ما الأدوات التقنية التي تساعد على تبسيط سير عمل طلبات المطاعم؟
تساعد أنظمة الطلب الرقمية وشاشات عرض المطبخ وأدوات تتبع الطلبات الآلية على تبسيط سير العمل وتقليل سوء الفهم اليدوي.
كيفية تحسين تنفيذ الطلبات في مطعمك
أهمية تنفيذ الطلبات
تنفيذ الطلب يعني الحصول على الطعام المناسب للعميل المناسب، في أسرع وقت ممكن وبدقة. سواء كان شخص ما يأكل في مطعمك، أو يستلم طلبًا للوجبات السريعة، أو يحصل على خدمة التوصيل، فإنه يتوقع أن تكون وجبته صحيحة وفي الوقت المحدد. إذا كانت هناك تأخيرات أو أخطاء، فقد لا يعود العملاء - وفي السوق التنافسي اليوم، هذه مخاطرة لا يمكنك تحملها.
وفقًا لمسح صناعي حديث، يقول أكثر من 60٪ من عملاء المطاعم أنهم لن يعودوا بعد طلب خاطئ أو مؤجل. هذا هو السبب في أهمية وجود عملية تنفيذ سلسة. إنه يؤثر على كل شيء بدءًا من مراجعات العملاء وحتى كيفية عمل فريقك في الأوقات المزدحمة.
تعاني العديد من المطاعم من مشاكل الطلب بسبب الخطوات غير الواضحة أو ضعف التواصل أو عدم التنظيم بين الجزء الأمامي والخلفي من المنزل. الخبر السار هو أنه يمكن إصلاح هذه المشاكل. من خلال إلقاء نظرة فاحصة على كيفية انتقال الطلبات عبر مطعمك وإجراء بعض التغييرات الذكية، يمكنك تقليل الأخطاء وخدمة العملاء بشكل أسرع.
حدد سير عمل الإنجاز الحالي
قبل أن تتمكن من تحسين عملية طلبك، تحتاج إلى فهم كيفية عملها اليوم. خذ خطوة إلى الوراء وانظر إلى كل جزء من عملية تنفيذ طلبك من اللحظة التي يقدم فيها العميل طلبًا إلى وقت وصول الطعام إلى مائدته أو استلامه أو خروجه للتسليم.
ابدأ بالاطلاع على بعض الطلبات الحقيقية خلال أوقات مختلفة من اليوم. شاهد كيف يأخذ فريقك الطلب ويمرره إلى المطبخ ويقوم بإعداد الطعام وتجهيزه للتسليم. انتبه إلى الأماكن التي تتباطأ فيها الأمور أو تختلط. غالبًا ما تؤدي هذه اللحظات إلى تأخيرات أو أخطاء.
قسّم العملية إلى خطوات بسيطة
1. إدخال الطلب - كيف يتم تلقي الطلبات (POS، عبر الإنترنت، الهاتف)؟
2. توجيه التذاكر - كيف تصل هذه الطلبات إلى المطبخ؟
3. التحضير - هل هناك أي ارتباك حول العناصر أو الطلبات الخاصة؟
4. التعبئة أو الطلاء - هل كل شيء مكتمل وتم فحصه وتسميته؟
5. Handoff - كيف يصل الطعام إلى الخادم أو الضيف أو السائق؟
في العديد من المطاعم، تكون عملية التسليم هي المكان الذي تحدث فيه المشكلات في أغلب الأحيان - حيث يتم تفويت العناصر أو برودة الطعام أو إرسال طلب خاطئ.
لمساعدتك في الحصول على صورة واضحة، ارسم مخططًا انسيابيًا بسيطًا أو ضع قائمة بكل خطوة. اسأل فريقك أين يعتقدون أن الأمور يمكن أن تكون أكثر سلاسة - فهم غالبًا يعرفون نقاط المشكلة أفضل من أي شخص آخر. قد ترغب أيضًا في تتبع بعض نماذج الطلبات والوقت في كل مرحلة لمعرفة المدة التي تستغرقها في المتوسط.
