «طلب عرض توضيحي» أدناه.