من خلال تخطيط العملية الحالية، سترى أين يلزم إجراء التغييرات وما الذي يعمل جيدًا بالفعل. يمنحك هذا نقطة انطلاق قوية لإجراء تحسينات دون التخمين أو إصلاح كل شيء دفعة واحدة.
توحيد العمليات عبر قنوات الطلب
إحدى المشكلات الشائعة في المطاعم هي أن الطلبات تأتي من أماكن مختلفة، ولكن لا يتم التعامل معها بنفس الطريقة. قد تتلقى طلبات من الأشخاص الذين يتناولون الطعام في المطعم أو يتصلون عبر الهاتف أو يستخدمون موقع الويب الخاص بك أو من خلال تطبيقات التوصيل. إذا اتبع فريقك خطوات مختلفة لكل نوع، فمن المرجح أن تحدث الأخطاء والتأخيرات.
لإصلاح ذلك، ابدأ بإنشاء عملية واحدة واضحة لكيفية التعامل مع جميع الطلبات - بغض النظر عن مصدرها. الهدف هو التأكد من أن موظفيك يعرفون دائمًا ما يجب القيام به بعد ذلك. على سبيل المثال، يجب أن يتبع كل طلب نفس الخطوات - أدخله في النظام، وأرسله إلى المطبخ، وتحقق منه جيدًا، ثم أعده للتسليم.
فيما يلي بعض الطرق للتوحيد
- استخدم نفس تخطيط التذاكر لكل نوع من الطلبات، سواء كان ذلك لغرفة الطعام أو التسليم. هذا يجعل من السهل على موظفي المطبخ القراءة والمتابعة.
- إنشاء قائمة مرجعية للتغليف. سواء كان الأمر يتعلق بالطلب السريع أو التسليم، يجب على فريقك التحقق من العناصر، وتضمين الأدوات إذا لزم الأمر، وتسمية الحقيبة باسم العميل.
- وضع قواعد واضحة لوضع العلامات. على سبيل المثال، يتم وضع جميع الصلصات في حاوية صغيرة وتوضع في كيس منفصل لتجنب الانسكابات. تساعد هذه القواعد الصغيرة في تقليل الارتباك.
- حافظ على تنظيم مناطق الالتقاط. خصص مكانًا لتناول الطعام بالخارج وآخر لسائقي التوصيل وآخر لخدمة تناول الطعام داخل المنزل. بهذه الطريقة، يعرف الجميع إلى أين يذهبون.
التدريب هو المفتاح أيضًا. تأكد من أن الجميع - من الموظفين الجدد إلى الطهاة ذوي الخبرة - يفهمون العملية ويتبعونها بنفس الطريقة في كل مرة. عندما يعرف الموظفون بالضبط ما يجب عليهم فعله، يمكنهم العمل بشكل أسرع وبأخطاء أقل.
تؤدي العملية المتسقة إلى تقديم خدمة أكثر سلاسة ونتائج أفضل. إنه يوفر الوقت ويقلل التوتر ويتأكد من حصول العملاء على ما طلبوه بالضبط - بغض النظر عن كيفية تقديم الطلب.
تعزيز التواصل بين الجزء الأمامي والخلفي من المنزل
يعد التواصل الجيد بين واجهة المنزل (الخوادم والصرافين) والجزء الخلفي من المنزل (موظفو المطبخ والطهاة) أمرًا ضروريًا لتنفيذ الطلبات بسلاسة. عندما يفهم الجانبان بعضهما البعض بوضوح، يتم إعداد الطلبات بشكل صحيح وتسليمها في الوقت المحدد. عندما تتعطل الاتصالات، تحدث أخطاء - تختلط الطلبات، ويتم تفويت الطلبات الخاصة، وقد يصل الطعام متأخرًا أو باردًا.
1. تتمثل إحدى طرق تحسين الاتصال في استخدام إشارات بسيطة وواضحة. على سبيل المثال، عندما يتلقى الخادم طلبًا بتعليمات خاصة، يجب عليه تكراره مرة أخرى للعميل ثم تأكيده مع المطبخ. يمكن لهذه الخطوة الإضافية اكتشاف الأخطاء مبكرًا.
2. تستخدم العديد من المطاعم التذاكر المطبوعة أو شاشات عرض المطبخ لتمرير الطلبات إلى المطبخ. أيًا كان النظام الذي تستخدمه، تأكد من سهولة قراءة التذاكر وعرض جميع التفاصيل المهمة، مثل التعديلات أو الحساسية أو طلبات التوقيت. إذا لم يفهم موظفو المطبخ الطلب، شجعهم على طرح الأسئلة بدلاً من التخمين.
3. يمكن أن تساعد أيضًا اجتماعات ما قبل المناوبة أو التجمعات السريعة. قبل أوقات الذروة، اجمع فريقك لمراجعة أي عناصر قائمة خاصة أو عروض ترويجية أو مشكلات شائعة من نوبات العمل السابقة. هذا يساعد الجميع على البقاء على نفس الصفحة.
4. يمكن للإشارات المرئية مثل التذاكر الملونة أو الملصقات أيضًا إبراز الطلبات ذات الأولوية أو الطلبات الخاصة. على سبيل المثال، قد يعني الملصق الأحمر أن الطبق يجب أن يكون خاليًا من الغلوتين أو خالٍ من منتجات الألبان. تساعد هذه الإشارات الصغيرة موظفي المطبخ على إيلاء اهتمام إضافي لبعض الطلبات.
أخيرًا، شجع التواصل المفتوح أثناء الخدمة. يجب أن تشعر الخوادم بالراحة عند السماح للمطبخ بمعرفة ما إذا كان العميل لديه شكوى أو إذا كان التوقيت معطلاً. يجب على موظفي المطبخ تحديث الجزء الأمامي من المنزل في حالة حدوث تأخير أو فقدان المكونات.
تبسيط محطات إعداد وتعبئة المطبخ
يعد تنظيم المطبخ ومناطق التعبئة جيدًا أمرًا أساسيًا لتنفيذ الطلبات بشكل أسرع وأكثر دقة. فيما يلي الخطوات الرئيسية لتحسين هذه المحطات -
1. مناطق منفصلة حسب نوع الطلب
قم بإنشاء مناطق مختلفة لطلبات تناول الطعام وتناول الطعام بالخارج والتسليم. يساعد ذلك فريقك على التركيز على كل نوع دون خلط الأشياء.
2. تنظيم المكونات والأدوات
حافظ على المكونات والأدوات المستخدمة بشكل متكرر في متناول اليد. قم بتجميع العناصر المتشابهة معًا وقم بتسمية الأرفف أو الحاويات حتى يتمكن الموظفون من العثور بسرعة على ما يحتاجون إليه.
3. المنتجات الشعبية لإعداد الدفعات
قم بإعداد المكونات الشائعة مثل الصلصات أو الجوانب أو الخضار المقطعة خلال فترات بطيئة. هذا يوفر الوقت خلال ساعات العمل ويحافظ على حركة الطلبات بسرعة.
4. استخدم قوائم المراجعة في محطات التعبئة
قبل إرسال الطلب، استخدم قائمة مرجعية للتأكد من تضمين جميع المواد الغذائية والتوابل والأواني. قم بتسمية الطلب بوضوح باسم العميل أو رقم الطلب لتجنب الاختلاط.
5. حافظ على نظافة محطات التعبئة وإعادة تخزينها
تساعد منطقة التعبئة الأنيقة الموظفين على العمل بكفاءة. قم بتنظيف المساحة بانتظام وإعادة تعبئة المستلزمات مثل الحقائب والمناديل والحاويات.
باتباع هذه الخطوات، يمكن لفريق المطبخ الخاص بك العمل بسلاسة أكبر وتقليل الأخطاء. تعني محطات الإعداد والتعبئة المنظمة أن الطلبات جاهزة بشكل أسرع ويحصل العملاء على ما طلبوه بالضبط.
تدريب الموظفين من أجل السرعة والدقة
يعد تدريب فريقك بشكل صحيح أحد أهم الخطوات لتحسين تنفيذ الطلبات. بغض النظر عن مدى جودة عمليتك، إذا لم يكن الموظفون لديك واضحون بشأن أدوارهم أو كيفية التعامل مع الطلبات، فستحدث الأخطاء والتأخيرات.
ابدأ بإعطاء الموظفين الجدد تعليمات بسيطة وسهلة المتابعة حول كيفية انتقال الطلبات عبر المطعم. أظهر لهم كيفية قراءة تذاكر الطلب بعناية، مع إيلاء اهتمام وثيق لمعدلات مثل «بدون بصل» أو «صلصة إضافية». غالبًا ما تحدث الأخطاء عندما يتم تفويت هذه التفاصيل أو تجاهلها.
التدريب المتبادل مفيد أيضًا. عندما يفهم الخوادم والطهاة وعمال التعبئة أدوار بعضهم البعض، يمكنهم مساعدة بعضهم البعض في أوقات الذروة. على سبيل المثال، يمكن للخادم الذي يعرف أساسيات تعبئة طلبات الاستلام أن يتدخل للمساعدة في حالة نسخ محطة التعبئة احتياطيًا.
استخدم جلسات تدريب قصيرة ومركزة بدلاً من إرباك الموظفين بالكثير من المعلومات في وقت واحد. على سبيل المثال، يمكنك قضاء بضع دقائق في مراجعة كيفية التحقق من الطلبات قبل إرسالها، أو كيفية توصيل الطلبات الخاصة بوضوح.
التدريب التنشيطي المنتظم مهم أيضًا. حتى الموظفين ذوي الخبرة يمكنهم نسيان التفاصيل أو تطوير عادات سيئة بمرور الوقت. يمكن أن تساعد الاجتماعات السريعة قبل نوبات العمل أو مقاطع الفيديو التدريبية القصيرة في إبقاء الجميع يقظين.
شجع الموظفين على طرح الأسئلة ومشاركة التعليقات. إذا لاحظوا مشاكل شائعة في عملية الطلب، يمكن أن تساعدك رؤاهم في العثور على حلول جديدة.
أخيرًا، تعرف على الدقة والسرعة وكافئهما عندما تراها. ردود الفعل الإيجابية تحفز فريقك على الحفاظ على معايير عالية.
مراقبة مقاييس الإنجاز الرئيسية
يعد تتبع مدى نجاح عملية تنفيذ طلبك أمرًا مهمًا لتحديد المشكلات وإيجاد طرق للتحسين. يساعدك استخدام الأرقام أو المقاييس الواضحة على فهم أين تتباطأ الأمور وأين تحدث الأخطاء وما إذا كان فريقك يحقق أهدافك.
تتضمن بعض المقاييس الرئيسية التي يجب مراقبتها
1. معدل دقة الطلب - يقيس هذا عدد الطلبات المكتملة دون أخطاء. يعني معدل الدقة المنخفض أن العملاء قد يحصلون على عناصر خاطئة أو مفقودة، مما يؤدي إلى عدم الرضا.
2. متوسط وقت إكمال التذكرة - يوضح هذا الوقت المستغرق من وقت تقديم الطلب حتى يصبح جاهزًا للاستلام أو التسليم. كلما كانت هذه المرة أسرع، كلما كان العملاء أكثر سعادة في العادة.
3. وقت انتظار الطلب - يتتبع هذا المدة التي ينتظرها العملاء بعد أن يصبح طلبهم جاهزًا قبل استلامه، خاصة عند الاستلام والتسليم. يمكن أن يؤدي التأخير هنا إلى وصول الطعام باردًا أو متأخرًا.
4. أنواع الأخطاء وتكرارها - يساعد تتبع أنواع الأخطاء التي تحدث غالبًا (العناصر الخاطئة والتوابل المفقودة والطلبات المتأخرة) في استهداف مشكلات محددة.
تلعب التكنولوجيا دورًا كبيرًا في جعل هذا التتبع أسهل وأكثر دقة. على سبيل المثال، تستخدم العديد من المطاعم أنظمة إدارة الطلبات الرقمية التي تسجل تلقائيًا الطوابع الزمنية لكل خطوة من خطوات الطلب. يمكن جمع هذه البيانات ومراجعتها لمعرفة مكان حدوث التأخير أو الأخطاء بالضبط.
يتيح لك استخدام التكنولوجيا لمراقبة هذه المقاييس رؤية الاتجاهات الحقيقية بمرور الوقت، بدلاً من التخمين استنادًا إلى الذاكرة أو الحوادث المعزولة. حتى أن بعض الأدوات ترسل تنبيهات عند تجاوز حدود معينة، مثل إذا كانت هناك أخطاء في عدد كبير جدًا من الطلبات أو إذا كان وقت الإعداد طويلاً جدًا. من المهم أيضًا مشاركة هذه البيانات مع فريقك. تعمل العروض المرئية البسيطة، مثل الرسوم البيانية أو اللوحات البيضاء التي تعرض الدقة اليومية أو متوسط الأوقات، على إبقاء الجميع على دراية وتحفيزهم للتحسين.
من خلال قياس أداء تنفيذ الطلبات بانتظام، يمكنك اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً وإصلاح المشكلات بشكل أسرع والحفاظ على عودة العملاء للحصول على خدمة موثوقة وسريعة.
أفكار نهائية
يستغرق تحسين تنفيذ الطلبات في مطعمك وقتًا وعملًا جماعيًا. فيما يلي الخطوات الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء العمل على التحسن -
1. افهم العملية الحالية الخاصة بك وقم
بتعيينها ابدأ بالنظر عن كثب في كيفية انتقال الطلبات من خلال مطعمك اليوم. تساعدك معرفة العملية الكاملة على معرفة مكان حدوث المشكلات.
2. قم بتوحيد كيفية التعامل مع الطلبات
تأكد من أن جميع الطلبات - سواء كانت تناول الطعام في الداخل أو تناول الطعام بالخارج أو التسليم - تتبع نفس الخطوات الواضحة. هذا يقلل من الارتباك والأخطاء.
3. تحسين التواصل بين الفرق
حافظ على التحدث في الجزء الأمامي والخلفي من المنزل بوضوح وبشكل منتظم. التواصل الجيد يساعد الجميع على العمل معًا بسلاسة.
4. قم بتنظيم المطبخ ومناطق التعبئة الخاصة بك
قم بإعداد مناطق منفصلة لأنواع الطلبات المختلفة وحافظ على مساحتك نظيفة ومجهزة جيدًا. هذا يجعل العمل أسرع وأكثر دقة.
5. قم بتدريب موظفيك جيدًا
تأكد من أن الجميع يعرف دوره ويفهم كيفية التحقق من الطلبات للتأكد من دقتها. يقلل التدريب من الأخطاء ويبني الثقة.
6. تتبع المقاييس الرئيسية
قم بقياس مدى جودة أداء فريقك بانتظام من خلال مراقبة دقة الطلبات والسرعة ومعدلات الخطأ. استخدم هذه المعلومات لتحديد الأماكن التي تحتاج إلى تحسينات.
ابدأ صغيرًا وأشرك فريقك
قم بإجراء تغييرات بسيطة أولاً، مثل استخدام قوائم المراجعة أو عقد اجتماعات سريعة للفريق. اسأل موظفيك عن الأفكار - فهم غالبًا ما يعرفون أفضل الحلول.
تذكر أن تنفيذ الطلبات لا يتعلق فقط بالسرعة. يتعلق الأمر بتزويد عملائك بالطعام المناسب في كل مرة. عندما تركز على هذه الخطوات، فإنك تبني الثقة وتخلق تجربة أفضل لضيوفك.
هل تحتاج إلى مساعدة في إدارة الأداء والعمليات عبر مطعمك؟
تقدم Altametrics أدوات قوية لمساعدتك على تتبع المقاييس الرئيسية وتبسيط العمليات وتحسين كفاءة المطعم من المكتب الخلفي إلى الخط الأمامي. تحكم في عملياتك باستخدام حلول أكثر ذكاءً وبساطة.
استكشف محاسبة مطعم Altametrics اليوم من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه وشاهد كيف يمكنك تبسيط عملياتك والتركيز أكثر على الأمور المهمة - إدارة فندقك.